信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督

葉怡鑫 張美華

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的巨大發(fā)展，會計(jì)行業(yè)財(cái)務(wù)管理發(fā)生了很大變化。信息技術(shù)在會計(jì)工作中發(fā)揮了重要作用，同時也產(chǎn)生了一定風(fēng)險。本文根據(jù)中學(xué)會計(jì)管理工作特點(diǎn)及內(nèi)容，探討信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督的作用、原則和措施。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;中學(xué)會計(jì);內(nèi)部控制;監(jiān)督

中學(xué)內(nèi)部控制是指由校長負(fù)責(zé)，全體教職工共同參與，通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險進(jìn)行防范和管控。近年來，政府在中學(xué)教育中的資金投入持續(xù)加大，學(xué)校的資金流動變得日益頻繁。與此同時，發(fā)展迅速的信息化技術(shù)在會計(jì)工作中作用越來越大，內(nèi)部控制的應(yīng)用范圍也在不斷拓展，對財(cái)務(wù)管理能力提出了更高要求。為了保障教育資金的高效利用，在信息化時代，如何優(yōu)化中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督是我們必須解決的重要課題。因此，筆者根據(jù)中學(xué)會計(jì)管理工作特點(diǎn)及內(nèi)容，探討信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督策略。

一、信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督作用

中學(xué)內(nèi)部涉及諸多經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督非常重要。信息化環(huán)境下，中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督對會計(jì)信息質(zhì)量、學(xué)校內(nèi)控效果、教育資金利用率等方面有重要作用。

第一，優(yōu)化會計(jì)信息質(zhì)量。內(nèi)部控制和監(jiān)督在信息技術(shù)的助力下作為中學(xué)預(yù)警和維護(hù)系統(tǒng)，能夠?qū)W(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理控制風(fēng)險加以規(guī)避和防范，使會計(jì)信息更加真實(shí)、有效。

第二，提升學(xué)校內(nèi)控效果。信息化環(huán)境下，信息共享程度高，能有序推動學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行，形成聯(lián)動，從而大大增加工作效率，增強(qiáng)內(nèi)部控制和監(jiān)督能力。

第三，提高教育資金利用率。中學(xué)是全額撥款事業(yè)單位，資金主要來源于國家財(cái)政。如何用好教育經(jīng)費(fèi)，最大程度地發(fā)揮教育經(jīng)費(fèi)的作用，對學(xué)校發(fā)展至關(guān)重要。對此，通過信息化手段將收支信息加以整合，克服資金支出的隨意性，有效避免經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)。

二、信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督原則

中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作需要秉持五項(xiàng)原則，從而更好地為學(xué)校日常工作、發(fā)展服務(wù)。

（1）全面性原則。學(xué)校會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作涵蓋中學(xué)所有業(yè)務(wù)，對各業(yè)務(wù)流程形成制約。學(xué)校要發(fā)揮制度優(yōu)勢，對各類經(jīng)濟(jì)活動加以約束。

（2）制衡性原則。依據(jù)中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作要求，明確業(yè)務(wù)活動中各相關(guān)方的職責(zé)分工以及業(yè)務(wù)處理的相互銜接，嚴(yán)禁內(nèi)部人員越權(quán)參與相關(guān)業(yè)務(wù)活動。

（3）重要性原則。中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制及監(jiān)督工作應(yīng)當(dāng)關(guān)注學(xué)校重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，增強(qiáng)風(fēng)險識別意識，嚴(yán)格控制各程序操作、流程等，從而有效規(guī)避風(fēng)險。

（4）適應(yīng)性原則。中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制及監(jiān)督應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定和單位的實(shí)際情況，并隨著外部環(huán)境的變化、單位經(jīng)濟(jì)活動的調(diào)整和管理要求的提高，不斷修訂和完善。

（5）成本效益原則。中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制及監(jiān)督工作中，涉及的控制內(nèi)容、環(huán)節(jié)等非常多，信息化會提高中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作效能，但同時也會增加工作成本。在實(shí)際操作過程中，需依據(jù)實(shí)際工作要求具體決策，將會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作落實(shí)到位。

