淺談檔案移交工作應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

宋林靜

摘要：隨著檔案作為文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)資源開(kāi)發(fā)越來(lái)越成熟，檔案工作法律地位不斷提升，隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的深入，新設(shè)立檔案館、室數(shù)量增多，檔案開(kāi)發(fā)交流利用廣泛，檔案移交數(shù)量增加，幾率增多，檔案完整性、安全性風(fēng)險(xiǎn)可能凸顯。特別是在國(guó)家機(jī)構(gòu)改革中，檔案移交工作在檔案管理組織機(jī)構(gòu)初建，相關(guān)人員業(yè)務(wù)和工作精神狀態(tài)明顯不足，場(chǎng)所環(huán)境變遷，信息化系統(tǒng)裝備更新，日常入庫(kù)和職能性移交等諸多不利因素交織的條件下，檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)可能更加突出。必須引起高度重視，采取有效措施，精心組織，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防范突發(fā)事件的發(fā)生，扎實(shí)有序做好檔案移交工作。

關(guān)鍵詞：檔案館室;檔案移交;非專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)

新形勢(shì)下，隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位新設(shè)檔案館室驟然增多，檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致檔案移交頻繁，數(shù)量增大，檔案完整性風(fēng)險(xiǎn)突出，做好檔案移交工作，確保檔案準(zhǔn)確、完整、安全移交到位，需要檔案管理和人事組織部門(mén)工作人員的共同努力，做到精細(xì)嚴(yán)實(shí)，依法辦事，保證檔案移交工作順利開(kāi)展。為了實(shí)現(xiàn)這一工作目標(biāo)，本文就檔案移交工作中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析闡述，希望能對(duì)檔案移交工作有所裨益。

一、確立檔案移交主體責(zé)任。明確單位負(fù)責(zé)人和檔案館室負(fù)責(zé)人的主體責(zé)任。貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局關(guān)于檔案移交工作的相關(guān)要求，召開(kāi)檔案移交工作專(zhuān)題會(huì)，成立專(zhuān)門(mén)組織，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。針對(duì)檔案移交工作中存在的問(wèn)題提出明確要求，對(duì)檔案移交工作作出部署。嚴(yán)格依法履職，層層傳導(dǎo)做好檔案移交工作的重要性和必要性，確保國(guó)家集體資源的安全轉(zhuǎn)移。精準(zhǔn)安排工期計(jì)劃，結(jié)合移交檔案數(shù)量和質(zhì)量的實(shí)際情況，明確檔案移交的具體時(shí)間。精心組織、責(zé)任到組到人，落實(shí)各項(xiàng)工作;要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，層層把關(guān)，嚴(yán)辦手續(xù)，確保質(zhì)量。

二、面對(duì)檔案移交所面臨復(fù)雜局面，認(rèn)真做好檔案細(xì)化和分類(lèi)。在國(guó)家機(jī)構(gòu)改革中，檔案轉(zhuǎn)移工作數(shù)量大，種類(lèi)復(fù)雜，包括：職能劃轉(zhuǎn)檔案移交，職業(yè)專(zhuān)業(yè)檔案（庫(kù)）移交，文件存檔入庫(kù)移交，換崗移交，檔案地址移動(dòng)移交，交接等等。另外在單位聘期調(diào)整、人員變崗、職責(zé)變化時(shí)，也存在檔案工作的交接被忽略現(xiàn)象，把檔案、檔案工作與業(yè)務(wù)工作嚴(yán)重割裂開(kāi)來(lái)。只有認(rèn)真做好細(xì)化分類(lèi)，在源頭理順相應(yīng)關(guān)系，才能保證移交給在有條不紊，順利進(jìn)行。

三、必須依規(guī)章辦事。檔案法和檔案管理?xiàng)l例等法律規(guī)章明確確立了檔案館室法人地位和資格。上級(jí)檔案行政主管部門(mén)和人力資源部門(mén)，黨委編制部門(mén)確立的三定方案，進(jìn)一步明確了單位案館室機(jī)構(gòu)的法律地位，職權(quán)范圍，職能義務(wù)。確立了其收納歸檔、庫(kù)管保密、編目閱覽、檔案服務(wù)的主體地位和功能。檔案室內(nèi)部要明確管理者的職責(zé)和人員分工，以及功能區(qū)的設(shè)立。制定專(zhuān)業(yè)規(guī)章制度。如檔案管理工作人員管理規(guī)定，檔案工作委員會(huì)工作條例，檔案管理保密制度，檔案鑒定銷(xiāo)毀制度，檔案庫(kù)房管理制度，文件材料立卷歸檔辦法，檔案移交交接制度等等。檔案管理要嚴(yán)格依照規(guī)章制度辦事，特別是在檔案移交過(guò)程中，遵守管理制度，堅(jiān)持原則依法依仗辦事。

