簡析新農(nóng)村建設形勢下指導站的檔案管理

楊韓露

在新農(nóng)村建設形勢下，指導站的檔案管理工作十分重要，它是落實實際工作中技術服務與教育職責，充分發(fā)揮自身作用的基礎性工作。做好指導站的檔案管理工作，將會為新形勢下的工作順利開展提供有利條件。

1、指導站檔案管理的重要性

①為實際工作提供決策依據(jù)

在指導站的檔案管理工作中，收集保存著大量有價值的女性群眾信息和以往工作案例等資料，是指導站統(tǒng)計數(shù)字的重要來源，通過對檔案中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，可以為指導站的工作決策提供參考。而且，根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果可以對當前工作存在的問題進行分析對比，用于指導當前的各項工作，使指導站的工作有重點、有計劃、有落實，更好地完成指導站承擔的技術服務與培訓等工作目標。

②能夠更優(yōu)質(zhì)地服務于廣大育齡女性

指導站的檔案管理工作可以為廣大女性群眾提供更優(yōu)質(zhì)的技術指導和服務，促進指導站各項工作不斷改進，能夠進一步解決廣大女性群眾遇到的各類實際問題。指導站的檔案管理，可以對實際工作中的資料進行整理和分析，針對分析中發(fā)現(xiàn)的問題進行具體的指導和技術服務，使指導站的工作更能滿足實際工作的需求。

2、指導站檔案管理中存在的主要問題

①重視程度不夠，工作人員素質(zhì)不高

當前，在一些指導站檔案管理的實際工作中，上級領導沒有給予充分重視，對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，對檔案管理工作的支持不夠。由于領導重視不夠，導致各部門對檔案管理支持和配合不力，提供的檔案材料不夠全面準確，存在著資料造假等問題，導致指導站的部分檔案資料的真實性不夠，不能滿足為領導提供參考、為女性群眾提供服務的要求。而且，指導站的檔案管理工作人員大多屬于兼職的，工作不專心、不嚴謹，在收集檔案資料時，存在疏漏問題，使資料收集得不夠全面，缺少系統(tǒng)性。隨著檔案管理信息化程度的提高，檔案管理人員素質(zhì)跟不上檔案管理工作的要求，對新技術、新的管理手段不夠了解，對信息化設備的實際操作能力有待提高。管理人員對信息化管理的認識還需要提高，檔案管理工作中創(chuàng)新能力較差。由于一些指導站負責檔案管理的人員流動性比較大，不能長期任職，而且在指導站內(nèi)屬于邊緣人員，再加上有的檔案管理人員文化程度不高，自覺能力不足，對檔案管理知識一知半解，使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤。

②制度不夠完善，基礎工作不到位

一些指導站對制度化管理不夠重視，沒有制定相應的規(guī)章制度，更談不上執(zhí)行。即使有的制定了管理制度，也只是掛在墻上，甚至鎖在抽屜里，形同虛設，沒有起到應有的作用。而且檔案管理所需的硬件設施欠缺，沒有專門的庫房，甚至沒有專用的檔案柜。各種材料混放在一起，導致資料污損、丟失現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于對指導站的管理工作缺乏具體的要求和指導，導致資料的收集和保管不規(guī)范，導致組卷無序，序號不清，一卷多冊等問題出現(xiàn)。而且資金投入嚴重不足，信息化建設速度慢。

3、提高指導站檔案管理工作水平的措施

①提高認識，滿足經(jīng)費需要

指導站的檔案管理工作是計劃生育工作的重要組成部分，各級領導應高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，促進檔案管理工作與指導站其他工作同步發(fā)展。采取多種方式，加強對檔案管理重要意義的宣傳教育，在指導站上下形成檔案管理非常重要的共識。積極領導要支持檔案管理工作，確保經(jīng)費投入，加快檔案管理網(wǎng)絡信息化建設速度，為檔案管理工作選配高素質(zhì)的工作人員，使檔案管理工作在人力、財力等方面得到切實保障，促進指導站檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

②更新觀念，提高業(yè)務素質(zhì)

指導站檔案管理人員的素質(zhì)是保證工作質(zhì)量關鍵，現(xiàn)在檔案管理信息化步伐正在加快，檔案資源需求和利用率日益增大，在這樣的形勢面前，對檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。不僅要盡到保管職能，還要具備信息化設備運用能力，對保管的檔案資料非常熟悉，與當前實際工作銜接緊密，具有對檔案資料快速檢索及分析能力，能迅速及時地為領導提供有價值的參考資料。檔案管理人員還要加強工作責任心，創(chuàng)新工作方法，改變檔案管理的傳統(tǒng)思維和模式，運用新技術、新方法做好檔案管理工作。指導站要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的整體素質(zhì)，以利于指導站檔案管理工作的順利開展。

③加強制度管理，推進檔案管理水平的不斷提高

完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的重要保證，要結(jié)合工作實際，制定和完善檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，規(guī)范化和標準化。指導站的檔案管理工作內(nèi)容比較繁雜，指導站要加強檔案管理工作的領導，落實目標責任，加強監(jiān)督考核，建立起責任追究制度，使檔案管理人員做到嚴于律己，提高工作成績。進一步創(chuàng)新檔案管理方式和手段，建立符合指導站實際情況的管理模式，做好檔案資料的收集、分類整理和保管、利用等工作，及時準確地解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，持續(xù)推進指導站檔案管理水平的提高。

總之，目前指導站的檔案管理還沒有完全引入信息化技術，管理方式陳舊，水平不高。需要進一步提高認識，應加強資金投入，人力投入和精力投入，把三投入做好了，檔案管理自然會水漲船高。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣計劃生育宣傳指導站）