應收賬款全過程管理

李志峰

摘要：本文從業(yè)財融合、內(nèi)部控制的角度對應收賬款管理進行了全過程的梳理，達到提升應收賬款的管理水平，實現(xiàn)財務對于業(yè)務的全流程監(jiān)督，提升經(jīng)濟運行質(zhì)量的目的。

關鍵詞：應收賬款;內(nèi)部控制

談到應收賬款管理，作為營銷業(yè)務人員，可能會說，營銷人員只負責訂貨簽合同，應收賬款管理是會計該管的事，與我們無關，其實這樣理解是片面的;作為會計，可能會說，應收賬款不就是銷售了增加應收賬款，回款了沖銷應收賬款嗎？有什么好管理的呢？如果會計這么想，這也僅僅是起到記賬會計的作用。實際工作中，應收賬款管理不僅僅是關系到一個部門，也不僅僅涉及一個業(yè)務節(jié)點，它是涉及多個部門多項業(yè)務的全過程的管理，本文將著重從內(nèi)部控制的事前、事中和事后三個方面來講述應收賬款的全過程管理是如何進行的。

一、事前管理

（一）風險控制前移，簽訂銷售合同前對客戶進行充分的信用調(diào)查工作，建立客戶信用檔案

在正式簽訂銷售合同前，應了解顧客的經(jīng)營狀況，可通過以下途徑和渠道查詢顧客的基本營業(yè)信息、信用信息，作為公司的顧客信用檔案數(shù)據(jù)庫。（1）全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng);（2）法院公告網(wǎng)、中國裁判文書網(wǎng)、全國法院被執(zhí)行人信息查詢系統(tǒng)、人民法院訴訟資產(chǎn)網(wǎng)、北大法律信息網(wǎng);（3）市場主體信用信息公示系統(tǒng)、11315全國企業(yè)征信系統(tǒng);（4）巨潮資訊網(wǎng);（5）全國組織機構代碼管理中心;（6）有數(shù)金服。并針對客戶的不同級別提出不同的付款條款、違約條款及質(zhì)保金要求，每年進行更新。對需要墊資的重大項目要分析其宏觀經(jīng)濟政策，出具可行性研究報告，作出是否墊資的決策。

（二）制訂并不斷完善控制不良應收賬款發(fā)生的制度保障體系

制定營銷項目評審管理制度，規(guī)范公司營銷項目在供貨合同承簽之前的評審管理，規(guī)避供貨合同風險，滿足招標文件要求，提高投標質(zhì)量和中標率。制度要規(guī)定營銷項目的評審員、評審內(nèi)容、評審方式、產(chǎn)品報價的確定和審批、評審記錄的上報和考評、供貨合同的合法性審批等方面的管理要求。

建立營銷活動法定代表人授權書管理制度，規(guī)定營銷活動法定代表人授權書的分類、管理人員及格式、材料提供、辦理程序、備案、使用期限等方面的管理要求，規(guī)范營銷活動法定代表人授權書的管理，保證授權書的合法合規(guī)使用。

通過供貨合同管理制度規(guī)定供貨合同的合同號、簽訂及上報程序、執(zhí)行過程中的風險、供貨合同的變更、供貨合同的印章及保密等方面的要求，規(guī)范對供貨合同檔案的要求，包括合同履行記事、合同變更修改通知單、顧客往來傳真函電、發(fā)票交接回執(zhí)單、產(chǎn)品竣工報告或產(chǎn)品交接單等內(nèi)容。

通過供貨合同風險管控管理制度對生產(chǎn)組織與過程風險管控、產(chǎn)品交付及銷售管控進行規(guī)范，對有不良趨勢的情況應及時采取措施挽回損失，提前識別風險并在執(zhí)行過程中防范供貨合同風險的產(chǎn)生和擴大，著力降低公司經(jīng)濟損失。

通過貨款回收管理制度確定各部門職責，對回款計劃、執(zhí)行、交接、抹賬等流程進行規(guī)范，并建立款項回收分析制度，加強對營銷人員工作過程的監(jiān)督，確保貨款回收應收盡收。

二、事中管理

（一）在制訂相關制度的基礎上，嚴格按制度執(zhí)行，防止不良應收賬款的產(chǎn)生

在進行前期客戶信用調(diào)查和合法性評審，并簽訂供貨合同后，要加強生產(chǎn)組織與過程風險管控，在合同生效條件不具備、顧客未書面通知項目啟動、訂單未正式生效前，嚴禁盲目投料，對于未獲國家各級發(fā)改委、環(huán)保部門審批通過的項目，應采取更慎重、更嚴格的投料控制。合同預付款不足額到位不得實質(zhì)性投料，進度款未按節(jié)點足額支付產(chǎn)品不得產(chǎn)成，提貨款不足額到位不得發(fā)貨;應建立營銷、生產(chǎn)、財務聯(lián)席會議制度，每月對當期的投料計劃進行審批會簽。營銷主管領導應結(jié)合顧客信用等級、顧客項目進展情況，及時對存在停滯、暫停風險的敏感合同的投料計劃提出調(diào)整意見。對新接到的合同變化信息（待撤銷、暫停、不確定），營銷部門應及時通知生產(chǎn)、采購、財務、設計等相關部門。如產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題，應根據(jù)合同約定及時落實質(zhì)量問題情況，如質(zhì)量問題是由于供應商所供產(chǎn)品導致，營銷部門必須將情況通報給采購、生產(chǎn)、財務等部門，須在同意顧客進行扣款前，取得供應商對質(zhì)量問題、質(zhì)量扣款金額的書面確認，以進行應收賬款風險轉(zhuǎn)移。

