新媒體背景下人事檔案管理信息化建設(shè)探討

張鈺茗

摘 要：目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入全面的信息時(shí)代，企業(yè)人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，加強(qiáng)信息化建設(shè)有助于企業(yè)管理水平的提高。文章通過(guò)對(duì)人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討檔案管理信息化建設(shè)的有效措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化；檔案信息

科技與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷帶動(dòng)著當(dāng)前社會(huì)的信息技術(shù)應(yīng)用，為了能夠更好地保證我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展效率，就應(yīng)該重視信息技術(shù)的優(yōu)化與完善。人事檔案管理可以說(shuō)是我國(guó)管理制度中比較有特點(diǎn)的工作之一，其主要目的就是記錄個(gè)人的生活經(jīng)歷以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷，個(gè)人檔案能夠全面而細(xì)致地記錄著每個(gè)人的人生軌跡，具有很高的參考價(jià)值。而利用信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理能夠很大程度低提升工作效率，對(duì)于社會(huì)進(jìn)步以及管理方式的進(jìn)步有很好的促進(jìn)作用。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

當(dāng)前隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中越來(lái)越離不開(kāi)信息資源，而人事檔案記錄著一個(gè)人的全部信息資料，所以在人力資源管理中越來(lái)越重要，并且信息化技術(shù)的大力發(fā)展、人事檔案管理的社會(huì)化、開(kāi)放化等，給人事檔案管理信息化建設(shè)提供了良好的條件，所以，這是社會(huì)發(fā)展的必然，也是我國(guó)社會(huì)信息化管理的急切需求。信息化主要就是對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，人事檔案信息化改變了傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)記錄的方式，通過(guò)電子文檔將人事信息記錄在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這樣不僅使得人事管理信息更加全面，還有效地避免出現(xiàn)信息丟失的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，人事檔案管理信息化建設(shè)可以有效地提高對(duì)信息資源的利用率，同時(shí)還有效地確保信息的安全。人事檔案管理涉及的信息越來(lái)越多，在對(duì)信息更新的時(shí)候通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以加快速度，并且對(duì)管理信息還可以完成實(shí)時(shí)更新，對(duì)相關(guān)資源實(shí)現(xiàn)共享。傳統(tǒng)的人事檔案信息更新全部都是工作人員完成對(duì)紙質(zhì)信息的更新，而建設(shè)信息化以后可以有效地減少工作人員的工作量，提高工作效率，同時(shí)上級(jí)部門或者領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)員工進(jìn)行考核的時(shí)候可以隨時(shí)查詢相關(guān)資料，十分便捷。因此，人事檔案管理信息化建設(shè)可以減少對(duì)人力的使用，并且在對(duì)相關(guān)信息資源更新的時(shí)候速度更快，更具有時(shí)效性，有效地提高人事檔案管理的工作質(zhì)量、工作效率以及工作水平。

2 信息化時(shí)代人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏監(jiān)督意識(shí)

某些單位在人事檔案管理過(guò)程中缺乏監(jiān)督意識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案記錄的重要性，導(dǎo)致人事檔案管理效率低下，沒(méi)有將人事檔案的作用發(fā)揮到極致，這樣就會(huì)直接影響個(gè)人的工作待遇以及與自身利益密切相關(guān)的事情。有些單位在監(jiān)督管理方面沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化以及規(guī)范化。

2.2 人事檔案管理工作人員思想素質(zhì)落后

在信息技術(shù)高速發(fā)展下，部分人事檔案信息也逐漸由計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息化管理，所以對(duì)人事檔案管理工作者的專業(yè)技能方面和知識(shí)掌控方面提出了更高的要求。另外，人事檔案管理工作者的素質(zhì)修養(yǎng)水平總體偏低，思維模式跟不上時(shí)代的高速發(fā)展，對(duì)人事檔案信息收集整理的時(shí)候，比較懈怠，不夠重視。大多數(shù)檔案管理人員覺(jué)得，人事檔案沒(méi)有實(shí)際作用價(jià)值，收集和整理只是做個(gè)樣子、走個(gè)形式，經(jīng)常出現(xiàn)個(gè)人檔案信息內(nèi)容不完整或?qū)n案文件亂丟亂放的現(xiàn)象，致使若需要查看某人事檔案信息時(shí)不能高效的完成調(diào)閱。若檔案管理人員對(duì)人事檔案管理工作不重視或個(gè)人能力較低，則會(huì)影響人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.3 信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)不完善

