商務(wù)英語信函的體裁視角分析

【摘要】本文運(yùn)用體裁分析方法分析商務(wù)英語信函的特征，認(rèn)為商務(wù)英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性，并結(jié)合實(shí)例，總結(jié)出撰寫商務(wù)英語信函的一些可行策略。

【關(guān)鍵詞】體裁分析;商務(wù)信函;交際目的;語用策略

【作者簡介】牟楠，海南熱帶海洋學(xué)院。

一、引言

隨著語言學(xué)、心理學(xué)和社會(huì)學(xué)的發(fā)展，人們不再簡單地視體裁為文學(xué)藝術(shù)類型，而是視之為“一類交際事件”，這些事件共同分享著某組交際目的，而這些目的又構(gòu)成了體裁的理論依據(jù)或邏輯依據(jù)。這種理據(jù)不僅形成了話語的圖式結(jié)構(gòu)，還影響和限制了內(nèi)容與風(fēng)格的選擇（Swales，2001：58）。在經(jīng)濟(jì)高度發(fā)展的今天，我們可以看到商務(wù)英語信函在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中發(fā)揮著日益重要的作用，成為一種不可忽視的體裁。然而，很多對(duì)商務(wù)信函的研究往往只停留在語法和詞匯的層面，忽視了對(duì)這種體裁交際目的和語言策略的認(rèn)識(shí)和把握。所以本文將運(yùn)用體裁分析方法對(duì)商務(wù)信函體裁進(jìn)行具體分析。

二、理論背景

1.體裁?！癵enre”一詞來源于法語，早期時(shí)它指的是非言語世界的東西，是指以寫實(shí)手法畫出日常生活的風(fēng)俗畫。60年代之后逐漸被語言學(xué)家們引入語言學(xué)的范圍。關(guān)于體裁的概念，最早是由Swales（1981）提出來的，后來Bhatia（1993）在Swales的體裁概念基礎(chǔ)上作了進(jìn)一步的闡明;而國內(nèi)對(duì)體裁的概念作出解釋的學(xué)者主要有秦秀白（1997）和方琰（1998）。本文主要引用Bhatia（1993）對(duì)體裁定義的解釋。

2.體裁分析。體裁分析既涉及文體分析，又涉及語篇分析，其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言使用策略（秦秀白，2000） 文體分析包含兩方面的內(nèi)容：一是語言描寫，即從語音詞匯、語法及語篇內(nèi)在結(jié)構(gòu)等角度分析語篇的內(nèi)部組織機(jī)制，以回答“What does the text mean？”的問題;二是對(duì)特定語篇所選擇的語言成分的得體性進(jìn)行研究，回答“How does the text mean what it means？”的問題，從而可以達(dá)到對(duì)語篇進(jìn)行鑒賞的目的。但是文體分析主要是圍繞語篇的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行，極有可能忽略導(dǎo)致特定語篇形成的情景語境。所以，當(dāng)我們對(duì)話語或篇章進(jìn)行分析時(shí)，我們不僅要重視語篇的銜接手段和句際關(guān)系，還要重視語篇的宏觀結(jié)構(gòu)分析和這種語篇體裁的交際目的和語言策略。

三、商務(wù)英語信函的體裁分析

1.語篇體裁的結(jié)構(gòu)分析。商務(wù)信函旨在解決貿(mào)易交往過程中的具體事務(wù)，但由于商務(wù)環(huán)節(jié)不同，其交際目的和語用策略不盡相同。在不同的環(huán)節(jié)，商務(wù)信函的具體語用功能也是不同的，如有建立業(yè)務(wù)關(guān)系的，有促銷的，有索賠的，有討價(jià)還價(jià)的，等等。所以說，商務(wù)英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性。

商務(wù)信函段落的發(fā)展多數(shù)呈層次結(jié)構(gòu)關(guān)系，句子層層積累，用相應(yīng)的連接關(guān)系詞，把多個(gè)層次的句子連接成一個(gè)縱向的層次結(jié)構(gòu)，其中較多使用遞進(jìn)、轉(zhuǎn)折、因果的連接關(guān)系。下面以一封還盤（counter offer）的商務(wù)信函為例，分析其結(jié)構(gòu)特征。例：

Dear Mr. Chapman：

Thank you for your order of Oct. 5.

However， we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%. As stated in our letter of September 25， we cannot possibly make a discount exceeding 10%. Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.

If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order. We promise you that we will give your order our best attention.

