技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

汪藝

【摘 要】隨著信息化時代的快速發(fā)展，信息技術(shù)不斷的被人們所利用，對于學(xué)校的檔案工作提供了極大的便利。對于檔案的保存、使用、管理工作等發(fā)揮著不可替代的作用。由此，對于技校的檔案管理信息化發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。本文就針對技校檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)進行了簡單的探析。

【關(guān)鍵詞】技校；檔案管理工作信息；探析

當(dāng)前社會的發(fā)展已經(jīng)離不開信息技術(shù)。對于信息化的交流的要求也越來頻發(fā)。檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要部分，對于學(xué)校的作用是不可忽視的。檔案管理工作擁有維護與保持學(xué)校歷史的工作的作用，可以極大的保存學(xué)校的歷史發(fā)展。檔案信息化管理可以把紙質(zhì)的檔案保存為電子文檔。電子文檔擁有比紙質(zhì)檔案的更容易保存、不易損壞、保存時間長、可以讓文檔的使用不受時間與距離方面上的約束。極大的提高了技校檔案管理工作的工作效率，有利于技校檔案管理工作的開展。

一、檔案管理工作信息化建設(shè)的優(yōu)勢分析

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

之前傳統(tǒng)的檔案管理就是以人工的方式進行管理，工作的質(zhì)量與效率相對的比較的低，不利于檔案管理工作的開展。信息化檔案管理方式可以讓檔案管理工作變得更加方便、有效率，提高了技校檔案管理工作的效率。信息化的建設(shè)利用，可以建立一個網(wǎng)上查閱平臺，使得學(xué)校的師生自由的查閱了解到有關(guān)的檔案資料。減去了傳統(tǒng)的查閱方式所浪費的時間和檔案歸納的程序，提高檔案管理工作的工作效率。

（二）有利于實現(xiàn)檔案管理對象的數(shù)學(xué)化

信息化的檔案管理方式是把檔案信息的載體由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式。其本質(zhì)就是改變了信息的載體，沒有改變其原來的內(nèi)容。這樣的創(chuàng)新是其有利于各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，保證其檔案資料的安全性、準(zhǔn)確性。在技校的發(fā)展的過程中來積累了許多的資料，由于在校的師生工作人員比較的多，人員的流動性大。如果是采用傳統(tǒng)人工的管理方式，會出現(xiàn)信息的采集速度慢導(dǎo)致最終的資料不準(zhǔn)確。采用信息化的檔案管理工作輕松便捷，大大的提高了檔案管理的質(zhì)量與效率。

（三）儲藏量大，檔案安全性高

利用信息化的檔案管理，可以不用擔(dān)心因為數(shù)據(jù)量大而無法及時采集?？梢允杖〈罅康募夹n案數(shù)據(jù)，可以提高技校檔案管理效率，可以保障檔案信息的安全。采用信息化的檔案管理方式比其人工檔案管理提高了質(zhì)量與效率，而且可以減少相對應(yīng)的成本。

二、技校檔案管理信息化的必要性

（一）社會發(fā)展的需要

在現(xiàn)在的社會發(fā)展，信息技術(shù)的利用已經(jīng)融入到社會的各個領(lǐng)域，極大的影響著人們的生活。改變?nèi)藗円酝鶄鹘y(tǒng)且單一的記錄方式，利用互聯(lián)網(wǎng)信息的技術(shù)改變了傳統(tǒng)檔案受時間、局域的限制。對于人才培養(yǎng)的基地技校來說，更應(yīng)該知道信息化檔案管理的重要性，要將信息化檔案管理工作放在學(xué)校日常管理工作上，完善學(xué)校的檔案管理工作。

（二）辦公效率的需要

技校的信息化檔案管理工作，不僅僅是學(xué)校發(fā)展的自身要求更是時代發(fā)展的要求。信息化的檔案管理工作可以為學(xué)校的招生、教學(xué)等提供強有力的保障?？梢詾閷W(xué)校各方面的交流提供方便。信息化的管理具有儲藏量大、便捷的交流、方便儲存于讀取，管理方便等等在辦公自動化的地位日益的重要。

