淺談公立醫(yī)院審計(jì)檔案管理流程和控制

崔雨晴

摘 要：對于審計(jì)檔案工作而言，其管理質(zhì)量水平的高低，直接體現(xiàn)了公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)總體管理能力的強(qiáng)弱。具體來說，在公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，審計(jì)檔案工作所涉及的管理流程主要包含以下階段：一是立檔之前的準(zhǔn)備階段，二是歸檔階段，三是日常管理和利用階段。經(jīng)由剖析與探究得知，審計(jì)檔案所涉及的質(zhì)量控制環(huán)節(jié)的控制節(jié)點(diǎn)包含審計(jì)準(zhǔn)備、審計(jì)實(shí)施、審計(jì)結(jié)果形成和立卷歸檔等四大控制節(jié)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案管理；檔案管理流程；質(zhì)量控制

對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，審計(jì)檔案工作貫穿于所有審計(jì)活動的始終。它能夠有效記錄過去所實(shí)施的審計(jì)活動中的相關(guān)事項(xiàng)及審計(jì)情況，因而有著重要的影響和作用。而審計(jì)檔案產(chǎn)生于各項(xiàng)審計(jì)活動當(dāng)中，它能夠有效記錄各類審計(jì)工作中的具體情況，如果審計(jì)檔案的質(zhì)量較高，那么也能為相關(guān)信息使用者提供更好的審計(jì)參考結(jié)果，便于后期審計(jì)工作的順利實(shí)施，并為后期的審計(jì)工作提供有益的參考與借鑒。為此，針對公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)加強(qiáng)審計(jì)檔案的管理水平，也有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)審計(jì)檔案的特點(diǎn)

對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，其審計(jì)檔案工作不僅具備一般的審計(jì)檔案的特性，還有著自身的獨(dú)特性所在，它主要對醫(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)審計(jì)活動進(jìn)行記載與披露。為此，該類檔案主要包含以下特性：一是生產(chǎn)領(lǐng)域具備專指性，二是形成時(shí)間有著較強(qiáng)的周期性，三是內(nèi)容構(gòu)成層面的特定性較為突出，下文將對這幾個(gè)特性進(jìn)行深入剖析和闡述。

（一）產(chǎn)生領(lǐng)域的專指性

具體來說，對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，其審計(jì)檔案工作主要產(chǎn)生于內(nèi)部的各項(xiàng)審計(jì)活動當(dāng)中。因此，它的產(chǎn)生領(lǐng)域主要局限于醫(yī)院的內(nèi)部，這就意味著其和普通的審計(jì)檔案之間的屬性不同，也就是產(chǎn)生領(lǐng)域有著較強(qiáng)的專指性特點(diǎn)。

（二）形成時(shí)間的周期性

對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，其審計(jì)檔案工作的形成時(shí)間通常出現(xiàn)在特定的審計(jì)活動以后，而它們所形成的時(shí)間有著一定的差異性，由此可知該類審計(jì)檔案和普通的審計(jì)檔案之間存在一定的差異性，也就是形成時(shí)間的層面上具備較強(qiáng)的周期性。例如，公立醫(yī)院在采購大型設(shè)備時(shí)會采取招標(biāo)和投標(biāo)的活動形式，還有外包服務(wù)環(huán)節(jié)所涉及的采購活動等，該類活動共同構(gòu)成了公立醫(yī)院的審計(jì)檔案。然而，該類活動并非為日常性活動，它通常在特定時(shí)間中才會發(fā)生，且會受制于資金流等要素帶來的影響，另外，此類活動一般會在某個(gè)時(shí)間段中集中發(fā)生。

（三）內(nèi)容構(gòu)成的特定性

對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)而言，除了常規(guī)性的年度審計(jì)檔案外，還包含專項(xiàng)的審計(jì)檔案。具體來說，包含項(xiàng)目的招標(biāo)與投標(biāo)、工程決算及離職任職等各項(xiàng)審計(jì)檔案。而該類檔案形式的存在，也表明公立醫(yī)院中的審計(jì)檔案和其他類別的審計(jì)檔案之間有著較大差異性，也就是在內(nèi)容的構(gòu)成層面中，其特定性較為凸顯。

二、公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)審計(jì)檔案管理流程

（一）立檔前的準(zhǔn)備階段

對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，在針對審計(jì)檔案進(jìn)行立檔工作之前，需對相關(guān)檔案資料進(jìn)行搜集和整理。

一是確保相關(guān)審計(jì)工作所形成的資料能夠搜集完整，不得遺漏任何相關(guān)信息，而在搜集了有關(guān)資料以后，還要對其加強(qiáng)篩選與整理，找出有著保存價(jià)值與意義的資料予以保管。如果其中涉及沒有經(jīng)過證實(shí)準(zhǔn)確與否、虛假失真的材料，則不得納入搜集范疇當(dāng)中。

二是對審計(jì)檔案的搜集范疇予以明確化。對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，在審計(jì)工作當(dāng)中，其涉及的內(nèi)容較多，包含設(shè)備采購、人員收編、勞務(wù)采購等各項(xiàng)活動在內(nèi)，均會形成較多與審計(jì)相關(guān)的材料和信息，因此，必須對收集范疇進(jìn)行明確化規(guī)定與要求。

