行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究

郝璐璐

摘 要：有效的內(nèi)部控制對(duì)行政事業(yè)單位提高工作效率是至關(guān)重要的。本文以ZX單位為例，分析了單位內(nèi)部控制存在的不足之處，并提出了相關(guān)的解決方案，以提升該單位內(nèi)部控制的有效性。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;問題

加強(qiáng)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，無論是對(duì)財(cái)政資金的合理有效使用，還是對(duì)行政事業(yè)單位工作人員按照規(guī)章制度辦事，都是至關(guān)重要的。筆者通過對(duì)ZX單位內(nèi)部控制進(jìn)行案例分析，研究其在內(nèi)部控制中存在的不足，并提出改進(jìn)建議。

一、ZX行政事業(yè)單位概況

ZX行政事業(yè)單位是某省Z廳下屬二級(jí)單位，為財(cái)政全額撥款單位。主要工作為負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)檔案管理、辦公樓的日常維修、廳機(jī)關(guān)文件的印刷以及公務(wù)用車的管理等。ZX單位下設(shè)綜合部、物業(yè)部、資產(chǎn)管理部等三個(gè)部門。單位2018年年末在職職工40人，其中在編人員30人，外聘人員10人。

二、ZX單位內(nèi)部控制建設(shè)中存在的問題

1.部門設(shè)置及人員管理存在缺陷

（1）財(cái)務(wù)部設(shè)置在綜合部下，歸綜合部直接管理。這樣的機(jī)構(gòu)設(shè)置會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)人員開展日常工作產(chǎn)生不利影響，比如，財(cái)務(wù)人員在日常進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)缺乏足夠的獨(dú)立性，可能會(huì)受到綜合部管理人員的干擾，不利于保障財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

（2）ZX單位的人員經(jīng)常同時(shí)從事不同部門的工作。比如，從事固定資產(chǎn)管理的人員同時(shí)又從事財(cái)務(wù)工作，這導(dǎo)致工作人員受到不同部門的管理，導(dǎo)致人員管理缺乏規(guī)范性，往往存在權(quán)責(zé)不清或職能交叉的情況，不利于單位日常工作的開展。

（3）ZX單位對(duì)于工作人員的考評(píng)內(nèi)容主要是出勤狀況，其考核出勤狀況的方式如下：單位設(shè)有考勤機(jī)，每天上班前和下班后工作人員按時(shí)進(jìn)行考勤錄入。采用這種方式進(jìn)行考勤存在以下缺點(diǎn)：第一，工作人員在錄完考勤后便離開單位，不利于單位日常工作的按時(shí)完成。第二，僅僅以出勤作為考核指標(biāo)，顯得過于單一，既無法保證公平，也無法調(diào)動(dòng)員工的積極性。

2.缺乏科學(xué)的財(cái)務(wù)預(yù)算制度

（1）ZX單位沒有建立科學(xué)的預(yù)算編制制度。財(cái)務(wù)人員在編制下一年度預(yù)算時(shí)，往往以單位上一年度的財(cái)政資金預(yù)算為基礎(chǔ)進(jìn)行編制，并沒有考慮單位本年的實(shí)際情況。在實(shí)際工作中，往往導(dǎo)致年度財(cái)政資金支出與財(cái)政資金預(yù)算金額的差異較大。

（2）在“業(yè)財(cái)融合”的大環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員在編制項(xiàng)目預(yù)算時(shí)需要與單位的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，在申請(qǐng)項(xiàng)目資金時(shí)，需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行具體描述，并設(shè)置具體的績效目標(biāo)。這些項(xiàng)目往往要求財(cái)務(wù)人員具備較強(qiáng)的溝通能力，但是由于單位沒有完善的預(yù)算管理流程，業(yè)務(wù)人員時(shí)常不配合財(cái)務(wù)人員的工作，導(dǎo)致在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)項(xiàng)目申報(bào)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

（3）單位管理者對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算編制的重視程度也不夠。編制預(yù)算時(shí)需要各部門下一年單位的支出情況，除了日常人員支出和公用經(jīng)費(fèi)支出之外，還有大型設(shè)備的購買和大額的維修改造支出。單位管理者對(duì)此往往不夠重視，對(duì)單位下一年的支出沒有很好的預(yù)測，導(dǎo)致預(yù)算編制不準(zhǔn)確。在下一年實(shí)際執(zhí)行過程中，占用其他項(xiàng)目資金，從而導(dǎo)致決算編制的不準(zhǔn)確。

