高校人事管理信息化問題及對策淺析

王珊珊

摘要：高校人事管理信息化工作對提高工作效率、提升服務水平、優(yōu)化人力資源配置、促進科學決策具有重要意義。近些年已有高校對此進行了探索，但在實際開展過程中難免會遇到問題。就這些問題進行剖析，提出相關對策，并就人事數(shù)據(jù)開發(fā)利用以及建設網(wǎng)上辦事大廳提出一些思考。

關鍵詞：高校人事管理；信息化；人事管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）30-0010-03

高校人事管理工作涵蓋了教職工從入校、晉升、調(diào)動、離退休乃至去世的整個過程，是學校建設和發(fā)展的關鍵工作之一，在此過程中產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)也被視為其他各項工作的基礎數(shù)據(jù)。人事管理信息化是依托先進的信息技術和現(xiàn)代化的管理理念，對傳統(tǒng)人事管理工作模式加以改進，實現(xiàn)人事管理工作網(wǎng)絡化、無紙化、規(guī)范化運行，提高人事工作效率，提升人事服務水平，促進人力資源優(yōu)化配置，并為科學決策提供支持。在過去的二十多年里，許多高校陸續(xù)開展了人事管理信息化工作，也建立了自己的人事管理信息系統(tǒng)，但開展信息化的過程往往很難一帆風順，難免遇到各種各樣的問題。

一、高校人事管理信息化目前存在的問題

一項工作的成功開展，離不開各相關方面的支持，人事管理信息化工作亦是如此，對這項工作，可從信息系統(tǒng)外部支持和信息系統(tǒng)本身兩個方面進行討論。從信息系統(tǒng)外部來看，常遇到的困難來自人員、經(jīng)費和制度；從信息系統(tǒng)自身角度來看，在規(guī)范性、共享性、準確性、信息開發(fā)利用、服務水平等方面仍有不足。

1.信息系統(tǒng)外部支持不夠。信息系統(tǒng)外部支持不夠主要體現(xiàn)在人員、經(jīng)費和制度三個方面：

第一，在信息化團隊中，人事專員和技術人員是各自領域的專家，但是在共事過程中，由于彼此缺乏對方領域的專業(yè)知識，易出現(xiàn)“溝通障礙”，人事專員難理解技術名詞和技術細節(jié)，對技術實現(xiàn)難度把握不準，而技術人員則是對人事工作內(nèi)容、政策、流程不熟悉，可能導致技術實現(xiàn)后的目標與人事專員的理解存在偏差，從而造成多次返工，延緩系統(tǒng)建設進程，提高系統(tǒng)建設成本。

第二，人事管理信息化工作是一個長期、持續(xù)的工作，這也意味著需要有長期、穩(wěn)定、足額的經(jīng)費支持，而在實際工作中，常遇到的情況是校方對此項工作重要性認識不夠?qū)е鲁跏冀?jīng)費投入不夠，難以建成一套完整的人事信息系統(tǒng)，抑或是在學校發(fā)展過程中將其經(jīng)費改投到其他項目上，導致中途資金鏈斷裂，信息系統(tǒng)后續(xù)維護困難。

第三，任何一項管理工作都需要有規(guī)范的制度做保障，信息化工作也不例外，常見問題是信息系統(tǒng)建成了，但是缺乏針對此系統(tǒng)的相關管理制度，導致信息系統(tǒng)在管理、維護等方面十分混亂，從而影響信息系統(tǒng)正常運行。

2.信息系統(tǒng)設計、管理、維護方面的問題。（1）系統(tǒng)設計規(guī)范性不夠。這一點體現(xiàn)在字段設計上，易出現(xiàn)以下三個問題：分別是字段名稱不夠規(guī)范，同一字段在不同功能頁面顯示名稱不同，字段取值范圍與國標不一致，這些情況一方面易引起歧義，另一方面也難以與其他部門進行數(shù)據(jù)交換。（2）信息共享意愿不強。除了因為設計不夠規(guī)范所帶來的共享困難外，還存在各部門對數(shù)據(jù)共享的意愿不強，造成了很多基礎數(shù)據(jù)各自維護各自的，也很容易導致數(shù)據(jù)的不一致，進而影響工作效率。（3）數(shù)據(jù)準確性不夠。通常情況下，每位教職工的人事信息字段少則幾十，多則上百，所以人事數(shù)據(jù)庫是非常龐大的，同時人事信息經(jīng)常出于各種原因發(fā)生變動，而人事部門人手有限，更新維護可能存在一定的滯后性，導致數(shù)據(jù)準確性不夠。除此之外，因手工輸入所造成的誤差也會導致數(shù)據(jù)的不準確。（4）數(shù)據(jù)開發(fā)利用率低。人事系統(tǒng)統(tǒng)計分析功能設計較為簡單，無法對人事數(shù)據(jù)進行深入分析，導致大量數(shù)據(jù)其實并未發(fā)揮真正作用，也難以為科學決策提供有力支持。（5）服務水平較差。人事部門常見的問題在于注重管理而忽視服務，在設計人事信息系統(tǒng)時更關注管理層而忽略了廣大教職工的使用需求，導致很多教職工對人事部門“望而生畏”，對人事工作的滿意度也較低。

