ERP系統在財務管理中的應用探析

中國郵政集團公司天津市分公司 馮鈺

隨著我國加入WTO，對外開放的程度越來越深，越來越多的外資企業(yè)參與到我國的經濟發(fā)展中，不僅帶來了先進的生產力還有先進的管理制度，與此同時國內的企業(yè)也在面臨越來越大的競爭和考驗。如何在強手如林的國內外競爭對手中脫穎而出并保持高效的競爭力，除了過硬的產品和服務，企業(yè)內部先進的管理制度也會幫助企業(yè)的競爭達到事半功倍的效果。ERP作為企業(yè)信息化建設的重要組成分，通過業(yè)財一體化的建設可以幫助企業(yè)提升財務管理水平，是企業(yè)管理未來的發(fā)展方向。

1 ERP系統的發(fā)展對企業(yè)財務管理的意義

1.1 ERP系統的內涵

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計劃系統，是利用現代信息技術成果，全面集成企業(yè)的物資資源、人力資源、財務資源、信息資源等，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經營業(yè)績評估的系統化管理平臺。ERP是由美國計算機技術咨詢和評估集團 Gartner Group Inc提出的一種供應鏈的管理思想。企業(yè)資源計劃是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

1.2 ERP系統對財務管理的現實意義

(1)使核算更加準確。在ERP系統管理環(huán)境中，主數據作為最主要最基礎的一個環(huán)節(jié)，可以將人、財、物協調地結合到一起。主數據可以分成部門機構主數據、產品主數據、業(yè)務環(huán)節(jié)主數據以及人員主數據等，原來由做賬人員手工區(qū)分的某個部門機構或者某類產品的損益，全部通過前端主數據的設置進行基礎綁定。職工在報賬的時候自動帶出所在部門和機構并集成到總賬模塊中，從而保證公司成本、利潤核算更加真實、科學、準確，避免由于人為的錯誤劃分造成某項業(yè)務或者產品損益核算真實性缺失，誤導企業(yè)決策層。

(2)有利于財務管理的系統性和規(guī)范性。ERP系統對大量規(guī)范業(yè)務的計量都可以在初始化中加以設置，使生產系統和財務系統在同一環(huán)境下，使用同一種邏輯語言，將財務管理與生產管理有機結合。這樣通過系統集成業(yè)務數據，將前者用物料計量單位表示的對象統一通過貨幣單位進行體現，使財務系統得到了一套更為有效的數據作為工作基礎。同時可以將財務規(guī)范嵌入到業(yè)務數據集成的程序中，減少數據后期加工及人為干預的可能性。

(3)增強財務人員數據分析能力。ERP系統將會計核算分成總賬模塊、應收模塊、應付模塊、資金管理模塊、固定資產模塊、薪酬模塊等，各個模塊數據分別從前端業(yè)務系統進行集成，財務人員的工作也漸漸從以往對數字的計量與記錄轉向對集成數據的核對與分析。財務人員從原來“賬房先生”的角色中解放出來，更多地通過數據核對找出集成問題給技術人員提供優(yōu)化系統的方向，通過數據分析找出掌握企業(yè)經營動態(tài)為管理層提供決策支持。

2 ERP系統在實施過程中存在的問題

2.1 企業(yè)對ERP系統的認識不夠深刻

許多企業(yè)在進行ERP的投資決策時，對自身缺乏深入研究，對企業(yè)的組織框架、經營目標與ERP系統流程化管理的模式是否相適應等問題考慮不周。更有甚者存在為了上系統而上系統的情況，系統使用人員并不了解模塊自身的運行邏輯，也不清楚模塊間的勾稽關系，為了系統驗證通過進行數據造假。ERP系統的操作者、設計者與上線決策層的信息不對稱造成項目盲目上馬，增加了實施成本，降低了管理水平。企業(yè)中大部分人認為ERP就是一個財務系統，出現問題都是財務人員的事，而財務人員看到的只是前端業(yè)務系統集成后最終的結果，為錯誤數據的溝通和更改增加了溝通成本。

2.2 前端的錯誤，通過手工憑證進行調整

ERP系統操作和數據集成具有不可逆性，集成到財務各模塊的數據原則上不能任意修改。由于生產系統運行不規(guī)范，基礎數據不完善，各種待清理的原始數據無法及時清理。導致集成到總賬模塊的數據不準確，又無法通過前端進行調整，只能在總賬模塊做手工憑證來調賬。同時大型集團企業(yè)上下級資金繳撥和成本費用的分攤較為復雜，需要定制個性化的子系統進行經濟事項的補錄，再集成到總賬模塊。在無法將所有業(yè)務全部納入子系統管理的情況下，只能通過在總賬做手工制證來解決，ERP數據將缺乏客觀性和準確性。

