試論金融檔案數(shù)字化建設(shè)

尚曉瑜

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)在不斷進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為社會發(fā)提供了更加有利的條件。檔案管理由以往的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理數(shù)字化也取得了一定的成果，同時在金融企業(yè)中檔案管理也逐漸趨向數(shù)字化，方便了檔案管理，提高了管理效率。本文主要就金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)之上提出了具體的建議，希望可以推動企業(yè)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：金融檔案；數(shù)字化；建設(shè)

隨著科技的不斷進(jìn)步，人類社會進(jìn)入了信息時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化和信息化不斷影響著人們的生活。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和金融全球化，數(shù)字化和信息技術(shù)的應(yīng)用，使金融檔案管理工作面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理數(shù)字化已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。它需要科學(xué)的檔案管理，以促進(jìn)金融企業(yè)業(yè)務(wù)水平的提高。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人們需要信息的處理越來越多，對檔案管理的要求也越來越高。發(fā)展檔案數(shù)字化是適應(yīng)時代發(fā)展的需要。檔案管理是金融行業(yè)的一項重要任務(wù)。它涉及到很多的內(nèi)容，與單位自身的發(fā)展和員工的利益密不可分。如果不能做好檔案管理工作，甚至?xí)＜暗狡髽I(yè)的發(fā)展。然而，目前事業(yè)單位的檔案管理大多停留在傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息的錄入和存儲也相對傳統(tǒng)。存儲檔案對環(huán)境要求很高，不但需要大量的儲存空間，在檔案檢索文件方面也存在不方便的現(xiàn)象。在這種情況下，檔案信息也容易失真和丟失，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。在信息時代，僅靠傳統(tǒng)的管理方法很難保證檔案信息的完整性和真實性，這將進(jìn)一步影響金融企業(yè)的發(fā)展。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，數(shù)字化的檔案管理具有很大的優(yōu)勢。檔案管理的數(shù)字化可以節(jié)省大量的存儲空間，延長檔案的存儲時間。此外，對環(huán)境的要求也很低。通常，一個電子設(shè)備就可以存儲大量的文件。此外，檔案管理的數(shù)字化有利于檔案的備份，不僅節(jié)省了存儲空間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，提高了檔案檢索和利用的效率。

此外，提高工作效率是機(jī)構(gòu)改革和創(chuàng)新的重要組成部分，為了提高工作效率，我們必須實現(xiàn)信息技術(shù)的發(fā)展。檔案管理數(shù)字化對檔案的傳輸具有一定的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的金融檔案通常存儲在圖書館、檔案館和一些存放文件的地方。在尋找檔案使需要到它們存儲的位置進(jìn)行檢索。雖然在本地實體文件的檢索相對來說比較方便，但是遠(yuǎn)程實體文件的檢索過程因為對地域及環(huán)境的不熟悉等的原因變得十分困難。而數(shù)字化檔案通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，存儲在電子資源中，便于文件檢索和訪問，可以通過網(wǎng)絡(luò)實時傳輸。它不僅可以節(jié)約儲存和檢索成本，還可以實現(xiàn)資源共享，增加信息技術(shù)的應(yīng)用。不僅如此，還要滿足社會各界需要使用檔案信息，從機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到公民和專業(yè)人士，都需要在互聯(lián)網(wǎng)上獲取自己需要的檔案信息。因此，實現(xiàn)高覆蓋率，及時獲取和共享檔案信息資源是我們發(fā)展檔案管理事業(yè)的出發(fā)點或動力源。

只有不斷創(chuàng)新才能在競爭激烈的市場環(huán)境中生存。檔案管理要結(jié)合信息時代的背景和需要，不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的實際作用。

二、金融檔案數(shù)字化建設(shè)過程中面臨的問題

（一）管理方法落后

管理方法傳統(tǒng)、落后是當(dāng)前檔案管理工作中一個突出的問題。目前，傳統(tǒng)的檔案管理仍在使用。檔案信息主要依靠手工書寫。文件信息的增加使得手工方法的弊端越來越明顯，不僅效率較低，還可能會影響檔案信息的真實性。同時，企業(yè)檔案存儲依然用檔案袋，隨著檔案使用次數(shù)的增加，常常會發(fā)生文件破損及丟失的現(xiàn)象，并且調(diào)用該文件通常需要很長時間。

（二）數(shù)字化的人才比較匱乏

目前，金融檔案建設(shè)方面的專業(yè)人才十分缺乏，尤其是在計算機(jī)能力方面。一般金融企業(yè)檔案管理人員在這方面的能力與專業(yè)人士相比存在一定的差距。與此同時，企業(yè)的工作人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，面臨著信息時代帶來的新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，不愿意學(xué)習(xí)和充實自己，從而使文件管理效率相對較低。

（三）檔案管理制度不完善

制度是一切工作執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，制度的完善與否直接影響到檔案管理的質(zhì)量和水平。但目前，各機(jī)構(gòu)和單位對檔案管理的重視不夠，主要是檔案監(jiān)管不到位，檔案管理發(fā)生問題卻因為經(jīng)受人數(shù)過多而不容易找到責(zé)任人，無法及時處理。在事業(yè)單位發(fā)展過程中，管理者對檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督，從而使檔案管理水平不高。