四、認(rèn)真準(zhǔn)確填寫(xiě)檔案交接文據(jù)。檔案移交交接是檔案管理一項(xiàng)嚴(yán)肅又經(jīng)常性的工作，貫穿了檔案管理的全過(guò)程，檔案管理法規(guī)明確規(guī)定，檔案移交交接必須認(rèn)真填寫(xiě)交接文據(jù)，按照規(guī)范文據(jù)范本準(zhǔn)確填寫(xiě)。交接過(guò)程包括交接單位、負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人，交接時(shí)間、印章、地點(diǎn);交接性質(zhì)，包括館對(duì)館移交、寄存，征購(gòu)或收購(gòu)、捐贈(zèng)等;交換交接格式，包括有明確身份，種類(lèi)，移除說(shuō)明，交接意見(jiàn)等內(nèi)容。都要認(rèn)真、準(zhǔn)確、全部填寫(xiě)。以此明確檔案或者是檔案形成的過(guò)程資料，在交接、送傳、傳遞過(guò)程中的檔案完整性的法律責(zé)任，保證檔案交接中的完整性。

五、把檔案安全放在首位，及時(shí)把握前置條件。檔案館之間交接，一般是有專(zhuān)業(yè)身份或使相對(duì)專(zhuān)業(yè)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化較強(qiáng)的交接。同時(shí)，在檔案開(kāi)發(fā)利用中，會(huì)出現(xiàn)合同約定的檔案移動(dòng)、運(yùn)輸和檔案外出進(jìn)行電子化處理、用于交流、展出等這些業(yè)務(wù)的具體交接，在處理這類(lèi)業(yè)務(wù)的交接中，要對(duì)合同規(guī)定的檔案保管條件嚴(yán)格審查。涉及展覽、交流、外租、外展等活動(dòng)的檔案交接，要使用并填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)的交接文據(jù)。屬于合同約定的或者是運(yùn)輸加工的，應(yīng)該以合同約定來(lái)進(jìn)行辦理相關(guān)交接手續(xù)，明確責(zé)任。重點(diǎn)要在約定之前，充分考慮檔案安全問(wèn)題及其承接能力，審查保管條件是否符合檔案的管理要求的保存環(huán)境，全面考察交流、展出承辦單位的現(xiàn)場(chǎng)，能力、經(jīng)驗(yàn)、團(tuán)隊(duì)和現(xiàn)場(chǎng)具體施工人員資質(zhì)，保密包括現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)施和環(huán)境等等。另外在單位職能劃分整合時(shí)。劃分以后，全宗卷需要拆分或重新建立新職能全宗卷，一定要保存好各類(lèi)交接的記錄，確保檔案交接的安全。

六、切實(shí)做好非專(zhuān)業(yè)人員管理培訓(xùn)。檔案移交工作關(guān)鍵在人。要加強(qiáng)培訓(xùn)、提高素養(yǎng)。檔案管理服務(wù)的最高境界是全民參與文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，通過(guò)時(shí)代風(fēng)貌的展示，挖掘推動(dòng)人類(lèi)的文明進(jìn)步。國(guó)民檔案素養(yǎng)越來(lái)越被認(rèn)為是知識(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，所以，從事知識(shí)工作的人員都需要普及一下檔案相關(guān)知識(shí)技能法規(guī)。針對(duì)這個(gè)行業(yè)潛在工作人員多，大部分為兼職，檔案素養(yǎng)參差不齊，崗位任務(wù)跨度大、一崗多職、事務(wù)繁的特點(diǎn)，有計(jì)劃的開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、明確教程教材，強(qiáng)化崗位訓(xùn)練，重在操練實(shí)訓(xùn)，重點(diǎn)對(duì)機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行檔案基本管理知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握基本檔案收集、整理、電子文件的制作、生成、存檔技能，勝任單位檔案管理工作，打造專(zhuān)兼職結(jié)合的檔案管理隊(duì)伍，做好檔案管理和移交工作。

參考文獻(xiàn)：

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