關(guān)于加強(qiáng)檔案利用與安全保密管理的探討

程開文

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展在行政管理和人力資源的調(diào)配上對(duì)于人力資源的高效調(diào)配工作開展質(zhì)量越來(lái)越重視，同時(shí)隨著社會(huì)發(fā)展中對(duì)于精細(xì)化管理產(chǎn)生效果的不斷重視，在檔案管理方面通過有效的應(yīng)用檔案管理中的信息進(jìn)一步的發(fā)揮出較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益在發(fā)展中不斷的被人們接受和認(rèn)可，同時(shí)在檔案利用和管理中應(yīng)該充分的處理好檔案的涉密保密工作和檔案合理利用的高效性，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案利用管理中信息利用重要性的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 保密利用 檔案保管

在檔案管理工作開展中，想要進(jìn)一步的提高檔案管理利用信息的效益，就應(yīng)該在管理過程中進(jìn)一步的重視管理的安全性，在檔案管理中檔案保密和利用效率二者之間的關(guān)系相輔相成。具備有很強(qiáng)的互相影響作用，同時(shí)在管理工作開展中應(yīng)該將檔案管理保密和答案信息應(yīng)用之間形成良好的互動(dòng)，通過保密工作進(jìn)一步提高檔案資料信息應(yīng)用的效率。

一、檔案利用和保密管理工作開展的現(xiàn)狀

在檔案管理工作開展中，由于受到重保輕用的工作開展傳統(tǒng)指導(dǎo)思想的影響，導(dǎo)致在檔案管理中大部分的檔案資料內(nèi)容得不到有效的應(yīng)用，甚至在檔案管理工作開展中對(duì)于一些很有利用價(jià)值的管理資料和文件，由于在管理中保密工作和意識(shí)的不斷強(qiáng)化，導(dǎo)致檔案中有重大利用價(jià)值的信息在長(zhǎng)時(shí)間的放置中，出現(xiàn)束之高閣現(xiàn)象，最后失去利用價(jià)值。在檔案管理工作中對(duì)于管理開展中管理指導(dǎo)思想理念方面應(yīng)該及時(shí)的根據(jù)時(shí)代的發(fā)展形成正確的指導(dǎo)思想，同時(shí)將檔案管理中檔案資料的價(jià)值利用效率也充分的考慮到檔案管理工作中去，在檔案管理發(fā)展中應(yīng)該全面處理好檔案管理保密和資料信息利用效率的問題，在管理中不能夠出現(xiàn)管理方面偏向某一方的問題。同時(shí)強(qiáng)化檔案管理工作開展好壞的評(píng)級(jí)意識(shí)，檔案管理工作開展好壞會(huì)直接的影響到事業(yè)單位甚至是國(guó)家的信息安全和經(jīng)濟(jì)利益。

二、加強(qiáng)檔案利用和安全保密工作中存在的問題

（一）檔案保密管理中保密意識(shí)不強(qiáng)

在事業(yè)單位和企業(yè)發(fā)展管理中，對(duì)于進(jìn)一步的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制變化，就需要在事業(yè)單位和企業(yè)日常管理開展的過程中不斷的加強(qiáng)檔案管理的工作效率，同時(shí)為了進(jìn)一步為企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)最大的服務(wù)支持，就要不斷適應(yīng)管理改革的發(fā)展進(jìn)一步對(duì)檔案管理中檔案的有效利用和檔案管理中保密工作進(jìn)行進(jìn)一步的深化研究，在當(dāng)前檔案管理利用和保密工作發(fā)展中由于檔案管理中普遍會(huì)存在檔案管理保密意識(shí)差的問題，由于在檔案管理中相關(guān)的檔位機(jī)構(gòu)設(shè)置之間，在檔案管理保密工作開展中機(jī)構(gòu)之間人員的交流溝通價(jià)位頻繁，同時(shí)在檔案利用中隨著時(shí)代的發(fā)展對(duì)于檔案利用的頻率也會(huì)越來(lái)越高，因此在檔案的綜合化利用和保密管理中就會(huì)因?yàn)樵跈n案利用中利用程度不斷加大而導(dǎo)致在檔案管理中，對(duì)于管理的保密意識(shí)出現(xiàn)弱化的現(xiàn)象，同時(shí)在檔案管理發(fā)展的全新過程中由于檔案管理中對(duì)于新發(fā)展時(shí)期的檔案保密規(guī)定存在一定程度的規(guī)則制定不合理不完善，導(dǎo)致檔案管理中保密工作開展環(huán)節(jié)和流程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)疏漏。

