淺談6S在區(qū)域疾控系統(tǒng)財務(wù)工作中的應(yīng)用及效果

吳俊杰

麗水市疾病預(yù)防控制中心是于2001年8月20日在原麗水市衛(wèi)生防疫站基礎(chǔ)上組建而成的，是政府舉辦的進行集疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的全額公益性事業(yè)單位，是麗水市疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)測檢測、健康教育指導(dǎo)、科研綜合的業(yè)務(wù)技術(shù)的指導(dǎo)中心、科技性研究中心、信息數(shù)據(jù)管理中心、人才培訓(xùn)中心。2004年10月，為加快城市公共衛(wèi)生突發(fā)事件應(yīng)急機制，完善疾病預(yù)防控制體制，麗水市編委發(fā)文，把麗水市疾控中心機構(gòu)升格為副縣（處）級事業(yè)單位。

一、簡介

6S在衛(wèi)生系統(tǒng)的應(yīng)用主要是在于醫(yī)院、藥房等盈利性機構(gòu)，對各類物資的調(diào)配、收納等管理方面頗見成效，廣為人知，但在非營利性全額事業(yè)單位疾控系統(tǒng)中鮮有類似文獻，據(jù)了解其他地區(qū)疾控系統(tǒng)未實行6S管理模式，部分資源可能未得到充分有效地利用，造成相關(guān)資源的浪費進而造成財政資金的浪費，降低了財政資金的績效目標(biāo)。據(jù)此筆者根據(jù)所在區(qū)域疾控實際情況，進行整理歸納總結(jié)財務(wù)工作中6S管理應(yīng)用實施的效果和問題并進行討論。

二、財務(wù)室6S實施前財務(wù)管理的狀況及問題

1.發(fā)票種類多，沒有分類，不易查找、材料遺失、發(fā)票匯款不及時

在6S實施前，各類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的發(fā)票，發(fā)票報銷的疊放是隨機進行的，沒有分類全部放在一起，這將會不容易查找，材料容易前后顛倒，材料遺失等狀況發(fā)生。同時由于發(fā)票量大，財務(wù)人員不足，將新的報銷單據(jù)直接放在老的報銷單據(jù)上，未按照先到的發(fā)票先報銷這樣的順序報銷，可能會導(dǎo)致有規(guī)定時限的合同等，匯款不及時。

2.檔案整理混亂、檔案查找費時費力

在執(zhí)行6S管理前，報銷完畢的材料，沒有及時裝訂，沒有整理的規(guī)劃整理，翻找時會打亂順序，費時費力可能還找不到需要查閱復(fù)印的單據(jù)，裝訂時有些材料尋找困難導(dǎo)致不能順利裝訂；裝訂好的冊子，封面未及時填寫，未裝入檔案盒內(nèi)，同時擺放混亂，無法快速準(zhǔn)確地找到需要查詢的憑證。

三、6S在財務(wù)工作中的運用

1.整理

需要的留下，不需要的丟棄。對發(fā)票和材料進行分門別類，將不需要的重復(fù)或者無意義的材料進行甄別，必要的報銷單據(jù)按照財政預(yù)算科目和政府經(jīng)濟科目準(zhǔn)確劃分，分別排放；同時根據(jù)疾控業(yè)務(wù)特點和工作中時效性將近期要匯款的單據(jù)優(yōu)先處理，其他單據(jù)按照規(guī)定處理。原則上要完全、具體、準(zhǔn)備地反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)，保證合理、合規(guī)、合法。

比如疾控廣告業(yè)務(wù)宣傳費細(xì)分就有電影放映前廣告、郵筒廣告、車站廣告電子屏幕、廣場電子屏幕、報紙、微信平臺等宣傳費，在此類費用中，在工作活動方案中細(xì)化該工作要點，具體執(zhí)行結(jié)束后，憑報銷單據(jù)發(fā)票、合同、工作活動方案報市財政局審核報銷

2.整頓

（1）科學(xué)地布局。發(fā)票擺放整齊，生成總賬和明細(xì)賬，裝訂成冊，裝入檔案盒，標(biāo)注憑證號碼與時間，便于取用。例如疾控業(yè)務(wù)中的委托業(yè)務(wù)費，委托專業(yè)檢測機構(gòu)檢測疾控工作中采樣取得的各類水樣品、食品污染物、病人的體液等相關(guān)報銷材料可以匯總生成部門經(jīng)濟科目明細(xì)賬便于查找。

