運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)化在建工程項(xiàng)目管理

李智慧

背景

邯鋼公司是一家具有60年發(fā)展歷程的國(guó)有大型鋼鐵制造企業(yè)，固定資產(chǎn)建設(shè)投資在每年的公司支出中占據(jù)重要的比重，邯鋼公司每年固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)預(yù)算至少十幾億，近幾年隨著國(guó)家對(duì)企業(yè)環(huán)保要求愈加嚴(yán)格，邯鋼公司積極響應(yīng)國(guó)家要求，為達(dá)到企業(yè)與城市和諧共融的目的，邯鋼公司加大了環(huán)保設(shè)備的投資力度，相繼投產(chǎn)了脫硫脫硝、粉塵治理、污水處理等環(huán)保設(shè)備，年投資多至上百億，同時(shí)，企業(yè)想要長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展，并在鋼鐵行業(yè)中持續(xù)保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整、設(shè)備升級(jí)改造必不可少，因此就制造企業(yè)而言，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)合理的會(huì)計(jì)核算，準(zhǔn)確反映在建工程項(xiàng)目狀況，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和投資決策至關(guān)重要。

邯鋼公司固定資產(chǎn)建設(shè)投資項(xiàng)目建設(shè)涉及部門眾多、情況復(fù)雜，財(cái)務(wù)核算過(guò)程中有賬外資產(chǎn)不清晰、轉(zhuǎn)固不及時(shí)等問(wèn)題，以前對(duì)在建工程核算管理的方式為手工登記臺(tái)賬，其弊端在于：核算信息人為性遺漏或者信息更新不及時(shí)。而借助信息化強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能及其實(shí)時(shí)性能夠較好的解決在工程核算中存在的問(wèn)題。邯鋼公司于2018年對(duì)邯鋼公司為達(dá)到企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理的目的，對(duì)邯鋼信息化進(jìn)行整體升級(jí)改造，借此良機(jī)，在系統(tǒng)需求調(diào)研中對(duì)工程項(xiàng)目的管理提出詳細(xì)而具體功能開(kāi)發(fā)需求，對(duì)以往的工程項(xiàng)目管理方式進(jìn)行了改善，提升了邯鋼公司在建工程管理水平。

一、邯鋼公司在建工程管理流程及其問(wèn)題

邯鋼公司工程項(xiàng)目管理流程可以簡(jiǎn)單描述為：下達(dá)項(xiàng)目立項(xiàng)文件——業(yè)務(wù)部門簽訂合同——財(cái)務(wù)部門掛賬——業(yè)務(wù)部門制定資金計(jì)劃——財(cái)務(wù)部門按照資金計(jì)劃付款——項(xiàng)目轉(zhuǎn)固，在這個(gè)流程中涉及的部門有規(guī)劃部、設(shè)備部、技改部、物資采購(gòu)部、設(shè)計(jì)院、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部等等，每個(gè)部門負(fù)責(zé)不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其中規(guī)劃部門負(fù)責(zé)下達(dá)投資立項(xiàng)；設(shè)備部、技改部負(fù)責(zé)簽訂合同；物資采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)工程物資；審計(jì)部負(fù)責(zé)出具工程項(xiàng)目預(yù)決算書(shū)；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行核算和支付工程款。

在邯鋼公司在建工程項(xiàng)目管理中存在一些問(wèn)題導(dǎo)致公司工程管理不完善，其中有一個(gè)最突出的問(wèn)題是沒(méi)有部門總體管控項(xiàng)目情況：技改部門簽訂建筑安裝合同，只了解某一投資項(xiàng)目建筑安裝合同發(fā)生情況；設(shè)備部簽訂設(shè)備合同，只了解項(xiàng)目設(shè)備合同簽訂情況；物資采購(gòu)部門只是了解工程物資采購(gòu)情況；而財(cái)務(wù)部門只了解進(jìn)入財(cái)務(wù)核算的項(xiàng)目支出情況，而沒(méi)有進(jìn)入財(cái)務(wù)核算的支出并不能了解；還有一個(gè)問(wèn)題是，以往的系統(tǒng)中對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目只有一個(gè)總體預(yù)算金額的控制數(shù)，并沒(méi)有區(qū)分合同部分和物料部分，因此在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)合同費(fèi)用和物料費(fèi)用之間互相擠占的問(wèn)題，造成部門之間不必要的矛盾。