3.政府采購制度實(shí)施較差

《政府采購法》于2003年1月1日開始實(shí)施，頒布《政府采購法》的目的是為了規(guī)范政府采購行為，提高財(cái)政資金使用的透明度，維護(hù)國家和社會(huì)公眾利益。但是，部分行政事業(yè)單位對(duì)政府采購制度的執(zhí)行還存在一些問題，管理成效有待提升，主要原因有以下幾點(diǎn)。

（1）由于政府采購細(xì)則、采購目錄等內(nèi)容變化頻繁，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對(duì)政策把握不準(zhǔn)確。雖然在政府采購制度調(diào)整后，財(cái)政部門組織了相應(yīng)的培訓(xùn)，但短期培訓(xùn)的效果并不是很理想，這導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在實(shí)際工作中存在一些疏漏和短板。

（2）業(yè)務(wù)人員對(duì)政府采購政策了解不全面。ZX單位的日常采購以及工程招標(biāo)是由綜合部、資產(chǎn)部和物業(yè)部等部門進(jìn)行的。但部分業(yè)務(wù)人員對(duì)政府采購政策了解不夠，流程不清晰，細(xì)則不明確，有時(shí)候還會(huì)選擇不在政府采購目錄的供應(yīng)商，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員無法辦理政府采購手續(xù)。

（3）日常采購的流程不符合要求。政府采購文件要求各單位先在政府采購管理系統(tǒng)辦理政府采購手續(xù)，經(jīng)上級(jí)單位批準(zhǔn)之后再進(jìn)行政府采購。但在實(shí)際工作中，往往存在這樣的現(xiàn)象，采購人員先將采購?fù)瓿?，然后告知?cái)務(wù)人員去補(bǔ)辦政府采購手續(xù)。這也導(dǎo)致采購人員采購的貨物，在價(jià)格、供應(yīng)商等方面不符合制度要求，使得單位財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷以及財(cái)政直接支付方面存在困難。

（4）政府采購預(yù)算編制不準(zhǔn)確。ZX單位在進(jìn)行下一年度的財(cái)政資金預(yù)算編制的同時(shí)，需要對(duì)下一年度的政府采購預(yù)算進(jìn)行編制。但是由于管理者以及業(yè)務(wù)人員的不重視，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行政府采購預(yù)算編制時(shí)，無法準(zhǔn)確地掌握單位下一年度政府采購的情況，無法編制準(zhǔn)確的政府采購預(yù)算。

4.文件審批流程及管理存在缺陷

（1）ZX單位的文件審批的一般流程是擬稿人將文件交給管理者審閱，管理者審閱之后去綜合部進(jìn)行發(fā)文及蓋章，最后交給綜合部檔案管理人員存檔一份。這個(gè)流程存在以下幾點(diǎn)不足：第一，單位管理者通常工作繁忙，這時(shí)如果有緊急的文件需要上報(bào)，管理者沒有辦法對(duì)文件進(jìn)行審閱，這會(huì)影響文件上傳下達(dá)的時(shí)效性。第二，發(fā)文人員對(duì)文件的存檔并不及時(shí)，檔案管理人員也沒有及時(shí)催促存檔。往往在年中或者年底的時(shí)候，集中整理需要存檔的文件，這就有可能導(dǎo)致文件的丟失。

（2）ZX的文件管理人員在輪崗過程中，由于前期的文件整理工作存在疏漏，或文件管理工作交接不清，會(huì)導(dǎo)致文件的丟失以及后續(xù)查找文件的困難。

5.單位管理者對(duì)內(nèi)部控制的重視不夠

（1）ZX單位的內(nèi)部控制制度形成于2014年，之后并沒有進(jìn)行完善和修改。近些年，隨著國家對(duì)行政事業(yè)單位的管理逐漸加強(qiáng)，對(duì)行政事業(yè)單位的工作開展提出了新的更高要求，比如，規(guī)范了公務(wù)用車、機(jī)關(guān)辦公用房、政府采購等事項(xiàng)，這要求行政事業(yè)單位根據(jù)相關(guān)要求，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化，對(duì)單位內(nèi)部控制制度進(jìn)行完善。ZX單位的內(nèi)控制度調(diào)整存在滯后性，公務(wù)用車、辦公用房以及政府采購等內(nèi)容沒有及時(shí)納入內(nèi)控制度，內(nèi)控管理流程和細(xì)則也沒有進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，這導(dǎo)致相關(guān)人員在進(jìn)行日常工作時(shí)缺乏指引和規(guī)范。

