談數(shù)字檔案管理存在問題與對策

韓立濤

摘要：本文對數(shù)字檔案管理存在的問題與對策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;管理;問題;對策

隨著科技的進(jìn)步與社會的發(fā)展，數(shù)字檔案逐步發(fā)展成為檔案資源的重要組成部分，無論是文書檔案、科技檔案、歷史檔案、文物檔案，檔案資源數(shù)字化已成為發(fā)展趨勢，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，極大地提升了檔案質(zhì)量和利用效率，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，數(shù)字檔案在載體介質(zhì)，儲存方法，傳播交流方式上均發(fā)生了顛覆性的變化，因此，對數(shù)字檔案的管理也提出了與傳統(tǒng)檔案管理截然不同的要求。當(dāng)前，在我國檔案行業(yè)，多數(shù)專業(yè)檔案管理部門和企事業(yè)單位的檔案正在逐步走向數(shù)字化，以信息技術(shù)為支撐，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為傳播交流渠道的數(shù)字檔案正在形成，由此帶來了數(shù)字檔案管理的新課題，只有適應(yīng)數(shù)字檔案的特點，采取相應(yīng)的管理手段，才能使數(shù)字檔案發(fā)揮出應(yīng)有的先進(jìn)性和優(yōu)越性，如何做好數(shù)字檔案管理成為當(dāng)前我國檔案行業(yè)亟待解決的課題，也是檔案行業(yè)發(fā)展的必然需要。然而，當(dāng)前我國數(shù)字檔案管理工作仍然存在的許多不足與問題，阻礙著檔案數(shù)字化的進(jìn)程。分析數(shù)字檔案管理工作中存在的問題，研究加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策，對于促進(jìn)我國檔案管理的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化有著積極地意義。

一、當(dāng)前我國數(shù)字檔案管理工作存在的主要問題

1、對數(shù)字檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。在我國現(xiàn)階段檔案行業(yè)發(fā)展中，出現(xiàn)管理手段滯后于技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)象，部分單位隨同辦公自動化和信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，逐步進(jìn)行了檔案資源數(shù)字化的轉(zhuǎn)換和應(yīng)用，但相應(yīng)管理方式?jīng)]有隨之變化，檔案管理人員表現(xiàn)出對數(shù)字檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，工作理念，管理思路沒有發(fā)生轉(zhuǎn)變，特別是對數(shù)字檔案信息的安全性和不穩(wěn)定性認(rèn)識不足，重視不夠，認(rèn)為數(shù)字檔案信息錄入計算機(jī)，形成數(shù)據(jù)庫就完事大吉。

2、數(shù)字檔案管理制度不完善。數(shù)字檔案相對傳統(tǒng)檔案在收集、存儲、利用的方式等方面發(fā)生很大變化，因此在管理方式方法上也要隨之變化，制定和建立與知相適應(yīng)的管理制度和管理方法。而當(dāng)前我國多數(shù)檔案專業(yè)部門和企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的同時，沒有及時制定相關(guān)管理制度和方法，仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理制度和方法。個別單位雖意識到這一問題，先后制定了諸如：計算機(jī)室管理制度，單位內(nèi)網(wǎng)使用管理制度，電子公文發(fā)放和歸檔制度。但對于數(shù)字檔案管理而言，不系統(tǒng)不完善，不能對數(shù)字檔案的收集、存儲、應(yīng)用進(jìn)行約束和規(guī)范，有待于進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。

3、數(shù)字檔案管理技術(shù)手段應(yīng)用不夠。數(shù)字檔案是先進(jìn)的新信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，其中包含著現(xiàn)代高科技手段的應(yīng)用，因此，對其管理也必須運用先進(jìn)的技術(shù)手段。如針對數(shù)字檔案信息的不穩(wěn)定性，要對原載體上的文字、數(shù)據(jù)進(jìn)行定期拷貝、轉(zhuǎn)換、備份等。針對數(shù)字檔案信息安全性，要采取密碼技術(shù)，訪問控制技術(shù)，防火墻技術(shù)，病毒清理技術(shù)等。目前部分單位數(shù)字檔案管理人員對此類技術(shù)沒有全部掌握或運用不夠。