于是對(duì)于某一個(gè)工程項(xiàng)目而言：一方面，想要了解這個(gè)項(xiàng)目的總體支出情況或進(jìn)展程度，需要好幾個(gè)部門的數(shù)據(jù)匯總起來(lái)，還可能由于忽略了某一部分而產(chǎn)生數(shù)據(jù)缺失，造成在建工程項(xiàng)目信息失真；另一方面，邯鋼公司規(guī)定固定資產(chǎn)建設(shè)支出要嚴(yán)格控制在項(xiàng)目立項(xiàng)范圍以內(nèi)，不允許超投資現(xiàn)象出現(xiàn)，但在實(shí)際管理中由于沒(méi)有對(duì)工程項(xiàng)目整體管理的功能，很容易造成已經(jīng)超出投資才能被發(fā)現(xiàn)，再去做調(diào)整，進(jìn)而導(dǎo)致工程項(xiàng)目管理滯后，這種事后管理的方式往往造成效率低下和管理效果差。

二、工程項(xiàng)目管理流程改善

針對(duì)工程項(xiàng)目管理中的這個(gè)問(wèn)題，在邯鋼信息化改造過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目管理模塊進(jìn)行定制性開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)出具有邯鋼特色的項(xiàng)目管理系統(tǒng)程序改善工程項(xiàng)目管理流程，提高了對(duì)項(xiàng)目支出的控制管理能力。項(xiàng)目管理模塊分為“項(xiàng)目控制維護(hù)”和“合同控制維護(hù)”兩部分，“項(xiàng)目控制維護(hù)”部分主要有生成項(xiàng)目立項(xiàng)、維護(hù)立項(xiàng)信息、控制項(xiàng)目投資數(shù)以及產(chǎn)生投資項(xiàng)目匯總信息等功能；“合同控制維護(hù)”部分主要有新增合同、維護(hù)合同信息以及生成項(xiàng)目臺(tái)賬等功能。

（一）優(yōu)化立項(xiàng)階段項(xiàng)目信息管理

邯鋼公司的工程項(xiàng)目建設(shè)主要采用直接承包的模式，其支出主要包括建筑安裝支出、設(shè)備采購(gòu)支出、設(shè)計(jì)費(fèi)用支出、工程領(lǐng)料支出以及資本化利息支出、試車費(fèi)用支出。其中需要進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)控制主要是上述支出中的前四項(xiàng)。

針對(duì)這四項(xiàng)支出的管控需求，在公司固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)后，由公司規(guī)劃部下達(dá)項(xiàng)目立項(xiàng)文件，同時(shí)在項(xiàng)目管理模塊中“項(xiàng)目控制維護(hù)”界面新增一個(gè)新的項(xiàng)目信息。將項(xiàng)目立項(xiàng)信息包括賬套、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編碼、項(xiàng)目合同投資數(shù)（包括建筑安裝合同和設(shè)備投資合同以及設(shè)計(jì)費(fèi)用合同）、物料支出數(shù)維護(hù)到這條新的項(xiàng)目信息中。這些信息的維護(hù)在后續(xù)的項(xiàng)目管理過(guò)程中將起到控制作用。項(xiàng)目立項(xiàng)信息一旦維護(hù)到系統(tǒng)中，項(xiàng)目管理流程中每個(gè)部門均可查看，立項(xiàng)情況實(shí)時(shí)更新，信息透明度增高。

