分校區(qū)二級(jí)學(xué)院檔案室建設(shè)的必要性與措施探討

李玉全 王海霖 劉寧 張海艷 王學(xué)忠

摘 要：二級(jí)學(xué)院檔案室建設(shè)對(duì)于促進(jìn)學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)生管理、社會(huì)服務(wù)及利用和服務(wù)校友等多方面都具有重要作用，尤其是分校區(qū)的二級(jí)學(xué)院檔案室的作用更為重要。然而，目前國(guó)內(nèi)高校二級(jí)學(xué)院的檔案室建設(shè)滯后。本文分析了學(xué)院檔案室建設(shè)的重要性和必要性，介紹了國(guó)內(nèi)建設(shè)現(xiàn)狀，并探討了建設(shè)措施，以期為國(guó)內(nèi)分校區(qū)二級(jí)學(xué)院檔案室的建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：分校區(qū);二級(jí)學(xué)院;檔案室

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.18.205

分校區(qū)大多是指因主校區(qū)辦學(xué)面積或資源制約，或?yàn)楦玫姆?wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，而在主校區(qū)以外建設(shè)的分校。它除了地理區(qū)位不同外，在師資配備、招生、運(yùn)行管理等完全或幾乎完全受主校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，非獨(dú)立運(yùn)營(yíng)的校區(qū)。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，國(guó)內(nèi)許多高校在主校區(qū)外設(shè)置了一個(gè)或多個(gè)分校區(qū)。分校區(qū)由一個(gè)或多個(gè)學(xué)院組成。同時(shí)，學(xué)校為充分發(fā)揮學(xué)院辦學(xué)的積極性和創(chuàng)造性，改變?cè)瓉?lái)以職能部門(mén)為主體的管理模式為以二級(jí)學(xué)院為主體的管理模式，使學(xué)院在學(xué)校的指導(dǎo)下，擁有更多的責(zé)任，和與責(zé)任相一致的權(quán)力，及其相適宜的利益，成為解放了生產(chǎn)力的相對(duì)獨(dú)立的辦學(xué)實(shí)體，更好地促進(jìn)學(xué)科的整合和發(fā)展，激發(fā)辦學(xué)活力，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量和辦學(xué)水平。這種相對(duì)新穎的辦學(xué)方式被高校和社會(huì)廣泛認(rèn)可，并在全國(guó)范圍內(nèi)推行。分校區(qū)二級(jí)學(xué)院管理運(yùn)行中會(huì)涉及多種檔案的收集、歸檔、保管、查閱等問(wèn)題。因遠(yuǎn)離主校區(qū)，使用主校區(qū)資源不方便，但又多沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案館，給檔案的管理帶來(lái)不便。因此，本文探討分校區(qū)辦學(xué)條件下二級(jí)學(xué)院建立檔案室的重要性和必要性，并探討其建設(shè)的可行措施。

1 學(xué)院檔案室建設(shè)的重要性和必要性

學(xué)院檔案室同學(xué)校檔案室的作用一致，且檔案內(nèi)容更為具體、詳細(xì)，服務(wù)對(duì)象更加靈活，針對(duì)性強(qiáng)，在本學(xué)院的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生教育、校友和社會(huì)服務(wù)等方面起著重要的作用，是學(xué)院教師、學(xué)生查閱、獲取情報(bào)信息的重要場(chǎng)所，同時(shí)也是校友服務(wù)和管理、學(xué)院宣傳等的重要資料來(lái)源，對(duì)于了解學(xué)院發(fā)展歷史、總結(jié)辦學(xué)規(guī)律、凝練學(xué)院文化等各方面都具有重要意義，是一項(xiàng)值得學(xué)校和學(xué)院高度重視的工作，具體表現(xiàn)在至少如下幾個(gè)方面：

1.1 學(xué)院檔案室是高校檔案管理的有機(jī)組成，是校檔案建設(shè)的資料來(lái)源和延伸、細(xì)化

學(xué)院檔案室是學(xué)院根據(jù)需要自行組建的集資料性文件和檔案性文件與一體的資料管理場(chǎng)所，隸屬于學(xué)院，是學(xué)校檔案管理的有機(jī)組成，是學(xué)校檔案室的資料來(lái)源和延伸與細(xì)化。所收集和保存的資料能更真實(shí)具體的記錄和反應(yīng)學(xué)院辦學(xué)歷史，是學(xué)院寶貴的資源和財(cái)富。

