高校圖書(shū)館編目外包業(yè)務(wù)質(zhì)量管理探析

黃榮莉

【摘 要】 隨著圖書(shū)館數(shù)字化服務(wù)水平的提高，編目外包業(yè)務(wù)已經(jīng)成為高校圖書(shū)館界業(yè)務(wù)外包中應(yīng)用最廣泛的一種外包方式。編目外包既具有其優(yōu)點(diǎn)，也凸顯出了一些弊端，因此，加強(qiáng)外包編目質(zhì)量控制就十分必要。應(yīng)采取的措施是：慎重選擇合作公司;制定適合、實(shí)用的編目規(guī)則;加強(qiáng)對(duì)外包編目人員的培訓(xùn);加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)審校;提高本館編目員業(yè)務(wù)水平等。

【關(guān)鍵詞】 高校圖書(shū)館;編目外包;利弊分析;質(zhì)量控制

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)自動(dòng)化程度不斷提高，不僅體現(xiàn)在圖書(shū)館把網(wǎng)絡(luò)資源納入圖書(shū)館目錄，還體現(xiàn)在編目工作及目錄組織的各個(gè)方面。圖書(shū)的編目工作是圖書(shū)館工作的基石，是圖書(shū)館各項(xiàng)工作的源頭，是文獻(xiàn)服務(wù)工作的重要保障。圖書(shū)編目著錄的準(zhǔn)確性直接影響到讀者的查全率和查準(zhǔn)率。[1]隨著編目外包業(yè)務(wù)在圖書(shū)館的普遍開(kāi)展，編目的工作內(nèi)容和形式也發(fā)生了變化，編目工作由過(guò)去相對(duì)獨(dú)立封閉的環(huán)境逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)下開(kāi)放平臺(tái)，在開(kāi)放的環(huán)境中對(duì)文獻(xiàn)的內(nèi)容、款目、要素等進(jìn)行揭示、整理，并通過(guò)主題標(biāo)引、學(xué)科分類(lèi)將這些信息組織以多途徑方式提供給讀者，以滿足不同層次、不同類(lèi)型用戶的需求。

一、編目外包模式

編目業(yè)務(wù)外包主要是指圖書(shū)館和圖書(shū)供貨商之間借助現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，異地（或到本館）將原來(lái)由編目部門(mén)承擔(dān)的書(shū)目數(shù)據(jù)的編制、物理加工的任務(wù)全部或部分委托數(shù)據(jù)商、書(shū)商來(lái)完成。[2]隨著圖書(shū)館服務(wù)理念和手段不斷發(fā)展和創(chuàng)新，高校圖書(shū)館服務(wù)更注重圍繞深層次的延伸服務(wù)。人們對(duì)廣泛、快速獲取信息的要求越來(lái)越高，這一情況反映到圖書(shū)館工作方面，就是廣大讀者要求縮短新書(shū)上架周期，盡快閱讀到最新出版發(fā)行的書(shū)刊資料;而另一方面，隨著采購(gòu)圖書(shū)的逐年增長(zhǎng)，編目量也相應(yīng)大幅度增加，編目工作也經(jīng)常出現(xiàn)滯后、積壓。為了緩解這種矛盾，各高校圖書(shū)館不斷利用新的技術(shù)加工手段改進(jìn)工作。圖書(shū)供應(yīng)商也看到了圖書(shū)館業(yè)務(wù)中存在的商機(jī)，及時(shí)改變了服務(wù)模式，把為圖書(shū)館提供配套編目業(yè)務(wù)作為自己的營(yíng)銷(xiāo)競(jìng)爭(zhēng)方式之一，從而保有了相對(duì)穩(wěn)定的客戶和銷(xiāo)售渠道。高校圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包無(wú)論給圖書(shū)館還是外包商帶來(lái)的是合作雙贏的效果，但對(duì)高校圖書(shū)館而言，除了分編業(yè)務(wù)外包帶來(lái)的積極效應(yīng)，也留下很大隱患，如果不加強(qiáng)質(zhì)量管理，甚至對(duì)圖書(shū)館長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生不利的影響。

二、編目業(yè)務(wù)外包的辯證分析

任何事物都有兩面性，編目外包工作也不例外，高校圖書(shū)館在選擇分編業(yè)務(wù)外包之初是有一定被動(dòng)性的，然而，也正是通過(guò)引進(jìn)外包公司的力量使得在轉(zhuǎn)型期的許多圖書(shū)館邁出了館藏目錄數(shù)字化這重要的一步，從全國(guó)圖書(shū)館尤其是高校圖書(shū)館的實(shí)踐來(lái)看，分編業(yè)務(wù)外包總體來(lái)講是受到肯定的，也都在不同程度上取得了實(shí)效。

1、編目業(yè)務(wù)外包的優(yōu)點(diǎn)

