如何做好檔案管理工作

孟慶濤

【摘? ?要】 電子信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的可能性。把它應(yīng)用到我們的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)中，我們就能振興僵化的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)。我們的檔案管理也是如此。通過將電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以大大提高現(xiàn)有檔案管理流程的效率，實(shí)現(xiàn)許多我們從未想到的事情。本文簡要闡述了新形勢下檔案管理的具體途徑，分析了現(xiàn)有檔案管理中存在的一些常見問題，并提出了相應(yīng)的解決辦法。

【關(guān)鍵詞】 如何做好檔案管理;工作

[Abstract] The development of electronic information technology industry provides new possibilities for the development of all walks of life. By applying it to our traditional industries， we can revitalize rigid traditional industries. The same is true of our archives management. By applying electronic information technology to archives management， we can greatly improve the efficiency of the existing archives management process and achieve many things that we have never thought of. This paper briefly expounds the specific ways of archives management under the new situation， analyzes some common problems existing in the existing archives management， and puts forward the corresponding solutions.

[Keywords] how to do a good job in file management; work

目前，電子信息技術(shù)在我們的生活和工作中得到了廣泛的應(yīng)用，在我們的檔案管理過程中也是如此。通過這些新技術(shù)的應(yīng)用，可以大大提高我們在一系列相關(guān)檔案信息管理工作中的效率，如信息調(diào)用、信息上傳、信息管理等。

1? 新形勢下檔案管理綜述

1.1? 電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，電子信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用己經(jīng)逐漸成為一種新的發(fā)展趨勢。顯而易見，這種先進(jìn)的檔案管理方式己然將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案替代，并成為當(dāng)今最為常用的電子檔案模式。實(shí)踐訕證明，通過對這些檔案文件的讀、寫、修改和查詢，我們就能十分輕松地做好檔案電子文件的管理工作。這種方式極大地改變了我國傳統(tǒng)的檔案管理流程，從而也最大限量地提高了我國檔案管理的效率，已儼然成為一種最先進(jìn)的檔案管理方式。唯如此，我們就可以在相同的單位空間中存儲更加龐大的文件數(shù)據(jù)。一個小小的光盤所存的文件數(shù)據(jù)就可以替代以往用傳統(tǒng)的方式存儲所占用的廣大的人力和空間。從而使數(shù)據(jù)存儲空間占用率有了一個飛躍式的提高。除此而外，這種方式的應(yīng)用，還使得我們在文檔的編輯、管理等各個方面帶來了極大的便利，實(shí)踐證明，此種技術(shù)對于我們有效提高文檔管理工作的效率起到了莫大的幫助。

1.2? 實(shí)時數(shù)據(jù)上傳

如何及時處理檔案數(shù)據(jù)的變化一直是困擾我們的一個大問題。我們需要首先找到相應(yīng)的文件位置，轉(zhuǎn)到該位置修改文件中的文件，并將文件放在正確的位置…整個過程非常繁瑣，要達(dá)到我們想要達(dá)到的目的需要很多手續(xù)，這是費(fèi)時費(fèi)力的。結(jié)合現(xiàn)有的一些互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，我們可以方便地修改和查詢文件中的數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)變更的實(shí)時上傳。應(yīng)用這些新技術(shù)，我們可以大大降低文件管理鏈接的復(fù)雜性，提高存儲文件信息的準(zhǔn)確性，確保存儲文件數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，從而幫助我們更好使用和管理這些文件信息。

1.3? 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云數(shù)據(jù)的有效途徑

現(xiàn)如今由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得我們檔案管理工作者不僅可以如上面所述的那樣可以隨時更新檔案文件數(shù)據(jù)，而且在調(diào)整文件數(shù)據(jù)方面也顯得非常方便。在以往，我們這方面的工作得需要耗費(fèi)大量的人力和時間來傳輸紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)。然而如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷升級，現(xiàn)通過服務(wù)器技術(shù)、云技術(shù)等創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用，我們檔案管理工作者可以在任何與文件管理系統(tǒng)連接的終端上調(diào)用和存儲在云上的文件數(shù)據(jù)。通過這種創(chuàng)新技術(shù)與方法，我們就可以更加便捷地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在存儲方面的應(yīng)用，進(jìn)而可以方便用戶在需要調(diào)用檔案數(shù)據(jù)時能夠有效地并最大限店滿足用戶的需求，因而大大提高了我們存儲的檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率。不單如此，同時我們也可以更加方便地詳細(xì)查詢文件數(shù)據(jù)調(diào)用的全過程，最終得以更好地保證了文件數(shù)據(jù)存儲過程的安全性。

2? 新要求下對檔案管理工作存在的問題具體分析

2.1? 較為缺乏有效管理檔案數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)