（二）檔案管理利用制度方面不完善

在檔案管理開展的新時(shí)代下，在檔案管理開展的過程中應(yīng)該將檔案管理中系統(tǒng)化的檔案管理的制度和體系進(jìn)一步的依照《檔案法》《保密法》中最新的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)行的規(guī)范化制定，同時(shí)在完善檔案管理保密工作和檔案管理利用規(guī)章制度的過程中應(yīng)該由于在對(duì)相應(yīng)規(guī)章制度制定中沒有嚴(yán)格遵循有關(guān)的規(guī)定，導(dǎo)致在檔案利用和導(dǎo)案利用保密工作中存在工作開展沒有有效的制度和措施的保證，同時(shí)在管理工作執(zhí)行中也會(huì)缺乏相應(yīng)的執(zhí)行力，由于在檔案管理中制度規(guī)章方面沒有進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范和落實(shí)，導(dǎo)致在檔案利用和保密管理工作中，檔案管理難以形成強(qiáng)有力的管理體系。

（三）檔案管理中管理人員能力責(zé)任意識(shí)問題

在實(shí)際管理工作開展的過程中應(yīng)該由于在管理流程和管理中沒有形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鏖_展作風(fēng)，同時(shí)管理中涉及的資料和檔案中沒有對(duì)所有檔案的文件的頭尾都有清楚的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)于自己所管理的每一份檔案都應(yīng)該明確掌握管理中具體的手續(xù)和操作標(biāo)準(zhǔn)化流程，導(dǎo)致在開展檔案管理中綜合化應(yīng)用管理能力方面出現(xiàn)問題。同時(shí)在管理檔案中，管理人員還要不斷提高檔案秘密無(wú)形泄露的意識(shí)，由于在管理工作中長(zhǎng)時(shí)間的與資料內(nèi)容進(jìn)行接觸，導(dǎo)致在頭腦中會(huì)對(duì)檔案資料形成記憶，自日常應(yīng)該不斷強(qiáng)化對(duì)頭腦中記憶內(nèi)容的不經(jīng)意泄露意識(shí)。

三、檔案管理中保密工作開展措施

（一）強(qiáng)化檔案管理存放保密工作開展規(guī)范和意識(shí)