編目外包簡(jiǎn)化了工作流程，節(jié)約了圖書(shū)館人力、物力成本。編目工作外包后，圖書(shū)館將圖書(shū)從物理加工到分類(lèi)編目標(biāo)引全部或部分交由圖書(shū)供應(yīng)商完成，減輕了圖書(shū)館資金緊張帶來(lái)的運(yùn)作壓力。圖書(shū)供應(yīng)商將圖書(shū)館采編工作上的一些輔助工作和書(shū)目數(shù)據(jù)提供給圖書(shū)館，作為銷(xiāo)售圖書(shū)的配套服務(wù)。因?yàn)闀?shū)商公司具有規(guī)模大、效率高的特點(diǎn)，很多書(shū)商已經(jīng)可以獨(dú)立完成從采購(gòu)到上架的全流程工作，通過(guò)他們提供的服務(wù)可以節(jié)約圖書(shū)館龐大的人事費(fèi)用。提高了工作效率，圖書(shū)館限于人力難以滿足讀者的迫切需求，在不增加圖書(shū)館人員編制的情況下縮短了圖書(shū)從采購(gòu)到投入使用的周期。編目外包后，圖書(shū)館可以重新合理配置人力資源來(lái)提高圖書(shū)館的核心競(jìng)爭(zhēng)力，更好的為讀者服務(wù)。館內(nèi)編目人員可以相應(yīng)調(diào)整工作重點(diǎn)，以審校和質(zhì)量控制為主，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)以及注重館外其他合作工作的開(kāi)展。編目外包可以將圖書(shū)館編目人員從一些繁瑣的事務(wù)性工作解放出來(lái)，將有限的人力投入到讀者服務(wù)、參考咨詢等更高層次的工作中。

2、在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也凸顯了一些弊端

編目外包也導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降，本館編目員業(yè)務(wù)水平難以提高。書(shū)商的編目人員通常是非正式員工，人員流動(dòng)性大，追求數(shù)量而非質(zhì)量自然就成了他們最為關(guān)注的目標(biāo)，無(wú)論是對(duì)待工作的責(zé)任心還是完成工作的質(zhì)量都很難達(dá)到專(zhuān)業(yè)人員的水準(zhǔn)。圖書(shū)館雖然對(duì)外包人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使其初步掌握本館編目工作的規(guī)則，但并不代表這些外包人員已經(jīng)成為合格的編目人員。聯(lián)機(jī)和外包編目的采用，原始編目數(shù)據(jù)數(shù)量逐漸減少，也削弱了編目人員實(shí)踐的機(jī)會(huì)，如果采購(gòu)合同規(guī)定了書(shū)商要承擔(dān)所有編目工作，可能就會(huì)使圖書(shū)館編目人員產(chǎn)生依賴(lài)心理。[3]由于業(yè)務(wù)外包后，圖書(shū)館編目人員的數(shù)量也逐步減少，在聯(lián)編中心下載的書(shū)目數(shù)據(jù)和書(shū)商提供的書(shū)目數(shù)據(jù)沒(méi)有足夠的人力和能力進(jìn)行詳細(xì)審查，而把一些不符合本館規(guī)范的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到本館的數(shù)據(jù)庫(kù)中，也容易引起本館數(shù)據(jù)庫(kù)的不連續(xù)性和不穩(wěn)定性。長(zhǎng)期編目業(yè)務(wù)外包也可能使圖書(shū)館本館編目業(yè)務(wù)技術(shù)逐漸萎縮，最終的不良后果就是在圖書(shū)業(yè)務(wù)流程中占主導(dǎo)地位的圖書(shū)館轉(zhuǎn)變?yōu)楸粍?dòng)。

三、加強(qiáng)外包編目質(zhì)量控制的措施建議

1、慎重選擇合作公司

采訪人員在多個(gè)書(shū)商同時(shí)參與競(jìng)標(biāo)的選擇中，一定要對(duì)每家書(shū)商的信譽(yù)度、技術(shù)實(shí)力、工作效率、服務(wù)態(tài)度以及他們的社會(huì)影響力等進(jìn)行多角度、多方位的全面了解，做到招標(biāo)時(shí)能對(duì)每位書(shū)商心里有數(shù)，盡可能選擇最好的、最適合本館館藏特色的好書(shū)商。[4]外包商的服務(wù)水平良莠不齊，選擇有實(shí)力的外包公司非常重要，要多渠道了解各書(shū)商資質(zhì)、信譽(yù)等關(guān)鍵因素。編目業(yè)務(wù)外包程度，各館可根據(jù)各自實(shí)際情況，采取全部外包、部分外包、到館編目等多種形式。到館編目是外包人員到本館進(jìn)行全流程操作，完成條碼、蓋章、書(shū)標(biāo)、數(shù)據(jù)等工作，外包編目工作流程、業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)是否合理、規(guī)范直接影響編目的質(zhì)量與圖書(shū)館服務(wù)，到館編目也是對(duì)館配商實(shí)力的重要考核依據(jù)。

