“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究

摘 要：為了解決在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下常規(guī)的檔案利用效率低以及潛在用戶發(fā)掘不足，提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究。從檔案利用主體范圍到客體數(shù)字化分析過程進(jìn)一步了解“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性;從檔案潛在用戶價(jià)值到潛在用戶與現(xiàn)實(shí)用戶比較分析，再到潛在用戶向現(xiàn)實(shí)用戶轉(zhuǎn)化的分析過程，從而實(shí)現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究，提出的檔案利用與檔案館潛在用戶發(fā)掘較常規(guī)檔案利用方法，檔案利用有效性提高，適合于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案利用與檔案館潛在用戶發(fā)掘。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;檔案利用;檔案潛在用戶

常規(guī)的檔案利用和檔案潛在用戶受傳統(tǒng)觀念制約，帶有政治性和保密性的特點(diǎn)，同時(shí)由于檔案的保密性被過分強(qiáng)調(diào)，從而使得公眾把檔案館視作機(jī)關(guān)重地，另外檔案工作者為避免檔案信的息泄露常常將檔案束之高閣。“重保管，輕利用”的觀念制約著檔案在社會、文化、歷史價(jià)值方面的發(fā)揮[1]，因此提出“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究。在“互聯(lián)網(wǎng)+”這個(gè)大環(huán)境下，對檔案利用主客體的分析以及潛在用戶的價(jià)值和向現(xiàn)實(shí)用戶的比較與轉(zhuǎn)換分析驅(qū)使檔案利用服務(wù)更多的向多樣化、開放化、社會化發(fā)展，改善檔案部門“看門守?cái)?、閉門整檔、等人上門”的被動(dòng)、消極的利用服務(wù)觀念。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”是“互聯(lián)網(wǎng)+N”，N代表著各行各業(yè)，即互聯(lián)網(wǎng)與各行各業(yè)融合發(fā)展。通俗地說，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)。這是一種新的經(jīng)濟(jì)模式，即充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，優(yōu)化生產(chǎn)要素配置，把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與當(dāng)前的檔案利用領(lǐng)域深度融合，使得傳統(tǒng)的檔案利用迸發(fā)出新的火花[2]。

（一）檔案利用主體范圍分析

我國最初的檔案利用是為了方便進(jìn)行管理，而且初期對于檔案利用的管理較為嚴(yán)格，在封建社會，尋常百姓很難接觸到檔案，檔案僅僅為封建統(tǒng)治者服務(wù)，是君王進(jìn)行政治統(tǒng)治的工具這是至今我國民眾對于檔案仍感到些許神秘色彩的根源所在。檔案利用主體范圍的擴(kuò)大不是一蹴而就的，是一個(gè)漸進(jìn)的過程，即便在新中國成立以后，初期的檔案利用也主要在行政領(lǐng)導(dǎo)、行政工作領(lǐng)域內(nèi)開展，更多的是注重檔案為政治服務(wù)，范圍比較狹窄[3]。通過訪問北京市檔案信息網(wǎng)，得出2017-2018年檔案利用人數(shù)變化，以北京市為例。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案利用人次分為市區(qū)檔案利用人次和縣區(qū)檔案利用人次，其中在2017年檔案總利用達(dá)到88413人次，市區(qū)利用人次為4156人，縣區(qū)利用人次為76157人;在2018年檔案總利用達(dá)到130430人次，市區(qū)利用人次為11947人，縣區(qū)利用人次為118483人，通過這兩年的對比可見檔案利用主體范圍不斷擴(kuò)大，檔案利用主體人數(shù)也是逐年增加，而且檔案利用主體逐漸社會化，不再僅僅是服務(wù)于封建統(tǒng)治者和學(xué)術(shù)界，也為工人、農(nóng)民等社會群體所利用。

（二）檔案利用客體數(shù)字化分析

檔案利用的客體即檔案信息。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，一些詞語我們耳熟能詳：大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、電子化?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案利用”的一個(gè)很重要的特點(diǎn)就是檔案信息資源數(shù)字化，即在全面完成檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫[4]。

檔案信息的建立及其數(shù)字化一方面為檔案部門的管理提供了方便，另一方面也加強(qiáng)了檔案用戶之間的信息共享與溝通，使得用戶更加便捷的獲得相關(guān)的檔案信息，因此許多檔案館的館藏資源都進(jìn)行了數(shù)字化處理，整合了各縣區(qū)檔案館資源和市區(qū)檔案館資源，并且加強(qiáng)了縣區(qū)與市區(qū)的檔案共享，使得散落在各個(gè)地區(qū)的檔案資源不再是孤立的個(gè)體，而逐漸成為可以供人們同時(shí)利用的整體，人們利用檔案的區(qū)域限制開始被突破，從而檔案信息數(shù)字化提高了檔案利用的效率。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案館潛在用戶分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案館潛在用戶是指社會上的組織或個(gè)人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實(shí)上也沒有與檔案館建立聯(lián)系的這部分群體。

（一）潛在用戶的價(jià)值分析

通常將社會群體分為三部分，一部分是純粹沒有檔案信息需求的群體;一部分是在檔案館登記并能夠使用檔案信息的現(xiàn)實(shí)用戶;還有一部分是有檔案信息需求卻未進(jìn)入但檔案館利用檔案信息的潛在用戶，這一部分群體數(shù)量上是最龐大的，同時(shí)他們往往是由于自身的檔案信息需求得不到滿足使得部分原本是現(xiàn)實(shí)檔案用戶受挫并且超過了自身的忍耐限度，便會慢慢對檔案館失去信心，從而進(jìn)一步成為潛在用戶。而潛在用戶的存在對于檔案利用的發(fā)展的價(jià)值體現(xiàn)在一下三個(gè)方面：

