淺談疾控中心檔案精細(xì)化管理的理念和實(shí)踐

祝琳 涂畫

摘 要：通過檔案精細(xì)化管理，充分利用規(guī)范化、信息化的方式，促使檔案服務(wù)功能發(fā)揮出了應(yīng)有的價(jià)值，對推動(dòng)疾控中心的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行有著積極的作用。在具體工作期間，從轉(zhuǎn)變員工思想理念，推廣檔案精細(xì)化管理模式，完善檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理制度，提升檔案利用率，繼而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的跨越式發(fā)展，為疾病預(yù)防控制中心各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供了應(yīng)有的保障。

關(guān)鍵詞：檔案；精細(xì)化管理；優(yōu)化管理；利用率

所謂檔案精細(xì)化管理，簡單的說就是將工作做到細(xì)節(jié)上去，準(zhǔn)確把握細(xì)節(jié)之處，促使其一直處于受控狀態(tài)。構(gòu)建一套切實(shí)可行的檔案工作流程，將其落實(shí)到實(shí)處，并把檔案管理的觸角伸向單位的每一個(gè)領(lǐng)域中，通過行使相應(yīng)的職能，對檔案管理和服務(wù)職能加以拓展，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理“零”死角。

1 將意識轉(zhuǎn)變當(dāng)作契合點(diǎn)，從檔案傳統(tǒng)管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變

檔案是單位生產(chǎn)、管理等相關(guān)活動(dòng)以及黨的建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)等相關(guān)工作的真實(shí)記載，同時(shí)也是單位開展相關(guān)工作的參考依據(jù)。在最近幾年里，隨著行政管理職能的不斷轉(zhuǎn)變，首先在疾病預(yù)防控制中心檔案部門開展了精細(xì)化管理的理念教育活動(dòng)，其目的是為了促使全體員工的思維模式發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，通常表現(xiàn)在具體工作期間做到“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：第一，檔案工作從原來的收集型向現(xiàn)在的管理型轉(zhuǎn)變；第二，檔案工作領(lǐng)域從事后的靜態(tài)收集向全過程的動(dòng)態(tài)控制轉(zhuǎn)變；第三，檔案職能從原來的保存型向現(xiàn)在的利用型轉(zhuǎn)變；第四，檔案工作作風(fēng)從原來的機(jī)關(guān)型向現(xiàn)在的服務(wù)性轉(zhuǎn)變。由此可見，這一系列思維模式的轉(zhuǎn)變，促使相關(guān)管理者從根本上明確了工作目標(biāo)和方向。

2 將細(xì)化檔案管理內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，不斷推進(jìn)檔案精細(xì)化管理

2.1 熟練掌握檔案管理體系，保障檔案收集順利

為了保障檔案權(quán)限管理制度可以落實(shí)到實(shí)際工作中，在第一時(shí)間收集檔案，除了要制定出完善的規(guī)章制度以外，還應(yīng)當(dāng)將“一把手”領(lǐng)導(dǎo)總開關(guān)制度落實(shí)到位，對疾病預(yù)防控制中心的檔案情況做到了如指掌，為增強(qiáng)收集、保存等工作的有效性提供應(yīng)有的保障。疾病預(yù)防控制中心的檔案王往往來自每一個(gè)科室，主要集中在以下幾個(gè)方面：第一，人；第二，財(cái)；第三，物。為了進(jìn)一步保障檔案資料的完整性，工作人員應(yīng)當(dāng)深入一線業(yè)務(wù)科室，對所有科室的工作環(huán)節(jié)做到熟練掌握，與相關(guān)科室人員保持友好的往來，熟知他們工作中的需求，把檔案管控關(guān)口向前移動(dòng)，促使檔案管理有機(jī)的和業(yè)務(wù)工作結(jié)合在一起。通過“多交流，多服務(wù)”，用服務(wù)的柔性來彌補(bǔ)收集的剛性，以此來促進(jìn)收集執(zhí)行力的全面提高。