4、檔案管理人員綜合技術(shù)技能不適應(yīng)管理需要。從事數(shù)字檔案管理，首先要掌握計算機(jī)硬件設(shè)備的使用、軟件的開發(fā)、功能使用、數(shù)據(jù)信息采集、加工錄入和維護(hù)等技術(shù)技能，依靠既懂檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)相關(guān)知識的綜合人才。然而目前，許多檔案部門管理人員由傳統(tǒng)檔案管理人員擔(dān)任，缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才。導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備不能有效發(fā)揮作用，創(chuàng)新管理更無所談起。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策

1、提高對數(shù)字檔案管理重要性的認(rèn)識。檔案數(shù)字化是我國檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢，是提升檔案質(zhì)量和利用效率的有效手段，也是企事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營和工作開展不可或缺的信息資源，做好數(shù)字檔案的管理對我國檔案事業(yè)的發(fā)展和單位工作的開展有著積極地促進(jìn)和推動作用。首先單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，給檔案管理配備高素質(zhì)綜合人才。投入資金購置先進(jìn)設(shè)備，投資進(jìn)行專業(yè)人才培養(yǎng)。檔案管理人員要認(rèn)識到數(shù)字檔案管理的重要性，特別要對數(shù)字檔案信息的安全管理和保護(hù)的重要性給予高度重視，認(rèn)真學(xué)習(xí)，運用先進(jìn)技術(shù)，做好數(shù)字檔案管理工作。

2、完善數(shù)字檔案管理制度。要在傳統(tǒng)檔案管理體系和管理制度體系的基礎(chǔ)上，根據(jù)數(shù)字檔案的特點，建立數(shù)字檔案管理體系，明確管理責(zé)任，落實管理部門和人員，完善管理制度。對數(shù)字檔案的收集、制作生成、存儲、保護(hù)、使用、交流等各個環(huán)節(jié)作出規(guī)范和規(guī)定，制定規(guī)章制度，使數(shù)字檔案管理各項工作有章可循，工作有序高效。如在數(shù)字檔案形成時規(guī)定必須使用數(shù)字水印技術(shù)，以確保數(shù)字檔案的真實性;數(shù)字檔案儲存定期復(fù)制、備份制度;對存儲數(shù)字檔案的載體進(jìn)行定期的維護(hù)和保養(yǎng)制度，信息數(shù)據(jù)定期核對和檢查制度。安全保護(hù)方面，制定安全分級保護(hù)責(zé)任制度，加密制度，信息泄密追究制度等。

3、運用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案有效管理。運用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)有效管理，涉及到數(shù)字檔案管理的各個環(huán)節(jié)。在檔案形成制作中，要利用利用數(shù)字水印技術(shù)、掃描 PDF 文檔或者多頁圖像技術(shù)，確保數(shù)字檔案的真實性和完整性。在檔案儲存中，針對數(shù)字檔案儲存載體的期限短的（磁盤與磁帶的使用時間為 10 年，光盤使用時間為 20～30 年）特點，利用復(fù)制、拷貝技術(shù)，對檔案信息定期進(jìn)行復(fù)制拷貝，磁儲存與光儲存不低于 4 年拷貝一次。另外要做好防光、防磁、防輻射工作，庫內(nèi)溫度控制在 15～25℃，相對濕度控制在 45%～60%。在檔案信息使用、交流傳播過程中，要避免存儲介質(zhì)或者內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的相互交叉混用，要規(guī)范傳播途徑，防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息安全使用。在檔案信息安全管理方面。要綜合運用 密碼技術(shù)、訪問控制技術(shù)，設(shè)立防火墻和身份識別軟件，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。運用安全漏洞檢測技術(shù)與審計技術(shù)、病毒檢測及清除技術(shù)，防止有病毒盜版光盤、文件對系統(tǒng)形成感染。確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。

4、提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。檔案專業(yè)管理部門和企事業(yè)單位要采取外引內(nèi)培的方式，改善檔案管理隊伍的文化技術(shù)結(jié)構(gòu)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，盡快適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增加緊迫感和責(zé)任感，主動參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，盡快提升自身素質(zhì)，使自己成為既懂檔案業(yè)務(wù)又通計算機(jī)的管理，掌握信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)的合格管理人才，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語

檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的趨勢，數(shù)字檔案管理是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的必要手段，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化將逐步得到推廣與發(fā)展，對我國的檔案事業(yè)產(chǎn)生極大的促進(jìn)和推動作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙黎.影響數(shù)字檔案信息安全的因素與對策[J].決策與信息旬刊，2015 （11）：261.