其一，潛在檔案用戶自身對檔案信息需求處于一種待喚醒的狀態(tài)，在外界的刺激下這有利于檔案信息的發(fā)展與共享，從而有助于了解用戶的內(nèi)在檔案需求，最終有利于檔案利用的發(fā)展。

其二，檔案館通過對潛在用戶這一社會群體進(jìn)行檔案利用理論知識宣傳，在理想狀態(tài)下使得部分潛在用戶更加清晰的了解自身的檔案需求并將其表達(dá)出來，從而提高檔案利用效率，減少檔案信息浪費(fèi)現(xiàn)象。不理想狀態(tài)則是依舊不了解潛在用戶的信息需求，但是這也不妨礙潛在用戶對于檔案信息館的了解，也可進(jìn)一步發(fā)展?jié)撛谟脩簦罱K了解其訴求。

其三，潛在用戶的存在可進(jìn)一步刺激“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，因潛在用戶是只對檔案信息有需求，卻無實(shí)際的檔案利用行為，因此要促使檔案利用行為的發(fā)生則進(jìn)一步刺激了“互聯(lián)網(wǎng)+”的擴(kuò)大。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案用戶類型分為潛在用戶類型和現(xiàn)實(shí)用戶類型，針對檔案用戶需求程度與層次的不同對其進(jìn)行的這一分類，借助于互聯(lián)網(wǎng)這一便捷服務(wù)渠道為用戶提供更有針對性、更加精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。

（二）潛在用戶向現(xiàn)實(shí)用戶的轉(zhuǎn)換分析

在檔案利用過程中，潛在用戶只是要檔案利用需求，卻未實(shí)際發(fā)生檔案利用行為，因此潛在用戶需向現(xiàn)實(shí)用戶轉(zhuǎn)換，從而提高檔案利用效率，在檔案用戶轉(zhuǎn)化中，由潛在用戶轉(zhuǎn)向現(xiàn)實(shí)用戶需分意識轉(zhuǎn)化和行為轉(zhuǎn)化兩步：

第一步意識轉(zhuǎn)化，潛在用戶在檔案利用方面的意識薄弱，對于接受檔案利用服務(wù)渠道及了解甚少，因此使得收集到的信息與自己需求的信息難以匹配，同時(shí)也沒有很好的發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用;另外檔案館等機(jī)構(gòu)給公眾留下“高冷和難以接近”的印象，使得潛在用戶從心里產(chǎn)生畏懼且不愿靠近的心理。因此在這個(gè)過程中“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代為檔案館提供了一些平臺，通過對用戶需求的分析，打破傳統(tǒng)的檔案館印象，加強(qiáng)用戶檔案利用之間的聯(lián)系，進(jìn)一步提升檔案利用服務(wù)的實(shí)用性，緩解用戶的畏難心理，提供更多檔案利用服務(wù)路徑。

第二步行為轉(zhuǎn)化，檔案館對于線上檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和更新，幫助檔案潛在用戶進(jìn)行實(shí)際的檔案利用行為。如簡化檔案利用辦理程序、設(shè)置及時(shí)的利用提示與輔助、提高用戶的辦事效率。在山西檔案局網(wǎng)站的官網(wǎng)中，檔案部門對于提高政務(wù)等事項(xiàng)的辦理發(fā)出了公告，并且在首頁開通了查檔預(yù)約、查檔咨詢等的服務(wù)，使得用戶線上就可處理查檔申請等相關(guān)事宜，并可及時(shí)得到查檔咨詢的反饋。這樣的檔案線上服務(wù)為用戶提供了更加便捷的檔案利用途徑，因此促使?jié)撛谟脩粝颥F(xiàn)實(shí)用戶的轉(zhuǎn)化。

三、結(jié)語

文章提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性分析過程中，通過對檔案利用主體與客體的具體分析，檔案利用主體即檔案用戶且其人數(shù)呈逐年上升的趨勢;以及檔案利用客體為檔案信息并呈數(shù)字化發(fā)展。另外在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案館潛在用戶分析過程中，通過檔案潛在用戶價(jià)值分析、潛在用戶與現(xiàn)實(shí)用戶的對比與轉(zhuǎn)化分析，具有檔案利用需求的檔案潛在用戶數(shù)量龐大，一定程度上有利于檔案利用的發(fā)展，同時(shí)其通過意識與行為向現(xiàn)實(shí)用戶類型轉(zhuǎn)變提高了檔案利用的有效性，希望文章的研究能夠?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究提供理論依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李鳳琴.檔案潛在用戶研究應(yīng)重視概念的一致性與舉例的準(zhǔn)確性——兼與《談?wù)剻n案潛在用戶》作者楊靜商榷[J].檔案管理，2018（05）：55-56.

[2] 孟新星.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校微課檔案資源OTO社會化服務(wù)研究[J].山西檔案，2018，240（04）：36-38.

[3] 李彩麗，虞香群.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下綜合檔案館新業(yè)態(tài)發(fā)展研究[J].浙江檔案，2017（04）：9-11.

[4] 宋雅.檔案潛在用戶概念的定義方式及外延細(xì)分[J].檔案管理，2018，232（03）：27-28.

基金項(xiàng)目：2018年度河南省檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃;課題名稱：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究;課題編號：2018-R-15。

作者簡介：范宏梅（1974- ），女，漢族，安徽利辛人，館員，碩士研究生，研究方向：圖書資料。