在檔案管理和利用工作開展中，工作開展環(huán)節(jié)中需要重點(diǎn)進(jìn)行注意的問題就是進(jìn)一步的強(qiáng)化在檔案利用中，對(duì)檔案管理中的保密意識(shí)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)，檔案保密工作中為了進(jìn)一步的提高檔案管理保密工作開展的有效性，就要對(duì)檔案管理中涉及到保密工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的保密措施制定，在檔案保密中對(duì)于檔案庫(kù)房保密工作開展質(zhì)量會(huì)直接影響到導(dǎo)案的安全，庫(kù)房檔案管理作用管理工作重要內(nèi)容，在開展庫(kù)房檔案管理過程中應(yīng)該進(jìn)一步的安全相關(guān)的詳細(xì)具體規(guī)定來(lái)開展庫(kù)房檔案安全管理和保密工作，同時(shí)保存檔案的庫(kù)房在開展建設(shè)中應(yīng)該根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求開展施工和建設(shè)，在建設(shè)中應(yīng)該對(duì)庫(kù)房的一些建筑性能和建筑條件進(jìn)行有效的規(guī)劃，在檔案管理開展的一些事業(yè)單位和企業(yè)，對(duì)于檔案管理保存方面不具備庫(kù)房管理?xiàng)l件的一般會(huì)將庫(kù)房設(shè)置在辦公樓內(nèi)的相應(yīng)位置，在這些事業(yè)單位和企業(yè)中在進(jìn)行檔案管理中應(yīng)該注意的問題就是，在檔案管理存放中，不是隨便的一間辦公室就可以作為檔案管理存放室的，在檔案管理存放方面問題上應(yīng)該充分的考慮到檔案存放辦公室的先關(guān)位置，在存放位置和樓層上盡量不要采用辦公樓的底層作為檔案存放的樓層，同時(shí)在辦公樓內(nèi)存放檔案，檔案室的安全保護(hù)措施應(yīng)該和普通的辦公室區(qū)分開來(lái)，在辦公樓內(nèi)的檔案管理室應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)門窗的安全防護(hù)和加固工作，同時(shí)在辦公樓中將辦公室設(shè)置成檔案管理庫(kù)房，在辦公室和庫(kù)房位置分布中應(yīng)該進(jìn)行明顯的隔離設(shè)置，同時(shí)檔案存放的庫(kù)房還應(yīng)該和檔案的調(diào)閱室進(jìn)行隔離設(shè)置。在辦公樓庫(kù)房管理中對(duì)于管理的安全性和可靠性應(yīng)該安排專門的檔案室安全保衛(wèi)人員和管理人員，同時(shí)在檔案室管理中對(duì)于安全管理和檔案管理?xiàng)l例中，都應(yīng)該形成詳細(xì)的制度和細(xì)則，在檔案管理庫(kù)房中除了安全保衛(wèi)人員和檔案管理人員以及相關(guān)人員之外應(yīng)該嚴(yán)格禁止任何無(wú)關(guān)的人員出入。在檔案管理和保密工作開展中，進(jìn)一步的強(qiáng)化檔案庫(kù)房管理開展的效率是提高檔案信息利用效率和管理效率的重要保障，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作是維護(hù)檔案安全的重要措施。通過在檔案保密管理中進(jìn)一步的規(guī)范工作開展的進(jìn)一步細(xì)化和安排，提高檔案保密和保管人員的檔案保密意識(shí)。

（二）強(qiáng)化檔案日常管理制度建設(shè)力度

檔案在進(jìn)行調(diào)用和管理中應(yīng)該對(duì)相關(guān)的操作過程中的行為進(jìn)行明確的記錄，在檔案的移出、銷毀、調(diào)閱中應(yīng)該進(jìn)一步的規(guī)范化有關(guān)的處理手續(xù)和流程規(guī)定，在檔案的操作中應(yīng)該強(qiáng)化相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識(shí)，同時(shí)在檔案的處理和轉(zhuǎn)移中應(yīng)該強(qiáng)化相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字制度，自檔案處理移交中應(yīng)該認(rèn)真的進(jìn)行檔案流轉(zhuǎn)的記錄，同時(shí)對(duì)檔案處理中設(shè)計(jì)到的負(fù)責(zé)人簽字手續(xù)委托和檔案處理中的查閱權(quán)限等的問題應(yīng)該進(jìn)一步的強(qiáng)化管理。在檔案信息使用和處理中，檔案使用完畢之后應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和檔案的數(shù)量進(jìn)行有效的檢查，確保在檔案調(diào)閱和使用的過程中不會(huì)出現(xiàn)被惡意修改和泄密的問題發(fā)生。同時(shí)對(duì)于檔案調(diào)用和管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)該及時(shí)對(duì)問題的原因進(jìn)行追究和調(diào)查，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救。在檔案管理工作中應(yīng)該將檔案管理保密和檔案管理中信息的利用進(jìn)行關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作開展管理措施的強(qiáng)化，通過進(jìn)一步的細(xì)化管理流程，來(lái)針對(duì)流程中問題細(xì)節(jié)加強(qiáng)制度的完善。