三、信息化環(huán)境下中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督措施

1.預(yù)算業(yè)務(wù)管理

（1）預(yù)算編制。學(xué)生成長中心、課程研發(fā)中心、辦公室、圖書館、后勤、工會、團(tuán)委等部門，以校園網(wǎng)為載體，進(jìn)行預(yù)算編制申報(bào)，形成常態(tài)化編制以代替集中突擊編制預(yù)算。除此之外，建立準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的收集、分類和分析功能，使預(yù)算內(nèi)容更細(xì)化、準(zhǔn)確，各類預(yù)算信息更加可靠。

（2）預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整。預(yù)算經(jīng)審核通過后，由指標(biāo)管理系統(tǒng)對其實(shí)施分級、分解、下達(dá)、調(diào)整和凍結(jié)等控制，使預(yù)算下達(dá)分解工作具備智能化特征，確保財(cái)政預(yù)算批復(fù)和單位預(yù)算執(zhí)行口徑統(tǒng)一。優(yōu)選智能化方式，控制預(yù)算執(zhí)行過程，對會計(jì)核算作業(yè)加以規(guī)范，根據(jù)預(yù)算開展情況對各部門、項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格控制，使預(yù)算管理、會計(jì)核算工作更加準(zhǔn)確。發(fā)揮預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)勢，跟蹤預(yù)算情況，并進(jìn)行階段性通報(bào)反饋，解決預(yù)算執(zhí)行中產(chǎn)生的各類問題，提出具體的改進(jìn)建議和方法，糾正違規(guī)行為，使預(yù)算執(zhí)行工作更加科學(xué)、有效。

（3）預(yù)算績效評價。目前，學(xué)校全過程的績效管理體系尚不完善，需結(jié)合中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制及監(jiān)督工作要求，依托關(guān)鍵績效指標(biāo)法，分析學(xué)校總體目標(biāo)、內(nèi)部綜合、業(yè)務(wù)職能工作的績效特征，把典型性關(guān)鍵績效指標(biāo)提煉出來，以此為前提，實(shí)現(xiàn)考核目標(biāo)。建立涵蓋標(biāo)準(zhǔn)庫、項(xiàng)目庫、專家?guī)?、資料檔案庫在內(nèi)的預(yù)算績效管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)對預(yù)算績效管理全方位、全過程的支撐和保障。通過收集、分析績效運(yùn)行數(shù)據(jù)信息，形成績效監(jiān)控報(bào)告，進(jìn)而完善預(yù)算績效管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對預(yù)算進(jìn)行科學(xué)評價，靈活配置各項(xiàng)教育資源，提高教育經(jīng)費(fèi)使用效率，實(shí)現(xiàn)最佳效益。

2.收支業(yè)務(wù)管理

（1）財(cái)政一體化系統(tǒng)。財(cái)政一體化系統(tǒng)是覆蓋財(cái)政部門、預(yù)算單位、核心財(cái)政業(yè)務(wù)和財(cái)政資金的一體化系統(tǒng)，已經(jīng)應(yīng)用到中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制及監(jiān)督工作中，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)操作規(guī)范化及系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的銜接和共享，提升了學(xué)校財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。學(xué)校不接觸資金，單位“零余額”賬戶也僅用作資金過渡，同時結(jié)合網(wǎng)銀進(jìn)行支付，在很大程度上規(guī)避了風(fēng)險，達(dá)到了良好的財(cái)政資金管理控制效果。學(xué)校需要繼續(xù)發(fā)揮財(cái)政一體化系統(tǒng)優(yōu)勢，按照用途、項(xiàng)目、類別等，對資金進(jìn)行分門別類管理，監(jiān)控每一筆資金及支付過程，保證資金安全，用款規(guī)范。另外，對額度指標(biāo)實(shí)施預(yù)算，明確經(jīng)費(fèi)開支范圍及審批流程，建立限額分層次授權(quán)審批;把控收支業(yè)務(wù)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，構(gòu)建全程預(yù)警管理體系。

（2）財(cái)政票據(jù)管理。通過信息化方式，規(guī)范非稅發(fā)票的申領(lǐng)、開具和核銷等環(huán)節(jié);建立財(cái)政、學(xué)校和銀行三方對賬平臺，實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時傳遞，大大減少未核銷資金的數(shù)量和規(guī)模;與物價部門實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，結(jié)合年檢信息，核對收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

