電子文件檔案管理現(xiàn)狀與問(wèn)題思考

崔紅霞 張新

摘 要：辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使電子文件在工作中得到廣泛應(yīng)用，電子文件管理逐步成為時(shí)下關(guān)注和研究的熱點(diǎn)，全面了解和把握我國(guó)電子文件管理現(xiàn)狀，探索和建立符合本單位工作特點(diǎn)的檔案管理新理念、新方法。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的逐步推廣使用，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件的歸檔、存儲(chǔ)和利用成為檔案管理的重要內(nèi)容，這對(duì)于檔案管理工作既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。

1 新時(shí)期電子文件的特點(diǎn)

新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！笨梢?jiàn)，其具有依賴性、靈活性和快捷性的特征。

1）依賴性：離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞和識(shí)別。也就是說(shuō)特定電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的，對(duì)設(shè)備依存度較高，其發(fā)展受包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)等諸多條件限制，因此普及率還不高。

2）多樣性：電子文件不再是我們看得見(jiàn)的紙質(zhì)形式，其利用電子介質(zhì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，強(qiáng)化文件對(duì)社會(huì)生活的記憶和再現(xiàn)功能，能夠?qū)⑽淖帧D形、聲音、影像等多種信息形式按照其原來(lái)的形式保存，形成多種數(shù)據(jù)模式并存于存儲(chǔ)介質(zhì)中。

3）靈活性：在辦理公務(wù)或交流信息工作中，電子文件能夠一次錄入、多次輸出、隨時(shí)查找利用，還可以在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)或提供遠(yuǎn)程服務(wù)。但由于電子文檔中的信息是可以流動(dòng)的，人們可以不留任何痕跡地對(duì)電子信息修改、復(fù)制，甚至是刪除，其原始性和合法性不易確認(rèn)。

4）快捷性：電子文檔在錄入、傳輸、處理、檢索等方面具有紙質(zhì)文檔不可比擬的優(yōu)勢(shì)，我們利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行文件登記和查找利用。但由于電子文檔易受非法侵入、病毒感染等威脅，在真實(shí)性、原始性和安全性方面存在風(fēng)險(xiǎn)。

2 新時(shí)期電子文件檔案管理現(xiàn)狀

電子文件檔案源于具有保存價(jià)值并已歸檔的電子文件，日常工作中將具有參考和利用價(jià)值的電子文件按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行鑒定后歸檔處理，作為檔案保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、全球化和網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前，我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展水平很不平衡，不同單位的電子文件檔案管理工作處于電子文件發(fā)展的不同的階段。國(guó)外實(shí)踐表明，這種集中管理的模式在電子文件管理時(shí)代依然適用。

2.1 管理模式

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式是以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，通過(guò)接收歸檔和移交的方式，將屬于歸檔范圍之內(nèi)的文件集中到檔案部門(mén)統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了各類電子文件，檔案部門(mén)接收電子文件的數(shù)量在逐年上升，但電子文件生成量與歸檔量的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)模式，大部分只關(guān)注電子公務(wù)文書(shū)的歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)頁(yè)文件等類型的電子文件大都沒(méi)有存留，還分散保管在業(yè)務(wù)部門(mén)或信息部門(mén)。文件的歸檔流程沿用紙質(zhì)文件的定期集中移交、簡(jiǎn)單的系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)存、電子文件與紙質(zhì)文件共同流轉(zhuǎn)的“雙軌制”三種模式；短時(shí)期內(nèi)，電子檔案還不能完全代替紙質(zhì)檔案，不可能出現(xiàn)一種檔案管理模式完全取代另一種模式的局面。紙質(zhì)檔案以其原始性、真實(shí)性、耐用性和安全性的優(yōu)勢(shì)，與電子檔案的多途徑檢索、多用戶共享的強(qiáng)大功能互為補(bǔ)充、共同發(fā)展相結(jié)合的形式，迎合了電子文件形成與管理特征，是目前我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理的模式。

