淺析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

摘 要：從當前社會發(fā)展的角度看，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進了電算化會計檔案管理方式的普及。同時，信息技術(shù)也被廣泛應用于會計檔案管理中。本文比較了會計電算化背景下的會計檔案管理與傳統(tǒng)方式之間的不同，重點針對當前電算化背景下會計檔案管理工作的缺陷提出了相應的對策。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；實施策略

作為國家檔案的重要組成部分，會計檔案同時也是一個公司的重要檔案資料，在會計管理和經(jīng)濟管理的過程中發(fā)揮著非常重要的作用。隨著信息化技術(shù)的廣泛使用，此項工作已經(jīng)開始向計算機化方向發(fā)展。如何在計算機化的條件下實現(xiàn)更好的會計檔案管理，將其作用盡可能地發(fā)揮出來，提高管理的效率和質(zhì)量，已成為當前會計領(lǐng)域的研究熱點之一。

1 會計電算化檔案和傳統(tǒng)會計檔案

傳統(tǒng)的會計檔案是紙質(zhì)檔案，主要是作為會計憑證的原始參考，一般包括財務報表及分析報告、會計賬簿等等，同時還包括根據(jù)法律保存的其他類型的檔案，而會計師的大部分工作時間主要也是用于會計文件的收集，傳統(tǒng)會計檔案的存儲期限為15年或25年，因此長期存儲需要大量的存儲空間，大多數(shù)公司很難確保擁有足夠的存儲空間設置。而會計電算化的普及，使得紙質(zhì)的會計檔案逐漸被電子檔案所取代。電算化的會計檔案是非紙質(zhì)的存儲會計數(shù)據(jù)的方式，在這種模式下，會計數(shù)據(jù)只能以電子數(shù)據(jù)的形式存儲，并統(tǒng)一存放于會計數(shù)據(jù)庫中，相應的會計檔案系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)模型，存儲空間和外部設備，財務編程語言，光盤，用戶手冊等一系列完整的文件內(nèi)容[1]。

2 會計檔案的特點分析

在會計電算化的基礎上，會計檔案的特點主要表現(xiàn)在三個方面：第一，內(nèi)容廣泛。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，有著計算機基礎的會計檔案不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，還包括與計算機存儲相關(guān)的各種會計信息和數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)中所存放的各類會計信息，也歸于計算機的會計檔案內(nèi)容。第二，檔案信息的載體是多樣化的。在實行會計電算化之前，會計檔案一般以紙質(zhì)形式記錄，紙質(zhì)是記載相關(guān)信息的主要載體。但在利用計算機技術(shù)的基礎上，會計檔案的信息載體發(fā)生了相應的變化。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還擁有其他存放載體，包括U盤、硬盤、磁盤等等，它們既是計算機技術(shù)的一部分，也是會計檔案的載體[2]。第三，信息是可變的。在會計電算化的前提條件下，會計文件信息一般存儲在CD-ROM或軟盤上。簡單地說，這些信息是數(shù)字信息，具有不穩(wěn)定特征，數(shù)據(jù)比較容易損壞和修改，這使得會計文件管理變得更加困難，如果信息被修改或損壞且無法恢復到之前的狀態(tài)，將會大大影響會計內(nèi)容的真實性和準確性。

3 會計電算化背景下的會計檔案管理缺陷

3.1 存在管理漏洞，信息化程度低

管理漏洞的長期存在是當前會計檔案管理中的一個主要問題，這個問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，管理上沒有明確的懲罰標準。許多公司的會計人員容易在工作中偷工減料，由于工作人員的懶惰，當天規(guī)定的會計信息記錄通常要延遲到后面幾天，容易造成實時數(shù)據(jù)缺乏的問題。其次，備份內(nèi)容不夠清晰。一般來說，一個好的備份數(shù)據(jù)應該是存儲在不同的設備中，這樣當某個備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，可以通過其它備份文件來進行核對。另外，多個數(shù)據(jù)的情況可以清楚地反映數(shù)據(jù)的準確性。但在很多公司內(nèi)部，數(shù)據(jù)備份往往只有一個副本，容易造成原始數(shù)據(jù)的損壞，雖然可以使用備用數(shù)據(jù)，但是無法知道備用數(shù)據(jù)的準確性，這給會計工作帶來了很大的不穩(wěn)定性。