三、金融檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略

（一）找準(zhǔn)金融檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向

在信息化的時代，想要做好金融檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，必須要找到其發(fā)展的方向，只有實現(xiàn)檔案管理的信息化，才能使金融檔案完成數(shù)字化的建設(shè)，從而提高金融檔案管理的效率和質(zhì)量。然而，在金融檔案數(shù)字化的創(chuàng)新發(fā)展中，為了更好地提高金融檔案的質(zhì)量和效率，必須要加強(qiáng)技術(shù)研究，提高金融檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全性。還要加強(qiáng)金融檔案管理創(chuàng)新工作，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，完善相關(guān)制度，提高數(shù)字化技術(shù)在金融檔案上的應(yīng)用，從而實現(xiàn)金融檔案管理的數(shù)字化。在金融檔案信息化建設(shè)中，還要做好安全管理工作，確保金融檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全及可靠性。

（二）提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

在信息時代，對專業(yè)技術(shù)人員的需求越來越大。傳統(tǒng)的檔案管理工作，要想順利的進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，離不開專業(yè)人才的參與。首先，可以對老員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面。二是招聘經(jīng)驗豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理人才，不斷吸納優(yōu)秀的金融檔案這一領(lǐng)域的人才，提高金融檔案的效率和質(zhì)量。最后，還要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德，提高檔案工作人員的覺悟和責(zé)任感。金融檔案數(shù)字化建設(shè)的工作需要長期的努力，以及要長期處于枯燥的工作環(huán)境，所以提高工作人員自身的處理水平，充分發(fā)揮其主觀能動性，對金融檔案作的數(shù)字化的順利發(fā)展進(jìn)行起到十分重要的作用。建立合理的人員績效考核評價體系，對表現(xiàn)良好、金融檔案數(shù)字化建設(shè)能力強(qiáng)的單位和個人給予表彰，鼓勵大家積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用金融檔案數(shù)字化。

（三）建立完善的制度

在這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，金融檔案數(shù)字化的建設(shè)要想取得了良好的效果，必須依靠良好的制度來提供安全保障。只有健全的制度才能更好地保證金融企業(yè)檔案數(shù)字化工作的順利開展，從而提高工作效率。首先，相關(guān)部門必須將金融檔案數(shù)字化建設(shè)納入日常工作中來，完善相關(guān)制度，用制度來規(guī)范和約束行為。其次，建立有效的監(jiān)督機(jī)制，對金融檔案數(shù)字化建設(shè)的過程進(jìn)行監(jiān)督，如監(jiān)督相關(guān)的工作人員等。在金融檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程中，一定要保證檔案信息的真實性。建立責(zé)任制度，落實金融檔案工作人員的責(zé)任，用責(zé)任制度約束工作人員的行為，以此來提高金融檔案工作人員的責(zé)任意識，保證金融檔案數(shù)字化的質(zhì)量。此外，金融企業(yè)必須加強(qiáng)部門之間的關(guān)系，建立統(tǒng)一的管理制度，從而提高檔案管理的效率。

（四）現(xiàn)代信息技術(shù)與金融檔案數(shù)字化的融合

在信息時代，傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)不適應(yīng)時代的需要。雖然這些傳統(tǒng)的檔案有一些可取之處，但如果不進(jìn)行一定的科學(xué)創(chuàng)新，最終將被時代淘汰。從傳統(tǒng)的檔案向金融檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，可以有效地促進(jìn)金融檔案的可持續(xù)發(fā)展。技術(shù)思維對于構(gòu)建更加標(biāo)準(zhǔn)化的金融檔案模型極為有益，同時也能更有效地利用外部資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，金融檔案需要足夠的技術(shù)支持來分析和整合各種文件數(shù)據(jù)，從而為客戶提供更高的信息參考價值。在檔案的數(shù)字化建設(shè)方面，需要更多的相應(yīng)技術(shù)。以此有效提高信息水平。操作管理和數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)可以極大地改變傳統(tǒng)的文件的模式，并結(jié)合用戶的需求建立服務(wù)文件管理機(jī)制，充分發(fā)揮文件數(shù)據(jù)的歷史價值。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入也為文件管理指明了方向。檔案不再只是組織和維護(hù)歷史數(shù)據(jù)，而是整合數(shù)據(jù)挖掘、整合和應(yīng)用等新功能，不斷提升檔案的信息價值。

（五）積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識

借助數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新理念，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新將隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形成一大批金融企業(yè)檔案。當(dāng)前，我國迫切需要創(chuàng)新檔案管理理念來指導(dǎo)企業(yè)檔案管理，適應(yīng)社會發(fā)展形勢。目前，我國金融企業(yè)檔案管理存在著很多問題。許多企業(yè)沿襲傳統(tǒng)的檔案管理理念，缺乏創(chuàng)新的激情和動力。只有在思想上不斷突破和創(chuàng)新，才能進(jìn)一步實現(xiàn)理論創(chuàng)新和實踐創(chuàng)新。因此，我國目前金融檔案管理落后這一現(xiàn)狀，我國金融企業(yè)需要以創(chuàng)新理念為動力，不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識，轉(zhuǎn)變舊觀念，突破舊的檔案管理模式，樹立創(chuàng)新理念，積極探索金融企業(yè)檔案管理的新方法、新理念；在繼承和發(fā)展傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，尋找最有效的金融檔案數(shù)字化建設(shè)的方法。大力弘揚(yáng)與時俱進(jìn)精神，探索創(chuàng)新檔案管理模式、手段和機(jī)制，推動金融企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)論

綜上所述，隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和普及，給金融檔案數(shù)字化建設(shè)工作帶來了巨大的機(jī)遇，面對這種機(jī)遇，我們要找準(zhǔn)信息化時代下金融檔案的發(fā)展方向，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，從而完成金融檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與金融檔案的融合，只有這樣才能促進(jìn)金融檔案在數(shù)字化時代下的建設(shè)工作能夠高效開展，進(jìn)而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，更好的服務(wù)社會和人民，為社會的建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

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