談如何做好檔案管理工作

凌佳明

摘 要：隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的完善發(fā)展，單位改革力度加大，檔案作為單位管理工作中一項(xiàng)工作，引起了各方面的重視。提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價值和作用，為社會和單位各項(xiàng)工作服務(wù)是擺在我們每一位檔案工作者面前的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；工作

檔案作為歷史、文化、知識的范疇，具有“記錄歷史，服務(wù)社會”基本功能，檔案是人類社會活動的真實(shí)記錄，直接記錄了人類社會在各個領(lǐng)域、學(xué)科及各個方面的工作活動，構(gòu)成了信息時代的重要集合體。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是一個單位的工作業(yè)績與管理水平的歷史見證與再現(xiàn)。合理利用檔案資料，不僅為單位工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對于單位領(lǐng)導(dǎo)的決策，增加單位經(jīng)濟(jì)效益也會起到不可替代的作用。伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，單位改革的不斷深入，單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案工作作為單位管理工作中一項(xiàng)目不可缺少的基礎(chǔ)工作，引起了各方面的重視。所以提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案作用，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)是擺在我們每一位檔案工作者面前的重要任務(wù)。現(xiàn)階段要做好單位的檔案管理工作，須做好以下幾方面工作：

一、更新觀念

服務(wù)創(chuàng)新是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在單位各項(xiàng)工作活動中，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地進(jìn)行各項(xiàng)工作，需要依靠大量的檔案，以熟悉情況，制定工作計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，處理日常事務(wù)等。特別是在現(xiàn)代單位制度建立過程中，檔案在生產(chǎn)經(jīng)營中的作用越來越重要，管理水平必須提高。首先作為單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下單位生存和發(fā)展的新變化，從促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展出發(fā)，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，積極爭取資金落實(shí)，盡快把提高檔案管理工作水平的硬件設(shè)施落實(shí)到位，為單位的綜合檔案室配備微機(jī)等現(xiàn)代化的裝備。有了先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)施，可以對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和檔案系統(tǒng)的開發(fā)。解決因單位發(fā)展而出現(xiàn)的檔案管理方面的具體問題，及時準(zhǔn)確提供檔案信息，大大提高開發(fā)檔案信息的能力. 其次要求檔案管理管理人員進(jìn)一步認(rèn)識檔案對單位改革和發(fā)展的重要作用，單位改革對檔案工作提出的新要求，轉(zhuǎn)變思想和工作作風(fēng)，樹立創(chuàng)新意識，主動創(chuàng)造條件，將被動服務(wù)變主動服務(wù)，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代化單位制度的檔案工作新思路，新方法。采取多種形式參與到單位各項(xiàng)生產(chǎn)活動中，使檔案管理與單位管理發(fā)展同步進(jìn)行。

二、制度完善是檔案管理工作深入扎實(shí)的關(guān)鍵

管理部門重視檔案管理工作應(yīng)從硬件設(shè)施、軟件管理上加大投入，提供有利于檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境，從上而下就會形成重視檔案的風(fēng)氣，對于檔案工作的順利開展，將起到關(guān)鍵的作用。首先，單位應(yīng)結(jié)合自身情況，貫徹落實(shí)國家檔案法律法規(guī)，制定檔案工作長遠(yuǎn)規(guī)劃。建立一套適應(yīng)本單位發(fā)展需要的檔案管理制度，從制度上給與完善和保證。如《檔案室管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室工作標(biāo)準(zhǔn)》、 《檔案管理分類細(xì)則》 （檔案管理保管期限表》 等，并采取措施保證這些規(guī)章制度的貫徹落實(shí)，使檔案管理工作有章可循，有據(jù)可查，制度化、規(guī)范化、健康發(fā)展。其次，單位在建立綜合檔案室的基礎(chǔ)上，建立檔案管理管理網(wǎng)絡(luò)，使每一個部門設(shè)兼職檔案管理員，并不定期組織基層檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化服務(wù)意識。使案工作落實(shí)到具體、細(xì)處。通過網(wǎng)絡(luò)及時掌握了單位生產(chǎn)經(jīng)營過程中的新信息，準(zhǔn)確提供檔案資料，為以后的檔案利用工作奠定了基礎(chǔ)，提高了單位工作效率。

三、加強(qiáng)職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平是做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)直接影響著單位的發(fā)展。新技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)進(jìn)入檔案領(lǐng)域，檔案的載體也要有根本的變化。對檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低將直接影響檔案的管理水平，這就要求檔案管理人員有鉸高的業(yè)務(wù)素質(zhì)來應(yīng)對，積極參加現(xiàn)代化知識培訓(xùn)，參與多種途徑的學(xué)習(xí)與交流。學(xué)來先進(jìn)的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)豐富自己的知識觀念，提高技能，發(fā)展和完春自我，保持與整體組織的步調(diào)一致，這樣才有利于加快檔案管理工作的發(fā)展。

四、改善基礎(chǔ)設(shè)施，是檔案管理安全有序的前提

不斷加大對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，實(shí)現(xiàn)庫房、閱文、辦公三分開。庫房不僅要滿足存放要求，而且要通風(fēng)良好，還要配備足夠的檔案柜以及專門的滅火器材、防蛀、防霉用品和切刀、打孔機(jī)等專門的紙質(zhì)檔案整理工具，同時還要購置數(shù)碼照相機(jī)、移動硬盤、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，建立檔案管理電子系統(tǒng)，安裝檔案室監(jiān)控設(shè)備，滿足各類檔案安全保管和方便查閱的需要，切實(shí)把檔案的保管和保密工作落到實(shí)處。

五、抓好收集、積累工作是檔案管理工作的保障

檔案的收集是檔案管理中最基本的一環(huán)。單位機(jī)構(gòu)，人員變動大，產(chǎn)枚，利益多元化，文件來源廣泛，信息內(nèi)容豐富，載體形態(tài)多樣，都給檔案基礎(chǔ)工作帶來新的問題。因此，針對新的特點(diǎn)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)一步提高對檔案資源建沒重要性的認(rèn)識，加大工作力度. 并根據(jù)當(dāng)前工作需要和單位發(fā)展趨勢，不斷強(qiáng)化基層檔案管理人員的檔案工作意識，制訂單位文件材料歸檔制度，形成一套完整科學(xué)的管理程序，使他們掌握檔案管理材料的形成規(guī)律和收集整理標(biāo)準(zhǔn)，對有保存利利用價值的檔案資料實(shí)行規(guī)范化管理，并根據(jù)立卷制度，督導(dǎo)文件材料及時歸檔，整理齊全，為以后的奠定基礎(chǔ)，更好地為單位發(fā)展服務(wù)。