高校檔案信息化管理中的問(wèn)題及對(duì)策

張紅梅

摘 ? ?要： 針對(duì)目前高校檔案信息化管理中存在的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、復(fù)合型人才匱乏、保密意識(shí)不足、規(guī)范化程度低等問(wèn)題，本文提出對(duì)策，以期加快高校檔案信息化管理升級(jí)，能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞： 信息技術(shù) ? ?高校檔案 ? ?信息化管理

1.引言

檔案管理主要包括檔案信息管理和檔案實(shí)體管理兩方面內(nèi)容，具體指檔案的編輯、收集、保管、整理及研究等過(guò)程。高校檔案包括見(jiàn)證高校發(fā)展歷史的具有保存價(jià)值的圖像、影像和文字等一系列材料。這些歷史材料不僅具有較高的考古價(jià)值，是當(dāng)代人留給子孫后代的文化遺產(chǎn)，更是高校未來(lái)開(kāi)展人事管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)的重要參考。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，其在高校檔案管理工作中表現(xiàn)出了很大的應(yīng)用潛力。盡管如此，我國(guó)高校檔案信息化管理仍存在一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)為基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、復(fù)合型人才匱乏、保密意識(shí)不足、規(guī)范化程度低等。因此，加快高校檔案信息化管理升級(jí)刻不容緩。

2.高校檔案信息化管理存在的問(wèn)題

2.1高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

對(duì)國(guó)內(nèi)不同地區(qū)的各大高校的檔案科進(jìn)行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，基礎(chǔ)硬件設(shè)施包括掃描儀、打印機(jī)及計(jì)算機(jī)等的年代相對(duì)久遠(yuǎn)，更新?lián)Q代速度很慢。在信息化技術(shù)高速發(fā)展、電子設(shè)備日新月異的今天，高校檔案科的基礎(chǔ)硬件設(shè)施已經(jīng)不能滿足高校檔案信息化管理的要求。具體表現(xiàn)為功能單一、運(yùn)行速度慢、存儲(chǔ)容量小，只能執(zhí)行簡(jiǎn)單的日常業(yè)務(wù)。因此，在加快高校檔案信息化管理升級(jí)的道路上，還有很長(zhǎng)一段路要走。同時(shí)，在檔案信息化管理實(shí)踐過(guò)程中，另一個(gè)阻礙來(lái)源于操作軟件的單一和落后，且不支持跨庫(kù)檢索，使管理人員開(kāi)展檔案信息化管理工作的難度進(jìn)一步加大。除此之外，在用戶端，用戶僅能獲得單一的檔案信息資源服務(wù)，使用戶體驗(yàn)大大降低。總之，基礎(chǔ)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的落后使高校檔案信息化管理工作量加大，工作時(shí)間加長(zhǎng)，且工作成果并不令人滿意。為了改變“事倍功半”的局面，革新基礎(chǔ)設(shè)施顯得刻不容緩。

2.2缺乏檔案信息化管理的復(fù)合型人才

在加快高校檔案信息化管理升級(jí)的過(guò)程中，需要相關(guān)人員不僅熟練掌握檔案管理的基本服務(wù)流程，更要對(duì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化等高新技術(shù)有一定的理解和認(rèn)識(shí)。然而，如今一些高校檔案科的管理人員普遍年齡偏大、以往的紙質(zhì)檔案管理思想根深蒂固、信息化技術(shù)業(yè)務(wù)能力不熟等。隨著近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案的信息化管理必將成為未來(lái)檔案管理的主流趨勢(shì)。高校檔案管理人員需要掌握檔案信息的收發(fā)、保存、加密、檢索等基礎(chǔ)技能。

