政采維護(hù)項(xiàng)目的管理研究

郭世紅 韓文偉

（牡丹江市隆華工程建設(shè)監(jiān)理有限公司，黑龍江 牡丹江 157000 上海城投置地（集團(tuán)）有限公司，上海200000）

這類(lèi)項(xiàng)目作為由政府提供、滿足社會(huì)公共需求的公共物品，如何利用經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的管理科學(xué)，同時(shí)結(jié)合工程的實(shí)際特征，科學(xué)、合理設(shè)計(jì)其績(jī)效管理的過(guò)程，將會(huì)成為未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)的研究熱點(diǎn)和難點(diǎn)。

本文從橫向、微觀視角,同時(shí)采用比較方式對(duì)這類(lèi)項(xiàng)目的管理作了初步的嘗試，與各位同仁分享的同時(shí)，希望可以起到拋磚引玉的作用，得到各位專(zhuān)家更多的指教。

1 背景

目前廣泛傳播的項(xiàng)目管理的知識(shí)體系，無(wú)論是美國(guó)項(xiàng)目協(xié)會(huì)的PMI體系，還是以國(guó)際項(xiàng)目管理學(xué)會(huì)為代表的“歐派”（IPMA）,以及目前被廣泛認(rèn)可的項(xiàng)目管理知識(shí)框架（PMBOK）的9大領(lǐng)域、42個(gè)要素，都是建立在建造工程基礎(chǔ)上的合理擴(kuò)充。

項(xiàng)目管理研究多指向建設(shè)項(xiàng)目的管理，很少有專(zhuān)門(mén)針對(duì)維護(hù)項(xiàng)目的管理論述與研究。以往人們講建設(shè)項(xiàng)目管理，多數(shù)局限于建設(shè)階段的成本使用及相關(guān)的管理，忽視了建設(shè)項(xiàng)目的維護(hù)階段的管理，包括我國(guó)目前實(shí)行的與工程項(xiàng)目管理制度相配套的項(xiàng)目法人制度、合同管理制度、建設(shè)工程監(jiān)理制度等等，大部分都將管理工作停止在竣工驗(yàn)收結(jié)點(diǎn)，而對(duì)后期的使用維護(hù)階段沒(méi)有繼續(xù)跟蹤。伴隨著政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目的逐步發(fā)展過(guò)程，在政府和企業(yè)提高績(jī)效的實(shí)際需求下，相應(yīng)的針對(duì)性較強(qiáng)的維護(hù)項(xiàng)目管理方法與理論也一定會(huì)有他發(fā)展的空間與市場(chǎng)。

2 政采維護(hù)項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀及階段劃分

2.1 政采維護(hù)項(xiàng)目的定義、分類(lèi)

政采維護(hù)項(xiàng)目是指進(jìn)入集中采購(gòu)目錄以?xún)?nèi)或達(dá)到采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的政府維護(hù)項(xiàng)目。政府采購(gòu)項(xiàng)目多數(shù)體現(xiàn)國(guó)家利益和社會(huì)公共利益，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著非常重要的作用。從實(shí)際工作總結(jié)，目前我國(guó)政采維護(hù)項(xiàng)目依據(jù)內(nèi)容分為兩類(lèi)，一類(lèi)是由固定資產(chǎn)的管理需求形成的維護(hù)項(xiàng)目，也可以說(shuō)是硬件產(chǎn)品管理需求所形成的維護(hù)項(xiàng)目。這里根據(jù)形成的原因又包括了兩部分內(nèi)容，一部分是原來(lái)采購(gòu)的建設(shè)項(xiàng)目的管理需求所形成的項(xiàng)目；例如：新建的機(jī)房。一部分是原來(lái)采購(gòu)的設(shè)備管理需求所形成的項(xiàng)目。例如：PC機(jī)、精密空調(diào)、小型機(jī)、服務(wù)器等。這一類(lèi)通常涉及原來(lái)的政采工程或貨物類(lèi)的后續(xù)管理。另一類(lèi)是軟件產(chǎn)品等的管理需求形成的維護(hù)項(xiàng)目。這里也包括兩部分。一部分是已購(gòu)買(mǎi)的軟件操作平臺(tái)產(chǎn)品的升級(jí)需求形成的維護(hù)項(xiàng)目。例如：IBMTivoli軟件操作平臺(tái)的升級(jí)維護(hù)。一部分是根據(jù)專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)管理需求所形成的維護(hù)項(xiàng)目。例如新程序的開(kāi)發(fā)需求及編程需求。這一類(lèi)通常以純服務(wù)類(lèi)的形式出現(xiàn)。（筆者在這里將項(xiàng)目生命期視為產(chǎn)品生命期的一部分）。（如表1）

