淺談婚姻登記檔案的數(shù)字化管理

付一峰

摘 要：近幾年，隨著科技的進步，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛。根據(jù)我國婚姻法規(guī)定，婚姻登記機關(guān)主要工作內(nèi)容為結(jié)婚和離婚當(dāng)事人申請并登記，那么婚姻登記檔案管理就是記錄和整理結(jié)婚、離婚當(dāng)事人的詳細(xì)內(nèi)容，另外婚姻登記檔案另一個作用就是后期利用。婚姻登記機關(guān)不僅是婚姻登記檔案的建立機關(guān)，還是婚姻登記檔案的監(jiān)督管理機關(guān)，所以當(dāng)下婚姻登記機關(guān)不僅要做好相關(guān)工作，不斷改善工作方法，提高檔案管理的重要性并認(rèn)真落實好相關(guān)工作。本文首先介紹婚姻登記檔案的特點，然后分析了我國婚姻登記檔案存在的問題，最后針對性提出婚姻檔案管理相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：婚姻登記檔案 數(shù)字化管理

一、婚姻登記檔案存在的問題

（一）檔案資料保存不當(dāng)

首先，婚姻登記檔案不見了。在婚姻登記機構(gòu)制度和機制改革之前，所有相關(guān)工作都由社區(qū)或鄉(xiāng)鎮(zhèn)直接負(fù)責(zé)。人員流動大，管理工作很不穩(wěn)定。此后，經(jīng)過改革，縣級以下的有關(guān)機構(gòu)全部裁撤。省下的人力成本由縣級以上的婚姻登記機關(guān)直接負(fù)責(zé)。在移交過程中，有各種檔案資料流失，檔案內(nèi)容不全，檔案流失數(shù)量特別大。其次，文件材料不符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。主要是文件的基本要求不符合規(guī)定的內(nèi)容。當(dāng)事人身份證的復(fù)印件比較潦草，身份證的基本信息看不見。這很可能會在后期造成損害。[1]最后，由于檔案文件數(shù)量巨大，因此在保存時常常需要占據(jù)大量的空間，給原本就空間不足的婚姻登記處帶來較大的影響。因此在缺少固定存放檔案地點的情況下，婚姻檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象屢見不鮮。

（二）數(shù)字化管理工作缺乏全面的覆蓋性

目前，婚姻登記信息已基本連接全省。因此，注冊方也可以在全省范圍內(nèi)進行信息審查。此外，需要與相關(guān)工作部門合作，開展婚姻登記檔案數(shù)字化建設(shè)，確保信息共享和管理更加穩(wěn)定。

（三）歷史檔案可利用率低

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種制度不斷完善，法律法規(guī)逐步完善，社會進步的同時也出現(xiàn)了許多現(xiàn)象，如上學(xué)、買房、戶籍等。而這些活動必須利用婚姻登記檔案的資料，可見婚姻登記檔案的使用率非常高，但在婚姻登記改革之前，婚姻登記檔案存在各種問題，文件信息不完整，文件丟失等。例如，雙方的名字分為大名字和諧音，雙方的信息材料都是偽造的。在這種情況下，它影響到檔案信息的提供。[2]

二、提升婚姻登記檔案數(shù)字化管理水平的措施

（一）提升婚姻登記檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識

在時代發(fā)展的背景下，每年登記結(jié)婚和離婚的數(shù)量都在增加，這使得工作檔案中的信息變得復(fù)雜，因為查閱婚姻檔案的人數(shù)在增加。因此，這將給婚姻登記檔案的數(shù)字化管理帶來一些挑戰(zhàn)，要求領(lǐng)導(dǎo)和工作人員正確認(rèn)識信息管理的重要作用。同時也要求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門更加重視婚姻登記的管理，正確認(rèn)識數(shù)字管理技術(shù)在這項工作中的積極作用，最終在工作中充分貫徹公眾導(dǎo)向和資源共享的基本原則。通過這種方式，婚姻登記檔案的信息管理水平和工作效率得到全面提高，數(shù)字化工作的成果得到公眾的有效服務(wù)。[3]

（二）提升婚姻登記檔案數(shù)字化管理工作的安全性

為了實現(xiàn)婚姻登記檔案安全的有效提升，需要在實際工作中注意計算機的硬件設(shè)備，從而為提高計算機設(shè)備的防御能力提供有效的幫助。同時，我們還需要增加防病毒、防入侵技術(shù)的有效應(yīng)用，以這種方式提高網(wǎng)絡(luò)安全。相關(guān)工作人員也應(yīng)保持工作警惕，并在安全意識的背景下定期更新或維護該系統(tǒng)。一旦發(fā)現(xiàn)問題，就應(yīng)該及時有效地解決。

（三）進行現(xiàn)代化信息管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們越來越重視信息管理，婚姻登記檔案的電子信息管理，不僅提高了檔案的效率和質(zhì)量，同時也滿足了社會對婚姻登記檔案的需求。因此檔案管理人員要意識到現(xiàn)代化信息建設(shè)在管理工作中的重要性，通過傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化電子檔案的轉(zhuǎn)變，使工作效率與工作壓力得到緩解，同時現(xiàn)代化的婚姻檔案管理還能夠從根本上防止各種欺詐騙婚等違法行為，維護人民群眾的切身利益。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是保障檔案管理工作能夠順利開展的直接影響要素，因此婚姻登記機關(guān)需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過定期開展相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，幫助管理人員對自身落后的管理觀念進行創(chuàng)新，并意識到現(xiàn)代化信息管理在婚姻檔案管理工作中的重要性，積極學(xué)習(xí)各種先進設(shè)備的操作技能，以保證信息化檔案管理工作的有效落實，從而在提高自身管理能力與專業(yè)素養(yǎng)的同時，能夠有效使用信息化技術(shù)開展管理工作。另外，婚姻登記機關(guān)也可以建立相應(yīng)的獎懲制度，對檔案管理工作成績突出的工作人員給予一定的獎勵，對工作態(tài)度消極的管理人員給予一定的懲罰，使檔案管理工作能夠有效的落實與開展。

三、結(jié)語

總而言之，我國當(dāng)前的社會發(fā)展水平使婚姻檔案的管理變得更加重要。因此，在新的社會背景下，數(shù)字技術(shù)的有效應(yīng)用也將對這項工作的發(fā)展產(chǎn)生重大的積極影響。希望文中所提出的問題能為今后的婚姻登記檔案管理問題提出合理的解決辦法，實現(xiàn)社會發(fā)展水平的有效提高。

參考文獻

[1]范曉麗.關(guān)于婚姻登記檔案數(shù)字化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，15（08）：84，86.

[2]高善環(huán).加強婚姻登記檔案管理之我見[J].山東檔案，2017，2（01）：54—55.

[3]盛春波.淺談婚姻登記檔案的數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2018，6（02）：90.