3.2 缺乏對會計電算化檔案管理的認識

在會計電算化檔案管理的過程中，主要依靠計算機來收集檔案信息，同時完成后期的數(shù)據(jù)分析工作。實際上，許多公司的會計檔案管理者無法在實際工作中熟練使用計算機，他們?nèi)狈ψ銐虻挠嬎銠C檔案管理知識和技能。因此，在會計數(shù)據(jù)備份的實際過程中，備份級別不能滿足要求，有些甚至不能列入備份文件。由于會計信息的不及時備份造成的巨大損失，數(shù)據(jù)丟失或破壞的風險很高，這對計算機系統(tǒng)的實際運行有很大影響。事實上，很多公司都沒有專業(yè)的網(wǎng)絡管理員，大多數(shù)檔案管理人員在經(jīng)過短期培訓后就上崗，實際上他們沒有系統(tǒng)維護和管理的能力，這與電算化會計檔案管理的實際需要不相符合。

3.3 缺乏足夠的安全性

電算化的會計管理系統(tǒng)主要使用磁介質(zhì)作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)妮d體，它具有體積小、容易保存、重量輕的特點。但是，基于磁介質(zhì)管理的會計數(shù)據(jù)和信息的安全性不高，容易受到篡改和破壞，實際控制的過程中往往存在許多問題。從當前技術(shù)發(fā)展的角度來看，非法篡改電子數(shù)據(jù)非常簡單，這給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。一旦人為破壞和篡改會計信息，就會給公司的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展帶來很大的問題，實際的損失是不可預測的。另外，一些未經(jīng)授權(quán)的員工可以訪問完整的數(shù)據(jù)文件，考慮到信息網(wǎng)絡的局限性和會計信息數(shù)據(jù)集中化的特點，這增加了偽造和銷毀重要數(shù)據(jù)的風險。與傳統(tǒng)的會計檔案管理相比，電算化背景下的會計檔案管理的在安全性方面所受的威脅更多。

4 會計電算化背景下提高檔案管理水平的實施策略

4.1 確定會計檔案的內(nèi)容，完善各種制度

會計檔案管理的內(nèi)容需要制度化，其形式由所存儲的信息特點決定，使檔案管理者的工作按照一定的規(guī)則進行。在電算化條件下，應確定信息采集系統(tǒng)定期復制和存儲所有的會計數(shù)據(jù)信息，以便及時生成相應的備份文件，確保計算機系統(tǒng)的損壞不會產(chǎn)生過多的負面影響。同時，可以參考《檔案法》的有關(guān)要求和標準以及公司的實際情況，建立會計檔案管理的保密制度，明確信息傳輸程序和獲取制度，最大限度地保證檔案信息的完整性和安全性。

4.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

在會計檔案管理的電算化背景下，其管理工作實際上還是由人完成的。因此，公司管理者需要注重相關(guān)方面的人才培養(yǎng)問題，會計檔案工作人員在上任之前需要系統(tǒng)而全面地培養(yǎng)電算化技能，還需要根據(jù)自己的實際工作特點和管理內(nèi)容制定相應的培養(yǎng)方法。同時，公司管理者應該注重加強檔案工作人員的職業(yè)道德以及法律意識，確保會計檔案管理工作在計算機環(huán)境下有序、有效、安全地進行。

4.3 做好檔案的收集、管理和保管工作

財務處要抓好財務數(shù)據(jù)備份工作，一旦計算機硬件系統(tǒng)出現(xiàn)損壞，就可以在較短的時間內(nèi)恢復原有的會計系統(tǒng)。在做好備份的同時，還應該收集計算機軟件的相關(guān)信息。需要注意的是，每份副本都應清楚標明相關(guān)信息，包括檔案編制和管理者的相關(guān)信息，這些信息應存放在不同的空間，注意防塵和防潮，確保和磁場之間具有足夠安全的距離。在保存磁介質(zhì)時，應進行定期檢查和復制，以避免因磁介質(zhì)損壞而丟失相應的文件信息。另外，可以通過設置相應的密碼增強系統(tǒng)的安全性，并定期維護補丁，以防止計算機安全性受到破壞，造成會計信息丟失或修改的問題[3]。

5 結(jié)束語

電算化的會計檔案管理模式適應了時代發(fā)展中檔案管理工作的需要，改變了傳統(tǒng)的會計信息存儲和核算方法，提高了信息存儲質(zhì)量，并實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動處理，提高會計信息管理的工作效率以及管理水平，在會計信息工作的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，必須提前做好所有的準備工作，相應的檔案管理計劃也必須在合理有效的電算化會計前提下進行。

參考文獻

[1]葉楓.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：192.

[2]徐冬梅.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2018，No.545（7）：81-82.

[3]王曉麗.會計電算化環(huán)境下怎樣做好會計檔案管理[J].祖國，2018（6）：74-74.

作者簡介

鄧溢（1989-），女，漢族，湖北荊州，荊州市環(huán)境保護監(jiān)測站，研究方向：檔案管理。