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2.2 政采維護(hù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

政采維護(hù)項(xiàng)目除了具有一般政府項(xiàng)目管理的普遍性特征外，還具有自身所具備的特點(diǎn)。①前瞻性更強(qiáng)。建設(shè)項(xiàng)目在可研等前期階段或多或少都會(huì)考慮未來(lái)的技術(shù)和市場(chǎng)情況，但是維護(hù)項(xiàng)目相對(duì)來(lái)講考慮的范圍更廣，尤其是維護(hù)項(xiàng)目中的第二類(lèi)項(xiàng)目，多數(shù)都遵循摩爾定律的發(fā)展速度，該定律不單是指出了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)功能價(jià)格比的變化規(guī)律，更重要的是揭示了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展和持續(xù)變革的規(guī)律。②及時(shí)性更明顯。維護(hù)項(xiàng)目的管理風(fēng)險(xiǎn)很大程度上來(lái)自于技術(shù)的快速革新，因此維護(hù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理就更加突出。③合作領(lǐng)域（性）更寬。維護(hù)項(xiàng)目的合作性表現(xiàn)為兩個(gè)方面，一個(gè)是項(xiàng)目組內(nèi)部的協(xié)作，一個(gè)是項(xiàng)目組同外部的合作性以及甲乙方的合作。隨著整個(gè)社會(huì)的信息化，和信息技術(shù)有關(guān)的維護(hù)項(xiàng)目管理已經(jīng)擴(kuò)展到更為廣泛的領(lǐng)域。目前的維護(hù)項(xiàng)目包括了軟件、硬件、通信、咨詢(xún)等各個(gè)方面的系統(tǒng)和集成，同時(shí)要求相關(guān)的知識(shí)面也要寬。④激勵(lì)性更突出。維護(hù)項(xiàng)目以人力資本和知識(shí)資本為主的項(xiàng)目，因此相對(duì)于其他類(lèi)項(xiàng)目更強(qiáng)調(diào)一個(gè)激勵(lì)性。良好的激勵(lì)機(jī)制，不但可以減少人力資本的高流動(dòng)性，更可以激發(fā)團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)高難度的積極性，更是按時(shí)高質(zhì)量完成項(xiàng)目的保證。

2.3 階段劃分及各個(gè)階段的主要工作內(nèi)容

任何工程項(xiàng)目都會(huì)經(jīng)歷從開(kāi)始到結(jié)束的過(guò)程，不同類(lèi)型和規(guī)模的工程項(xiàng)目生命周期不同從而決定了工程項(xiàng)目的階段劃分不同。政采維護(hù)項(xiàng)目生命周期通常以自然年度為單位，根據(jù)其特有的生命周期劃分為以下幾個(gè)階段：批準(zhǔn)立項(xiàng)階段、準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段與階段性驗(yàn)收、竣工階段與后評(píng)估階段五個(gè)階段。

批準(zhǔn)立項(xiàng)階段是對(duì)年度維護(hù)項(xiàng)目名稱(chēng)、費(fèi)用的調(diào)查研究階段，也是申請(qǐng)維護(hù)項(xiàng)目及預(yù)算的審批階段。此階段會(huì)有投資監(jiān)理的參與，為業(yè)主提供需要的咨詢(xún)和服務(wù)，主要利用準(zhǔn)確、適用的信息資源，通過(guò)多方案比較、詢(xún)價(jià)等方式在投資方面給予量化的參考和協(xié)助，輔助業(yè)主確定經(jīng)濟(jì)上合理的維護(hù)項(xiàng)目。具體方法有：①收集歷史數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，尋找影響投資規(guī)模的主要因素及指標(biāo)。②利用回歸分析，相關(guān)分析、時(shí)間序列分析技術(shù)等統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)，對(duì)指標(biāo)的影響作用 進(jìn)行數(shù)學(xué)模擬，并計(jì)算每個(gè)指標(biāo)對(duì)投資規(guī)劃的影響效果值、③利用層次分析法將所有影響因素及指標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成規(guī)劃指標(biāo)體系。④利用權(quán)重分析法，對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行權(quán)重分析。準(zhǔn)備階段。主要內(nèi)容包括：技術(shù)與商務(wù)需求文件的編制、確定采購(gòu)方法、組織實(shí)施招投標(biāo)，擇優(yōu)選擇維護(hù)單位。此階段在具備采購(gòu)條件后，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，在取得集中采購(gòu)或是分散采購(gòu)的批準(zhǔn)后，確定具體的采購(gòu)方式，進(jìn)行采購(gòu)的組織工作。

