基于科學(xué)構(gòu)建規(guī)范化政府采購檔案管理工作分析

王蓓蓓

摘要：城市化進程的加快帶來了大量的項目工程，政府采購作為有效提高財政資金管理新的招標形式被市場所熱捧。政府檔案管理工作作為采購工作的全程記錄者，是保障采購合法合規(guī)的重要基礎(chǔ)，因此基于科學(xué)構(gòu)建規(guī)范化政府采購檔案管理工作顯得十分必要。本文從政府采購檔案管理工作的定義出發(fā)，研究當(dāng)前我國政府采購檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討更加實際可行的政府采購檔案管理工作改革的措施，從而加快和優(yōu)化政府采購規(guī)范化進程，打造更加現(xiàn)代化宜居的城市環(huán)境。

關(guān)鍵詞：政府采購 ? 科學(xué) ? 檔案管理 ? 規(guī)范化

政府采購工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程涉及到制度、管理與規(guī)范的優(yōu)化與創(chuàng)新，是財政支出管理的重要內(nèi)容。近年來為了提高財政資金使用效益，政府頒布了一系列的政策法規(guī)，以期從源頭上遏制貪污腐敗現(xiàn)象，打造更加透明、公正的環(huán)境。但是在實際的調(diào)研中，制度與現(xiàn)實脫離的情況普遍存在，一些地區(qū)和部門在政府采購工作中依然存在體制不健全，采購管理人員不規(guī)范和采購程序不夠科學(xué)嚴謹?shù)那闆r。政府采購檔案管理工作作為我國政府強化管理、提高采購管理規(guī)范化的重要工作內(nèi)容，通過詳細的記錄、整理歸檔，可以為下一步統(tǒng)計分析向監(jiān)管部門提供數(shù)據(jù)內(nèi)容提供保障，同時進一步強化政府采購檔案管理工作還能夠推進陽光政府工程，樹立良好的政府形象。

一、政府采購檔案管理工作的內(nèi)涵及意義

政府采購檔案，是指我國政府采購的采購人、采購監(jiān)管部門、采購代理機構(gòu)及相關(guān)工作人員在政府采購活動之中的記錄，可以說是體現(xiàn)采購程序、采購流程、維護采購權(quán)益的記錄材料，這份記錄材料包含了文字、圖片、圖表以及多媒體等不同載體的重要數(shù)據(jù)材料。同時在《中華人民共和國政府采購法》中也對采購檔案的管理工作提出了要求：“采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年[1]?！庇纱丝梢娬卟少彊n案管理工作是一項在特殊時間區(qū)間內(nèi)收集、整理保管檢索和統(tǒng)計的活動。政府采購是一個龐大系統(tǒng)的工程需要調(diào)動各方面的力量，全方位多角度的完整的記載整個流程的活動有利于經(jīng)驗的提取，為后續(xù)采購工作開展提供科學(xué)有效的參考依據(jù)，同時規(guī)范科學(xué)的政府采購檔案記錄工作還能夠為下一步分析和制定相關(guān)法律條例，進一步深入優(yōu)化政府采購工作帶來重要意義。

二、我國政府采購檔案管理現(xiàn)狀

我國政府采購檔案管理工作雖然已經(jīng)開展有一段時間，但由于人員、環(huán)境以及管理方法等方面的問題，從現(xiàn)階段的發(fā)展來看還存在人員素質(zhì)不高、整體管理工作與現(xiàn)實脫節(jié)，采購制度不健全等現(xiàn)象，這些問題都給政府采購的規(guī)范性帶來了一定影響。

（一）領(lǐng)導(dǎo)對采購檔案管理工作重視程度不夠

在現(xiàn)實的調(diào)研中我們看到，政府采購檔案管理工作在一些單位并未得到應(yīng)有的重視，特別是領(lǐng)導(dǎo)層只注重結(jié)果，輕管理，認為檔案管理工作可有可無，導(dǎo)致檔案管理工作人員的主動意識不強，缺乏創(chuàng)新性又沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)規(guī)劃[1]。此外一些檔案管理人員工作不夠到位，有時會出現(xiàn)質(zhì)疑材料和光盤等不在一起歸檔的問題，阻礙了下一步采購檔案監(jiān)督和評價工作正常進行。

（二）政府采購檔案管理工作制度不完善

任何工作都需要一定的行為準則和制度規(guī)范，政府采購檔案管理工作制度的制定多數(shù)存在走形式的現(xiàn)象，照搬照抄的現(xiàn)象隨處可見，并且在采購檔案的記錄過程中，未建立應(yīng)有的監(jiān)督機制，經(jīng)常存在不按標準記錄，為后續(xù)工作的開展帶來了混亂的情況缺乏指導(dǎo)實踐的現(xiàn)實意義。

（三）檔案管理工作的保密性差

政府采購檔案管理工作可以說具有一定的保密性，例如評標結(jié)束歸檔中的文件資料具有向監(jiān)督管理部門提供依據(jù)的重要作用，一但泄密都會出現(xiàn)無法控制的后果?，F(xiàn)實中從事檔案管理的工作人員大多數(shù)并未參加保密培訓(xùn)，對應(yīng)有的保密內(nèi)容和規(guī)范行為不了解，造成了一些項目在開標、評標階段的事故和問題。

（四）檔案管理工作未能與時俱進缺乏信息化支撐

目前檔案管理工作中人工查詢以及收集占用了大量的時間，不但存在資料整理混亂，查詢效率低的現(xiàn)象，這都是信息化水平低的原因造成的。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的帶來，政府采購檔案也需采用電子化的檔案保存方式，可以引入數(shù)字信息系統(tǒng)及其他現(xiàn)代化電子設(shè)備，通過電子檔案的錄入讓系統(tǒng)發(fā)揮作用，建立檔案數(shù)據(jù)庫便于查詢和索引，共享資源降低人員成本，提高檔案管理工作效率[3]。

