美的集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行狀況與完善對策

湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院 王義 孫喜平

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，世界格局內(nèi)的企業(yè)之間競爭越來越激烈，企業(yè)要想在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢必須調(diào)整經(jīng)營策略、改變組織結(jié)構(gòu)。隨著大智移云的發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)帶來公司管理方式的變革，公司財(cái)務(wù)信息可以在集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上共享，高度重復(fù)的簡單財(cái)務(wù)工作被人工智能取代，規(guī)模較大的集團(tuán)公司建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心同步企業(yè)的戰(zhàn)略管理，使企業(yè)在現(xiàn)代新經(jīng)濟(jì)洪潮中屹立不倒。世界上最早建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的是美國福特公司，在中國第一家財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心是在2005年由中興通訊設(shè)立(陳瀟怡，2017)，之后海爾集團(tuán)(成暢，2019)、寶鋼集團(tuán)等集團(tuán)企業(yè)也逐步采用共享財(cái)務(wù)模式。

美的集團(tuán)1968年成立于中國廣東，在世界范圍內(nèi)擁有約200家分部、60多個(gè)海外分支機(jī)構(gòu)及12個(gè)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)單位。美的主要提供的多元化產(chǎn)品包括空調(diào)、洗衣機(jī)，冰箱、廚房家電和各種小家電等，致力于創(chuàng)造美好生活。

為了在新經(jīng)濟(jì)形勢中增強(qiáng)競爭力，降低管理成本，提高服務(wù)質(zhì)量，美的決定實(shí)施財(cái)務(wù)共享，財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心設(shè)在集團(tuán)總部佛山。在建立共享中心之初以行政指令的方式推廣，減小了變革的阻力，以“整體規(guī)劃，分部實(shí)施”的原則循序漸進(jìn)地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造與管理結(jié)構(gòu)重組，美的集團(tuán)2014年6月年開始在原來ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，甄選財(cái)務(wù)一體化新系統(tǒng)，最終確定了美云智數(shù)的“美捷報(bào)”財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)。同年10月在全集團(tuán)進(jìn)行人員匯報(bào)，梳理不同全部崗位的人員職能，調(diào)整集團(tuán)各部門各小組職能關(guān)系，做到分工更具體，并且根據(jù)員工個(gè)人綜合能力因地制宜安排崗位。2015年1月在費(fèi)用組和總賬組織進(jìn)行設(shè)置試點(diǎn)，在試用過程中根據(jù)實(shí)際遇到的問題不斷優(yōu)化新財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，促進(jìn)和原ERP系統(tǒng)的融合。2016年12月在全集團(tuán)推廣完成美云智數(shù)的“美捷報(bào)”財(cái)務(wù)系統(tǒng)，至今仍在不斷優(yōu)化與改進(jìn)。

1 美地集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)行效果

1.1 積極效果

1.1.1 降低企業(yè)成本

在集團(tuán)公司中要想實(shí)現(xiàn)運(yùn)營過程中運(yùn)行成本的降低，最好的方法就是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源共享以及減少服務(wù)人員。企業(yè)在未實(shí)行財(cái)務(wù)共享之前在公司運(yùn)行過程中各個(gè)部門的日常信息會(huì)有一定的重復(fù)，在建立共享服務(wù)中心之后就商討出處理各種問題的最佳途徑，并且對各項(xiàng)工作流程進(jìn)行細(xì)化分工，在不同崗位因地制宜地配備具有不同學(xué)歷和工作經(jīng)驗(yàn)的人，形成規(guī)模作業(yè)，提高了工作人員的業(yè)務(wù)熟練度，減少工作人員人數(shù)，降低了企業(yè)運(yùn)行成本。

1.1.2 提高效率

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將流程化的工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化集中處理，加速會(huì)計(jì)信息的處理，有效提高了工作效率。速度提高最明顯的是費(fèi)用審批，集團(tuán)在總部與各地分部之間運(yùn)用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)“美捷報(bào)”進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷流程的提交，相關(guān)工作人員處理之后，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到共享中心平臺(tái)直接完成復(fù)審以及付款，分部提交單據(jù)的工作人員只要在平臺(tái)上關(guān)注流轉(zhuǎn)進(jìn)度即可。另外是付款速度，目前企業(yè)大多賬戶都和銀行進(jìn)行了銀企直連，在費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)的單據(jù)完成審核之后，付款人員可以在網(wǎng)上利用銀企接口直接付款，實(shí)現(xiàn)即時(shí)到賬，大大提高了付款速度。