實(shí)施、審核與階段性驗(yàn)收階段。這是年度維護(hù)項(xiàng)目的具體開(kāi)展、實(shí)施階段。主要從范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等幾個(gè)方面綜合管理維護(hù)項(xiàng)目的階段。此階段需要注意根據(jù)合同履行進(jìn)度，督促維護(hù)單位按期提交各種維護(hù)工作報(bào)告包括各種原始憑證的保存、整理和提交，形成規(guī)范性項(xiàng)目資料，并作為合同付款的重要依據(jù)之一。這是定期被動(dòng)式檢查維護(hù)工作的手段之一。

竣工、后評(píng)估階段：進(jìn)行必要的效益與費(fèi)用的評(píng)估，總結(jié)維護(hù)項(xiàng)目過(guò)程管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出各種原因，明確責(zé)任，供以后的項(xiàng)目借鑒。

3 政采維護(hù)項(xiàng)目的管理

3.1 維護(hù)項(xiàng)目管理模式的選擇與建立

經(jīng)過(guò)直線制、職能制等組織結(jié)構(gòu)的對(duì)比分析，針對(duì)維護(hù)項(xiàng)目的獨(dú)特性和相對(duì)穩(wěn)定性，實(shí)踐中業(yè)主方的組織結(jié)構(gòu)多數(shù)采用多項(xiàng)目管理方式下的平衡矩陣方式，利用了矩陣式較強(qiáng)的橫向聯(lián)系特征，專(zhuān)業(yè)人員得到了充分利用。同時(shí)避免了成員的不固定性，專(zhuān)門(mén)設(shè)立了相對(duì)穩(wěn)定的行政機(jī)構(gòu)——商務(wù)組來(lái)負(fù)責(zé)具體的維護(hù)項(xiàng)目管理工作。項(xiàng)目經(jīng)理由政府、事業(yè)單位行政上設(shè)立的商務(wù)組主任擔(dān)任。具體如下：商務(wù)組設(shè)立專(zhuān)職的負(fù)責(zé)人——商務(wù)組主任一人，然后以主任為具體的管理負(fù)責(zé)人——項(xiàng)目經(jīng)理，分別召集各職能部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員參與維護(hù)項(xiàng)目的不同階段的工作，其中由具體的部門(mén)中確定一到兩個(gè)職員（職員1和職員2）組成商務(wù)組的固定核心人員，管理商務(wù)組的一些日常必須的流程式工作。管該組織結(jié)構(gòu)管理方式需要跨職能部門(mén)協(xié)調(diào)和管理，屬于矩陣方式的組織結(jié)構(gòu)。商務(wù)組主任、總師室的職員1、辦公室職員2共三人組成商務(wù)組的固定人員，負(fù)責(zé)維護(hù)項(xiàng)目的日常管理事務(wù)。（見(jiàn)圖1）

3.2 WBS的目標(biāo)方式分解，預(yù)算成本的估算

政采維護(hù)項(xiàng)目的成本管理在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中是最重要的，從其所花費(fèi)的時(shí)間為2-3個(gè)月，就可以看出他的重要程度。這個(gè)時(shí)期確定的預(yù)算成本，相當(dāng)于建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)概算階段，對(duì)每個(gè)年度的維護(hù)成本是決定性的時(shí)期，誤差精度甚至要低于設(shè)計(jì)概算的數(shù)值，通常在5%左右。而且這5%也幾乎要以最高控制價(jià)的招標(biāo)方式消化在項(xiàng)目管理中，換句話說(shuō)，就是這個(gè)時(shí)期確定的預(yù)算成本是幾乎不允許突破的，這也是政采維護(hù)項(xiàng)目的顯著特征之一。