（3）“無現(xiàn)金”結(jié)算。采用“無現(xiàn)金”結(jié)算方式可以減少財(cái)務(wù)人員直接接觸現(xiàn)金的概率，避免現(xiàn)金在流轉(zhuǎn)中存在的風(fēng)險，最大限度保證資金安全，同時縮短報(bào)銷人員的等候時間，提高財(cái)務(wù)工作效率。如校服費(fèi)、餐費(fèi)等學(xué)生繳費(fèi)項(xiàng)目采用網(wǎng)上繳費(fèi)、委托銀行代收等繳費(fèi)方式實(shí)現(xiàn)票款分離;教職工差旅報(bào)銷等報(bào)銷業(yè)務(wù)，依托校園網(wǎng)，推行"報(bào)賬通"模塊，引導(dǎo)教職工登入校園網(wǎng)，在"報(bào)賬通"模塊中規(guī)范填寫報(bào)銷單據(jù)，將報(bào)銷信息進(jìn)行流轉(zhuǎn)，同時參考報(bào)銷指南，分類粘貼原始憑證送財(cái)務(wù)審核;付款后自動獲取銀行回單上的信息，與校園網(wǎng)"報(bào)賬通"中的報(bào)銷信息進(jìn)行比對。

3.采購業(yè)務(wù)管理

以校園網(wǎng)為載體，把采購業(yè)務(wù)信息化控制系統(tǒng)建立起來，編制采購需求，管理采購方式，審核確認(rèn)采購合同等，真正把采購事務(wù)和資金監(jiān)管工作結(jié)合起來。該過程中，既要明確各類崗位職責(zé)權(quán)限，還要把不相容職務(wù)相互分離要求嵌入到系統(tǒng)中，保證采購需求提出與審批決策、草擬復(fù)核招標(biāo)文書、簽訂驗(yàn)收采購合同等各類職務(wù)分離。同時，根據(jù)重要性原則，將適用政府采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)的政府采購項(xiàng)目標(biāo)注出來，與財(cái)政一體化系統(tǒng)中的政府采購模塊對接，重點(diǎn)監(jiān)管政府采購業(yè)務(wù)，對采購預(yù)算執(zhí)行過程管理加以規(guī)范。

4.國有資產(chǎn)管理

（1）行政物資管理。學(xué)校需建立行政物資管理系統(tǒng)，并將其納入校園網(wǎng)系統(tǒng)，從而代替現(xiàn)有的人工出入庫作業(yè)。采用這種管理方法，能夠高效轉(zhuǎn)移物質(zhì)資產(chǎn)，還能夠控制庫存，明確物資來源和去向。依托該系統(tǒng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)采集終端作用，對訂貨、收貨數(shù)據(jù)進(jìn)行靈活采集，使文具、水電耗材、勞保用品等倉庫營運(yùn)成本降到最低，確保工作效率得到明顯提升。

（2）固定資產(chǎn)管理。目前所使用的“中小學(xué)教育資產(chǎn)監(jiān)管網(wǎng)”僅將固定資產(chǎn)管理與賬務(wù)信息關(guān)聯(lián)起來，并且只提供年折舊額數(shù)據(jù)。而根據(jù)新政府會計(jì)制度要求，學(xué)校需要選擇合理的折舊方法，對固定資產(chǎn)按月計(jì)提折舊。因此，需要依據(jù)新制度更新改造中小學(xué)教育資產(chǎn)監(jiān)管網(wǎng)，做到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊之間的數(shù)據(jù)信息同步與實(shí)時共享，對固定資產(chǎn)實(shí)施全生命周期管理，囊括登記、變動、維護(hù)、折舊、盤點(diǎn)等相關(guān)控制點(diǎn)，使相關(guān)信息更加詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便學(xué)校資產(chǎn)管理員能在第一時間發(fā)現(xiàn)閑置、浪費(fèi)情況，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)配置優(yōu)化。

5.建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理

建立建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)管系統(tǒng)，尤其與預(yù)算業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，科學(xué)設(shè)置建設(shè)項(xiàng)目超預(yù)算預(yù)警機(jī)制;基于審批信息，嚴(yán)格按照規(guī)定支付款項(xiàng)，禁止資金截留、挪用、擠占、套取等現(xiàn)象發(fā)生。

信息化環(huán)境下，中學(xué)會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督工作取得了一定成效，但仍需不斷優(yōu)化。學(xué)校作為獨(dú)立核算主體，需重視該項(xiàng)工作的作用，明確其原則，根據(jù)實(shí)際財(cái)務(wù)管理工作情況及要求，運(yùn)用具體的會計(jì)內(nèi)部控制和監(jiān)督方法，為學(xué)校穩(wěn)健發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）