人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，因此想要完成對(duì)人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機(jī)制。當(dāng)前很多部門在進(jìn)行人事檔案管理信息工作的時(shí)候都是根據(jù)自身的利益進(jìn)行，各自采取適合自己的管理方式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，這樣就導(dǎo)致人事檔案信息化不通暢，同時(shí)也不能有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng)，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會(huì)化的發(fā)展需求。

3 提高人事檔案管理信息化的有效對(duì)策

3.1 必須轉(zhuǎn)變觀念

推進(jìn)人事代理檔案信息化管理，必須把做好檔案管理工作的觀念轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，由紙質(zhì)檔案手工整理的模式過(guò)渡到利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理的模式中來(lái)，基層人事代理檔案管理單位要采用新技術(shù)，在國(guó)家統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，花大力氣建立完整的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，由國(guó)家或者省市一級(jí)建立一個(gè)相對(duì)固定的國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字庫(kù)，建設(shè)時(shí)按大檔案的概念來(lái)考慮檔號(hào)的設(shè)置、字段設(shè)置、檔案的分類，等等，把所有檔案都納入這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中來(lái)，然后再按專業(yè)的檔案門類進(jìn)行細(xì)分，使所有的檔案數(shù)據(jù)都可以非常方便地導(dǎo)入傳出，達(dá)到市級(jí)、省級(jí)甚至國(guó)家級(jí)的大檔案中心資源共享的目的，方便于人力資源的全國(guó)流動(dòng)。

3.2 人事檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，對(duì)應(yīng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)是該活動(dòng)的基礎(chǔ)，比如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及辦公區(qū)域等。在2018年對(duì)某省部分事業(yè)單位的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在受調(diào)查的單位中，有9成的單位沒(méi)有給人事檔案管理設(shè)置足夠的辦公場(chǎng)地，檔案保管室與辦公區(qū)域在一起，缺少對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。在為數(shù)不多配有計(jì)算機(jī)設(shè)備的單位里，一般也只是簡(jiǎn)單地記錄人員的檔案編號(hào)和姓名，以便能及時(shí)找出人事檔案的紙質(zhì)文件，并沒(méi)有在電腦上記錄詳細(xì)信息。所以要單位加大資金的投入，增強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，配置足夠的辦公場(chǎng)地和電腦網(wǎng)絡(luò)，才能使人事檔案的管理和信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

相關(guān)部門要重視提高檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，安排專業(yè)人員開(kāi)展“人事檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)”等活動(dòng)，力求將理論知識(shí)與實(shí)際工作結(jié)合起來(lái)，確保能夠有效提升工作人員的專業(yè)技能。積極創(chuàng)新培訓(xùn)形式，拓展培訓(xùn)平臺(tái)，立足崗位鍛煉成才。采取討論分析等方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強(qiáng)自身責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作順利開(kāi)展。建議采用考核激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作完成質(zhì)量高、工作態(tài)度積極負(fù)責(zé)的員工，要進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作完成質(zhì)量低、工作態(tài)度消極的員工，要進(jìn)行批評(píng)和教育，進(jìn)而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。

3.4 健全各種相應(yīng)的規(guī)章制度，加大安全保密力度

在建設(shè)人事檔案管理信息化的過(guò)程中，要對(duì)各種相關(guān)制度給予一定的重視，還可以將比較成熟的立法建議提出來(lái)，從而促進(jìn)相關(guān)規(guī)章制度的建立與完善，對(duì)人事檔案信息化管理的建設(shè)提供有效的約束和激勵(lì)機(jī)制，使得檔案信息化的法制建設(shè)得到進(jìn)一步推動(dòng)。人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性、專業(yè)性以及政治性，因此相關(guān)的檔案信息不僅需要專人進(jìn)行管理，還需要單獨(dú)進(jìn)行存放。但是當(dāng)前人事檔案管理人員沒(méi)有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息保密意識(shí)和知識(shí)，因此在建設(shè)的時(shí)候還要重點(diǎn)關(guān)注安全保障系統(tǒng)的建設(shè)，使得人事檔案信息安全體制逐步健全。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，還要安排專人對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，使得檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)更加安全，同時(shí)還要加大對(duì)電子文檔的監(jiān)督力度，確保電子文檔信息的真實(shí)性和有效性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)人事檔案信息管理非常關(guān)鍵，相關(guān)部門一定要提高重視度，保證我國(guó)各個(gè)企業(yè)對(duì)個(gè)人信息管理以及記錄的質(zhì)量。由于信息化技術(shù)不斷推動(dòng)著社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)于檔案信息管理工作也有較高的促進(jìn)作用，所以重視信息技術(shù)應(yīng)用非常關(guān)鍵。

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