淺談財務(wù)電子檔案的管理

林麗萍

摘要：隨著社會不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這對財務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：財務(wù);電子檔案

隨著社會不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這也對財務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。2016年1月1日起執(zhí)行的新的《會計檔案管理辦法》就是對如今會計檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。會計檔案作為反映和記錄一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，其管理工作也變得尤為重要。

一、財務(wù)電子檔案中存在的問題

（一）會計電子檔案管理制度不完善。新《會計檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、管理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度[1]。一些單位對會計電子檔案沒有建立一套完善的電子檔案管理制度，或者并沒有嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，再加上其自身的特殊性，更容易在不知覺的情況下被篡改、偽造、復(fù)制甚至銷毀，這對于電子檔案的保管是非常不利的。

（二）會計電子檔案利用程度不高。會計檔案由于其自身的專業(yè)性，是單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，也是單位建設(shè)發(fā)展的重要信息資源。但是在實際工作當(dāng)中，會計檔案往往沒有得到充分的利用，沒有起到對單位建設(shè)發(fā)展的指導(dǎo)性、規(guī)劃性的作用，造成資源浪費。

（三）缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)、維護(hù)人才。一般情況下，許多單位的會計檔案在財務(wù)部保管一年后便只將紙質(zhì)檔案移交給本單位的檔案管理部室，也并未將電子檔案進(jìn)行移交。但其實會計檔案的管理工作并非只涉及財務(wù)部和檔案管理部室，在如今電算化如此普及的情況下，電子檔案的管理涉及到軟件系統(tǒng)的開發(fā)、日常維護(hù)、安全檢測等一系列專業(yè)的問題，一旦遇到系統(tǒng)故障等問題，會計人員往往因缺乏計算機相關(guān)知識就會束手無策，造成系統(tǒng)崩潰，嚴(yán)重的數(shù)據(jù)丟失，形成無法估計的后果。

（四）會計檔案鑒定銷毀難度大。會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在實際工作中，為了避免可能發(fā)生的未知風(fēng)險，單位不會主動對遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過最低保管期限和已經(jīng)失去保存價值的會計檔案進(jìn)行銷毀，造成了大量無意義的檔案占據(jù)著存儲空間，造成資源上的浪費。原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀程序只要求單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，這也在一定程度上將檔案銷毀的主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人，缺少了同級財政、審計部門的鑒定程序。

二、財務(wù)電子檔案中存在問題的對策

（一）提高電子檔案管理的重視程度，建立完善的管理制度。單位所有領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不僅應(yīng)重視會計業(yè)務(wù)，也應(yīng)該重視電子檔案的管理，把其與紙質(zhì)檔案列入同等重要的管理地位。建立一套完整規(guī)范的電子會計檔案保管、查詢、借閱制度，對電子會計檔案的保管方式、保管條件及會計檔案的查詢借閱做出明確要求，對電子會計檔案保管人員的工作職責(zé)做出明確規(guī)定，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行。建立和落實會計電子檔案工作責(zé)任制，將責(zé)任落實到具體人。

（二）提高會計電子檔案的利用效率，為單位各項管理工作獻(xiàn)計獻(xiàn)策。為提高會計電子檔案的使用效率，單位應(yīng)組織相關(guān)人員會同財務(wù)人員對大量電子檔案進(jìn)行鑒定，對有價值的電子檔案形成數(shù)據(jù)庫，通過計算機高效的處理能力，對會計檔案進(jìn)行快速查詢、分析、推理及判斷，利用分析結(jié)果對單位生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)行評價，提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)會計檔案由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。

（三）提高會計人員的綜合素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。財務(wù)部作為電子檔案的形成部門，要加強對會計檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，對新修訂的會計檔案法要進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，熟練掌握。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的開展，我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式逐漸興起，形成了大量的電子檔案，為了確保電子檔案的安全、完整，防范因管理不善或者系統(tǒng)漏洞而導(dǎo)致電子檔案發(fā)生篡改、損毀、流失的情況，需聘請專業(yè)的電腦網(wǎng)絡(luò)人才，利用信息技術(shù)手段和安全防護(hù)技術(shù)對系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、功能提升以及日常維護(hù)，確保會計檔案的安全可用。

（四）定期對會計檔案進(jìn)行鑒定，完善檔案銷毀程序。本次新修訂的會計檔案管理辦法重點完善了會計檔案的鑒定銷毀程序。不再只由單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊簽字，而是先由單位檔案機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢、監(jiān)察等機構(gòu)或人員對檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后對仍具有保存價值的會計檔案重新劃定保管期限;確定無保存價值的會計檔案，可以進(jìn)行銷毀，并由單位負(fù)責(zé)人、檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機構(gòu)經(jīng)辦人和會計機構(gòu)經(jīng)辦人共同在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。為了未來可能發(fā)生的風(fēng)險，單位也可以把銷毀的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案保存，做到有備無患。這樣既可以節(jié)省檔案存放空間，也可以節(jié)省人力物力，提高工作效率。值得注意的是，對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)，涉及的會計憑證和資料不得銷毀，需單獨抽出立卷直至事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的檔案，應(yīng)該在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

社會的迅速發(fā)展、科技的不斷更新，促使財務(wù)電子檔案的管理也應(yīng)該向更好更快發(fā)展。各單位的檔案管理人員，應(yīng)該結(jié)合工作實際，發(fā)現(xiàn)會計檔案管理中存在的問題，增強責(zé)任意識、完善管理制度、提高人員配置結(jié)構(gòu)，從而使會計檔案在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化電子手段來提升檔案利用率，為企業(yè)在當(dāng)今優(yōu)勝劣汰的市場環(huán)境中保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]財政部、國家檔案局 會計檔案管理辦法，2016.