信息管理促進(jìn)醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)防控

文/劉妍君 林瓊菁

完善的信息管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)防控、廉政建設(shè)起著重要的作用。

黨的十九大對(duì)提高保障和改善民生水平，加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)治理提出了更高的要求，提出“實(shí)施健康中國戰(zhàn)略”。會(huì)議要求“深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，全面建立中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度、醫(yī)療保障制度和優(yōu)質(zhì)高效的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系，健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度”。國務(wù)院辦公廳關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見（國辦發(fā)〔2017〕67號(hào)）中要求健全信息管理制度，強(qiáng)化醫(yī)院信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，完善財(cái)務(wù)運(yùn)行、成本核算、內(nèi)部審計(jì)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控等功能。

要建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，應(yīng)在學(xué)習(xí)和借鑒海內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，切實(shí)結(jié)合中國大陸醫(yī)藥衛(wèi)生體制實(shí)際，提出可實(shí)施可推廣的改善建議。

臺(tái)灣長庚紀(jì)念醫(yī)院（以下簡稱“長庚紀(jì)念醫(yī)院”）具有40多年的成功經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)，對(duì)大陸醫(yī)院管理制度改革具有重要的借鑒價(jià)值。長庚紀(jì)念醫(yī)院具備完善的信息管理系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部監(jiān)督、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)防控、廉政建設(shè)起著重要的作用。作者以分析長庚紀(jì)念醫(yī)院“四把鑰匙”信息管理系統(tǒng)為切入點(diǎn)，運(yùn)用質(zhì)量管理工具——品管圈，探討加強(qiáng)醫(yī)院采購管理信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)效的具體方法。同時(shí)，提出對(duì)信息系統(tǒng)改善及廉政風(fēng)險(xiǎn)防控的工作建議，為醫(yī)院建立和完善現(xiàn)代醫(yī)院管理制度提供借鑒。

品管圈精細(xì)化

長庚模式的“四把鑰匙”是對(duì)醫(yī)院采購及供應(yīng)工作的有效管控?！八陌谚€匙”是指采購、供應(yīng)、會(huì)計(jì)、出納四項(xiàng)職能分設(shè)在四個(gè)不同的部門。各部門負(fù)責(zé)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，上下游有效銜接并相互監(jiān)督制約，實(shí)現(xiàn)最大程度的規(guī)范管理流程。長庚信息管理系統(tǒng)包括采購系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)系統(tǒng)等多個(gè)管理模塊。各管理模塊之間通過流程對(duì)接和數(shù)據(jù)串聯(lián)實(shí)現(xiàn)全程聯(lián)動(dòng)追蹤，支撐職能部門有效發(fā)揮“四把鑰匙”功能（如圖1所示）。

圖1 長庚模式“四把鑰匙”運(yùn)行簡圖

品管圈（Quality Control Circle，簡稱QCC），是由日本石川馨博士于1962年所創(chuàng)，由相同、相近或互補(bǔ)的工作人員自發(fā)組成6人左右的小圈團(tuán)體（又稱QC小組）。小組全體合作、集思廣益，按照一定的活動(dòng)程序來解決工作現(xiàn)場(chǎng)、管理、文化等方面所發(fā)生的問題及課題。實(shí)施程序主要包括主題選定、計(jì)劃擬定、現(xiàn)狀把握、目標(biāo)設(shè)定、解析與對(duì)策擬定、對(duì)策實(shí)施與檢討、效果確認(rèn)、標(biāo)準(zhǔn)化、討論與改進(jìn)、成果資料整理等。作 者通過組織來自“四把鑰匙”的業(yè)務(wù)部門（采購、供應(yīng)、會(huì)計(jì)、出納）、信息系統(tǒng)管理部門、監(jiān)督部門（紀(jì)檢、審計(jì)、行風(fēng)）的工作人員組成QC小組，針對(duì)提高“四把鑰匙”運(yùn)行效率的問題，開展了調(diào)查研究和問題改善。