1.1.3 提升服務(wù)質(zhì)量

在成本降低和運(yùn)行效率提升的同時(shí)，共享服務(wù)中心的服務(wù)質(zhì)量也得到了提升。就以企業(yè)每月和年底都會(huì)進(jìn)行的往來款對賬來說，在財(cái)務(wù)共享中心建立以前，因?yàn)榧瘓F(tuán)總部和分部不在同一地區(qū)，各地的執(zhí)行情況都不同，對于會(huì)計(jì)人員來說每次對賬都需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，而且質(zhì)量也難以保障。共享中心創(chuàng)立后，集團(tuán)財(cái)務(wù)各種賬項(xiàng)都有統(tǒng)一接口，有專門員工分類處理，不但可以提高員工的滿意度，也會(huì)給上下游合作者和顧客帶來比較好的體驗(yàn)感，提升了集團(tuán)總體的服務(wù)質(zhì)量。

1.2 存在問題

1.2.1 數(shù)據(jù)安全

隨著電子信息科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)平臺(tái)，在給集團(tuán)帶來便利的同時(shí)也存在著一定隱患。一方面是互聯(lián)網(wǎng)本身的局限性帶來的問題，美的集團(tuán)在財(cái)務(wù)部工作的人員會(huì)經(jīng)常遇到系統(tǒng)不穩(wěn)定的情況，造成信息的延遲發(fā)出、收到甚至是數(shù)據(jù)丟失的情況，給共享服務(wù)中心的工作帶來了不便。另一方面是人為的因素，由于集團(tuán)總部和分部之間的信息傳遞都是通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，這就給了心存不軌之人利用黑客技術(shù)入侵的機(jī)會(huì)，一旦關(guān)鍵數(shù)據(jù)被篡改又不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)，給集團(tuán)造成的損失是難以估量的。這兩種情況都會(huì)影響到集團(tuán)的日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)，帶來利益的損失。

1.2.2 員工流動(dòng)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立之后對美的集團(tuán)每一個(gè)財(cái)務(wù)工作人員都是全新的挑戰(zhàn)，由于共享中心建立時(shí)就對工作進(jìn)行了細(xì)分，根據(jù)個(gè)人能力經(jīng)驗(yàn)分配到不同崗位上負(fù)責(zé)專門的工作。對于被分配到低端財(cái)務(wù)崗位的人來說，他們每天面對的就是大量的簡單機(jī)械的工作，例如原始單據(jù)的處理與核對，這樣的工作需要的專業(yè)知識(shí)很少甚至非財(cái)務(wù)人員簡單學(xué)習(xí)之后就能操作，不能體現(xiàn)個(gè)人的能力與價(jià)值，低端財(cái)務(wù)崗的人會(huì)有他們是“弱勢群體”與“會(huì)計(jì)加工廠工人”的感覺，而人在自己的崗位上對自己的價(jià)值與前途產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)就會(huì)選擇跳槽去尋找新的工作機(jī)會(huì)，這樣就使集團(tuán)離職率變高，人員流動(dòng)加大，不利于集團(tuán)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

1.2.3 業(yè)財(cái)難融

在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心之后，美的集團(tuán)以內(nèi)部業(yè)務(wù)模塊為基礎(chǔ)健全了ERP系統(tǒng)，使供應(yīng)鏈上下游以及各部門可以看到相關(guān)信息，但是依然難以解決業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門融合的問題。一方面財(cái)務(wù)工作人員不了解業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況；另一方面業(yè)務(wù)工作人員也難以理解財(cái)務(wù)人員對于成本效益的顧慮，因此造成業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間難以協(xié)同，不能達(dá)到預(yù)期的運(yùn)作效果，這樣企業(yè)預(yù)期收益以及企業(yè)的發(fā)展計(jì)劃就會(huì)受到一定程度的影響。

1.2.4 基層稅務(wù)

美的在世界范圍內(nèi)擁有200多家分部，總部的人不能全方位地了解分部的稅務(wù)情況。在總部財(cái)務(wù)共享中心的人不可能接觸所有基層公司所在地的稅務(wù)局，有的地區(qū)會(huì)出臺(tái)一些新的稅收優(yōu)惠政策或者財(cái)政補(bǔ)貼，如果沒有及時(shí)地抓住機(jī)會(huì)對政策有及時(shí)的把握與分析，會(huì)造成稅務(wù)的機(jī)會(huì)成本加大。再者來說，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作的稅務(wù)人員與基層稅務(wù)局平時(shí)溝通不暢會(huì)造成稅收優(yōu)惠申報(bào)不成功，稅務(wù)人員需要經(jīng)常到各地出差，花費(fèi)大量的差旅費(fèi)，也會(huì)使稅務(wù)人員很疲憊，降低工作效率。

2 美的集團(tuán)完善財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心的對策

2.1 逐步健全信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺(tái)

