從工作分析談人力資源管理

田紹全 白蘭

（鐵煤集團(tuán)人力資源部，遼寧 調(diào)兵山 112700）

一個(gè)公司的人力需求，在公司未具規(guī)模時(shí)，往往視老板的財(cái)力與公司業(yè)務(wù)拓展?fàn)顩r來(lái)決定，也無(wú)規(guī)則可循，而其需求可能僅是季節(jié)性或臨時(shí)性的工作需求，而未經(jīng)評(píng)估引進(jìn)一群人，若公司財(cái)力與業(yè)務(wù)拓展許可或許仍能繼續(xù)提供就業(yè)機(jī)會(huì)，若業(yè)務(wù)緊縮或經(jīng)營(yíng)環(huán)境變遷，則容易因此而造成裁員、資遣等現(xiàn)象，進(jìn)而引發(fā)社會(huì)問(wèn)題。但人力需求的多少除經(jīng)優(yōu)質(zhì)之工作設(shè)計(jì)外，完善的工作分析也能避免找錯(cuò)人、多找人等經(jīng)營(yíng)上的不良情況。

1 工作分析的目的

1.1 組織規(guī)劃

人力資源規(guī)劃者在動(dòng)態(tài)的環(huán)境中分析組織的人力需求，所以必須要獲得廣泛的信息。在組織內(nèi)工作任務(wù)的分配狀況可從工作分析中得到較詳細(xì)的資料，根據(jù)這些資料可以作為利潤(rùn)分配時(shí)的準(zhǔn)繩。另外在組織不斷發(fā)展中，工作分析可作為預(yù)測(cè)工作變更上的基本資料，并且可讓該職位上的員工或其主管預(yù)先進(jìn)行準(zhǔn)備因應(yīng)改變后的相關(guān)工作。

1.2 工作評(píng)價(jià)

工作評(píng)價(jià)依賴工作分析以說(shuō)明所有工作之需要條件與其職務(wù)，以說(shuō)明工作間之相互關(guān)系；并指出哪一部門應(yīng)包含何種類型之工作。如缺乏此等決定工作相對(duì)價(jià)值之事實(shí)資料，則評(píng)價(jià)人員單憑書(shū)面之定義，以從事于縝密的評(píng)價(jià)工作是不可能的。

1.3 召募征選

說(shuō)明專業(yè)知識(shí)技能的標(biāo)準(zhǔn)，以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的要求，可以作為雇用該職位新進(jìn)員工的考量標(biāo)準(zhǔn)，而且在招考新進(jìn)人員時(shí)，用人單位可就工作分析當(dāng)中所得到的職掌范圍內(nèi)所需之專業(yè)技能制作筆試、口試或?qū)嵶鳒y(cè)驗(yàn)試題，以測(cè)出應(yīng)征者之實(shí)力，是否符合該職位之需求。

1.4 建立標(biāo)準(zhǔn)

工作分析可提供機(jī)構(gòu)中所有工作之完整資料，對(duì)各項(xiàng)工作的描述都有清晰明確的全貌，故可指出錯(cuò)誤或重復(fù)之工作程序，以發(fā)覺(jué)其工作程序所需改進(jìn)之處。所以工作分析可謂為簡(jiǎn)化工作與改善程序之主要依據(jù)。

1.5 員工任用

人力資源部門在選拔或任用員工時(shí)，需藉工作分析之指導(dǎo)，才能了解那些職位需要哪些知識(shí)或技術(shù)，以及如何將適當(dāng)?shù)娜瞬虐才庞谶m當(dāng)?shù)穆毼簧稀?/p>

1.6 職涯管理

在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“縱”方面去整合上工程及下工程的工作，以達(dá)到工作豐富化：而在既定的工作架構(gòu)及內(nèi)容下，從“橫”方面去增列相關(guān)度較高的不同工作，以達(dá)到工作多樣化；作為教育訓(xùn)練規(guī)劃及訓(xùn)練需求調(diào)查的基準(zhǔn)，以遴選出需要訓(xùn)練的員工，再依組織之需求及員工個(gè)人能力與興趣，提供訓(xùn)練發(fā)展之機(jī)會(huì)，并作為員工職業(yè)生涯規(guī)劃的重要參考資料。

1.7 訓(xùn)練

工作分析之說(shuō)明，列出所需職務(wù)、責(zé)任與資格，在指示訓(xùn)練工作上有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。有效的訓(xùn)練計(jì)劃需要有關(guān)工作的詳細(xì)資料，可提供有關(guān)準(zhǔn)備和訓(xùn)練計(jì)畫(huà)所應(yīng)安排的資料，諸如訓(xùn)練課程之內(nèi)容、所需訓(xùn)練之時(shí)間、訓(xùn)練人員遴選等。

1.8 績(jī)效評(píng)估

績(jī)效評(píng)估指的是將員工的實(shí)際績(jī)效與組織的期望做一比較。而透過(guò)工作分析可以決定出績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)及來(lái)設(shè)定各項(xiàng)加權(quán)比重及績(jī)效考核制度中的評(píng)量標(biāo)準(zhǔn)與公司經(jīng)營(yíng)總目標(biāo)、員工個(gè)人調(diào)薪標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合。

1.9 其它

工作經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析后，還有許多其它的效用，如有助于工作權(quán)責(zé)權(quán)范圍的劃定；改善勞資關(guān)系，避免員工雙方無(wú)方因工作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭(zhēng)議。此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費(fèi)、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問(wèn)題都有莫大的助益。

