關(guān)于人才交流服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

錢(qián)煒

摘 要：接收和管理高校畢業(yè)生的檔案，是地方人才交流服務(wù)中心一項(xiàng)平凡而又重要的工作，隨著每年高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態(tài)，地方人才中心不僅接收的檔案數(shù)量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務(wù)工作也面臨著很多新的問(wèn)題。在新環(huán)境下，人才交流服務(wù)中心只有與時(shí)俱進(jìn)，更積極地思考如何完善學(xué)生檔案的管理、如何提高工作效率、如何改變服務(wù)理念，才能為畢業(yè)生們提供更好更優(yōu)的服務(wù)，更好地滿(mǎn)足服務(wù)對(duì)象的需求，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；服務(wù)；思考

人才交流服務(wù)中心有一項(xiàng)平凡而又重要的工作，那就是接收和管理高校畢業(yè)生的檔案，并隨時(shí)為他們提供檔案轉(zhuǎn)遞、查閱、材料歸檔等服務(wù)。隨著每年高校畢業(yè)生人數(shù)的不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態(tài)，檔案轉(zhuǎn)遞量變動(dòng)不大，少數(shù)畢業(yè)生考研，多數(shù)畢業(yè)生畢業(yè)后忙于擇業(yè)和就業(yè)，因考研、工作、落戶(hù)而轉(zhuǎn)檔的畢業(yè)生只是其中一部分，還有相當(dāng)一部分沒(méi)有確定就業(yè)方向的高校畢業(yè)生和用人單位無(wú)需調(diào)檔的高校畢業(yè)生的檔案也就無(wú)處安放，只能存放在人才交流服務(wù)中心進(jìn)行管理。因此，人才中心不僅接收的檔案數(shù)量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務(wù)工作也面臨著很多新的問(wèn)題。在新環(huán)境下，人才交流服務(wù)中心只有與時(shí)俱進(jìn)才能滿(mǎn)足服務(wù)對(duì)象的需求，同時(shí)，更需要積極思考如何完善學(xué)生檔案的管理、提高工作效率、改變服務(wù)理念，為畢業(yè)生們提供更好更優(yōu)的服務(wù)等問(wèn)題。

一、海安人才交流服務(wù)中心檔案工作現(xiàn)狀

近年來(lái)，海安人才交流服務(wù)中心每年接收高校畢業(yè)生檔案及其他（人事）檔案5000份左右，2016年接收檔案5200多份，2017年接收檔案5300多份，2018年接收檔案5500多份，檔案接收量逐年遞增；每年轉(zhuǎn)出檔案在1000份左右；每年高校畢業(yè)生就業(yè)鑒定1500余人次。隨著我市高校畢業(yè)生人數(shù)的不斷增加，大部分學(xué)生的檔案由高校陸續(xù)轉(zhuǎn)至我中心，使得人才中心接收的檔案數(shù)量不斷增加，工作量也進(jìn)一步加大。

二、畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作存在的問(wèn)題

1.專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員配備不足。根據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求每千卷要有一名檔案管理人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，絕大多數(shù)檔案管理崗位遠(yuǎn)達(dá)不到配備標(biāo)準(zhǔn)。每年大學(xué)畢業(yè)生的人數(shù)不斷增加，檔案數(shù)量也隨之增多，導(dǎo)致檔案管理人員嚴(yán)重不足，一個(gè)人往往要承擔(dān)十幾個(gè)人的工作量，人均工作量明顯加重，影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2.被棄檔案管理難度大。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加上年輕人思維活躍，就業(yè)流動(dòng)率增大，給人才中心的高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來(lái)一定的壓力。一方面，大部分學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案被直接轉(zhuǎn)到生源所在地，而很多學(xué)生并未回本地就業(yè)，且工作單位不需要檔案，造成檔案長(zhǎng)時(shí)間棄置。另一方面，一部分畢業(yè)生將檔案轉(zhuǎn)到人才中心后辦理了報(bào)到手續(xù)，但之后對(duì)個(gè)人檔案就不再過(guò)問(wèn)，致使檔案管理人員無(wú)法進(jìn)行信息更新，久而久之，這些被遺棄、長(zhǎng)期無(wú)人問(wèn)津的檔案，給檔案管理人員工作的開(kāi)展帶來(lái)一定的難度。