2.2 對檔案結(jié)構(gòu)加以完善，緊跟時(shí)代的腳步

因?yàn)闄n案質(zhì)量是檔案管理效率、利用效率高低的直觀表現(xiàn)。所以，疾控中心在開展檔案管理工作的時(shí)候一定要打破以往的傳統(tǒng)思想，在充分結(jié)合檔案管理相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，對需要構(gòu)建檔案室的數(shù)量做到了如指掌，對所有檔案做好鑒定與剔除工作，對需要的檔案加以完善與優(yōu)化，在全面了解檔案分類的同時(shí)進(jìn)行分類歸檔，以此來促進(jìn)檔案質(zhì)量的全面提升；不僅如此，針對科研成果、史志等方面來說，應(yīng)當(dāng)加快特色檔案室建設(shè)的腳步；對檔案結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，從原來比較單一化的紙質(zhì)文檔逐漸擴(kuò)展到聲像資料、實(shí)物留存等相關(guān)資料，以此來優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)形式；在指定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案價(jià)值分析，對檔案永久、短期的科學(xué)比例關(guān)系加以明確，其目的是為了促使所有檔案都能發(fā)揮出自身的價(jià)值，最大化為疾控中心服務(wù)。

3 將完善管理方式與制度當(dāng)作平臺，確保檔案精細(xì)化管理的順利實(shí)施

3.1 構(gòu)建與之相匹配的組織架構(gòu)

通過構(gòu)建與之相匹配的組織架構(gòu)，為檔案管理工作可以有條不紊的進(jìn)行提供應(yīng)有的保障。針對疾病預(yù)防控制中心來說，其檔案管理外部主要由以下幾個(gè)部門監(jiān)督：一是市檔案局；二是市衛(wèi)計(jì)委。就檔案管理內(nèi)部而言，主要由中心副主任分管，同時(shí)每一個(gè)科室都安排了適量的兼職檔案員，主要負(fù)責(zé)具體事務(wù)。對工作職責(zé)加以明確，細(xì)化了工作內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上和各科室績效考核相掛鉤，實(shí)施閉環(huán)控制。

3.2 構(gòu)建規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度

通常情況下，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度主要包含以下幾點(diǎn)：第一，檔案工作崗位責(zé)任制；第二，材料收集歸檔制度；第三，檔案借閱管理制度；第四，檔案復(fù)制制度；第五，檔案銷毀制度等。由此可見，這些管理制度的有效建立在疾控中心檔案精細(xì)化管理工作中起到一定的促進(jìn)作用：一是對檔案管理工作加以明確，促使所有業(yè)務(wù)可以按照相關(guān)要求進(jìn)行，降低了工作盲目性；二是在第一時(shí)間把工作當(dāng)中發(fā)生的問題與處理措施書面化，這樣做的目的是為了使得這些經(jīng)驗(yàn)與知識得到累積，以便減少日后在同類問題上再犯錯(cuò)誤。通過構(gòu)建行之有效的工作規(guī)范以及督查機(jī)制，對崗位責(zé)任加以細(xì)化，以此來實(shí)現(xiàn)從人治向法治過渡。

4 通過檔案精細(xì)化管理，將檔案利用效率加以提升

眾所周知，檔案管理的核心任務(wù)就是為工作服務(wù)，疾病預(yù)防控制中心通過檔案精細(xì)化管理，提升檔案利用率是其主要目標(biāo)。通常表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，在很大程度上加快了電子文化收集的速度；第二，積極建設(shè)與優(yōu)化檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)；第三，加快已有檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫以及部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的腳步；第四，加快二維碼技術(shù)開發(fā)的速度；第五，加大信息反饋工作開展的力度，對衍生出來的新問題做到熟練掌握，不但對優(yōu)化檔案資料大有裨益，還會(huì)對檔案價(jià)值的挖掘帶來諸多益處，繼而深度剖析檔案利用的規(guī)律，為可以及時(shí)改進(jìn)檔案利用工作提供方便，繼而從根本上提升檔案利用率。

5 結(jié)語

總而言之，在具體工作期間，通過檔案精細(xì)化管理，不斷提升檔案管理水平與充分發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，減少檔案管理工作被忽視。我們都知道，檔案管理只是疾控中心管理的一個(gè)部分，只有將其滲透到單位的方方面面，才能衍生出一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的精細(xì)化管理體系，充分發(fā)揮精細(xì)化管理的價(jià)值，以此來促進(jìn)檔案利用率的全面提升。

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作者簡介

祝琳，湖北省疾病預(yù)防控制中心工會(huì)，研究生。