社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題及其解決方法分析

孟慶華

摘 要：建立全民社會(huì)保障制度是完善我國社會(huì)保障體系的重要舉措。它對(duì)深化社會(huì)改革，維護(hù)人民利益，減輕人民憂慮，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定具有重要而深遠(yuǎn)的意義。因此，規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，保證檔案的真實(shí)性，完整性和安全性，確保新的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的順利實(shí)施，更好地為被保險(xiǎn)個(gè)人和社會(huì)相關(guān)方服務(wù)，具有越來越重要的意義。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保障；檔案管理；問題與對(duì)策

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)營過程中直接形成的各種形式的專業(yè)資料，如文字、圖表、聲音圖像等，具有法律效力和保存利用價(jià)值。它是國家檔案資源的重要組成部分，它反映了保險(xiǎn)人員在社會(huì)保險(xiǎn)代理經(jīng)營過程中支付和享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇真實(shí)記錄的充分履行。隨著社會(huì)保障制度改革的深入，社會(huì)保障的范圍越來越廣。如何做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作，已成為社會(huì)保險(xiǎn)部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

1）管理人員，特別是基層管理人員稍感缺乏認(rèn)識(shí)，因?yàn)闄n案數(shù)量很多，而且認(rèn)為他們是基層工作人員，在發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)不易察覺。因此，他不重視工作，對(duì)工作的態(tài)度也不好。許多管理者認(rèn)為，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理不能給單位帶來利益，也不能給自己帶來利益，所以工作比較散漫。此外，有些城市和農(nóng)村地區(qū)沒有管理室，因此有些應(yīng)當(dāng)歸檔的文件不能及時(shí)歸檔，管理人員不能立即管理這些文件。由于沒有位置，它們只能任意存儲(chǔ)。有些文件放在潮濕的地方。有些文件沒有防火裝置。這使得檔案管理問題突出以后工作變得越來越困難。

2）檔案管理人員的素質(zhì)偏低。他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代檔案管理技能，檔案管理手段和方法落后，檔案工作質(zhì)量得不到保證。

3）在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，既要采用正規(guī)的管理方法，又要遵守一定的管理規(guī)范。由于我國城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作剛剛起步，而這種檔案業(yè)馀管理對(duì)象不同，因此，在其管理上缺乏規(guī)范，這使得檔案管理領(lǐng)域在時(shí)間、管理方法、管理方式等方面都出現(xiàn)了不同程度的差異。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案很多，有的檔案需要?dú)w檔，有的檔案需要銷毀，但歸檔后，檔案應(yīng)該放在哪里呢？在哪里毀滅等等是一個(gè)需要解決的問題。由于一些文件的相似性很高，為了減少工作量，這些文件可以進(jìn)行集中管理，但是如何集中管理文件，以及如何最好地管理它們呢？這些問題需要管理者來解決。如果沒有適當(dāng)?shù)墓ぷ髦刃?，沒有規(guī)范的管理，那么養(yǎng)老保險(xiǎn)工作就會(huì)有很大的困難。

4）手段落后，管理水平低。近年來，隨著城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的全面啟動(dòng)和業(yè)務(wù)量的逐步增加，一些機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的計(jì)算機(jī)化管理。但是，由于缺乏軟件，硬件和人員的有機(jī)整合，有些缺乏相應(yīng)的軟件，有些缺乏專業(yè)人才，從而未能達(dá)到理想的性能。

2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的措施

1）進(jìn)一步完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案立法，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)體系。雖然中國已經(jīng)建立了一系列的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)，基本上保證了檔案工作有法律依據(jù)和規(guī)則可循，但隨著我國保險(xiǎn)種類的增加和養(yǎng)老觀念的轉(zhuǎn)變，根據(jù)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)展的客觀要求和新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)展的新形勢(shì)，應(yīng)及時(shí)提出新的問題。完善檔案管理體制，完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案資格管理和檔案工作者培訓(xùn)制度，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。

2）強(qiáng)化管理意識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理具有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，從事檔案管理的人員素質(zhì)也很高。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和職業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度。建立業(yè)務(wù)精良、責(zé)任心強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，督促本單位負(fù)責(zé)人依法為本單位檔案工作履行職責(zé)，建立定期監(jiān)督檢查制度，建立巡視結(jié)果公示制度，使違法單位和個(gè)人及時(shí)整改，為促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化和規(guī)范化發(fā)展的軌道。

3）社會(huì)保障記錄管理的正確定位。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始?xì)v史記錄，它產(chǎn)生于國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。進(jìn)入后羈押時(shí)代后，公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不再僅僅是行政機(jī)關(guān)的產(chǎn)物，更多的是一種社會(huì)記憶、文化記憶。社會(huì)保險(xiǎn)檔案是在個(gè)人參加社會(huì)保險(xiǎn)的社會(huì)實(shí)踐中形成的記錄。它不僅具有證明和借鑒的價(jià)值，而且還具有在我國社會(huì)保障工作中產(chǎn)生的文化烙印。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記載社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的有力憑證。

4）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案員的專業(yè)培訓(xùn)。組織社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作者參加職業(yè)培訓(xùn)，提高他們的政治、職業(yè)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批理想和道德。掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才，加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程的現(xiàn)代化，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。

5）建立國家管理的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)。建立全國綜合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度，可為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要基礎(chǔ)。建立統(tǒng)一的電子監(jiān)管系統(tǒng)，將所有紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，促進(jìn)國家社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的共享，實(shí)現(xiàn)社會(huì)轉(zhuǎn)移檔案電子轉(zhuǎn)賬與不同類型保險(xiǎn)檔案的無縫銜接，簡(jiǎn)化程序，也避免漏洞，如“死亡人員仍在領(lǐng)取養(yǎng)老金”；他們還可以提供在線賬戶查詢，養(yǎng)老金預(yù)測(cè)和其他服務(wù)。

3 結(jié)束語

城鄉(xiāng)居民的社會(huì)保險(xiǎn)檔案是保障廣大勞動(dòng)者“老有所養(yǎng)”的重要福利基礎(chǔ)。養(yǎng)老保險(xiǎn)制度是我國社會(huì)保障制度的重要組成部分，是構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段。因此，需要讓我們關(guān)注和努力提高城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理水平。

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