3.信息化程度不高。傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案和新接收的未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案都是紙質(zhì)的，檔案管理主要靠人工分類(lèi)、整理、錄入系統(tǒng)、存檔入庫(kù)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案信息數(shù)量與日俱增的管理需要，而隨著人員流動(dòng)性逐漸增多，管理紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)人檔分離的情況，紙質(zhì)檔案的異地化管理造成大量時(shí)間、人力以及費(fèi)用的浪費(fèi)，從而影響工作效率。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，大大提升了工作效率和質(zhì)量。那就人才交流中心檔案管理來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案要進(jìn)行信息化管理，就要把紙質(zhì)的檔案全部進(jìn)行電子掃描并電子化，信息化程度還存在一定差距，無(wú)法滿(mǎn)足日益增加的檔案資料和社會(huì)發(fā)展的需求，也無(wú)法保證檔案管理信息化達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案意識(shí)淡薄。在檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中，一方面由于一些用人單位要求報(bào)到時(shí)間較短，檔案接收方為圖方便要求讓本人自帶檔案，這樣是違反相關(guān)檔案管理規(guī)定的；另一方面有些學(xué)校檔案管理不夠嚴(yán)格，讓學(xué)生私自帶走檔案，有些畢業(yè)生忙于學(xué)習(xí)和工作，讓他人代辦檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，由于代辦人不懂檔案管理要求，甚至有些代辦人出于好奇私自拆封檔案，導(dǎo)致檔案無(wú)法歸檔。另外，針對(duì)極個(gè)別偏遠(yuǎn)地區(qū)的應(yīng)屆畢業(yè)生，如新疆、西藏、內(nèi)蒙、海南、青海的極少數(shù)生源，在畢業(yè)生與學(xué)校溝通無(wú)果的情況下，為了減化學(xué)生的辦事流程，也只能視檔案情況接收。

三、畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作的幾點(diǎn)體會(huì)和建議

1.及時(shí)補(bǔ)充管理人員，夯實(shí)檔案管理隊(duì)伍。基層人才交流服務(wù)中心的檔案工作瑣碎而繁雜，日常檔案管理工作量較大，但人員編制偏少，檔案管理員幾乎把所有的時(shí)間都放在檔案室，加之檔案庫(kù)房的陳舊給檔案管理員的工作更增加了難度。針對(duì)以上問(wèn)題，我認(rèn)為應(yīng)該盡可能增加檔案管理人員，擴(kuò)大管理人員隊(duì)伍，把專(zhuān)業(yè)對(duì)口、懂業(yè)務(wù)、有經(jīng)驗(yàn)的人員補(bǔ)充到檔案管理工作崗位上來(lái)。同時(shí)，加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和先進(jìn)的檔案管理理念，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，多給檔案管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)和參觀的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)兄弟單位好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開(kāi)闊他們的視野，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理服務(wù)工作水平。

2.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程。建立健全檔案調(diào)入和調(diào)出制度、存放制度、人事代理制度等各種管理制度，細(xì)化到各部門(mén)和個(gè)人，明確分工。檔案流轉(zhuǎn)的管理是畢業(yè)生檔案管理中一個(gè)關(guān)鍵組成部分，在管理過(guò)程中有必要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理、專(zhuān)人負(fù)責(zé)，按照相關(guān)規(guī)定和程序辦理檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出手續(xù)，在程序上嚴(yán)格把關(guān)，按程序辦事，缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不予以轉(zhuǎn)出。同時(shí)，應(yīng)不定期對(duì)檔案室的檔案進(jìn)行梳理，加強(qiáng)對(duì)被棄檔案的管理，分配專(zhuān)職人員對(duì)被棄檔案及時(shí)進(jìn)行清理分類(lèi)，并加強(qiáng)檔案相關(guān)管理和流程的宣傳，提高全民對(duì)檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)。

3.認(rèn)清檔案管理的重要性，加強(qiáng)信息化管理。檔案管理工作是一項(xiàng)繁雜而瑣碎的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)責(zé)任重大的工作，它記載著存檔人成長(zhǎng)的每一步。加強(qiáng)檔案電子化過(guò)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，把畢業(yè)生檔案逐一錄入電腦，日常的管理工作如檔案的調(diào)入轉(zhuǎn)出、檔案材料的增減等全部在電腦上完成，做到所有的檔案資料在電腦上都能一目了然。檔案管理的信息化，有利于檔案統(tǒng)一管理，既能節(jié)約時(shí)間又可以減少不必要的程序，在可能的情況下，加大資金投入，引進(jìn)更先進(jìn)的管理軟件，使檔案管理更科學(xué)更系統(tǒng)，使檔案管理工作更高效，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量起到推動(dòng)作用，也可以為畢業(yè)生檔案管理提供更有效更便捷的途徑。

高校畢業(yè)生檔案管理是人才交流服務(wù)中心管理工作的重要組成部分，做好畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作對(duì)大學(xué)生就業(yè)和擇業(yè)具有重要意義，這就要求檔案工作人員在日常管理的過(guò)程中，要牢固樹(shù)立為民服務(wù)的意識(shí)，保持高度的自覺(jué)性，多學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提升檔案信息化管理素質(zhì)，不斷更新檔案管理理念。

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