1.2 學(xué)院檔案室是做好學(xué)院教學(xué)、科研和學(xué)生工作的保障

學(xué)院檔案室中的檔案資料是學(xué)院和教師在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、人事變動(dòng)等具體工作中直接形成的，具有一定價(jià)值的所有數(shù)據(jù)資料的集中統(tǒng)一保管場(chǎng)所。這些資料在形式上可以是文字、圖表、音像資料、電子資料等;內(nèi)容上可以是涉及學(xué)院的人事變動(dòng)公示文件、會(huì)議記錄、教學(xué)相關(guān)檔案、獎(jiǎng)懲記錄、科研成果、立項(xiàng)課題、社會(huì)服務(wù)、校友檔案資料、各種比賽資料、學(xué)?；蛘块T(mén)公布的政策及法規(guī)性文件等。這些資料可為學(xué)院以后的教學(xué)、科研、學(xué)生管理、社會(huì)服務(wù)、校友服務(wù)等提供資料保障。

1.3 學(xué)院檔案室是服務(wù)校友的重要窗口

校友是學(xué)校的重要資源，校友檔案資料是高校檔案的重要組成部分，在學(xué)校與校友間溝通中起到非常重要的作用，也是服務(wù)校友重要的資源，是高校檔案中不可或缺的一部分。它可以見(jiàn)證校友的學(xué)習(xí)歷程，是了解、挖掘和利用校友資源的重要渠道和保證，是聯(lián)系學(xué)校與校友聯(lián)系的紐帶。學(xué)院檔案室中的校友資料更為詳細(xì)具體，可以包括校友的個(gè)人信息、學(xué)籍信息、在校期間的獎(jiǎng)懲記錄、班級(jí)照片、畢業(yè)去向、畢業(yè)后與母校的交際等，甚至有趣和值得紀(jì)念的個(gè)人事項(xiàng)、影視資料。這些檔案資料對(duì)于學(xué)院發(fā)展和校友本人都非常重要。

2 現(xiàn)狀

院級(jí)檔案室非常重要，但從目前全國(guó)高校的情況看卻不盡人意。目前相當(dāng)一部分高校的二級(jí)學(xué)院并沒(méi)有建立檔案室[1-2]。雖然學(xué)院有大量的檔案資料，但大多都存放于分管人員的手中，如行政相關(guān)檔案資料由行政秘書(shū)保管、教學(xué)管理相關(guān)檔案資料由教學(xué)秘書(shū)保管、科研和學(xué)科相關(guān)檔案資料由科研秘書(shū)保管、研究生相關(guān)檔案資料由研究生秘書(shū)保管、學(xué)生教育相關(guān)檔案資料由學(xué)工辦保管、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等。這種檔案管理方式存在嚴(yán)重的缺陷，一是檔案資料存在交叉現(xiàn)象，如科研成果包括學(xué)生和教師的成果，會(huì)存在學(xué)生的成果教學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)、研究生秘書(shū)、學(xué)工辦都保存的現(xiàn)狀，造成很大程度的資源浪費(fèi);二是在綜合材料申報(bào)時(shí)，會(huì)涉及教學(xué)、科研、學(xué)科、學(xué)生等多方面的資料，需要各保管人員提供不同的材料，涉及人員多，容易出現(xiàn)工作雜亂，效率低，并容易出現(xiàn)材料遺漏等情況，如果再遇到相關(guān)人員出差等會(huì)影響工作進(jìn)度。

3 措施

3.1 收集規(guī)范紙質(zhì)檔案

相關(guān)人員根據(jù)自己負(fù)責(zé)的領(lǐng)域確定收集檔案資料的范圍，并進(jìn)行檔案資料的收集、整理、分類(lèi)和歸檔。如行政相關(guān)檔案資料由行政秘書(shū)、教學(xué)管理相關(guān)檔案資料由教學(xué)秘書(shū)、科研和學(xué)科相關(guān)檔案資料由科研秘書(shū)、研究生相關(guān)檔案資料由研究生秘書(shū)、學(xué)生教育相關(guān)檔案資料由學(xué)工辦、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等資料由實(shí)驗(yàn)中心、校友檔案由指定人員收集、整理和歸檔。然后由學(xué)院指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案室的管理工作。要采取多種方式相結(jié)合的靈活多樣的檔案收集辦法，盡量全面和細(xì)致的收集檔案資料，特別是重大、重要事項(xiàng)。這可以為后續(xù)電子檔案的創(chuàng)建奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 創(chuàng)建電子檔案及其管理體系