（2）對(duì)內(nèi)部控制執(zhí)行缺乏考核。由于單位管理者對(duì)內(nèi)部控制的不重視，ZX單位的內(nèi)部控制制度形成之后，只是下發(fā)文件給各部門，并沒有對(duì)其執(zhí)行情況進(jìn)行考核。這導(dǎo)致單位無法判斷各部門執(zhí)行內(nèi)控制度的效果如何，也無法及時(shí)進(jìn)行完善。

三、改進(jìn)措施

1.增強(qiáng)管理者的內(nèi)部控制意識(shí)

管理者的內(nèi)部控制意識(shí)對(duì)于單位內(nèi)部控制的制定與執(zhí)行有著重大影響，因此，應(yīng)該著重增強(qiáng)管理者的內(nèi)部控制意識(shí)。單位管理者需要及時(shí)學(xué)習(xí)新政策，學(xué)習(xí)借鑒行業(yè)內(nèi)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和方法，更新管理思維。同時(shí)，及時(shí)對(duì)單位內(nèi)部控制制度進(jìn)行完善與更新，使內(nèi)部控制制度與單位實(shí)際狀況相符;明確權(quán)責(zé)關(guān)系，將內(nèi)部控制的責(zé)任落實(shí)到每個(gè)部門和相關(guān)人員;及時(shí)收集內(nèi)部控制建設(shè)中出現(xiàn)的問題，采取相應(yīng)措施對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行完善。

2.加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育培訓(xùn)

工作人員如果對(duì)相關(guān)政策法規(guī)沒有深入的了解，不僅會(huì)對(duì)日常工作帶來不利影響，也會(huì)影響單位內(nèi)部控制建設(shè)。比如政府采購政策，如果工作人員對(duì)其了解和掌握不夠，就會(huì)導(dǎo)致采購流程不合規(guī)，影響單位日常業(yè)務(wù)工作的開展，因此，工作人員要及時(shí)學(xué)習(xí)新政策。單位可以請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn);工作人員也可以參加財(cái)政稅務(wù)部門舉辦的各類培訓(xùn)，在日常工作中多瀏覽政策發(fā)布部門的網(wǎng)站。除此之外，也可以組織工作人員與其他單位積極交流，學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)外先進(jìn)的內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)。

3.搭建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)文件的上傳、查看、審批，確保信息溝通的時(shí)效性。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以打破空間限制，即使管理者在外出差，也可以通過手機(jī)、電腦查看和審批單位文件。這極大提高了文件審批的效率，可以避免延誤緊急文件的上報(bào)。同時(shí)，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，方便了文件電子版的儲(chǔ)存與查找，有利于加強(qiáng)文件管理方面的內(nèi)部控制。鑒于ZX單位規(guī)模較小，單獨(dú)購買辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的成本較高，可以考慮與Z廳及其下屬二級(jí)單位一起購買辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，同時(shí)也可以方便Z廳及其二級(jí)單位之間的信息交流。

4.與第三方機(jī)構(gòu)合作

財(cái)政部在2012年發(fā)布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)），2014年在全國范圍內(nèi)正式實(shí)施《規(guī)范》。但是，還是有部分行政事業(yè)單位對(duì)于內(nèi)部控制細(xì)則并不了解，在單位進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)時(shí)，不知如何下手。在這種情況下，可以與外部管理咨詢機(jī)構(gòu)合作，幫助制定符合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制制度。

除此之外，對(duì)于內(nèi)部控制執(zhí)行情況的考核也是一個(gè)難題。對(duì)內(nèi)控執(zhí)行情況進(jìn)行考核，對(duì)于確保內(nèi)控工作成效至關(guān)重要。沒有考核環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度是不完整的，是缺乏約束力的。只有及時(shí)對(duì)內(nèi)控執(zhí)行情況進(jìn)行考核，才能發(fā)現(xiàn)內(nèi)控建設(shè)中存在的不足，并進(jìn)行完善。如果單位人員不足，或者缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可以聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)單位的內(nèi)部控制進(jìn)行考核，從而完善內(nèi)部控制制度，強(qiáng)化內(nèi)部控制的執(zhí)行。

四、結(jié)語

有效的內(nèi)部控制建設(shè)不僅有利于提高行政事業(yè)單位工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，更有利于加強(qiáng)內(nèi)部管理，為社會(huì)公眾提供更為優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。因此，ZX單位應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)研究相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定具有針對(duì)性和可操作性的內(nèi)部控制制度，明確權(quán)責(zé)，穩(wěn)步推進(jìn)，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的積極作用。

參考文獻(xiàn)

1.常文燕.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)研究――以某縣物價(jià)局為例.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2019（02）.

2.朱耿，奚園.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制研究――以XY行政事業(yè)單位為例.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018（33）.

（責(zé)任編輯：王文龍）