2 工作分析的方法

2.1 重大事件法

是由熟悉工作的專家去找出工作中對(duì)績(jī)效有重大影響的行為

2.2 面談式

可以采個(gè)人、小組的方式來(lái)進(jìn)行，其進(jìn)行的原則為：與主管密切配合；與被面談?wù)弑M速建立融洽的氣氛；準(zhǔn)備完整的問(wèn)題表格；要求對(duì)方依工作重要性程度依序列出 ；收集妥后之資料讓任職者及其上司閱覽，以利補(bǔ)修。

2.3 工作條件法

是研究工作者本身的信息，由SME 去定義工作所需的知識(shí)、技能、態(tài)度、及個(gè)人特質(zhì)。并將每種要素分為四種尺度，讓員工在從事一項(xiàng)新工作時(shí)知道所必須具備的技能是什么，以及應(yīng)該接受的訓(xùn)練有那些。

2.4 能力需求量表

強(qiáng)調(diào)個(gè)人特質(zhì)勝過(guò)工作特質(zhì)，但和工作事件方法不一樣，因?yàn)榱勘聿⒉皇菢?biāo)準(zhǔn)化的格式。這種方法使用一系列的行為錨定量表去測(cè)量去衡量在37種能力指數(shù)中，某工作需要的多寡。此方法提供給工作者一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息。

2.5 工作存量法

是由SME 設(shè)計(jì)一張任務(wù)列表，然后依照每個(gè)任務(wù)所需花費(fèi)的時(shí)間多寡、相對(duì)的重要性。去給予比重，這些比重是由計(jì)算機(jī)分析得知。

2.6 職位分析問(wèn)卷

包含194 項(xiàng)目，代表工作的行為、條件、特征，可將寬廣多樣的工作一般化。分為六大內(nèi)容:信息輸入：工作者在何處與如何得到工作必要的信息;心里過(guò)程：在工作中推論、決策、計(jì)畫(huà)、處理信息過(guò)程;工作輸出：在工作中物質(zhì)的活動(dòng)，使用工具裝置;與他人關(guān)系：在工作中與他人的關(guān)系。工作內(nèi)容：物質(zhì)的與社會(huì)的內(nèi)容;其它特征：與上述提過(guò)的活動(dòng)、條件、特征不同，但與工作有關(guān)。

2.7 范圍試驗(yàn)研究

是由SME 找出工作中達(dá)到績(jī)效所需的KSAOs，再由重要性或所需花費(fèi)的時(shí)間去評(píng)定它。

2.8 功能性的工作分析

以一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的格式去搜集工作的細(xì)部信息，然后依照工作的功能等級(jí)或功能導(dǎo)向去評(píng)定它。

2.9 門檻特質(zhì)分析

分三種，第一為需求及工作分析(DATA)說(shuō)明工作任務(wù)，第二標(biāo)準(zhǔn)工作特質(zhì)(STA)說(shuō)明所需特質(zhì)，最后是技術(shù)職能分析(TCA)說(shuō)明所需技術(shù)。

3 工作分析的步驟

3.1 決定用途

非計(jì)量性適合編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)；計(jì)量性-可比較各工作的數(shù)值以利薪酬高低考慮；收集背景資料：就現(xiàn)有組織圖、流程圖及職位說(shuō)明書(shū)了解所欲分析工作的各種關(guān)系；.選擇代表性的職位；收集各種工作分析的資料；讓任職者與其上司認(rèn)可收集到的資料；編寫(xiě)職位（工作）說(shuō)明書(shū)；通常工作分析會(huì)產(chǎn)出兩種信息：工作說(shuō)明書(shū)、工作規(guī)范，工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范最大的不同，在于工作說(shuō)明書(shū)是以「工作」為主角，而工作規(guī)范是以擔(dān)任某工作的「員工」為主角。

3.2 工作說(shuō)明書(shū)

是一個(gè)工作有關(guān)任務(wù)、職責(zé)、與責(zé)任的窗體，它描繪出某特定工作內(nèi)的任務(wù)、責(zé)任、工作情況與活動(dòng)，為工作分析后的書(shū)面摘要。典型的工作說(shuō)明書(shū)內(nèi)容常包括工作基本資料 (名稱、類別、部門、日期)、工作摘要(目 標(biāo)、角色)、直屬主管、監(jiān)督范圍、工作職責(zé)(每日、定期、不定期)等，有些工作說(shuō)明書(shū)會(huì)把工作規(guī)范 (Job specification)的內(nèi)容一并納入。

3.3 工作規(guī)范

員工在執(zhí)行工作上所需具備的知識(shí)、技術(shù)、能力、和其它特征的清單，工作規(guī)范是工做分析的另一項(xiàng)成果，有時(shí)與工作說(shuō)明書(shū)并不分開(kāi)；主要包括工作行為中被認(rèn)為非常重要之個(gè)人特質(zhì)，針對(duì)『什么樣的人適合此工作』而寫(xiě)，是選撥人材的基礎(chǔ)，內(nèi)容以工作所需的知識(shí)、技術(shù)、能力為主。

工作說(shuō)明書(shū)是在描述工作，而工作規(guī)范則是在描述工作所需之人員資格，工作規(guī)范主要是以指導(dǎo)如何招募和選用人員；目前大部分為簡(jiǎn)化計(jì)，工作說(shuō)明書(shū)與工作規(guī)范兩者多予合并，工作規(guī)范乃成為工作說(shuō)明書(shū)中職位擔(dān)任人員之所需資格條件之一項(xiàng)。

[1]李忠民.《人力資本-一個(gè)理論框架及其對(duì)中國(guó)一些問(wèn)題的解釋》,北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,1999年版.

[2]張磊,陳偉.《略談人力資源會(huì)計(jì)的幾個(gè)問(wèn)題》,載《財(cái)會(huì)月刊》,1999年第8期。

[3]呂元香.《對(duì)人力資源價(jià)值會(huì)計(jì)計(jì)量方法的探討》,載《財(cái)會(huì)月月刊》,2000年第2期.