2.3 業(yè)務種類、產品繁雜增加ERP系統運行負擔

我國國有大中型企業(yè)集團公司具有產品、服務多元化的特點，在企業(yè)的發(fā)展過程中追求大而精，小而全，致使對核算顆粒度要求更加精細，從而計算出每項業(yè)務，每項產品的盈虧平衡點。同時這樣的傳統企業(yè)在發(fā)展過程中已經逐步建立起各項業(yè)務系統，將這些業(yè)務系統的數據集成到ERP系統標準化模塊的過程中必然會出現由于系統接口問題導致的信息傳輸不及時、不準確的現象。ERP系統對接數據龐大，實施成本過高，服務器運行壓力過重，系統的運營維護以及后期的優(yōu)化升級將耗費企業(yè)更多的管理成本，降低系統實施效益。

2.4 現有工作人員素質參差不齊

ERP作為企業(yè)的信息管理系統，旨在將企業(yè)財務、采購、生產、銷售、庫存和其他業(yè)務功能整合到一個綜合管理平臺上，這就要求工作人員不僅具備熟練的業(yè)務能力，還要有過硬計算機操作水平。同時ERP對流程管理要求很高，一項業(yè)務分成從立項、研發(fā)、生產、銷售、資金回籠，每一環(huán)都有系統進行管理和支撐，最終形成一個閉環(huán)的管理模式，打破了傳統企業(yè)的財務人員一管到底的工作模式。工作人員對軟件不熟練、不精通，只了解自己負責模塊的業(yè)務流程，出現問題不會解決，甚至相互推諉，降低了工作效率。

3 如何發(fā)揮ERP在財務管理中作用的建議

3.1 加強對ERP系統的認識

上線企業(yè)應根據自身的生產與業(yè)務構成情況，服務需求，管理模式等特點，隨著ERP的上線進一步梳理，對出現的問題以及業(yè)財銜接不流暢的地方進行深入的探討和分析。根據企業(yè)的實際情況量力而行，從實際出發(fā)，對ERP系統進行后期改造以適應企業(yè)的管理現狀與管理要求，將是ERP系統實施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關鍵。財務人員要將需求及時與業(yè)務人員和技術人員溝通，將對數據和報表的輸出要求前置到軟件開發(fā)環(huán)節(jié)，減少后期的數據加工。ERP是一個全流程的閉關管理系統軟件，因此要對加強對各級工作人員的培訓，從而使每個人都參與到ERP建設和運行的環(huán)境中去。

3.2 減少ERP系統總賬數據的人工干預

ERP總賬模塊應該用于接收子系統中各個模塊集成的數據，進而生成財務報表，不應該有人為做賬調整或者沖銷集成數據的痕跡，因此應該關閉總賬系統的補錄功能。對于業(yè)務前端系統集成造成的錯誤應由相關經辦人員從源頭調整；對于企業(yè)經營過程中個性化的賬務處理流程，無法通過業(yè)務系統集成分錄憑證，可以通過嵌入子系統的方式將統一的經濟事項做成模板，集成到總賬系統中。

3.3 整合企業(yè)現有資源，梳理業(yè)務流程

ERP是一個帶有先進西方管理理念的軟件系統，我國企業(yè)在使用ERP的時候，應先了解自身的“硬件條件”，不能盲目地照搬使用。首先要對自身的資源有清楚的認識，對企業(yè)生產的落后產品以及自身運營過程中不符合現代企業(yè)規(guī)范的管理方式進行整改，增加對高效產品的研發(fā)投入，制定符合現代企業(yè)的內控管理制度。其次制定對系統升級擴容的資金投入安排，使ERP系統的運行更加高效便捷。

3.4 加強對相關工作人員的培訓

ERP系統對相關工作人員的業(yè)務能力、計算機操作能力和綜合素質要求都較高，企業(yè)應加強對員工基礎培訓工作。對企業(yè)員工的培訓不應該局限于某個上線功能的操作，而是應該將每個新上線的功能從前端的數據錄入到最后的憑證生成進行全流程的培訓。讓財務人員學習每項業(yè)務系統補錄的依據，讓業(yè)務人員了解一項業(yè)務如何通過財務數據反映出經營成果。盡量避免將各個功能或者模塊與整個系統割裂開來，出現使用者只了解自己負責的內容，遇到問題無法通過上下環(huán)節(jié)尋找解決途徑的現象。

4 結語

ERP在我國發(fā)展十幾年的時間里，有成功的案例也有失敗的案例。要想使用好這類國際領先水平的管理軟件技術，首先要提升我們企業(yè)自身的管理水平，優(yōu)化業(yè)務流程，完善組織機構設置。其次可以根據企業(yè)自身的特點和管理要求，對ERP系統進行可行性改造，通過設計配套的外圍系統，使其在使用過程中更符合企業(yè)的需求。