維護(hù)項(xiàng)目的成本組成為：①設(shè)備、軟硬件的購(gòu)置成本；②安裝工程費(fèi)用，包括輔材及相應(yīng)的人工；③純?nèi)斯こ杀?，通常指軟件開(kāi)發(fā)及系統(tǒng)集成等方面。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，維護(hù)項(xiàng)目的成本估算90%采用了上下迭代的策略。實(shí)際上就是上層、中層、底層相互協(xié)調(diào)、反復(fù)論證與妥協(xié)的過(guò)程。此階段大多應(yīng)用了類(lèi)比估算法，通常是利用以前類(lèi)似項(xiàng)目的實(shí)際成本作為估算當(dāng)前項(xiàng)目成本的基本依據(jù)，強(qiáng)調(diào)了管理人員的經(jīng)驗(yàn)判斷，通過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)判斷以及可獲得的以往類(lèi)似項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)，估計(jì)出項(xiàng)目整體的成本和構(gòu)成項(xiàng)目的子項(xiàng)目的成本。迭代過(guò)程中，當(dāng)下層管理人員認(rèn)為上層管理者的估算不足以完成相應(yīng)任務(wù)的情況，可以直接向上層人員提出不同意見(jiàn)，在估算的時(shí)間上獲得了優(yōu)勢(shì)，避免了執(zhí)行過(guò)程中預(yù)算缺口較大等比較明顯的失敗，同時(shí)避免了有些任務(wù)被過(guò)分重視而獲得較多預(yù)算的情況。

當(dāng)完成上述單體維護(hù)項(xiàng)目估算后，再根據(jù)政采資金的來(lái)源和維護(hù)項(xiàng)目的分類(lèi)，編制成成本估算表，在此基礎(chǔ)上考慮合理的管理、利潤(rùn)、及風(fēng)險(xiǎn)費(fèi)用形成年度上報(bào)的維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算表。以下為實(shí)踐中總結(jié)的政采維護(hù)項(xiàng)目成本估算的途徑。（見(jiàn)表2）

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過(guò)程中需要注意的有以下幾個(gè)方面：①缺乏可靠的參數(shù)依據(jù)。②各種變化對(duì)項(xiàng)目成本估算的影響較大。③通常有低估的傾向。

成本估算是維護(hù)項(xiàng)目成本管理的第一步，也是關(guān)鍵的一步。這里成本估算與預(yù)算是連續(xù)完成的。前者是后者的基礎(chǔ)，后者是前者的成果表示。值得注意的是：上報(bào)的預(yù)算經(jīng)過(guò)相關(guān)的部門(mén)審批后，才形成最終的實(shí)際維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算。經(jīng)過(guò)審批的預(yù)算才是以后維護(hù)項(xiàng)目管理的目標(biāo)。這個(gè)經(jīng)審批的預(yù)算在實(shí)施過(guò)程中不允許突破，這一點(diǎn)相較于建設(shè)項(xiàng)目要嚴(yán)格的多，不能出現(xiàn)結(jié)算超過(guò)預(yù)算的現(xiàn)象，否則會(huì)缺少資金的來(lái)源，導(dǎo)致缺乏操作性。同時(shí)應(yīng)該看到，成本估算越精確，越接近實(shí)際，也就越容易實(shí)施，項(xiàng)目管理取得收效的可能性就越大。

3.3 項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的管理

得到了上級(jí)主管部門(mén)的預(yù)算批復(fù)后，以此預(yù)算作為管理投資的目標(biāo)，開(kāi)始進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備階段。這個(gè)階段同樣是有著舉足輕重的一個(gè)過(guò)程。

政采維護(hù)項(xiàng)目納入集中采購(gòu)目錄的，必須委托集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)代理采購(gòu)。未納入集中采購(gòu)目錄的，可以自行采購(gòu)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步延伸與放開(kāi)，納入集中采購(gòu)目錄的維護(hù)項(xiàng)目占年度維護(hù)總預(yù)算的20%左右，即使沒(méi)有納入集中采購(gòu)目錄的維護(hù)項(xiàng)目，為了加強(qiáng)政府采購(gòu)資金的使用效益，政府采購(gòu)人通常也采取招標(biāo)的方式采購(gòu)，并且制訂了了一些加強(qiáng)控制的行政規(guī)定。以某信息系統(tǒng)事業(yè)單位為例，針對(duì)自行采購(gòu)項(xiàng)目和單一來(lái)源項(xiàng)目制訂了超過(guò)10萬(wàn)元必須報(bào)局重大辦公室審批的規(guī)定。體現(xiàn)了嚴(yán)格政府采購(gòu)資金的使用效益的方面。