首先就是提高計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的系統(tǒng)維護(hù)水平，對于日常工作中可能出現(xiàn)的各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)問題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，并且對于每一種問題都提前商討出解決的措施或者應(yīng)急手段，盡可能地降低系統(tǒng)平臺(tái)不穩(wěn)定給集團(tuán)整體工作帶來的影響。其次就是提高計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)開發(fā)水平，逐步開發(fā)完善適用于本集團(tuán)的共享服務(wù)系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)工作人員可以利用系統(tǒng)全面、精確和高效地實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析利用。最后可以采用多種手段實(shí)現(xiàn)總部與分部的信息溝通，除了財(cái)務(wù)共享平臺(tái)之外還可以利用郵箱、QQ和微信等途徑，以此保證信息的暢通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并及時(shí)處理，增加數(shù)據(jù)的可靠性與安全性。

2.2 實(shí)施崗位輪換

為了幫助在新的工作分配之后財(cái)務(wù)工作人員適應(yīng)不同的崗位需求，可以分類開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員可以結(jié)合實(shí)際需要了解自己的專業(yè)水平，取長補(bǔ)短，對于自己的薄弱環(huán)節(jié)重點(diǎn)突破，以此達(dá)到幫助財(cái)務(wù)人員盡快勝任新崗位的目的。除此之外，還可以進(jìn)行崗位輪換制度，使工作人員可以在不同的崗位進(jìn)行工作，從不同角度全面了解集團(tuán)的財(cái)務(wù)狀況，也可以豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)每換一個(gè)崗位都會(huì)帶來新的挑戰(zhàn)，激發(fā)員工的工作熱情，降低人員流動(dòng)率。注意開展以上兩項(xiàng)措施的同時(shí)還可以搭配合理科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，使員工更加注重自己的工作質(zhì)量與速度，提高工作效率。

2.3 積極促進(jìn)業(yè)財(cái)融合

首先，業(yè)務(wù)輪換不僅可以解決員工流動(dòng)問題也可以促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。建立共享服務(wù)中心之后分工精細(xì)，專注于某一小方面的工作很難了解集團(tuán)財(cái)務(wù)的全貌更不用說業(yè)財(cái)融合，崗位輪換之間可以幫助財(cái)務(wù)人員建立全局意識(shí)，也可以讓他們在不同崗位工作時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)勢。業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間可以抽調(diào)員工進(jìn)行互換體驗(yàn)，用華為創(chuàng)始人任正非的話來說就是在財(cái)務(wù)組織中加入一些“沙子”，不是為了取代財(cái)務(wù)人員而是為了形成“混凝土”加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)行的效率，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。其次，企業(yè)可以實(shí)行全面預(yù)算，業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員都參與到預(yù)算預(yù)測當(dāng)中來。在進(jìn)行預(yù)算工作時(shí)，財(cái)務(wù)人員會(huì)對業(yè)務(wù)人員匯報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核整理分析以此來測算下年的數(shù)據(jù)，在進(jìn)行好預(yù)算工作的同時(shí)，也可以了解到業(yè)務(wù)工作的實(shí)質(zhì)。而業(yè)務(wù)人員在參與預(yù)算中也可以理解財(cái)務(wù)人員的測算思路，了解財(cái)務(wù)思維，有利于下一年工作的配合，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合。最后，無論業(yè)務(wù)部門還是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的工作人員都要學(xué)習(xí)溝通的藝術(shù)，在遇到不清楚的情況時(shí)一定要及時(shí)聯(lián)系對方問清楚以免造成損失，提問的人在請教時(shí)要學(xué)會(huì)清晰表達(dá)自己的疑問點(diǎn)，被請教的人也要盡量少使用專業(yè)術(shù)語而用簡單易懂的話來解答對方的問題。這一溝通藝術(shù)不僅適用于業(yè)財(cái)融合，也適用于集團(tuán)中每一個(gè)工作人員之間。

2.4 匯總納稅、按省分稅

第一就是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的稅務(wù)人員對基層稅務(wù)信息的收集和處理。共享服務(wù)中心可以在共享平臺(tái)上對稅務(wù)信息設(shè)置專門的模塊，將不同國家以及不同省份的稅務(wù)信息發(fā)布官網(wǎng)設(shè)置為信息來源，利用一些技術(shù)來進(jìn)行信息的篩選與匯總，形成本集團(tuán)內(nèi)部的稅務(wù)數(shù)據(jù)庫，并且不斷更新數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到關(guān)注各地基層信息的目的。第二以國家或者省為單位進(jìn)行匯總納稅，因?yàn)槊赖募瘓F(tuán)的分部分布于國內(nèi)外，對于國外公司可以國為單位進(jìn)行繳納，對于國內(nèi)公司則以省為單位進(jìn)行匯總申報(bào)納稅，及時(shí)掌握稅收優(yōu)惠和財(cái)政補(bǔ)貼信息，配合集團(tuán)的稅收籌劃達(dá)到提高利潤的目的。