2.2 存在問(wèn)題

我國(guó)在電子檔案管理建設(shè)過(guò)程中存在資金投入不足、缺乏有效管理、以及無(wú)法保證長(zhǎng)期可讀性、無(wú)法維護(hù)其真實(shí)性等諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題都影響著電子文件檔案的發(fā)展和利用。一是大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)電子文件管理重要性的認(rèn)知，尚未認(rèn)識(shí)到電子文件作為信息資源的重要價(jià)值，資金支持力度不大，電子檔案管理設(shè)備和硬件條件不能完全到位，無(wú)法滿足電子檔案建設(shè)的需求，影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。二是我國(guó)電子檔案管理的研究起步較晚，還處于探索階段，但部分單位尚未認(rèn)識(shí)到電子文件管理的特殊性，缺少科學(xué)的管理理念，仍然停留在傳統(tǒng)文檔管理的范疇。加之電子文件管理系統(tǒng)的不完善，使得信息資源的有效收集、有效管理無(wú)法保障。三是缺少適用的電子文件歸檔規(guī)則和科學(xué)的方法。比如由于尚未出臺(tái)電子文件保管期限，對(duì)于電子文檔的歸檔和再利用價(jià)值沒(méi)有統(tǒng)一的甄別標(biāo)準(zhǔn)，往往采取“一鍵刪除”的做法，在集中歸檔的狀態(tài)下無(wú)法保證其完整性、有效性。四是缺乏科學(xué)性的措施保障，電子文件在形成、流轉(zhuǎn)、保存過(guò)程中，僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換成通用格式等較為初級(jí)的措施上，采集歸檔的電子文件缺少元數(shù)據(jù)，電子文件長(zhǎng)期可讀性存在隱患。五是電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)壽命比較短，其原始信息的長(zhǎng)期保存是個(gè)難題。且電子檔案信息數(shù)據(jù)由檔案人員、技術(shù)人員共享，文件與檔案之間不再有明顯界限，隨時(shí)產(chǎn)生、復(fù)制、修改、刪除，很難確保其真實(shí)性。

3 幾點(diǎn)建議

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度

電子文件具有紙質(zhì)文件難以比擬的優(yōu)越性，隨著電子檔案管理辦法的進(jìn)一步完善，各單位對(duì)電子檔案工作的重視程度逐漸提高，檔案工作人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)電子檔案的歷史價(jià)值，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將檔案信息化工作經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，把檔案數(shù)字化工作列入單位年度工作計(jì)劃，建設(shè)并推廣OA網(wǎng)上行政辦公系統(tǒng)，建立先進(jìn)完善的檢索工具，專門(mén)設(shè)置不動(dòng)產(chǎn)檔案庫(kù)房，配備專職檔案管理人員，并將電子文件歸檔和電子檔案管理納入單位目標(biāo)責(zé)任制考核范圍，積極為電子檔案管理的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

3.2 明確管理運(yùn)行模式

電子文件從生成到歸檔和利用，涉及形成部門(mén)、檔案部門(mén)、信息管理部門(mén)，其中電子文件形成部門(mén)熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件歷史聯(lián)系，建于鑒定電子文件的價(jià)值有“話語(yǔ)權(quán)”，是電子文件歸檔管理工作的主要責(zé)任者。檔案部門(mén)掌握歸檔原則和方法，了解全局情況，有統(tǒng)籌全局、把好關(guān)口的作用。信息管理部門(mén)作為設(shè)計(jì)與維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，是電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的組織者與實(shí)施者，是電子文件生存環(huán)境的“守護(hù)神”。如果僅僅依靠檔案一個(gè)部門(mén)則難以完成，應(yīng)當(dāng)采取“三位一體”的管理模式，所涉及部門(mén)各司其職，各揚(yáng)所長(zhǎng)，才能有效保證電子文件歸檔管理工作的質(zhì)量。

3.3 強(qiáng)化安全保護(hù)措施

電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，建立科學(xué)、合理的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。一是采用雙密鑰碼加密，加密和解密使用不同的密鑰，第三方很難從截獲的文件中解出原文內(nèi)容，無(wú)法進(jìn)行篡改。二是在網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻，防止其它用戶非法訪問(wèn)，也防止非法輸出，使被保護(hù)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯。三是將電子文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，這種不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效防止用戶更改電子文件，從而確保電子文件的憑證作用。

綜上所述，電子文件檔案在提高辦公效率，降低成本，實(shí)現(xiàn)信息共享等方面發(fā)揮著重要作用，只有實(shí)現(xiàn)檔案電子信息技術(shù)化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894-2002。

[2]《檔案學(xué)通訊》2008年第6期

[3]《秘書(shū)工作》2018第2期