二、高校人事管理信息化對策分析

人事管理信息化的實施可歸納為宏觀上設定清晰具體可操作的目標，例如建設一個高效率、智能化、服務型、共享型的人事管理信息系統(tǒng)，在微觀上可據(jù)此設計詳細需求，并根據(jù)實際情況隨時修改需求，維護更新信息系統(tǒng)。對于信息化工作而言，信息系統(tǒng)之外的支持非常重要，主要包括三方面，分別是人員、經(jīng)費、制度。在人員方面，要讓人事專員和技術人員“說上話”，可以對人事專員和技術團隊分別就信息技術和人事工作進行必要的培訓，或考慮讓具有信息技術背景的人事專員參與到信息化項目中。在經(jīng)費上，人事管理信息化的發(fā)展離不開必要的經(jīng)費投入，人事部門要努力爭取足夠的經(jīng)費以支持該項目的建設，尤其對于信息系統(tǒng)而言，不是一錘子買賣，后續(xù)還需要實時維護更新系統(tǒng)，并及時根據(jù)政策、業(yè)務變化調(diào)整信息系統(tǒng)。在制度建設上，需要結(jié)合當前人事部門工作的規(guī)章制度、業(yè)務流程以及信息系統(tǒng)的特點，制定具有針對性的信息化管理制度，可以從信息系統(tǒng)的使用規(guī)范、操作程序、權(quán)限分配、共享辦法、保密須知等方面做出規(guī)定，從而在制度上約束個體行為，最大限度保障信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。

1.信息系統(tǒng)建設要以安全性為基礎。人事信息對安全性和保密性要求極高，在實現(xiàn)人事管理信息化的過程中也要特別注意人事信息管理系統(tǒng)的安全性，例如可以在權(quán)限設置時設置不同角色，對不同角色的權(quán)限分別處理，使用者按需申請角色權(quán)限，經(jīng)批準后方可使用，同時，系統(tǒng)使用人員還應注意保管好自己的賬號密碼，盡可能使用動態(tài)口令的方式登錄系統(tǒng)，并需對系統(tǒng)中查詢到的信息保密。除此以外，安裝殺毒軟件、不點擊非法鏈接等方式也是保障信息系統(tǒng)安全的有效辦法。

2.字段設計需規(guī)范化。字段設計上，要考慮字段名稱的規(guī)范和一致，同時在取值范圍上有現(xiàn)行國家通用標準的，例如學歷、學位、職稱等，也應以國標為準，以便于未來與其他部門（如教務部門、科研部門）交換數(shù)據(jù)。

3.信息應主動共享。大數(shù)據(jù)時代充分體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的價值，數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮需要數(shù)據(jù)集合大而全，這就需要各部門以全局為重，主動共享基礎數(shù)據(jù)，例如教務、科研、工會、房產(chǎn)等部門經(jīng)常需要教職工的人事信息，因此可以將人事管理信息系統(tǒng)中的人員信息實時推送到其他信息系統(tǒng)中，讓其他部門也能及時掌握教職工信息的變化，這樣既減少了工作量，也可以降低因各部門掌握人員信息的不一致所存在的潛在風險。

4.多方參與促進信息準確。人事信息準確性非常重要，需要多方參與共同確保信息準確。首先對人事部門而言，需要以人員檔案為參照，核對、錄入初始信息；其次，在后續(xù)維護上，也應在人員信息發(fā)生變動時及時將變化體現(xiàn)在系統(tǒng)中，例如人員內(nèi)部調(diào)動、職稱職務晉升、學歷學位更新等等，同時，由于需要變動的信息數(shù)量非常龐大，而人事部門人手卻有限，可以考慮將部分權(quán)限開放給相關職能部門或二級院系，例如可請組織部維護黨員信息，統(tǒng)戰(zhàn)部維護非黨員信息，二級單位維護考勤信息等；同時，對于個人而言，還有一些可能隨時發(fā)生變化但是人事部門并不掌握也無須審核的信息，這部分信息則可以請教職工本人自行維護，例如郵箱、通訊地址、聯(lián)系方式、研究領域等。

5.挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值。很多高校的人事管理信息系統(tǒng)還處于最基礎的數(shù)據(jù)收集和查詢階段，大量有價值的信息還未能充分挖掘利用，這就要求管理者對數(shù)據(jù)分析有一定的經(jīng)驗，一方面清楚哪些數(shù)據(jù)可以分析，另一方面也要明白需要從這些信息中分析出哪些結(jié)果。對于高校而言，人才是核心和關鍵所在，而如何建設一支優(yōu)秀的人才隊伍也是各高校人事部門的重點工作。

6.建設教職工網(wǎng)上辦事大廳。高校人事部門具備管理和服務雙重職能，而只有服務好每一位教職工，解決他們的實際需求，才能稱得上是好的管理。好的服務不僅僅是態(tài)度上的親切，更應該讓教職工感受到辦事效率提高，辦事更加容易，為此，可以建設網(wǎng)上辦事大廳，實現(xiàn)線上操作或自助打印，例如現(xiàn)在也有很多高校開發(fā)了校內(nèi)門戶，教職工用自己的賬戶登錄校內(nèi)門戶，就可以辦理多種人事業(yè)務，如開具在職證明、申報職稱等等，既方便了教職工辦事，也提高了人事工作的效率。

參考文獻：

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