（三）檔案信息化管理的需要

信息化的發(fā)展，技校在檔案管理所要面對的信息越來越多而且越來越復(fù)雜。發(fā)展信息化的建設(shè)，可以為檔案的管理各項工作提供信息化的服務(wù)。不在依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工工作方式，利于學(xué)校資源的合理利于。在使用檔案信息化管理的時候可以方便學(xué)校對于學(xué)生的檔案管理，以便可以更加方便的了解到學(xué)生在學(xué)校情況，了解學(xué)生的成長過程：可以更好的為管理學(xué)生提供便利，營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。

三、技校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案管理信息化的認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

技校的領(lǐng)導(dǎo)對于技校的檔案信息化管理的認(rèn)識，極大的影響到檔案信息化管理的建設(shè)發(fā)展。就目前技檔案管理工作當(dāng)中，還是存在著有些技校領(lǐng)導(dǎo)在對于檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識不足，忽視了對于其建設(shè)。只是一味的把學(xué)校的發(fā)展資源放在擴大招生的方面上，導(dǎo)致出現(xiàn)現(xiàn)在有些技校在檔案管理工作上還是歸于傳統(tǒng)的方式上。更有甚者對于學(xué)校的檔案管理工作忽視不加以管理。所以加強技校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作是非常的重要。

（二）加大對于檔案管理信息化建設(shè)的投入

技校在對于檔案管理信息化開展的時候不僅僅要加大對于資金上的投入，而且還對與雞機械設(shè)備上的投入，例如打印機、計算機、掃描儀、投影儀等設(shè)備。在此方面還需加強培養(yǎng)對于計算機技術(shù)等方面上的人才培養(yǎng)，不斷的更新設(shè)備與技術(shù)。對于信息化檔案管理工作所存在的問題要完善，已對此適應(yīng)學(xué)校檔案管理的新需求，加快以檔案信息化管理帶動技校的持續(xù)發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，增強意識

作為檔案的管理人員必須要重視對于檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變其舊的思想觀念。要結(jié)合技校本身的實際情況走，適合技校本身的檔案管理信息化的建設(shè)道路。要重視學(xué)校的發(fā)展需求，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在實踐中慢慢的建立全管理機制。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

建設(shè)檔案管理信息化的建設(shè)檔案管理人員的作用是不可忽視的。因此需要檔案管理者要必須的掌握計算機技術(shù)，要明確管理的原則與熟悉其工作流程。因此，在對于建設(shè)檔案管理信息化上的建設(shè)是要注重對于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，讓其樹立終生學(xué)習(xí)的優(yōu)秀習(xí)慣，加強對于檔案管理人員的培養(yǎng)。必要時候應(yīng)該積極去引進專業(yè)人士進行管理。

四、我國檔案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化的意識

因為我進入信息化的時代的時間不長，有關(guān)于信息化的技術(shù)也不算太過于完美，因此我國關(guān)于信息化管理的理念還有完全的深入人心。在有些的單位人員更偏向于紙質(zhì)的文檔，關(guān)于檔案信息化管理還不太算了解。導(dǎo)致我國的信息化管理工作還存在于工作上的流程形式，因此導(dǎo)致了出現(xiàn)關(guān)于檔案管理方面等等的資源浪費。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

相對于檔案管理的信息化建設(shè)上說，一些基礎(chǔ)電子設(shè)備是必不可少的，比如計算機、存儲器、復(fù)印件等等。和與之相對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備服務(wù)，這切都離不開資金上的支持。對于技校來說這些必須的設(shè)備完善是技術(shù)檔案信息化管理的重中之重。總的一切來說如果技校缺少對于檔案管理信息化建設(shè)的資金的話，那么對于檔案信息化管理具有很大的影響。

五、結(jié)束語

綜上所述，本篇文章就針對中國技校檔案管理信息化的建設(shè)進行了簡要的探討。主要針對檔案管理信息化的優(yōu)劣勢進行分析。對于建設(shè)檔案信息化管理的作用進行認(rèn)識，其不僅僅可以保障檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還能大量的存儲技校的檔案信息資料與保障存儲檔案的準(zhǔn)確性和安全性。也提出了關(guān)于如何提高檔案管理信息化建設(shè)的途徑。認(rèn)識到技校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員的重要性，其可以推動技校檔案管理信息化建設(shè)。

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