2、制定適合、實(shí)用的編目規(guī)則

文獻(xiàn)著錄的質(zhì)量直接關(guān)系到讀者的檢索效率，還影響到書(shū)目數(shù)據(jù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等問(wèn)題。在制定編目規(guī)則的時(shí)候，應(yīng)該從便于讀者檢索的角度考慮，著錄盡量標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，還要從提高編目工作效率、降低編目成本的角度考慮，在不違背編目規(guī)則的情況下，盡量簡(jiǎn)化編目規(guī)則，因?yàn)橹挥幸子谡莆盏囊?guī)則才便于指導(dǎo)具體的編目實(shí)踐。制定適合本館的編目細(xì)則要遵循幾個(gè)原則：首先，細(xì)則在總則上不能與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相違背，要遵循《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》、《CALIS聯(lián)合目錄著錄細(xì)則》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);其次，編目細(xì)則要符合編目工作的實(shí)用性和易檢索性，要符合讀者的檢索需求，因?yàn)榫幠抗ぷ髯罱K目的是為了方便讀者的檢索;最后，編目細(xì)則要兼顧本館排架、管理、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)需求，兼顧本館采編工作的實(shí)際情況。

3、加強(qiáng)對(duì)外包編目人員的培訓(xùn)

外包公司的編目員絕大多數(shù)沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的編目業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)嚴(yán)重不足。外包公司為了保證自己的利潤(rùn)，通常支付給編目人員的報(bào)酬較低，而且工作定額卻很高。這樣做往往導(dǎo)致招聘不到高素質(zhì)、高學(xué)歷的員工。在這種情況下，每項(xiàng)編目外包工作初期都會(huì)經(jīng)歷一個(gè)十分艱難培訓(xùn)過(guò)程，只有通過(guò)不斷地糾錯(cuò)與更正來(lái)確保編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。圖書(shū)館就要將各項(xiàng)規(guī)則、工作程序、注意事項(xiàng)落實(shí)到文字上，不能只憑口傳。認(rèn)真培訓(xùn)外包人員，使其熟悉圖書(shū)館的規(guī)章制度，掌握本館編目工作條例、工作程序。在外包商和外包編目人員之間建立良好的溝通渠道，讓他們及時(shí)了解圖書(shū)館的要求，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題立即提出解決方案。

4、加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)審校

在聯(lián)機(jī)編目環(huán)境下，圖書(shū)館的大部分?jǐn)?shù)據(jù)都來(lái)自于對(duì)聯(lián)編中心數(shù)據(jù)的套錄下載，但即使是國(guó)圖和calis這兩大聯(lián)編中心的編目數(shù)據(jù)也難免存在著一些疏漏之處，也有可能出現(xiàn)著錄錯(cuò)誤。這就需要在套錄下載數(shù)據(jù)時(shí)對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、檢查修改，以保證書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時(shí)，在利用聯(lián)編中心數(shù)據(jù)時(shí)，編目人員還必須根據(jù)本館的具體規(guī)則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的修改，建立適合本館使用的書(shū)目數(shù)據(jù)。編目外包后對(duì)本館編目人員審校工作就有更高的要求，首先是對(duì)書(shū)商的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量要提出要求，對(duì)外包人員最初做的數(shù)據(jù)也應(yīng)該逐條審校，遇到數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或不符合規(guī)定的地方要讓其進(jìn)行修改，并及時(shí)給他們講解不懂或不理解的編目細(xì)節(jié)，避免錯(cuò)誤進(jìn)一步擴(kuò)大。

5、提高本館編目員業(yè)務(wù)水平

業(yè)務(wù)熟練、有良好職業(yè)道德的圖書(shū)館分編人員在工作中會(huì)始終以讀者服務(wù)為宗旨，總是想方設(shè)法最大限度地揭示文獻(xiàn)檢索點(diǎn)來(lái)進(jìn)行分編、標(biāo)引和著錄工作。圖書(shū)館編目人員要不斷加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，完善和提高自己。豐富的知識(shí)和創(chuàng)新的理念是提高文獻(xiàn)信息編目質(zhì)量的重要保證，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和編目外包的沖擊下，編目員也必須創(chuàng)新編目的內(nèi)容和方式。比如，突破原有的傳統(tǒng)編目模式嘗試拓寬書(shū)目標(biāo)引范圍與深度、建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)等。同時(shí)，關(guān)注編目界的前沿動(dòng)態(tài)，不斷提升職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。提高文獻(xiàn)編目人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，實(shí)行科學(xué)的、現(xiàn)代化的文獻(xiàn)編目工作管理，才能給讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

高校圖書(shū)館編目外包工作已經(jīng)呈現(xiàn)出普遍化的趨勢(shì)，這是編目工作發(fā)展中很重要的環(huán)節(jié)，它不僅提供了相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，而且在很大程度上促進(jìn)了圖書(shū)館等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)編目工作的轉(zhuǎn)型。圖書(shū)館編目外包工作應(yīng)因地制宜、因時(shí)而異，不同類(lèi)型、不同規(guī)模、不同時(shí)期的圖書(shū)館，要選擇一種適合自己發(fā)展的模式。同時(shí)根據(jù)情況變化進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整和變革，合理分配與使用人力資源，優(yōu)化編目人員結(jié)構(gòu)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量與效率的目的，這樣編目外包工作也肯定會(huì)向著更加成熟的方向持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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【作者簡(jiǎn)介】

黃榮莉，安康學(xué)院圖書(shū)館館員，研究方向：文獻(xiàn)資源建設(shè).