電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合[3]，是虛擬檔案的一種形式?？梢詥为?dú)收集，也可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，目的是實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和檔案化管理，具體需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）構(gòu)建一個(gè)獨(dú)立與可供廣大師生使用的檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的信息化管理;

（2）電子檔案應(yīng)該是直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是直接形成的歷史紀(jì)錄，具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性;

（3）電子信息要經(jīng)過(guò)一個(gè)歸檔過(guò)程處理后才能稱(chēng)之為電子檔案，然后封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個(gè)卷都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子封面;

（4）不僅管理檔案的電子信息，也要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理，以及電子檔案和紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。

3.3 健全檔案管理制度

好的檔案管理制度是加強(qiáng)檔案管理、規(guī)范檔案收集、整理、分類(lèi)、歸檔和使用，充分發(fā)揮檔案的作用重要保障。檔案管理制度一般包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案使用制度和檔案人員崗位責(zé)任制5個(gè)方面。各個(gè)制度都有其規(guī)定范圍，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，做到重要制度上墻，同時(shí)抓好落實(shí)工作，不要讓制度僅僅是在墻上。

3.4 靈活的檔案管理隊(duì)伍

抓好制度落實(shí)，不讓制度僅僅在墻上的關(guān)鍵在人，在檔案管理人員的責(zé)任感、能力、知識(shí)結(jié)構(gòu)和基本職業(yè)素養(yǎng)。因此，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)學(xué)院實(shí)際情況建立靈活的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)充分發(fā)揮檔案資料的作用至關(guān)重要。在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，信息膨脹，數(shù)據(jù)爆炸為特征的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等系列新事物的出現(xiàn)，需要各行各業(yè)來(lái)積極應(yīng)對(duì)。檔案管理也已經(jīng)進(jìn)入了時(shí)代背景下的信息化時(shí)代，檔案管理內(nèi)容和形式較之傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化。對(duì)于檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。雖然，學(xué)院檔案室相對(duì)較小，內(nèi)容不如學(xué)校檔案館豐富，但同樣需要良好的管理制度和優(yōu)秀的管理人員，檔案的連續(xù)和傳承同樣需要大數(shù)據(jù)、信息化來(lái)支撐和發(fā)展。學(xué)院可以根據(jù)自身人員特點(diǎn)，選擇具有較好信息化基礎(chǔ)的辦公室人員或教師組成學(xué)院檔案室管理隊(duì)伍，由分管檔案工作的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)牽頭，構(gòu)建學(xué)院檔案管理服務(wù)團(tuán)，負(fù)責(zé)檔案室的運(yùn)行管理。

總之，二級(jí)學(xué)院建設(shè)院級(jí)檔案室有助于促進(jìn)學(xué)院教學(xué)、科研、學(xué)生管理及社會(huì)服務(wù)的工作的開(kāi)展，尤其對(duì)于遠(yuǎn)離主校區(qū)，不便利用主校區(qū)檔案和資料資源的分校區(qū)的二級(jí)學(xué)院更為必要。學(xué)校和二級(jí)學(xué)院應(yīng)重視和加強(qiáng)院級(jí)檔案室的建設(shè)，完善學(xué)校檔案管理體系，更好的推動(dòng)人才培養(yǎng)。

參考文獻(xiàn)：

[1]淡珊.高校二級(jí)學(xué)院檔案室的定位與建設(shè)[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（24）：158-160.

[2]賴(lài)華紅.高校二級(jí)學(xué)院檔案管理工作亟待加強(qiáng)[J].秘書(shū)之友，2013，（03）：33-35.

[3]https：//baike.baidu.com/item/電子檔案/983297？fr=aladdin[DB/OL].

基金項(xiàng)目：山東省研究生導(dǎo)師指導(dǎo)能力提升項(xiàng)目（SDYY17097），山東省研究生教育聯(lián)合培養(yǎng)基地建設(shè)項(xiàng)目（2017051），青島農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)研究項(xiàng)目重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（XJG2017007）

作者簡(jiǎn)介：李玉全（1978-），男，山東昌樂(lè)人，博士，教授，主要從事教學(xué)研究和管理工作。