Sincerely， Bruce Hendel

這是一個(gè)完整的語篇結(jié)構(gòu)，其交際目的是為了拒絕對(duì)方要求報(bào)價(jià)15%折扣的價(jià)格，勸說對(duì)方接受先前提供報(bào)價(jià)10%折扣的價(jià)格，從而達(dá)成交易。信中首先感謝賣主報(bào)盤，Thank you for your order of Oct. 5. 為第一層動(dòng)向;然后對(duì)不能接受該盤表示歉意we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%.為第二層動(dòng)向;再闡述不能接受的原因Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.為第三層動(dòng)向;接著提出還盤If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. 為第四層動(dòng)向;最后敦促對(duì)方接受還盤We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order.為第五層動(dòng)向。

第一步首先感謝對(duì)方報(bào)盤，在這類不愉快信件中可起到緩沖器（buffer）的作用，減輕壞消息對(duì)人的打擊，體現(xiàn)了“禮貌原則”。緊接著筆鋒一轉(zhuǎn)，并表歉意，體現(xiàn)了寫信人誠懇周到的態(tài)度。然后巧用虛擬語氣進(jìn)行還盤，表明自己的立場。把提出還盤和敦促對(duì)方接受還盤的句子放在最后，體現(xiàn)了 “為對(duì)方著想的原則”。而且在這篇短小精悍的還盤函中，利用連詞however和therefore很好的實(shí)現(xiàn)了語篇連貫。那么通過分析，我們可以看到還盤信函的語篇程式一般包括以下五個(gè)層次動(dòng)向： （1）感謝對(duì)方報(bào)盤; （2）對(duì)不能接受該盤表示歉意; （3）闡述不能接受的原因; （4）提出還盤; （5）敦促對(duì)方接受還盤。

2.語言策略分析。

（1）采用“你方視點(diǎn)”。商務(wù)英語信函經(jīng)常通過擺事實(shí)、講道理、列數(shù)據(jù)來勸說對(duì)方接受本方的報(bào)盤或還盤，但是，要達(dá)到交際目的，寫信人必須講究一些語用策略，如在語氣上要婉轉(zhuǎn)一些，設(shè)身處地為對(duì)方著想，站在對(duì)方的角度考慮問題，且盡量強(qiáng)調(diào)對(duì)方的重要性，這樣才能使對(duì)方感覺到我方的誠意，提高對(duì)方接受本次交易事項(xiàng)的可能性。

一般來說，本著“為對(duì)方著想”的原則，在句子的安排上，當(dāng)所談及的話題有利于對(duì)方時(shí)，句子的主語通常是you;當(dāng)話題不利于對(duì)方時(shí)，句子的主語通常是we或是話題本身;這樣就使得句子的語氣顯得平和、友善。

例如：

（d） If you order our products in quantity， you will surely increase your profit.

本例句首先考慮的是對(duì)方的利益。當(dāng)然，如果對(duì)方訂購大量產(chǎn)品，本方自然也會(huì)受益。但這樣的內(nèi)容不出現(xiàn)在文字當(dāng)中，這就是語用策略的使用。

（2）巧用委婉語氣。貿(mào)易活動(dòng)涉及雙方的經(jīng)濟(jì)利益，所以在交易過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些矛盾。這時(shí)宜用委婉的辭令去化解矛盾。即使對(duì)方與本方立場發(fā)生沖突，也不應(yīng)當(dāng)面表示懷疑;表達(dá)拒絕時(shí)通常會(huì)伴隨著理由的陳述、歉意的表露，這樣才不至于冒犯對(duì)方而自斷財(cái)路。所以，商務(wù)英語信函較多的使用We are afraid…， I would like to say…， It would be advisable for you to…等委婉語句來間接表達(dá)抱怨、不滿或拒絕。

（3）采取合作態(tài)度。外貿(mào)公司都希望能與生意伙伴保持長期合作關(guān)系，因此，即使明知一筆生意可能會(huì)失敗，也會(huì)采取合作態(tài)度，向?qū)Ψ教嵝┙ㄗh，爭取讓對(duì)方不至于太失望而從此斷絕往來。如：

（e） We hope that you have not been inconvenienced， and that you will enjoy your purchase for a long time to come.

此例句出自一封因裝貨受損而致歉的商務(wù)信函，供貨商巧先是真摯的表達(dá)歉意，然后又提供延長付款期這一有利于對(duì)方的條件，不僅增加這次合作的可能性，也為以后長期的交往合作埋下了伏筆。

四、結(jié)論

綜上所述，我們可以看到商務(wù)英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性。本文通過從商務(wù)信函語篇結(jié)構(gòu)和語用策略兩個(gè)層面對(duì)商務(wù)信函的體裁進(jìn)行了分析，揭示了其交際目的和語言策略，也為人們?cè)谏虅?wù)交際活動(dòng)中能更有效地利用這一媒介，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和貿(mào)易合作提出了一些有效建議?？傊?，在撰寫商務(wù)信函時(shí)，應(yīng)該做到既能維護(hù)自己的利益，又顯示出禮貌的修養(yǎng)，這樣才能真正解決糾紛，樹立公司的良好形象，發(fā)揮商務(wù)英語信函的交際職能。

參考文獻(xiàn)：

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