（二）優(yōu)化合同簽訂階段合同信息管理

投資項(xiàng)目立項(xiàng)下達(dá)后，合同管理部門包括設(shè)備部、技改部簽訂項(xiàng)目合同，合同生效的同時(shí)將合同信息維護(hù)進(jìn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)“合同控制維護(hù)”界面。在這個(gè)階段會(huì)有2個(gè)約束條件來(lái)限制合同信息的錄入：1.嚴(yán)格控制合同的錄入范圍必須是已經(jīng)在系統(tǒng)中增加的項(xiàng)目中的合同，系統(tǒng)中不存在的項(xiàng)目不能新增合同。2.嚴(yán)格控制合同不含稅金額合計(jì)數(shù)不能超過(guò)項(xiàng)目合同投資數(shù)，一旦超過(guò)設(shè)定的限額，合同錄入將不成功。

合同信息在系統(tǒng)中維護(hù)的信息包括：賬套、項(xiàng)目編號(hào)、合同編號(hào)，供應(yīng)商代碼、合同總金額、合同稅率、合同費(fèi)用金額、采購(gòu)方式、合同內(nèi)容、合同執(zhí)行狀態(tài)、合同簽訂日期等信息，基本涵蓋了工程合同的全部?jī)?nèi)容。其中項(xiàng)目編號(hào)只能在系統(tǒng)已經(jīng)存在的項(xiàng)目中選擇，避免了合同簽訂早于項(xiàng)目立項(xiàng)情況的發(fā)生；合同費(fèi)用合計(jì)數(shù)小于項(xiàng)目立項(xiàng)投資額，避免了項(xiàng)目簽訂合同超投資；合同執(zhí)行狀態(tài)有“錄入、預(yù)付、報(bào)量、完工、決算”，狀態(tài)會(huì)隨著合同執(zhí)行階段實(shí)時(shí)更新，避免產(chǎn)生項(xiàng)目合同信息滯后情況。

“合同控制維護(hù)”界面具有生成項(xiàng)目臺(tái)賬功能，項(xiàng)目臺(tái)賬反映每個(gè)工程項(xiàng)目的詳細(xì)情況，包括簽訂合同信息、物料領(lǐng)用信息、資本化費(fèi)用信息以及試車費(fèi)用信息，其中合同信息包含了合同簽訂時(shí)間、名稱、編號(hào)、單位、金額、已付金額以及合同狀態(tài)等信息。信息使用者通過(guò)“合同控制維護(hù)”界面的查詢功能，可以及時(shí)詳細(xì)的了解項(xiàng)目支出情況。

（三）優(yōu)化報(bào)支錄入審核階段合同信息管理

項(xiàng)目管理系統(tǒng)中在建工程費(fèi)用核算主要是通過(guò)報(bào)支完成的，通過(guò)對(duì)報(bào)支單的不同處理階段，來(lái)完成工程項(xiàng)目合同掛賬付款的會(huì)計(jì)核算。此過(guò)程的第一步是由合同管理部門錄入報(bào)支單進(jìn)而才能進(jìn)行后續(xù)業(yè)務(wù)流程。

在報(bào)支單錄入時(shí)，需要填入的內(nèi)容有報(bào)支大類、報(bào)支細(xì)類、供應(yīng)商、項(xiàng)目編號(hào)、合同編號(hào)以及合同金額稅率等信息，報(bào)支大類細(xì)類選定為在建工程時(shí)，項(xiàng)目編號(hào)和合同編號(hào)為必輸項(xiàng)，同時(shí)項(xiàng)目編號(hào)和合同編號(hào)只能在“合同控制維護(hù)”里維護(hù)過(guò)的合同中進(jìn)行選擇，不能手動(dòng)生成。

報(bào)支單生成后，財(cái)務(wù)人員收到合同發(fā)票等相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行報(bào)支單審核操作，審核的過(guò)程也是對(duì)合同信息的再一次確認(rèn)，確認(rèn)無(wú)誤后財(cái)務(wù)掛賬憑證生成。此時(shí)，“合同控制維護(hù)”界面中此合同的狀態(tài)變更為“預(yù)付、報(bào)量、完工或決算”，具體要取決于是何種類型合同。

這樣的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式，保證了所有進(jìn)行報(bào)支以及財(cái)務(wù)核算的合同都是系統(tǒng)中已經(jīng)維護(hù)過(guò)的，避免出現(xiàn)未立項(xiàng)項(xiàng)目合同或合同信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。