（二）發(fā)揮會計監(jiān)督作用，及時掌握應收賬款的變化情況

1.加強財務基礎管理工作，提供準確的基礎數(shù)據(jù)

一是負責對客戶開具發(fā)票情況的審核，在收到紙質(zhì)客戶簽收回執(zhí)單及安裝調(diào)試驗收報告的情況下，核實客戶簽收回執(zhí)單真實性、完整性，防止未發(fā)貨提前銷售和已發(fā)貨滯后銷售。二是銷售發(fā)票讓客戶簽收后，應及時與客戶財務部門核實該發(fā)票的掛賬情況，防止客戶人員變動出現(xiàn)發(fā)票丟失現(xiàn)象。三是按客戶的每個銷售合同正確記錄應收賬款，日常配合銷售部門核對每個客戶的往來情況，避免賬務混亂問題發(fā)生。四是負責空白收據(jù)的申請、開具、領用、傳遞、退回、作廢、歸檔、串用、丟失等業(yè)務辦理的管理。收款收據(jù)是表示客戶交款的有效憑據(jù)，應加蓋財務專用章。同時營銷部要負責對已開具收據(jù)的回款情況進行跟蹤，并對已開具收據(jù)但未回款的收款收據(jù)組織清查。經(jīng)營單位依照制度要求管理和使用收款收據(jù)，負責建立收款收據(jù)管理細則和管理臺賬。

2.建立壞賬準備金制度，提高企業(yè)承擔壞賬風險的能力

企業(yè)計提壞賬準備采用個別認定法和賬齡分析法相結(jié)合的政策。實際工作中核銷壞賬時要注意以下幾點：一是準確地判斷是否為壞賬，應由營銷、法律及財務部門共同確定;二是對確認不能回收的應收賬款要確認壞賬損失，要有合理的依據(jù)及本單位的董事會決議、會計事務所出具的專項報告，才能稅前列支。

（三）營銷業(yè)務人員對每個客戶按照銷售合同建立臺賬，做好銷售合同的管理

項目執(zhí)行過程中，營銷業(yè)務人員要積極跟蹤貨款回收情況，手工制作應收賬款分類明細匯總表，明細要包括客戶名稱、產(chǎn)品名稱、銷售合同號、發(fā)票開具時間、累計回款額、最后一筆回款時間、質(zhì)保金比例、質(zhì)保金金額、項目負責人、銷售區(qū)域、客戶所屬行業(yè)等信息。尤其關注到期應回未回款金額、應回未回款的原因。每月召開回款專題會議，對上月客戶回款計劃執(zhí)行情況及本月回款計劃進行討論，對應收賬款金額較大、賬齡較長的客戶進行重點跟蹤和管理。

三、事后管理

（一）為加強應收賬款管理，企業(yè)應建立應收賬款催收責任制

將銷售業(yè)績與賬款回收結(jié)合起來，強化風險意識和主體意識，并作為經(jīng)濟責任制的主要指標和業(yè)績及離任審計的考核指標。將回款情況與個人收入掛鉤，量化獎懲措施，調(diào)動營銷人員的積極性，將年初的個人回款計劃與年末的獎懲結(jié)合，成立風險防范小組，對風險合同及長賬齡應收賬款進行定期分析，下發(fā)通報，按“四定”原則，定人、定事、定時間、定措施，強力回款。對風險項目，要爭取全面銷號，對暫停的項目要簽訂書面協(xié)議，對項目的損失情況進行結(jié)算，對項目處理要有定論，該解除合同果斷決策解除。

（二）制訂合理的催款措施

企業(yè)在制定催款政策時，應注意講究方式方法，應根據(jù)應收賬款掛賬時間長短、欠繳金額大小、不同客戶情況、不同產(chǎn)品類別等方面，采取不同的催款策略，達到既把賬款收回、又不失去客戶的目的。具體可通過抹賬、債務重組、債轉(zhuǎn)股、聘請專業(yè)收賬人員催款等多種方式進行回款。由于應收賬款訴訟期兩年，超過時效期，將無法收回，因此在18個月時就要采取法律措施，要有超賬期預警機制。同時要掌握好寬嚴界限，擬定最佳收賬計劃，使收賬成本最低、效益最大化。

（三）定期對債務方進行函證

應收賬款形成以后，應定期對債務方進行函證，要取得具有法律效力的書面文件，避免口頭承諾，請對方在對賬單上簽字，并加蓋單位公章予以確認，這也是最終通過法律手段尋求債權保護的起碼要求。否則長期不對賬，有很多是對不上的，如發(fā)票未入賬、記錯賬、單位名稱變更等原因?qū)е聦Σ簧腺~。并及時將對賬資料歸集存檔，會計應定期有計劃的與銷售人員一起出差去客戶處對賬，針對對賬結(jié)果及時調(diào)賬處理。

四、總結(jié)

綜上所述，應收賬款是一項十分重要的資產(chǎn)，是企業(yè)僅次于資金的重要資產(chǎn)，關系著企業(yè)的生死存亡，通過對健全有效的應收賬款內(nèi)部控制，可有效加快資金周轉(zhuǎn)速度，減少呆壞賬，降低管理成本，提高企業(yè)利潤，也將營銷、財務、生產(chǎn)等業(yè)務部門及工作結(jié)合起來，能夠充分發(fā)揮整體的作用，以順利達到企業(yè)的經(jīng)營目標。

參考文獻：

[1]楊珊華.加強應收賬款管理的若干實際問題[J].財務與會計，2018，15.

[2]王楊.內(nèi)部審計視角下的企業(yè)應收賬款管理與風險防范[J].中國內(nèi)部審計，2016，8，15.