（2）合理布局。按年份、按月份規(guī)劃使用檔案柜，基本上一個柜子安排1-3年的憑證和總賬明細(xì)賬，一行到二行排列一個月份的憑證，排列順序從1號開始到本月結(jié)束的號碼。

3.清掃

清除垃圾，美化環(huán)境。定期將工作場所打掃干凈，給予良好的工作環(huán)境，每天下班前，將作廢的、多余的財務(wù)材料進行撕毀作廢處理，丟進垃圾桶，打掃紙屑，擦桌子拖地。

4.清潔

清潔環(huán)境，貫徹到底。將整理、整頓與清掃認(rèn)真執(zhí)行并形成條文與習(xí)慣，經(jīng)常保持環(huán)境處在干凈、清爽的狀態(tài)。

5.素養(yǎng)

形成制度，養(yǎng)成習(xí)慣。工作中培養(yǎng)良好的習(xí)慣，上班前打掃衛(wèi)生，下班后隨手關(guān)燈，物件固定擺放，及時處理發(fā)票裝訂憑證。

6.安全

安全操作，以人為本。堅持以人為本，安全重于一切，工作中排查安全隱患，下班前檢查電源是否切斷、日光燈有無閃爍、冒煙的情況。主動維護和保養(yǎng)電腦、打印機、電話機，檢查線路老化情況。

四、效果及討論

1.開展6S的必要性

要探討疾控工作中6S管理在財務(wù)中的應(yīng)用和效果，必須先介紹一下疾控業(yè)務(wù)工作的特點，兩者密切相連，不可分割。

疾病預(yù)防控制機構(gòu)一直以來默默無聞，實施疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的工作，在諸多災(zāi)害防疫事件中起到重要作用，直到各類重大疫情和公共安全事故爆發(fā)，疾控事業(yè)工作者們才在公總面前展露頭角。

疾控工作業(yè)務(wù)工作眾多，由此疾控中心的經(jīng)濟業(yè)務(wù)種類繁多，同時編制數(shù)緊缺，人員往往用于滿足各業(yè)務(wù)工作，財務(wù)人員往往至多只有1-2人完成所有財務(wù)工作，所有實行6S管理模式具有一定的必要性。結(jié)合疾控業(yè)務(wù)工作特點，疾控工作中業(yè)務(wù)廣泛、種類繁多，金額數(shù)量卻不大，需要財務(wù)人員細(xì)心鉆研開展的各種工作，了解發(fā)票背后的業(yè)務(wù)，才能明白正確的處理方式、方法，在各項法律法規(guī)內(nèi)進行報銷結(jié)算。

2.發(fā)票擺放整齊有序，提高了報銷效率

財務(wù)報銷平均時間（min/筆）：包括前期初審，領(lǐng)導(dǎo)簽字，財務(wù)軟件做賬，報銷審核，匯款一周期。6S實施前財務(wù)平均報銷時間為50分鐘，6S實施后為45.75分鐘。根據(jù)歷年特點，隨著自然年度時間進行，報銷業(yè)務(wù)量隨之增大，在實施6S后有效地減少了報銷周期，同時在最忙碌的第四季度減少的更加明顯，對工作效率提升具有較好的作用。

3.提高了資源配置效率，減少了尋找材料的時間，減少了工作量

在執(zhí)行6S管理前，財務(wù)人員往往總是在整理票據(jù)與材料中精疲力竭，找到一份材料時間較長，同時可能出現(xiàn)掉頁的情況。在執(zhí)行6S管理后，財務(wù)人員能夠較為輕松地找到想要的材料。

四、總結(jié)

6S管理工作實現(xiàn)了資源整理，提高了工作效率。通過6S管理在財務(wù)工作中的運用，可有效地改善財務(wù)工作的環(huán)境，提高財務(wù)工作環(huán)境的安全性和舒適性，實現(xiàn)了安全管理常態(tài)化、流程管理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)識管理統(tǒng)一化。有效地提高了財務(wù)工作效率，提高了業(yè)務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)的滿意度。6S是一個不斷完善，循序漸進的過程，我們?nèi)孕枰诠ぷ髦胁粩喔倪M。