雖然信息技術(shù)在我國檔案管理工作中已經(jīng)具有了較多的優(yōu)勢，然而不可否認(rèn)的是在具體實(shí)施中，我國各級檔案管理工作過程中在應(yīng)用這些技術(shù)方面仍存在很多問題。因而缺乏有效的操作系統(tǒng)來管理相應(yīng)的文件數(shù)據(jù)，所且這還是其中的一個主要問題。在我國各級檔案管理機(jī)構(gòu)中，因其各種原因，往往會使用完全不同的獨(dú)立操作系統(tǒng)。這種就會在不同程度上會出現(xiàn)一些檔案管理機(jī)構(gòu)之間難以共享檔案資料和同步檔案資料的問題，因而對我國檔案管理工作產(chǎn)生很大的消極影響。正如前面己經(jīng)所闡述的那樣，我們只有具正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)云技術(shù)的同步共享，才會真正達(dá)到實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)的具體應(yīng)用，從而大大提高檔案管理的效率。假如我們不能真正做到這一點(diǎn)，那么我們在文件管理過程中需要執(zhí)行的許多操作將變得事倍功半。由此可以看出，如何有效建立統(tǒng)一的檔案資料管理操作系統(tǒng)已然成為當(dāng)前工作的重中之重。實(shí)事求是講，雖然檔案管理工作在目前的一些機(jī)構(gòu)中取得一定的成就，但它還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案信息管理操作系統(tǒng)，需要相關(guān)從業(yè)人員的進(jìn)一步關(guān)注。

2.2? 檔案管理中的問題

隨著我國檔案水平的提高，越來越多的企業(yè)開始建立自己的檔案管理制度，這在一定程度上提高了全社會的檔案管理意識，對全社會的發(fā)展具有重要意義。然而，這只是各種行業(yè)中企業(yè)的一小部分。由于一些中小企業(yè)受到各種制約因素的制約，對檔案管理還沒有形成完整的認(rèn)識。雖然他們有一定的認(rèn)識，但他們不夠全面和科學(xué)，忽視了檔案管理的重要性。他們簡單地把檔案管理分為人事檔案保存或其他類型。檔案管理。在檔案管理過程中，由于分析不充分、管理理念不科學(xué)，許多企業(yè)的檔案工作不有序，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，不能滿足新時期人們對檔案價值利用的要求，也不利于檔案館的發(fā)展。韭菜管理。

2.3? 缺乏專業(yè)人才培訓(xùn)流程

在新的形勢下，我國傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大的變化。然而，在我國檔案管理人才培養(yǎng)過程中，在整個培養(yǎng)過程中并沒有很好地體現(xiàn)這一點(diǎn)。目前，在我國檔案管理人才培養(yǎng)過程中，信息檔案管理過程的培養(yǎng)還處于起步階段，不足以滿足我國日益增長的檔案信息管理需求。這一現(xiàn)象最終導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人員短缺，專業(yè)素養(yǎng)不足。這個問題不僅不利于我國目前的檔案管理工作，而且對我國未來檔案管理業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展也產(chǎn)生了很大的影響。因此，我們必須從根本上解決這個問題。在當(dāng)今的信息化浪潮中，我們最需要注意的是在檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)過程中，增加了一些有關(guān)計(jì)算機(jī)使用、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行等信息化檔案管理工作的信息。只有做好這些工作，才能使我們的人才以最快的速度適應(yīng)信息檔案管理工作，使這些新技術(shù)以最佳的條件和最高的效率得到應(yīng)用。

2.4? 現(xiàn)有檔案管理體系存在隱患

除上述兩點(diǎn)外，我國現(xiàn)行的文件管理系統(tǒng)還存在一些安全風(fēng)險。在當(dāng)今利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用勢在必行，給我國檔案資料的安全帶來了新的隱患。盡管如上所述，我們可以在一定程度上調(diào)查檔案數(shù)據(jù)的存取記錄，但本次調(diào)查的準(zhǔn)確性畢竟是有限的。一些高級黑客仍然可以掩蓋他們的訪問記錄來訪問這些檔案數(shù)據(jù)。因此，在提高文件管理系統(tǒng)的安全性方面，我們還有很長的路要走。在這方面，我們可以引用阿里、騰訊、百度等大型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在數(shù)據(jù)管理方面的一些人才和經(jīng)驗(yàn)。這些互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)需要整年準(zhǔn)備應(yīng)對一些針對互聯(lián)網(wǎng)上企業(yè)服務(wù)器的攻擊。他們有一套完善的預(yù)防計(jì)劃來處理各種情況下的外部網(wǎng)絡(luò)攻擊?？梢詫⑦@些經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到文件數(shù)據(jù)管理過程中，以提高我們的文件數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性，幫助我們更好地完成文件數(shù)據(jù)管理的工作。

3? 結(jié)束語

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理發(fā)生了巨大的變化。在應(yīng)用這些技術(shù)提高我國現(xiàn)有檔案管理效率的同時，也應(yīng)注意這些新技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)的一些新問題。只有在技術(shù)轉(zhuǎn)型過程中對這些問題給予足夠的重視和解決，才能真正做好新形勢下的檔案管理工作，為提高我們的檔案文件管理工作的效率和質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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