“雙一流建設(shè)”背景下高校二級管理學院檔案建設(shè)的問題和對策研究

甄貞

（中國政法大學，北京102249）

2015年，國務院正式頒布了《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設(shè)總體方案》［1］。高校以“雙一流”建設(shè)為抓手，積極推進校院兩級管理體制改革。校院兩級管理體制改革，即將學院人權(quán)、事權(quán)、財權(quán)，由學校統(tǒng)一管理下放至學院自主管理，使學院成為責、權(quán)、利統(tǒng)一的辦學實體［2］。學院檔案管理應緊跟雙一流建設(shè)步伐，從學院實際需求出發(fā)，建立為二級學院服務同時具備自身特色的檔案管理制度，記錄學院和學科發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，借助信息化建設(shè)平臺共享電子檔案管理成果，為教師、學生提供專業(yè)和便捷的個性化服務。

一、高校檔案管理面臨的問題

（一）高校檔案管理模式和結(jié)構(gòu)單一化

高校檔案管理長期服從和依賴于校級統(tǒng)一管理模式。從檔案生成途徑來看，學校將行政管理部門的檔案列為重點，各歸口部門按照崗位職責生成大量重復性的規(guī)章制度、工作通知和發(fā)文。教師人事檔案轉(zhuǎn)入學校后，以各行政管理部門為檔案材料生成的歸口單位，分別建立業(yè)務檔案材料后，歸入人事檔案管理和保存。學校行政檔案和人事檔案多以紙質(zhì)材料為主，統(tǒng)一存放于檔案室。一旦檔案發(fā)生丟失、遺漏、損毀，會造成不可挽回的損失，后果嚴重。

（二）檔案信息提供與利用不便捷

高校普遍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)材料歸檔，存在電子檔案配套不健全的問題，檔案信息化建設(shè)水平參差不齊。紙質(zhì)檔案生成周期長，教師個人申請閱檔的行政審批步驟煩瑣。高校各部門業(yè)務資料單獨生成，大部分過程材料不歸檔，因而無法記錄全部業(yè)務環(huán)節(jié)。部門間的信息不交換，無法實現(xiàn)同步更新，檔案信息利用率不高。

（三）學院檔案管理亟待建設(shè)

部分學校的人員和物力配置不足。高校招聘專職檔案管理人員多集中在行政管理部門，如學校檔案館、圖書館、學籍管理部門、人事部門等。學院檔案工作多由管理崗位人員兼職承擔，未配備專職的檔案管理人員，檔案管理工作的主要任務是完成各部門分配下來的業(yè)務歸檔工作。部分學院存檔條件簡陋，固定資產(chǎn)配置少有專業(yè)檔案庫房或檔案柜，存檔內(nèi)容不能體現(xiàn)學院人文精神和內(nèi)涵。業(yè)務檔案和人事檔案無法集中體現(xiàn)各學科特色及其發(fā)展歷史。因此，二級學院檔案工作亟待加強，學院應收集和珍藏學院創(chuàng)建、建設(shè)歷程的檔案，整理學科發(fā)展規(guī)劃的歷史和進程，提煉學科特色，由學院建檔實現(xiàn)長期保存。

二、高校二級管理學院檔案建設(shè)對策

（一）學院檔案管理的制度建設(shè)

學院檔案管理工作的落實主要取決于相關(guān)制度建設(shè)，制度建設(shè)完善后則需落實到位。一方面，學院應遵循學校統(tǒng)一領(lǐng)導，切實完成行政管理部門下達的各項檔案管理任務，完成資料收集、整理、分類、登記和保管，做好基礎(chǔ)工作。另一方面，二級管理學院應探索檔案分級管理制度，充分發(fā)揮學院機構(gòu)設(shè)置緊湊、二級學科集中和優(yōu)勢突出、學院與教師和學生聯(lián)系緊密、學院內(nèi)部各部門合作性強便于領(lǐng)導等特點，制定與學院發(fā)展步驟相符合的檔案管理計劃，優(yōu)化檔案管理主體結(jié)構(gòu)，靈活增設(shè)檔案管理內(nèi)容，簡化檔案查詢流程，提高檔案信息的利用率和服務質(zhì)量。任何制度建設(shè)都是逐步完善的。學院應立足教師、學生、學科發(fā)展，建設(shè)符合學院特色和需求的檔案管理制度，不可過度依賴校級檔案管理制度。學院可以成立檔案工作領(lǐng)導小組，對檔案工作進行整體部署，組織開展檔案員業(yè)務培訓和調(diào)研工作，明確檔案管理人員崗位和職責。

（二）學院檔案建設(shè)的主要途徑

高校檔案多采用紙質(zhì)材料存檔，紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，檔案材料生成周期長。高校檔案管理工作要投入大量的人、財、物力，完成材料收集、整理、歸類、保存的一系列工作。對檔案管理人員、檔案室設(shè)備和設(shè)施的專業(yè)性要求很高。二級學院應以電子檔案為主要途徑，并與高?，F(xiàn)有OA業(yè)務系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)檔案信息的長期無紙化保存和數(shù)字化查詢。一方面這能避免數(shù)據(jù)重復采集，資料重復歸檔，提高整體管理效率；另一方面，能實現(xiàn)高校行政辦公檔案資料數(shù)字化，提供便捷查詢路徑，提高利用率，從而彌補學院人力、物力和場所不足的弱勢。

1.學院檔案主體結(jié)構(gòu)構(gòu)建

主體結(jié)構(gòu)構(gòu)建應從學院檔案建設(shè)需求出發(fā)，力求“精巧”而避免“龐雜”。從整體上可由三部分構(gòu)成，即業(yè)務檔案、個人業(yè)績檔案、學院和學科發(fā)展檔案。

