會(huì)計(jì)檔案內(nèi)控關(guān)鍵環(huán)節(jié)探討

王穎

摘 要：會(huì)計(jì)檔案是企事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督的記錄和反映。伴隨網(wǎng)絡(luò)化、電算化的不斷深入，會(huì)計(jì)檔案管理的方式有了極大的變化，要解決好會(huì)計(jì)檔案的管理問題，需要從內(nèi)控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，探尋會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)化管理對(duì)策，確保會(huì)計(jì)檔案為經(jīng)濟(jì)主體的決策提供可靠依據(jù)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理;內(nèi)部控制;關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

一、 引言

檔案管理涉及檔案收集、整理、鑒定及保管等多環(huán)節(jié)，而會(huì)計(jì)檔案的管理同樣有很多的細(xì)化環(huán)節(jié)，特別是基于內(nèi)部控制的會(huì)計(jì)檔案也具有五個(gè)基本關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，它們分別是檔案監(jiān)督、檔案的信息溝通、檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、檔案控制、檔案控制環(huán)境。針對(duì)五個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，當(dāng)前企事業(yè)單位中存在的檔案管理問題還是不少的，對(duì)此，需要探討相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策以加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的主要作用

會(huì)計(jì)檔案的管理工作在很長一段時(shí)間不受到企事業(yè)單位的重視，因而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)普遍不明確，明確來說，會(huì)計(jì)檔案管理的主要作用包括以下兩方面的內(nèi)容。

一是增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性。由于法律法規(guī)和規(guī)則制度的精細(xì)化不是一蹴而就的，部分企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在不規(guī)范的地方。對(duì)此，通過會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)格管理，會(huì)計(jì)主體對(duì)經(jīng)濟(jì)資料就會(huì)更加明確和嚴(yán)格，例如，資金往來的細(xì)節(jié)和過程更加明顯，實(shí)際報(bào)賬的依據(jù)更規(guī)范。這對(duì)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理起到極強(qiáng)的規(guī)范性作用，可以有效減少違規(guī)違法行為。另外，盡管會(huì)計(jì)檔案管理不能全完全避免違規(guī)行為的發(fā)生，但是有助于及時(shí)核查出會(huì)計(jì)主體在經(jīng)營管理中存在的一些典型問題。

二是促使決策更為科學(xué)合理。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分析，財(cái)務(wù)人員可以充分了解到會(huì)計(jì)主體在各個(gè)會(huì)計(jì)分期內(nèi)的收支狀態(tài)和財(cái)務(wù)狀態(tài)，這是財(cái)務(wù)決策的基礎(chǔ)。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)并不是“一大串簡單的數(shù)表”，而是可以反映一個(gè)會(huì)計(jì)主體的歷史財(cái)務(wù)狀態(tài)的有用數(shù)據(jù)，繼而為企事業(yè)單位規(guī)劃發(fā)展提供必要的參考，從而促使決策更為科學(xué)合理。

三、存在的問題

1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的存在滯后性，忽視會(huì)計(jì)檔案管理

作為內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)之一，會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估節(jié)點(diǎn)是十分重要的。但是，當(dāng)前企事業(yè)單位普遍存在的問題是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估具有極大的滯后性。在新形勢(shì)下，會(huì)計(jì)檔案管理方式與傳統(tǒng)方式的差異性較大，例如，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用等等。由于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估者并不能及時(shí)學(xué)習(xí)新知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)、對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠，因而會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作難以推進(jìn)，從而導(dǎo)致了檔案管理的效率不高、質(zhì)量不高。

盡管部分企事業(yè)單位具備與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，及時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方式，但是其不足之處還是存在的。例如，使用不同的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件操作會(huì)計(jì)檔案管理，這存在造成數(shù)據(jù)誤差的可能性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性無法保障，最終造成企事業(yè)單位的管理和決策存在偏差。

此外，部分檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的輕視也是當(dāng)前存在的主要問題。由于企事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不足，部分檔案管理人員在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作時(shí)不認(rèn)真。具體到會(huì)計(jì)檔案的類別，檔案管理者通常不重視除會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證等紙質(zhì)檔案外的管理，對(duì)電子檔案的態(tài)度較為忽視，更有甚者，將電子版資料用完就廢棄或刪除。

2.會(huì)計(jì)檔案管理的控制環(huán)境存在缺失，會(huì)計(jì)檔案的信息溝通不足

目前，部分企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理的控制環(huán)境不樂觀，這源于思想上的不重視，同時(shí)加上制度不完善、崗位分工的不合理，會(huì)計(jì)檔案管理工作存在很多不良現(xiàn)象。具體來講，主要是指日常會(huì)計(jì)工作的不規(guī)范操作。部分財(cái)務(wù)人員進(jìn)行憑證記錄時(shí)“求量舍質(zhì)”，每當(dāng)業(yè)務(wù)量大、工作量大時(shí)，“工作水分”就會(huì)大幅度上升。

另外，隨著社會(huì)信息化水平的日益提高，會(huì)計(jì)檔案的信息化管理水平也應(yīng)不斷提高，以適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理存在信息溝通上的不足，具體表現(xiàn)為會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度不高，信息傳遞不及時(shí)，無法實(shí)現(xiàn)信息共享。從時(shí)間維度分析，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理使用的是人工管理方式，這會(huì)占用一定的人力資源，而現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理使用的是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件，顯而易見的是，后者比前者更高效、更便捷。

四、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)控管理的優(yōu)化措施

1.優(yōu)化控制環(huán)境，引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)化的會(huì)計(jì)檔案管理人員

