信息化背景下檔案信息資源共享問題的探討

李星月

摘 要：檔案信息資源共享是檔案信息數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息資源整合的最終目標，是檔案信息資源社會化的重要表現(xiàn)形式。

關鍵詞：檔案信息資源共享；問題；探討

檔案信息資源共享是檔案信息數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息資源整合的最終目標，是檔案信息資源社會化的重要表現(xiàn)形式。它是以檔案數(shù)字化加工及整合為前提，以計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術、數(shù)據(jù)庫技術等多種技術為支撐的檔案信息資源交流與運用。其本質是以網(wǎng)絡為工具、以用戶為中心、以利用為靈魂、以開發(fā)檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務為目的的檔案管理模式。

1 共享的范圍——根據(jù)檔案內(nèi)容規(guī)定用戶群體

《檔案法》和《政府信息公開條例》是檔案信息資源共享的法律依據(jù)。檔案信息資源的共享在理論上說是全社會、全民的共享，但在實際實施時應根據(jù)用戶的類型及級別來設置不同的檔案信息上傳和訪問權限。檔案信息共享是有權限限制的共享行為，它必須以維護國家利益和社會秩序、保護檔案形成者自身合法權益不受侵犯為前提。另外，根據(jù)我國《檔案法》第二十條規(guī)定：機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設、國防建設、教學科研和其他各項工作的需要，可以按照有關規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。從保密的角度說，信息共享是一定程度、一定范圍內(nèi)的共享，它是建立在檔案的公開和利用規(guī)定及公開的范圍基礎之上的信息公開。

2 共享的對象——已開放并整合后的檔案信息

對于檔案開放的期限，我國《檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。”基于《檔案法》的明確規(guī)定，檔案信息資源共享的對象首先是已到期并開放的檔案，因為整合是共享的前提，所以整合好的已開放檔案信息資源是檔案共享的具體對象。與開放相對應，《檔案法》第二十二條對不能公布的檔案也作了規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權的檔案館或者有關機關公布；未經(jīng)檔案館或者有關機關同意，任何組織和個人無權公布。集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家有關規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。”同時，對檔案匯編資料等的擴散范圍也進行了規(guī)定：各級各類檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

《信息公開條例》中的可公開信息主要指政府信息，具體公開范圍為：涉及公民、法人或者其他組織切身利益的；需要社會公眾廣泛知曉或者參與的；反映本行政機關機構設置、職能、辦事程序等情況的；其他依照法律、法規(guī)和國家有關規(guī)定應當主動公開的。其中，縣級以上各級人民政府及其部門應公開的政府信息具體內(nèi)容有：行政法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件；國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃、專項規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃及相關政策；國民經(jīng)濟和社會發(fā)展統(tǒng)計信息；財政預算、決算報告；行政事業(yè)性收費的項目、依據(jù)、標準；政府集中采購項目的目錄、標準及實施情況；行政許可的事項、依據(jù)、條件、數(shù)量、程序、期限以及申請行政許可需要提交的全部材料目錄及辦理情況；重大建設項目的批準和實施情況；扶貧、教育、醫(yī)療、社會保障、促進就業(yè)等方面的政策、措施及其實施情況；突發(fā)公共事件的應急預案、預警信息及應對情況；環(huán)境保護、公共衛(wèi)生、安全生產(chǎn)、食品藥品、產(chǎn)品質量的監(jiān)督檢查情況。設區(qū)的市級人民政府、縣級人民政府及其部門重點公開的政府信息還應當包括城鄉(xiāng)建設和管理的重大事項；社會公益事業(yè)建設情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補償、補助費用的發(fā)放、使用情況；搶險救災、優(yōu)撫、救濟、社會捐助等款物的管理、使用和分配情況。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府應當依照本例第九條的規(guī)定，在其職責范圍內(nèi)確定主動公開的政府信息的具體內(nèi)容，并重點公開下列政府信息：貫徹落實國家關于農(nóng)村工作政策的情況；財政收支、各類專項資金的管理和使用情況；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）土地利用總體規(guī)劃、宅基地使用的審核情況；征收或者征用土地、房屋拆遷及其補償、補助費用的發(fā)放、使用情況；鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的債權債務、籌資籌勞情況；搶險救災、優(yōu)撫、救濟、社會捐助等款物的發(fā)放情況；鄉(xiāng)鎮(zhèn)集體企業(yè)及其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟實體承包、租賃、拍賣等情況；執(zhí)行計劃生育政策的情況。除上述行政機關應主動公開的政府信息外，公民、法人或者其他組織還可以根據(jù)自身生產(chǎn)、生活、科研等特殊需要，向國務院部門、地方各級人民政府及縣級以上地方人民政府部門申請獲取相關政府信息。行政機關應當建立健全政府信息發(fā)布保密審查機制，明確審查的程序和責任。行政機關在公開政府信息前，應當依照《保密法》以及其他法律、法規(guī)和國家有關規(guī)定對擬公開的政府信息進行審查。行政機關對政府信息不能確定是否可以公開時，應當依照法律、法規(guī)和國家有關規(guī)定報有關主管部門或者同級保密工作部門確定。行政機關不得公開涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的政府信息。但是，經(jīng)權利人同意公開或者行政機關認為不公開可能對公共利益造成重大影響的涉及商業(yè)秘密、個人隱私的政府信息，可以予以公開。

3 共享的途徑——網(wǎng)絡傳輸及實體借閱

我國現(xiàn)階段的檔案管理模式是電子載體與紙質并存的“雙軌制”，這種管理模式下的共享包括檔案實體共享和電子檔案的共享。檔案實體共享受地理因素的影響，一般僅用于距離較近的利用者，而電子檔案信息資源的共享就不必再受時空的限制，通過計算機網(wǎng)絡，檔案利用者可進入檔案信息資源系統(tǒng)隨時隨地進行檔案利用與上傳共享。在傳統(tǒng)條件下，檔案信息的傳播范圍非常狹小，作用也十分有限，網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)，開辟了一條廣泛傳輸檔案信息的全新通道。它徹底打破了檔案信息傳輸?shù)臅r空阻隔，大大加快了檔案信息傳播速度，變點狀傳輸為網(wǎng)狀傳輸，拓展了檔案信息傳播范圍，提高了檔案信息傳播效率，使檔案信息資源共享成為可能。電子檔案共享方式是最方便、快捷的檔案共享方式，在不久的將來它將成為檔案信息共享的主導方式。