（三）不斷提高檔案管理人員能力和素質(zhì)

在檔案管理工作和保密工作開展的過程中，檔案管理人員的工作性質(zhì)十分的特殊，在檔案管理工作開展中檔案管理員會(huì)涉及到一些機(jī)密性很強(qiáng)的資料和檔案，在檔案管理中，管理員具備知密早，同時(shí)在秘密資料內(nèi)容和范圍上管理知密的內(nèi)容也比較多，應(yīng)該在檔案管理工作員開展管理工作的時(shí)候，應(yīng)該全面意識(shí)到自己所負(fù)責(zé)的大小，管理檔案中應(yīng)該保持對(duì)黨和國(guó)家秘密的最高保密原則，同時(shí)在工作開展中應(yīng)該進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重大責(zé)任。同時(shí)在開展檔案管理工作中管理工作開展的好壞會(huì)直接與檔案管理人員的管理能力和基礎(chǔ)素質(zhì)產(chǎn)生直接的聯(lián)系，因此在檔案管理工作人員開展工作的過程中應(yīng)該對(duì)管理工作負(fù)有強(qiáng)大的責(zé)任心，同時(shí)在工作開展中應(yīng)該形成較強(qiáng)的事業(yè)心和最高程度的保密意識(shí)。

四、做好檔案利用中的保密工作

檔案管理中處理好保密和信息利用關(guān)系，在檔案管理工作開展中應(yīng)該對(duì)檔案資料信息和利用和管理保密中的矛盾進(jìn)行有效的調(diào)節(jié)，通過進(jìn)一步強(qiáng)化保密工作開展的效率提高檔案資料信息利用的效率。在檔案管理保密和利用中，應(yīng)該對(duì)利用和保密管理中的關(guān)系進(jìn)行有效的處理，在管理中應(yīng)該將“保”、“放”結(jié)合的思想指導(dǎo)作為開展管理工作的重要指引。在檔案管理工作開展中對(duì)于檔案資料中涉及的一些內(nèi)容，正確處理好保密和公開的信息分類，在檔案管理信息利用中既要對(duì)資料內(nèi)容中涉密的信息提高防范意識(shí)，同時(shí)還要通過檔案管理中應(yīng)該公布的內(nèi)容來(lái)進(jìn)一步提高檔案管理工作開展的效率。在檔案管理保密和利用中，應(yīng)該同時(shí)做到既把好保密的工作開展環(huán)節(jié)，同時(shí)在檔案信息公布溝通交流渠道建設(shè)中，應(yīng)該通過交流渠道建設(shè)進(jìn)一步的提高檔案保密和利用工作的效率。在檔案管理工作日常開展中對(duì)于保密工作開展的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)該不斷加強(qiáng)工作中管理人員責(zé)任心，在管理中應(yīng)該對(duì)工作敬職敬責(zé)。在檔案管理工作實(shí)際開展的過程中由于檔案管理人員對(duì)于管理工作傳統(tǒng)理念的認(rèn)識(shí)沒有進(jìn)行改進(jìn)和提高，導(dǎo)致在管理工作開展中，對(duì)于檔案資料管理工作開展內(nèi)容方面普遍存在重視管理中檔案信息的內(nèi)容保密性，但是對(duì)于檔案管理中資料信息的利用方面出現(xiàn)了很大的不足。這樣就會(huì)在檔案管理中出現(xiàn)一些弊端。

五、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理工作中隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作開展的過程中由于檔案管理中產(chǎn)生的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益越來(lái)越高，在管理工作開展中應(yīng)該全面的重視管理中對(duì)各項(xiàng)管理措施的制定科學(xué)性和合理性，同時(shí)在檔案管理方面應(yīng)該形成系統(tǒng)化的檔案管理工作體系，在檔案管理中充分的處理好檔案管理信息的保密和檔案資料的利用工作，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理的效益和價(jià)值。

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（作者供職于中國(guó)人民銀行怒江州中心支行）