信息時(shí)代的檔案管理研究

（潮州日?qǐng)?bào)社 521000）

信息時(shí)代，檔案管理工作面臨著一定的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著一定的問(wèn)題。為此，我們應(yīng)該加以重視，并且進(jìn)行改變。

一、信息時(shí)代的檔案管理面臨的機(jī)遇

從以往檔案管理工作的運(yùn)行模式來(lái)看，其依賴于人力和物力的較大投入，因?yàn)闄n案資源數(shù)量逐年增加，因此，檔案工作人員亦需要承擔(dān)著較大的工作強(qiáng)度和工作壓力，由此也可以說(shuō)，以往的檔案管理工作對(duì)于人工操作方式的過(guò)度倚重，難以確保檔案管理工作提升效率。當(dāng)檔案管理機(jī)構(gòu)將信息技術(shù)手段引入到自身的工作范疇之中后，對(duì)于前述問(wèn)題能夠很好地解決，也就是說(shuō)，在信息技術(shù)手段的幫助和支持之下，將讓檔案管理工作無(wú)需如同先前那般對(duì)于人工操作模式過(guò)度倚重，而是可以將檔案工作人員從繁重的建檔、歸檔以及檔案資源查找、保存工作之中解放出來(lái)，同時(shí)，在信息技術(shù)的幫助和支持之下，將改變檔案管理工作的傳統(tǒng)運(yùn)作模式，使得檔案管理工作變得系統(tǒng)化和集成化。對(duì)于檔案資源的保管工作而言，檔案工作人員在信息技術(shù)手段的幫助下，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化處理，這樣一來(lái)，避免了以往紙質(zhì)檔案會(huì)在日常保管過(guò)程之中出現(xiàn)的損毀、散佚等問(wèn)題的出現(xiàn)，而且通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化處理，使其更易于保管，如若公眾有檔案資源的利用訴求，則檔案工作人員亦能夠利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速查找。不過(guò)應(yīng)當(dāng)看到的是，在信息化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域得到應(yīng)用和推廣的背景之下，為了能夠真正達(dá)到提升工作效率的目的，則要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握與信息技術(shù)相匹配的操作技能。紙質(zhì)版的檔案不能進(jìn)行備份處理，檔案中的大量信息占用了很大的空間，但是信息時(shí)代的檔案可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)備份，相關(guān)人員在采集信息和使用信息上也省去了很多時(shí)間，比以前更加方便了。對(duì)于當(dāng)下的檔案資源而言、在對(duì)其進(jìn)行保管時(shí)，已經(jīng)無(wú)需借助人工操作的方式，而是借助計(jì)算機(jī)便可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的存儲(chǔ)，并且這種存儲(chǔ)方式具有更高的安全性，同時(shí)亦能夠避免因?yàn)闄n案工作人員疏忽而出現(xiàn)的錄入錯(cuò)誤的現(xiàn)象發(fā)生。檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，以免出現(xiàn)偽造檔案、篡改檔案的問(wèn)題的出現(xiàn)?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)立法機(jī)關(guān)也加大了對(duì)檔案工作的立法重視程度，由此為我國(guó)的檔案管理工作提供了明確的指引。

二、信息時(shí)代檔案管理面臨的問(wèn)題

信息時(shí)代，檔案管理面臨著一些問(wèn)題，比如檔案資源安全和保密問(wèn)題，掌握信息技術(shù)手段的檔案人員數(shù)量不足等問(wèn)題，需要我們引起重視。

1.檔案資源安全和保密問(wèn)題

正如上文所指出的那樣，當(dāng)信息技術(shù)手段被應(yīng)用到檔案管理工作之中后，以往的人工工作模式將被取代。電子檔案管理系統(tǒng)一般是利用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)進(jìn)行安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，就會(huì)導(dǎo)致不法分子借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取與仿造原始檔案資料，對(duì)檔案資料使用的安全性有著直接的威脅，導(dǎo)致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風(fēng)險(xiǎn)。此外，作為電子檔案資源而言，如若遭遇系統(tǒng)運(yùn)行故障、黑客侵入以及木馬植入等問(wèn)題，極易會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)中所儲(chǔ)存的數(shù)字化檔案資源的破壞。

2.掌握信息技術(shù)手段的檔案人員數(shù)量不足

盡管說(shuō)信息技術(shù)的引入和應(yīng)用能夠極大地提高和增進(jìn)檔案管理工作的效率，不過(guò)這并非意味著檔案管理工作無(wú)需依賴人力資源，恰恰與之相反的是，在信息技術(shù)手段改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的模式之后，對(duì)于檔案工作人員的要求變得更高。也就是說(shuō)，檔案工作人員必須掌握足夠的信息技術(shù)應(yīng)用手段，唯有這般，方才能夠真正發(fā)揮出信息技術(shù)手段對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)來(lái)。然而現(xiàn)在的情況是，同時(shí)具備專業(yè)的檔案管理工作能力又可以靈活運(yùn)用信息技術(shù)的檔案工作人員較為稀缺。這樣便會(huì)使得檔案管理部門面對(duì)一種尷尬的情況，即，雖然引入和應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)手段，但受限于檔案工作人員的技術(shù)和水平，完全沒(méi)有發(fā)揮出信息技術(shù)手段應(yīng)有的價(jià)值和效用。

三、信息時(shí)代的檔案管理對(duì)策

1.打造完備的檔案資源安全體系

為了避免數(shù)字化檔案資源遭到破壞，相關(guān)檔案管理部門必須注重打造完備的檔案資源安全體系，如建立防火墻、限制IP訪問(wèn)和接入等，以此來(lái)避免數(shù)字化檔案資源在木馬植入、黑客侵入時(shí)受到損毀。另外，在信息技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，使得信息的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，并在某種程度上對(duì)信息安全敲響了警鐘。為此，可采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全手段來(lái)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性。

2.注重對(duì)檔案工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平培訓(xùn)

首先，應(yīng)充分利用好招聘方式來(lái)引進(jìn)專業(yè)的管理和技術(shù)人員。其次，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，尤其要加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)和科技知識(shí)的培訓(xùn)工作。只有掌握了技術(shù)技能和管理知識(shí)并提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)之后，才能確保檔案管理人員能夠勝任信息時(shí)代規(guī)劃信息中心的檔案管理工作，推動(dòng)信息時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展。

四、信息時(shí)代檔案管理工作未來(lái)的發(fā)展前景

作為檔案管理工作而言，相關(guān)的管理者和從業(yè)人員必須意識(shí)到信息技術(shù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作所帶來(lái)的沖擊和影響，諸如我國(guó)非企業(yè)單位現(xiàn)在的檔案管理在管理機(jī)制上還有很多欠缺，對(duì)人才管理也有些疏漏，但是正是這些不足說(shuō)明了，我國(guó)的檔案管理工作還有很大進(jìn)步空間和創(chuàng)新余地。