（五）經(jīng)費不足硬件設(shè)施落后

雖然國家對政府采購檔案管理工作資源建設(shè)提出了明確要求，但是具體到地方由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度和經(jīng)費未能獨立劃分等問題，導(dǎo)致采購檔案管理的硬件設(shè)施落后，存在大面積庫存空間嚴重不足，甚至沒有專門設(shè)置的檔案管理存放室，檔案保存存在很大隱患，影響了今后檔案管理工作的正常進行。

三、基于科學(xué)構(gòu)建規(guī)范化政府采購檔案管理工作措施

基于以上的問題，為了讓政府采購檔案工作能夠完整記錄采購所需的過程，構(gòu)建更加合理規(guī)范的政策體系，需要對現(xiàn)狀進行改革和優(yōu)化，充分發(fā)揮科學(xué)性的積極作用，對制度、儲存方式以及人員管理方面等諸多不完善、不規(guī)范的地方進行整改，創(chuàng)新組織形式有效推進政府采購檔案管理工作的規(guī)范化。

（一）從頂層增強檔案管理工作的重視程度

在實際的工作中，要加強對檔案管理工作的宣傳作用，提高政府采購檔案管理工作的意識和觀念，按照理論和實際相結(jié)合的原則，從上到下加強重視程度讓檔案管理工作深入人心，并對相關(guān)的法律法規(guī)做好宣講和指導(dǎo)，讓大家不再浮于表面，有更加深層次的認識和理解，從而更好的與實際相結(jié)合指導(dǎo)實踐。

（二）建立健全相關(guān)制度，構(gòu)建更加科學(xué)的管理體系

在全面學(xué)習(xí)《檔案法》、《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，相關(guān)部門要盡快針對現(xiàn)實中的檔案管理工作的資料收集、分類、歸檔、保存等方面，根據(jù)《政府采購法》中的要求，制定包括歸檔范圍、收集管理等方面建立更加完善的管理制度，方便將工作細化后的工作內(nèi)容納入到檔案工作的工作流程中，實行明確的崗位責(zé)任制，針對各個環(huán)節(jié)制定標準和所要求的工作內(nèi)容，引入網(wǎng)格化管理內(nèi)容，分格到人，運用信息化手段形成覆蓋全流程的網(wǎng)格化管理體系。

（三）加強專業(yè)人才隊伍，提升個人素質(zhì)

加強構(gòu)建更加規(guī)范化的政府采購檔案管理工作，還需要做好檔案管理人員的素質(zhì)提升工作。如定期召開檔案管理人員的知識培訓(xùn)，可以從內(nèi)部培訓(xùn)開始，中間穿插行業(yè)學(xué)者的現(xiàn)場或網(wǎng)絡(luò)授課，通過調(diào)研走訪、業(yè)務(wù)交流會的舉辦讓知識內(nèi)化于心，提升檔案管理人員拓展眼界，從而加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，為政府采購檔案管理人員提供專業(yè)化的人才保障，進一步提升檔案管理人員的工作積極性，確保采購檔案管理人員能夠熟知自己的工作內(nèi)容，熟練操作發(fā)揮主觀能動性掌握更加高效快捷的技能[4]。

（四）增加資產(chǎn)投入，提高信息化水平

針對普遍政府采購檔案管理硬件設(shè)備落后的情況，按照要求配備相應(yīng)的設(shè)備，并做好前期規(guī)劃將經(jīng)費保障獨立出來。同時，面對突飛猛進的網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的管理模式都需要優(yōu)化升級逐步向數(shù)字化方向發(fā)展建立信息化管理平臺，對每筆支出規(guī)劃做好預(yù)算，并利用大數(shù)據(jù)、云計算等高新技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、調(diào)用和協(xié)作。

（五）強化監(jiān)督實現(xiàn)績效考評體系

在保障政府采購檔案管理工作正常運行規(guī)范化的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)檔案管理工作制定合理的考評體系，對工作內(nèi)容以及工作量進行考核打分，定期開展內(nèi)部評審加強檔案管理工作的監(jiān)督體系，對暴露出來的違規(guī)問題要做到公示和處罰，讓更多的人引以為戒，促進檔案管理工作的嚴肅性。

四、結(jié)語

綜上所述，政府采購檔案管理工作是政府采購中不可或缺的一部分，應(yīng)該高度重視此項工作。面對目前雜亂的采購市場環(huán)境，如何加強監(jiān)管力度切實履行部門職責(zé)，強化政府采購全過程的監(jiān)督管理工作，對一些違法違規(guī)行為說不是政府部門不斷研究的方向。只有加強檔案管理工作通過科學(xué)化的構(gòu)建，完善政府采購檔案管理工作的相關(guān)制度，加強配備專業(yè)的人員，提升相關(guān)工作人員的個人素質(zhì)和保密性，才能不斷提高檔案管理工作的安全性合理性，在創(chuàng)新工作思路和方法上提升檔案管理工作水平，打造公開透明的現(xiàn)代化工作體系。

參考文獻：

[1]曲剛.關(guān)于政府采購檔案管理若干問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（21）.

[2]顧惠岳.加強政府采購文件檔案的管理[J].中國政府采購，2003，（05）：75-76.

[3]張維敏.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作[J].工程技術(shù)，2016，（12）.

[4]尹艷，淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014，（14）.

（作者單位：遼寧廣播電視大學(xué)）