三是構(gòu)建完善化的審計(jì)檔案收集機(jī)制。在確立搜集范疇之后，就要對相關(guān)的收集制度進(jìn)行完善與規(guī)范。

（二）審計(jì)檔案的歸檔階段

針對審計(jì)檔案工作采取的歸檔環(huán)節(jié)，主要是將搜集完整后的相關(guān)檔案，在進(jìn)行梳理與規(guī)整之后，交由檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一化的保管。而對于公立醫(yī)院來說，其中針對審計(jì)檔案所開展的歸檔工作，會對后續(xù)的檔案梳理、利用等工作帶來直接性影響，為此，必須高度關(guān)注歸檔工作，要做好該環(huán)節(jié)的工作。具體來說，在進(jìn)行歸檔時(shí)，工作態(tài)度要認(rèn)真負(fù)責(zé)，歸檔后的審計(jì)資料要符合相關(guān)要求與標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量環(huán)節(jié)需完整，而在公立醫(yī)院當(dāng)中，每年所開展的各項(xiàng)審計(jì)活動當(dāng)中，其資料均要完整地搜集與整理，不得遺漏任何材料，另外，也要對經(jīng)過核實(shí)與未經(jīng)核實(shí)的相關(guān)材料進(jìn)行有效分辨，確保歸檔工作不會出現(xiàn)任何紕漏。

（三）審計(jì)檔案的利用階段

對于公立醫(yī)院來說，如果有關(guān)人員需使用審計(jì)檔案資料，則檔案工作者要及時(shí)為其提供相關(guān)資料，配合其工作需要，這既是檔案部理應(yīng)履行的工作職責(zé)，還有助于提升相關(guān)工作的管理水平。

對于公立醫(yī)院來說，其審計(jì)檔案工作涉及的利用環(huán)節(jié)，包含直接與間接兩種利用形式。前者主要指的是為相關(guān)利用者提供檔案的原件；后者主要指的是借助審計(jì)檔案的相關(guān)信息與數(shù)據(jù)，對其加以編輯，而后提供給相關(guān)使用者?？傮w來說，直接利用的形式屬于基礎(chǔ)性、規(guī)?？偭枯^大的利用形式，而間接利用的形式則便于挖掘檔案所凸顯的潛在價(jià)值和作用。

三、公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)審計(jì)檔案質(zhì)量控制

（一）審計(jì)準(zhǔn)備階段的質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)

對于公立醫(yī)院來說，相關(guān)審計(jì)工作者要對其中涉及的各項(xiàng)審計(jì)活動的相關(guān)調(diào)查材料進(jìn)行完整搜集。還要帶有一定目的性、有重點(diǎn)地對各項(xiàng)材料予以搜集。如在搜集審計(jì)材料之際，如果審計(jì)方案中明確提及到相關(guān)的重要事項(xiàng)，則必須將與該事項(xiàng)相關(guān)的資料搜集完整，如此一來，在后期審計(jì)工作者對該事項(xiàng)予以審計(jì)的過程中，就會降低出錯(cuò)概率。

（二）審計(jì)實(shí)施階段的質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)

當(dāng)審計(jì)活動開始以后，必須保障相關(guān)審計(jì)資料的準(zhǔn)確性，假如未能確定審計(jì)材料的客觀與真實(shí)程度，則會對審計(jì)活動造成不利影響。如果審計(jì)資料失真或者虛假，則不能對該審計(jì)活動及其結(jié)果進(jìn)行如實(shí)展示。因此，針對審計(jì)資料加強(qiáng)真實(shí)性等層面的控制力度，除了能夠推動該審計(jì)工作的順利實(shí)施以外，還能提升審計(jì)結(jié)果的質(zhì)量，讓審計(jì)結(jié)論更加真實(shí)，并為后期的相關(guān)活動提供有益的解決與參考。另外，審計(jì)資料包含數(shù)據(jù)、圖文及音像等各類形式，因此，但凡與審計(jì)活動相關(guān)的資料，均要搜集完整。

（三）審計(jì)結(jié)果形成階段的質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)

當(dāng)審計(jì)活動形成一定的結(jié)果之后，就要針對該活動的相關(guān)資料予以搜集與整理，對其采取立卷的形式構(gòu)成審計(jì)檔案，而后進(jìn)行保管。首先，對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，需查驗(yàn)與核實(shí)相關(guān)審計(jì)活動所形成的資產(chǎn)的有效性，也就是對其真實(shí)性、合理性及合規(guī)性等進(jìn)行檢驗(yàn)；其次，針對部分需由財(cái)會或者審計(jì)人員簽字蓋章的資料，則要確保該類資料是否都進(jìn)行了蓋章，還要對其真實(shí)性與合規(guī)性進(jìn)行檢查與確認(rèn)；最后，甄別搜集的各類資料的質(zhì)量水平，甄選高質(zhì)量的相關(guān)資料，以便對相關(guān)審計(jì)活動的內(nèi)容與結(jié)果進(jìn)行簡潔明了地展示與披露。

（四）立卷歸檔階段的質(zhì)量控制節(jié)點(diǎn)

當(dāng)審計(jì)結(jié)果產(chǎn)生以后，就要對相關(guān)審計(jì)檔案進(jìn)行立卷歸檔處理。一般來說，審計(jì)檔案包含立項(xiàng)性、證明性、結(jié)論性及其他備查性等四種文件材料，而針對各類檔案材料，采取的歸檔策略也有所差異。一是針對立項(xiàng)性的檔案材料，要根據(jù)其產(chǎn)生的先后次序、重要程度等指標(biāo)予以歸檔處理；二是針對在證明性的檔案文件，需在審計(jì)方案當(dāng)中標(biāo)注重要、次重要等項(xiàng)目內(nèi)容，按照重要程度來歸檔該類材料及審計(jì)底稿等；三是針對結(jié)論性的檔案文件，一般根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目本身的重要級別來歸檔處理；四是針對備查類的檔案文件，一般也是根據(jù)審計(jì)活動的先后次序、重要級別予以歸檔處理。因此，對于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的審計(jì)活動所形成的資料文件而言，要以它們之間的相互關(guān)系為前提予以保管，并按相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與要求來排序，這樣才便于后期檔案利用環(huán)節(jié)工作的順利開展。