要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控工作，首先要優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境。從實(shí)務(wù)的角度來說，人力資源因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的控制影響較大，因此，企事業(yè)單位要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn)和定向培養(yǎng)。具體來講，需要完善會(huì)計(jì)檔案管理的用人制度，合理設(shè)置崗位，確定權(quán)責(zé)關(guān)系。由于會(huì)計(jì)檔案管理工作存在不同的環(huán)節(jié)和流程，不同崗位的職責(zé)需要明確，崗位間的銜接需要理順，以避免工作出現(xiàn)問題時(shí)難以追責(zé)。

在用人制度完善的基礎(chǔ)上，還要加強(qiáng)職會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)教育培訓(xùn)，這是會(huì)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。對(duì)此，要在企事業(yè)單位內(nèi)部定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，培訓(xùn)內(nèi)容要涵蓋憑證的粘貼、制定、裝訂等環(huán)節(jié)中的實(shí)際操作規(guī)范，確保檔案管理人員的操作流程足夠?qū)I(yè)和嚴(yán)格。除了人才培養(yǎng)和用人制度的完善，還需要建立完善的考核制度。就人員考核而言，對(duì)各崗位的會(huì)計(jì)檔案管理人員要實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督、定期考核，以不斷提升工作質(zhì)量。

2.提升風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的及時(shí)性，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的有效性

作為內(nèi)控五要素的組成成分之一，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理具有很大的影響，這種影響不僅表現(xiàn)為檔案核查中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，還體現(xiàn)在日常檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)控制。所以，為了應(yīng)對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)及堵塞管理漏洞，企事業(yè)單位需要提升風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的及時(shí)性。

一是學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理方式。這要求會(huì)計(jì)檔案管理人員切實(shí)提高自身專業(yè)化素質(zhì)，從信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用入手，學(xué)習(xí)多種技術(shù)融合的檔案管理方式，以充分提升自身的會(huì)計(jì)檔案管理技能。

二是及時(shí)更新會(huì)計(jì)檔案知識(shí)。這要求會(huì)計(jì)檔案管理者擴(kuò)展專業(yè)知識(shí)獲取面，不僅要參考學(xué)習(xí)同行的會(huì)計(jì)檔案管理案例，還需要學(xué)習(xí)跨行業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理案例。

三是完善信息化管理系統(tǒng)，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。針對(duì)檔案管理過程中遇到的軟件使用問題，會(huì)計(jì)檔案管理者要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件的差異性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不同軟件的數(shù)據(jù)不兼容性，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件適合自身會(huì)計(jì)檔案的管理，最終保障會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)處理是準(zhǔn)確的。

提高會(huì)計(jì)檔案管理的有效性，取決于檔案本身能否為決策提供參考。如果會(huì)計(jì)檔案管理者的相關(guān)知識(shí)欠缺，那么企事業(yè)單位面臨政府職能部門的定期核查時(shí)就可能會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò);如果針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠及時(shí)，那么企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案核查時(shí)難以發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，可能導(dǎo)致企事業(yè)單位遭受損失。

3.完善定期核查會(huì)計(jì)檔案的機(jī)制，加強(qiáng)信息溝通

企事業(yè)單位需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期核查，同時(shí)要完善定期核查機(jī)制，確保一年或以一個(gè)季度內(nèi)的核查次數(shù)不少于一定次數(shù)。由于會(huì)計(jì)法及會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的約束，企事業(yè)單位需要檢查會(huì)計(jì)檔案的合法性和合理性，具體做法要足夠科學(xué)和合理。例如，從經(jīng)辦人到審核人全過程的監(jiān)督，再到會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔等管理工作，企事業(yè)單位要制定具體的內(nèi)控措施，確保出納不從事會(huì)計(jì)檔案的裝訂，審計(jì)人員不參與會(huì)計(jì)檔案的整理等。另外，會(huì)計(jì)檔案定期核查機(jī)制中還要加入歸檔整體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保電子檔案、紙質(zhì)檔案等歸類清晰、細(xì)致，為后期的核查工作做準(zhǔn)備。

就會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通而言，需要信息管理平臺(tái)的構(gòu)建支持。這要求企事業(yè)單位從自身實(shí)際情況出發(fā)，利用現(xiàn)有條件構(gòu)建信息化程度較高的檔案管理信息平臺(tái)。具體來說，可以通過以下四個(gè)方面入手。

其一，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算技術(shù)。這要求日常會(huì)計(jì)工作高度使用會(huì)計(jì)電算化技術(shù)，確保會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作的流程信息化，使得會(huì)計(jì)信息在日常錄入時(shí)就得到整理歸納，為數(shù)據(jù)分析提供必要條件，為單位決策提供有效參考。

其二，注意數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴？梢詫?huì)計(jì)檔案的數(shù)字化材料通過云盤加密和傳輸，確保數(shù)據(jù)的安全性。

其三，完善會(huì)計(jì)檔案管理的軟硬件環(huán)境。例如，購置檔案數(shù)字化設(shè)備和高端數(shù)據(jù)處理軟件。

其四，搭建內(nèi)部信息交流平臺(tái)。這要求企事業(yè)單位在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中開辟專業(yè)模塊，宣傳會(huì)計(jì)工作相關(guān)的法律準(zhǔn)則，宣傳單位會(huì)計(jì)檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為部門間溝通交流提供平臺(tái)。

五、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案的管理工作是企事業(yè)單位檔案管理的重中之重，可以確保單位決策的科學(xué)性和有效性。但是當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理還存在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估滯后、內(nèi)控環(huán)境缺失、信息溝通不足等問題，為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，需要完善內(nèi)控措施，通過增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的及時(shí)性、定期核查會(huì)計(jì)檔案制度、完善會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通等途徑，以期會(huì)計(jì)檔案的高效管理。

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（責(zé)任編輯：王文龍）