2.3高校檔案管理部門(mén)的保密意識(shí)不足

安全性是衡量檔案管理水平最重要的一個(gè)技術(shù)指標(biāo)。一般來(lái)說(shuō)，檔案信息屬于用戶的個(gè)人隱私，并不對(duì)任何人公開(kāi)，開(kāi)展檔案管理工作的首要內(nèi)容是保證檔案信息的安全性。然而某些高校檔案科的管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到用戶個(gè)人信息的重要性，采取的防護(hù)手段相對(duì)簡(jiǎn)單，僅靠某些軟件存儲(chǔ)和備份數(shù)據(jù)。一旦軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將不能完整找回，導(dǎo)致難以挽回的事故，給高校和用戶帶來(lái)?yè)p失。須知，檔案是用戶極重要的材料，保證檔案信息的真實(shí)性和安全性是檔案管理部門(mén)的本職工作，必須嚴(yán)肅對(duì)待。

2.4標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系不夠健全

從本質(zhì)上看，高校檔案的信息化管理是一種系統(tǒng)、科學(xué)的管理模式。為了保證正常開(kāi)展管理工作，采用標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理手段顯得十分必要，只有這樣才能做到整齊劃一。然而，國(guó)內(nèi)各大高校的行政主管部門(mén)由于制定檔案管理方法時(shí)遵循的標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)存在差異，使高校檔案信息化管理出現(xiàn)很多隨機(jī)性和不統(tǒng)一性。同時(shí)，高校檔案信息化管理只考慮本校實(shí)際情況，沒(méi)有考慮社會(huì)和用戶的需求，相應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)范化制度不夠完善。毫不夸張地說(shuō)，高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是未來(lái)順利開(kāi)展高校檔案信息化管理的前提，對(duì)加快高校檔案信息化管理升級(jí)意義重大。

3.高校檔案信息化管理的對(duì)策

在如今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，人民生活水平日益提高，社會(huì)發(fā)展邁入新臺(tái)階的大趨勢(shì)下，我國(guó)各行各業(yè)的信息化建設(shè)和發(fā)展都面臨新問(wèn)題，也涌現(xiàn)出諸多機(jī)遇。高校檔案部門(mén)作為高校發(fā)展和進(jìn)步的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，主動(dòng)推進(jìn)檔案信息化管理升級(jí)，并做好充足的準(zhǔn)備以應(yīng)對(duì)各方面挑戰(zhàn)，努力抓住每一次機(jī)遇，時(shí)刻保持危機(jī)感，在保證正常推進(jìn)檔案管理工作的同時(shí)不斷蛻變，以最好的姿態(tài)迎接未來(lái)每一次挑戰(zhàn)，以滿足用戶日益增大的檔案管理需求。針對(duì)現(xiàn)如今高校檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的上述一系列問(wèn)題，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施顯得尤為重要。

3.1增加高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度

為了改善高校檔案資源利用率和管理效率低的現(xiàn)狀，迫切需要加大高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。具體從硬件投入和軟件開(kāi)發(fā)兩方面入手。硬件投入方面，應(yīng)當(dāng)通過(guò)各種方式籌集資金，以配置新一代的攝像機(jī)、錄像機(jī)、圖文掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，為高校檔案信息化管理提供硬件準(zhǔn)備。軟件開(kāi)發(fā)方面，在條件允許的情況下，盡可能地在充分考慮檔案管理?xiàng)l件和學(xué)校發(fā)展實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)開(kāi)發(fā)適用于高校檔案信息化管理的專門(mén)軟件，營(yíng)造良好的高校檔案信息化管理軟件環(huán)境。該軟件應(yīng)當(dāng)具備操作簡(jiǎn)單和功能齊全兩大基本優(yōu)勢(shì)，只有這樣才能保證高校檔案信息化管理有序順暢地進(jìn)行。

