淺談生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理

杜星明

生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在對(duì)流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

1 救助檔案的主要內(nèi)容

1）救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在救助管理工作中形成的材料，包括求助登記表、不予救助通知書(shū)、自行離站聲明書(shū)、在站服務(wù)及離站登記表、終止救助通知書(shū)和其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

2）受助人員在站期間和離站過(guò)程中形成的材料，主要是尋親服務(wù)相關(guān)材料，未成年人教育、評(píng)估、矯治等材料，住院救治或者門(mén)診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料，乘車(chē)憑證復(fù)印件和小額交通費(fèi)現(xiàn)金簽收字據(jù)，親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件及單位、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)人證明材料和單位、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件，家庭寄養(yǎng)、類(lèi)家庭養(yǎng)育、機(jī)構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書(shū)及相關(guān)材料，司法機(jī)關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件，長(zhǎng)期安置證明材料，醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的死亡證明書(shū)、公安機(jī)關(guān)出具的死亡原因鑒定書(shū)、死亡公告材料以及親屬意見(jiàn)、火化證明等材料，其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

救助管理機(jī)構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線(xiàn)電話(huà)錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

2 救助檔案的特性

1）材料收集的動(dòng)態(tài)性。由于救助站對(duì)流浪乞討人員進(jìn)行救助時(shí)，需首先對(duì)乞討人員進(jìn)行身份認(rèn)證，所采取的措施需要根據(jù)被選擇對(duì)象的具體年齡、身體健康狀況，按照一定標(biāo)準(zhǔn)劃定的需救助的程度擬定救助方案。對(duì)流浪乞討人員進(jìn)行救助的開(kāi)始時(shí)間及成功救助后的結(jié)檔時(shí)間不同，導(dǎo)致救助過(guò)程中所形成的個(gè)人檔案材料就處在動(dòng)態(tài)變化之中，需要按照一定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)更新被救助對(duì)象的個(gè)人檔案內(nèi)容。

2）材料歸檔的差異性。雖對(duì)流浪乞討人員在救助過(guò)程中所采取的救助措施基本一致，不同的流浪乞討人員所經(jīng)歷的救助程序也大體相同，但被救助對(duì)象的具體年齡、身體狀況或所裁定的需要救助的程度不同，導(dǎo)致不同流浪乞討人員的救助檔案材料內(nèi)容或不同救助時(shí)間產(chǎn)生的救助期限變得不一致，甚至有些方面還存在很大的差異性。

3）救助檔案的憑證性。救助站對(duì)流浪乞討人員在進(jìn)行具體救助工作時(shí)通過(guò)相關(guān)鑒定部門(mén)以及相關(guān)工作人員對(duì)被救助對(duì)象建立的檔案，是有關(guān)政府部門(mén)或機(jī)構(gòu)進(jìn)行相關(guān)工作的有效憑證，能為公安機(jī)關(guān)提供一定的辦案依據(jù)，或?yàn)榫戎镜认嚓P(guān)部門(mén)及流浪乞討人員的權(quán)益維護(hù)提供方便。

3 救助檔案管理的重要性

1）救助檔案是對(duì)流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等原始記錄，必須確保在需要時(shí)能做到有據(jù)可依、有證可查，良好的檔案管理變身為一座堅(jiān)固的橋梁，為工作的正常有序開(kāi)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）通過(guò)對(duì)救助檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，我們能對(duì)救助工作的發(fā)展做出趨勢(shì)判斷，或者通過(guò)數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，今后需要進(jìn)行怎樣的調(diào)整，為更好更有效地開(kāi)展救助工作奠定基礎(chǔ)。

4 救助檔案的管理與保護(hù)

《檔案法》規(guī)定了檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案的完整與安全、便于社會(huì)各方面的利用，救助檔案的管理與維護(hù)也應(yīng)嚴(yán)格遵循這一基本原則。

1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，齊抓共管。傳統(tǒng)檔案管理存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)、人才不足、資金短缺、檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)等很多問(wèn)題。救助管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人要高度重視救助檔案管理，配齊管理人員和設(shè)施設(shè)備，充分發(fā)揮管理員的主觀能動(dòng)性，健全完善救助檔案管理制度，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理，在有限的資源條件下確保工作有條不紊地開(kāi)展，保證相關(guān)檔案的絕對(duì)安全并能得到充分利用；其次要加大宣傳力度，要讓各級(jí)各類(lèi)人員知曉救助檔案管理工作的重要性，做到全體人員協(xié)作形成合力，共同推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

2）檔案維護(hù)，全面完整。對(duì)救助檔案的全面完整性、真實(shí)性、時(shí)效性以及規(guī)范性進(jìn)行維護(hù)，這是救助檔案管理的最基本要求，完整有效規(guī)范的救助檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性主要包括三個(gè)方面，一是數(shù)量的完整，要保證救助檔案齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的救助檔案不殘缺短少；二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)救助檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌；三是在救助檔案的保管和利用過(guò)程中，要避免因各種理化因素或有害生物對(duì)救助檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害。

3）加強(qiáng)防護(hù)，保證安全。救助檔案安全防護(hù)主要有兩項(xiàng)，一是力求救助檔案本身不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作，延長(zhǎng)救助檔案壽命，保證檔案物質(zhì)安全；二是要保護(hù)救助檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，確保檔案管理的政治安全。救助檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。檔案室內(nèi)應(yīng)還必須做到人離鎖落、定期對(duì)救助檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。

5 救助檔案的整理利用。

1）救助檔案整理的具體步驟。救助檔案按照一人一卷的方法進(jìn)行整理，一是整理檔案。對(duì)救助檔案的分類(lèi)可以按照檔案形成的年份、保管期限以及人員的類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)。而人員類(lèi)別又可按救助的未成年人、不予救助的成年人和予以救助的成年人這三個(gè)層次進(jìn)行劃分，實(shí)現(xiàn)救助檔案存放管理的整齊化。二是檔案編號(hào)。根據(jù)受助者的受救助時(shí)間進(jìn)行編號(hào)。三是檔案編目分類(lèi)。設(shè)置編卷號(hào)、姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、總頁(yè)數(shù)等進(jìn)行編目，按照不同的保管期限將其裝訂成冊(cè)進(jìn)行分類(lèi)，目錄的設(shè)置為全宗名稱(chēng)、目錄號(hào)、保管期限、受救助機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目，便于查閱者查找。

2）救助檔案的利用。利用者通過(guò)救助檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿(mǎn)足其利用需求的行為過(guò)程，是救助檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。其他單位、組織和個(gè)人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意。救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。救助檔案僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄和復(fù)印，利用過(guò)程中注意保密，嚴(yán)禁對(duì)救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

參考文獻(xiàn)

[1]民政部、國(guó)家檔案局.《生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》民發(fā)〔2014〕228號(hào).

[2]民政部.《生活無(wú)著的流浪乞討人員救助管理機(jī)構(gòu)工作規(guī)程》民發(fā)〔2014〕132號(hào).

[3]何文麗.生活無(wú)著流浪乞討人員救助檔案管理制度建構(gòu)[C].新形勢(shì)下檔案資源管理服務(wù)，2014（09）；145-148.