（1）學院業(yè)務檔案。高校要對學校行政管理部門現(xiàn)有業(yè)務檔案做細致補充和逐步完善。以科研項目檔案為例，科研項目的檔案管理從立項到結(jié)項，歷時長達數(shù)年，且科研、財務、學院多個對口部門需協(xié)同管理?，F(xiàn)有科研項目檔案多側(cè)重于立項材料的歸檔。科研項目初次申請、立項后的項目調(diào)整、項目中期檢查和后期結(jié)項、結(jié)項成果、項目后期撥款，這些過程材料容易忽視，無法保障其完整性。教師在科研項目經(jīng)費報銷和調(diào)整過程中，常常要從立項起提供一系列的過程材料。學院應從教師實際需要出發(fā)，細致梳理過程材料生成電子檔案，填補業(yè)務檔案真空區(qū)，為教師提供準確業(yè)務信息和個性化服務。

（2）學院個人業(yè)績檔案。個人業(yè)績檔案是在教師人事檔案的基礎(chǔ)上，對個人業(yè)績檔案做“立體化”的整理和補充。自全國事業(yè)單位啟動全員崗位聘用制以來，人事管理從以身份管理模式轉(zhuǎn)換成崗位聘任管理模式。對高校而言，教師個人業(yè)績檔案應將教師的師德評價、教學成果、科研水平、獲獎情況、社會影響力等集中反映出來。現(xiàn)有的人事檔案對個人業(yè)績的記載和保存，基本僅局限于崗位聘任或工資變動歸檔材料，由個人填寫存檔表格，獲獎證書、科研成果、科研項目、教學履歷、社會影響力等原始材料都不存入紙質(zhì)版的人事檔案中。教師如查詢個人業(yè)績和歷史發(fā)展情況，要借助于學校各行政部門開發(fā)的多個管理系統(tǒng)，如崗位聘任與職務職稱變動要借助人事管理系統(tǒng)查詢，科研成果和項目要借助科研管理系統(tǒng)查詢，教學和課程要借助教務管理系統(tǒng)查詢。因此，學院可為教師開發(fā)個人職業(yè)發(fā)展的業(yè)績檔案，掃描原始資料、過程資料，形成以個人為存檔單元組卷、以各項業(yè)務為編目的電子檔案。充分發(fā)揮電子檔案查詢高效、使用便捷、信息準確、保存時間長的特點，實現(xiàn)無紙化辦公信息流轉(zhuǎn)，打破學校各業(yè)務歸口部門合作“僵局”和歸檔材料的“真空區(qū)”。

（3）逐步建設(shè)學院和學科發(fā)展檔案，成立學院數(shù)字檔案館。我國高校學科水平和競爭力成為國家高等教育資源配置的主要依據(jù)。然而，長期以來，高校校史、年鑒和沿革、學校發(fā)展規(guī)劃的記載主要依賴學校檔案館，其傳播范圍有限，研發(fā)和利用程度不高。學院學科建設(shè)內(nèi)容涵蓋師資隊伍建設(shè)、學科專業(yè)建設(shè)、科學研究、研究生培養(yǎng)、社會服務等多方面。學院和學科發(fā)展檔案亟待建設(shè)。安徽師范大學為適應校院兩級管理體制和檔案工作發(fā)展需要，規(guī)范學院檔案工作，提高學院檔案管理水平，在各學院及附屬單位設(shè)立了檔案分室［3］。

學院可以圍繞重點學科，組織人員開展檔案資料征集和檔案編輯工作，并逐步邁向檔案研究和開發(fā)階段。開始階段，學院組織院史檔案資料征集、院史征文等活動，激發(fā)教師和學生的熱情和主動性。發(fā)動廣大畢業(yè)生和校友，鼓勵將個人經(jīng)歷和學院發(fā)展歷史相結(jié)合，記錄和撰寫院史、學科發(fā)展史，著重記錄具有時代開創(chuàng)性的重大事件。建設(shè)階段，逐步規(guī)劃學院數(shù)字檔案館的建設(shè)藍圖，旨在傳播學院文化和展示學科特色，突出展示學科活動和各類學術(shù)研討會議，集中展示科學研究和社會服務成果。研發(fā)階段，開發(fā)獨具學科特色的代表作成果檔案庫，為教師和學生共享專業(yè)性強的學科研發(fā)成果；還可邁出本校大門，建立學院學科同行專家信息庫，為教師與專家交流提供更多選擇。

2.電子檔案的安全性建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用與發(fā)展，提高防范數(shù)據(jù)安全風險能力勢在必行。伴隨大數(shù)據(jù)的廣泛發(fā)展，用戶的隱私信息可能存在泄露風險。學院應增強對檔案管理人員的安全和保密教育，同時為檔案管理者提供網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)培訓，熟悉電子檔案管理系統(tǒng)和安全防護系統(tǒng)的使用。尤其是要強化網(wǎng)絡(luò)安全意識，通過技術(shù)手段創(chuàng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高電子檔案的安全性［4］，為教師和學生提供穩(wěn)定和安全的電子檔案服務。

三、結(jié)語

隨著“雙一流建設(shè)”的持續(xù)推進，校院兩級管理體制的改革也在不斷深化。一流學科建設(shè)是以各二級管理學院為單位開展的，學院檔案是高校檔案工作的重要組成部分。建立二級管理學院檔案制度，是學院和學科發(fā)展的客觀需要，更是以服務教師和學生為原則的行政管理工作創(chuàng)新。高校檔案工作要主動謀劃和主動作為，給予二級管理學院支持并推進學院和學科檔案建設(shè)，以適應新時代下對學科的要求，實現(xiàn)學校與學院檔案工作的協(xié)同發(fā)展［5］。