QC小組發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)部門在付款時(shí)，頻繁出現(xiàn)付款表單不齊、環(huán)節(jié)缺失情況，導(dǎo)致延遲付款，運(yùn)行效率降低。“四把鑰匙”相關(guān)部門雖有日常業(yè)務(wù)溝通，但缺乏全流程梳理上下游聯(lián)系及運(yùn)行效果。監(jiān)督部門也難以開展系統(tǒng)全面的監(jiān)督檢查。

小組認(rèn)為，通過分析“四把鑰匙”異常情況，梳理線上線下各業(yè)務(wù)流程及上下游銜接，制定異常問題解決方案，可以縮短付款周期，提升運(yùn)行效率，從而有效擠壓流程中的尋租空間和時(shí)間，促使“四把鑰匙”更好地發(fā)揮監(jiān)督制約功能，進(jìn)而降低廉政問題發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。

品管圈定義異常點(diǎn)為從請(qǐng)購開始至付款結(jié)束，流程中的環(huán)節(jié)超過該環(huán)節(jié)正常時(shí)長的異常情況。QC小組以某實(shí)際運(yùn)用“四把鑰匙”管理的三級(jí)醫(yī)院，某月請(qǐng)購案件作為樣本數(shù)據(jù)，排查請(qǐng)購至訂購超30天、訂購至收料超30天、收料至發(fā)料超15天、發(fā)料至寄送超30天、寄送至付款超90天發(fā)生數(shù)共5種異常情形計(jì)算異常點(diǎn)數(shù)。異常發(fā)生率為一個(gè)月內(nèi)，啟動(dòng)非常備請(qǐng)購案件最終發(fā)生付款所有異常點(diǎn)數(shù)除以當(dāng)月非常備請(qǐng)購總件數(shù)，即平均每個(gè)請(qǐng)購案件所包含異常點(diǎn)數(shù)。效果確認(rèn)階段以改善后異常發(fā)生率為比對(duì)數(shù)據(jù)。

臺(tái)灣長庚紀(jì)念醫(yī)院具有40多年的成功經(jīng)營經(jīng)驗(yàn)。長庚模式的“四把鑰匙”是對(duì)醫(yī)院采購及供應(yīng)工作的有效管控?！八陌谚€匙”是指采購、供應(yīng)、會(huì)計(jì)、出納四項(xiàng)職能分設(shè)在四個(gè)不同的部門。

破異常點(diǎn)壁壘

QC小組統(tǒng)計(jì)了2017年某月所有非常備請(qǐng)購成功案件共68件，排查符合異常點(diǎn)的情形共109個(gè)。小組計(jì)算各類型異常點(diǎn)所占百分比及累計(jì)百分比，忽略訂購日至收料日異常情況（占比7.34%），改善重點(diǎn)為前92.66%的各事項(xiàng)異常情況。改善前異常發(fā)生率現(xiàn)況值為1.60，即一個(gè)請(qǐng)購案件對(duì)應(yīng)1.60個(gè)異常點(diǎn)，運(yùn)用品管圈的手法計(jì)算改善目標(biāo)值為：現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×改善重點(diǎn)×圈能力）=1.60-（1.60×92.66%×60.10%）=0.71，得出目標(biāo)改善幅度約55.63%。

小組針對(duì)各項(xiàng)問題進(jìn)行解析，得到人、機(jī)、法、環(huán)四大類8個(gè)方面的原因，經(jīng)過要因選定、真因驗(yàn)證各品管圈環(huán)節(jié)，確定4項(xiàng)真因5項(xiàng)對(duì)策。包括開展對(duì)各科室固定資產(chǎn)管理人員開單傳簽流程培訓(xùn)教育；執(zhí)行合同審核全流程線上作業(yè)，審核經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員、送達(dá)日期、處理時(shí)效均實(shí)時(shí)監(jiān)控，且增加用印上傳系統(tǒng)管控點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處實(shí)時(shí)查看經(jīng)濟(jì)往來類合同；完善檢驗(yàn)、領(lǐng)料等作業(yè)系統(tǒng)逐級(jí)跟催功能，如以每7日作為遞增條件，通過郵件或OA形式跟催請(qǐng)購人員及上級(jí)主管；完善固定資產(chǎn)增加單線上傳簽功能，避免丟失責(zé)任界定不清楚，取消線下傳簽流程，提高效率等。