3.2切實(shí)加強(qiáng)高校檔案信息化管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

檔案管理的對(duì)象通常是圖像、影像及文字等一系列材料。為了便于集中管理，需要對(duì)孤立、量大、分散的檔案進(jìn)行分類整理。在進(jìn)行大量檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和信息化技術(shù)水平與檔案信息化管理效率和水平息息相關(guān)。近年來(lái)，信息化技術(shù)的高速發(fā)展對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。在高校檔案信息化管理中，管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的基本服務(wù)流程，更要對(duì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化等高新技術(shù)有一定的理解和認(rèn)識(shí)。高校發(fā)展的主要目標(biāo)是培養(yǎng)人才，因此，將檔案管理人員培養(yǎng)成新時(shí)代的復(fù)合型人才是重要內(nèi)容。總之，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立以人為本的觀念，努力提高檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案信息化管理效率和水平。具體可以從業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論培訓(xùn)兩方面入手：業(yè)務(wù)培訓(xùn)即開(kāi)展有針對(duì)性的、形式多樣的實(shí)踐操作培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的實(shí)踐操作能力和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力;理論培訓(xùn)，是聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才向檔案管理人員講解信息化和網(wǎng)絡(luò)化理論知識(shí)，逐步提升檔案管理人員的理論知識(shí)水平。

3.3積極完善高校檔案信息化管理的安全保護(hù)機(jī)制

高校檔案信息不僅對(duì)用戶具有重要收藏價(jià)值，便于日后查詢，而且對(duì)高校建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的指導(dǎo)價(jià)值?，F(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)信息的公開(kāi)化和透明化，使高校檔案信息存在安全隱患，主要表現(xiàn)為檔案信息的遺失、泄露等，將導(dǎo)致無(wú)可挽回的事故，給高校和用戶帶來(lái)?yè)p失。因此，加強(qiáng)高校檔案信息化管理的安全保護(hù)機(jī)制建設(shè)刻不容緩。要求我們不僅從技術(shù)上增強(qiáng)安全保護(hù)機(jī)制，而且要從人為因素上增強(qiáng)高校檔案管理人員的安全保密意識(shí)，具體實(shí)施方案如下：首先，定期備份檔案數(shù)據(jù)，以防遺失后難以找回。其次，設(shè)定高校檔案管理部門(mén)與校內(nèi)其他部門(mén)的信息交換權(quán)限，以便及時(shí)了解檔案的查詢和使用、歸檔信息。除此之外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)定檔案數(shù)據(jù)的分析、采集等操作工作權(quán)限，以便數(shù)據(jù)管理。

3.4不斷完善高校檔案信息化管理建設(shè)的規(guī)章制度

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，建立科學(xué)合理的規(guī)章制度是所有組織或部門(mén)順利開(kāi)展工作的前提。在高校檔案信息化管理工作中，檔案材料的整理、收集、歸檔和立案等操作的規(guī)范性和有序性均依賴于規(guī)范有效的規(guī)章制度。然而，規(guī)章制度的確立并不是一蹴而就的，需要不斷地實(shí)踐和調(diào)整，最終一步步完善。一般來(lái)說(shuō)，可以采用訪談和問(wèn)卷調(diào)查的方式征求廣泛檔案管理工作人員的意見(jiàn)，根據(jù)他們的實(shí)際工作情況初步形成針對(duì)性強(qiáng)、操作性強(qiáng)、科學(xué)有效、系統(tǒng)全面的規(guī)章制度。在按照相應(yīng)規(guī)章制度進(jìn)行高校檔案信息化管理時(shí)，必須確保每項(xiàng)規(guī)章制度都能落到實(shí)處。除此之外，還應(yīng)根據(jù)實(shí)踐過(guò)程中的反饋和技術(shù)的不斷發(fā)展靈活調(diào)整規(guī)章制度，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和追求規(guī)章制度可操作性的不斷增強(qiáng)。

4.結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化管理是新時(shí)代背景下高校管理的重要組成部分，建立完善的高校檔案管理模式對(duì)當(dāng)前高校檔案信息化管理意義重大。檔案信息化管理需要在以往紙質(zhì)檔案保存和管理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高檔案管理效率和自動(dòng)化水平。因此，在不斷提高高校管理水平的過(guò)程中，必須加快高校檔案信息化管理升級(jí)，為建設(shè)“數(shù)字化校園”不懈努力。

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