（四）優(yōu)化合同付款階段信息管理

按照合同約定對(duì)工程項(xiàng)目應(yīng)付款進(jìn)行支付時(shí)，財(cái)務(wù)人員在報(bào)支系統(tǒng)對(duì)報(bào)支單進(jìn)行支付，報(bào)支單付款數(shù)額超過(guò)報(bào)支總金額時(shí)，系統(tǒng)不能完成付款。一旦支付完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將付款數(shù)填寫到“合同控制維護(hù)”界面里合同已付款金額處，多次付款會(huì)合計(jì)金額填入此處，使合同信息中的已付款數(shù)實(shí)時(shí)更新，合同付款信息完整準(zhǔn)確同時(shí)避免了財(cái)務(wù)付款超合同現(xiàn)象發(fā)生。

（五）優(yōu)化工程領(lǐng)料過(guò)程管理

以往，在工程項(xiàng)目發(fā)生物資領(lǐng)用時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)并不能實(shí)時(shí)反映，只有在期末進(jìn)行工程項(xiàng)目臺(tái)賬核對(duì)時(shí)才能發(fā)現(xiàn)，但在財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，實(shí)際領(lǐng)用已經(jīng)發(fā)生，解決的辦法只有兩種：一是將超出的物料退回，這種方式需要項(xiàng)目管理部門和物資采購(gòu)部門共同完成，而且同時(shí)增加了兩個(gè)部門的額外工作；二是追加項(xiàng)目投資預(yù)算，這種方式需要項(xiàng)目管理部門提出追加需求報(bào)送規(guī)劃部門，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能完成，不但增加工作量還大大延長(zhǎng)了業(yè)務(wù)流程時(shí)間。這兩種解決方式都使得物料的管理非常被動(dòng)，大大降低了項(xiàng)目管理效率。

為解決工程物資領(lǐng)用中存在的問(wèn)題，在“項(xiàng)目控制維護(hù)”界面的項(xiàng)目信息中單獨(dú)維護(hù)項(xiàng)目物料支出數(shù)信息，用以控制項(xiàng)目物料領(lǐng)用支出，當(dāng)物料領(lǐng)用金額超出既定好的數(shù)額后，在系統(tǒng)中操作物資領(lǐng)用將不會(huì)成功，項(xiàng)目管理部門進(jìn)而會(huì)立即知道項(xiàng)目物料領(lǐng)用方面存在的問(wèn)題進(jìn)而能夠更快的對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理。當(dāng)物料領(lǐng)用沒(méi)有超出限額領(lǐng)用成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將領(lǐng)用金額在項(xiàng)目臺(tái)賬中顯示出來(lái)，項(xiàng)目臺(tái)賬信息更加完整。

三、項(xiàng)目管理系統(tǒng)提升在建工程項(xiàng)目管理水平

在邯鋼公司信息化改造中對(duì)項(xiàng)目管理模塊進(jìn)行開(kāi)發(fā)和完善，使得工程項(xiàng)目管理流程中對(duì)初始信息進(jìn)行維護(hù)后可以對(duì)項(xiàng)目后續(xù)費(fèi)用的發(fā)生起到制約作用，并能夠?qū)贤臀锪戏謩e控制，將控制點(diǎn)設(shè)計(jì)在業(yè)務(wù)發(fā)生初期，實(shí)現(xiàn)事前事中控制目標(biāo)，避免重復(fù)工作和不必要的環(huán)節(jié)。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目情況統(tǒng)計(jì)表和項(xiàng)目臺(tái)賬，并將系統(tǒng)中合同狀態(tài)和付款數(shù)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)進(jìn)入臺(tái)賬信息，使項(xiàng)目情況做到清晰、完整、及時(shí)，為工程項(xiàng)目管理提供更高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息，為公司的經(jīng)營(yíng)管理和決策提供必要的保障，同時(shí)將項(xiàng)目管理的模式由以往的人為約束推進(jìn)為系統(tǒng)約束，釋放勞動(dòng)力的同時(shí)也提高了管理的效率，使企業(yè)的工程項(xiàng)目管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階。