小組經(jīng)過PDCA（戴明環(huán)）實(shí)施改善對(duì)策，統(tǒng)計(jì)2018年某月所有非常備請(qǐng)購成功案件共79件。還排查了符合異常點(diǎn)情形，致使其付款進(jìn)度緩慢的異常點(diǎn)共83個(gè)。改善后異常發(fā)生率為1.05，即一個(gè)請(qǐng)購案件對(duì)應(yīng)1.05個(gè)異常點(diǎn)，目標(biāo)達(dá)成率61.80%，進(jìn)步率34%?？梢钥闯?，發(fā)料至寄送、收料至發(fā)料、寄送至付款的異常點(diǎn)數(shù)量有了明顯降低，異常點(diǎn)數(shù)較改善前明顯降低，改善效果較好。

跟催警示并舉

醫(yī)院可以運(yùn)用品管圈模式，通過提高信息管理系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)效，改善醫(yī)院廉政風(fēng)險(xiǎn)防控效力。以下具體對(duì)策可供醫(yī)院管理者參考。

首先，合同審核全流程線上操作，實(shí)現(xiàn)合同審核全流程上線。審核經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員、送達(dá)日期、處理時(shí)效、用印版本上傳均應(yīng)可線上查看和實(shí)時(shí)監(jiān)控，責(zé)任人及問題原因都可跟蹤。相關(guān)部門應(yīng)建立跟催系統(tǒng)，自動(dòng)逐級(jí)逐日通知及跟催請(qǐng)購人員、經(jīng)辦人員及上級(jí)主管辦理流程作業(yè)，可有效解決運(yùn)行效率低、監(jiān)督制約弱的問題。

第二，現(xiàn)代醫(yī)院新型廉政風(fēng)險(xiǎn)防控體系的建立，是優(yōu)化現(xiàn)代醫(yī)院管理架構(gòu)，加強(qiáng)醫(yī)院全面從嚴(yán)治黨和黨風(fēng)廉政建設(shè)工作的重要內(nèi)容。在日常工作中，管理者可以信息管理系統(tǒng)為切入點(diǎn)，提高信息系統(tǒng)流程迅速響應(yīng)、無縫銜接效能。從而促使各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)更精準(zhǔn)地發(fā)揮功能和履行責(zé)任，實(shí)現(xiàn)有效的廉政風(fēng)險(xiǎn)防控。

另外，醫(yī)院還應(yīng)深化廉政文化宣傳教育。醫(yī)院通過有計(jì)劃的人員培訓(xùn)、經(jīng)常性的警示教育、針對(duì)性的法治宣傳等方式，提升自查自糾和內(nèi)部監(jiān)督檢查的氛圍，提高風(fēng)險(xiǎn)部門人員自身防范意識(shí)，提高其發(fā)現(xiàn)問題、改善問題的主動(dòng)性。同時(shí)，紀(jì)檢部門、行風(fēng)部門等監(jiān)督責(zé)任部門應(yīng)深入開展對(duì)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域的全流程全覆蓋監(jiān)督檢查。主管部門注重抓早抓小，防微杜漸，有效促進(jìn)公立醫(yī)院廉政風(fēng)險(xiǎn)防控能力的全面提高，多部門聯(lián)動(dòng)促進(jìn)醫(yī)院健康有序發(fā)展，共同為實(shí)施“健康中國”戰(zhàn)略添磚加瓦。