無(wú)論是集中采購(gòu)還是分散（自行）采購(gòu)，毋庸置疑招標(biāo)投標(biāo)是政采維護(hù)項(xiàng)目的主要手段。政采維護(hù)項(xiàng)目除了按照通常意義上的法定程序來(lái)實(shí)施采購(gòu)行為外，還需要經(jīng)過(guò)以下準(zhǔn)備過(guò)程。①維護(hù)單位需要提出招標(biāo)需求。②根據(jù)需求形成技術(shù)標(biāo)部分的評(píng)分表；③由商務(wù)組的人員做好商務(wù)標(biāo)部分評(píng)分表；④交由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)完成招標(biāo)文件。

以上是維護(hù)項(xiàng)目必經(jīng)過(guò)程并區(qū)別于建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)所在。此過(guò)程中需注意以下幾個(gè)方面。

（1）最高控制價(jià)的確定。政采維護(hù)項(xiàng)目不同于企業(yè)或私人采購(gòu)，不僅要追求利益的最大化，更重要的是有助于實(shí)現(xiàn)政采資金的使用效益，首先是滿足社會(huì)公共需求其次才是使采購(gòu)的服務(wù)物有所值。據(jù)國(guó)內(nèi)外經(jīng)驗(yàn)，政采維護(hù)項(xiàng)目的最高控制價(jià)一般是由經(jīng)批準(zhǔn)的維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算為基礎(chǔ)，下浮5-15%來(lái)確定，并規(guī)定投標(biāo)報(bào)價(jià)高于最高控制價(jià)的投標(biāo)書(shū)為無(wú)效投標(biāo)書(shū)。這主要是為了防止串標(biāo)投標(biāo)、哄抬標(biāo)價(jià)發(fā)生政府投資資產(chǎn)的流失現(xiàn)象。

（2）商務(wù)分及其權(quán)重的確定。政采維護(hù)項(xiàng)目是一種服務(wù)的采購(gòu)，所以商務(wù)分的權(quán)重制定要嚴(yán)格執(zhí)行《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第18號(hào)）的和國(guó)家財(cái)政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購(gòu)貨物和服務(wù) 項(xiàng)目?jī)r(jià)格評(píng)審管理的通知(財(cái)庫(kù)[2007]2號(hào))，服務(wù)的權(quán)重不得低于10%，不得高于30%。這也是政采維護(hù)項(xiàng)目不同于以往建設(shè)項(xiàng)目的主要區(qū)別之一。體現(xiàn)了重技術(shù)標(biāo)傾向，也即是更重視采購(gòu)服務(wù)質(zhì)量的事實(shí)。不單純以?xún)r(jià)格的高低來(lái)衡量服務(wù)的優(yōu)劣同時(shí)避免了低價(jià)中標(biāo)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）設(shè)置資格后審制度。采購(gòu)過(guò)程取消通常設(shè)置的資格預(yù)審制度，改為資格后審制度。將投標(biāo)人的投標(biāo)資格審查移至開(kāi)標(biāo)、唱標(biāo)之后進(jìn)行。目的是消除投標(biāo)人之間的串標(biāo)投標(biāo)現(xiàn)象。政采維護(hù)項(xiàng)目的第一類(lèi)由于其設(shè)備的特殊性要求，通常在維護(hù)采購(gòu)過(guò)程中需要原廠商在維護(hù)上的支持，而原廠商的代理和集成商數(shù)量較小，甚至存在潛在投標(biāo)人信息資料不同程度上的透明性。為了避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，我們?nèi)∠送稑?biāo)報(bào)名制度，采用無(wú)記名方式購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件，使?jié)撛谕稑?biāo)人的數(shù)量和身份具有不確定性。其次在現(xiàn)場(chǎng)踏勘、答疑等環(huán)節(jié)分散進(jìn)行，避免潛在投標(biāo)人聚集，割斷串標(biāo)的信息傳遞鏈。這樣一來(lái)，投標(biāo)人的信息推遲到開(kāi)標(biāo)后才明朗化，消除串通投標(biāo)所需的信息和時(shí)間。這一點(diǎn)在采用詢(xún)價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)時(shí)也尤為重要。

此階段重點(diǎn)做好潛在投標(biāo)人的分析工作，采取有針對(duì)性的采購(gòu)方式與招標(biāo)投標(biāo)操作實(shí)施方案，對(duì)取得理想的采購(gòu)結(jié)果及其重要。此階段在維護(hù)項(xiàng)目的管理中所花費(fèi)的時(shí)間與工作量比例是30%-35%左右。

3.4 項(xiàng)目實(shí)施與階段性驗(yàn)收階段的管理

3.4.1 管理的方式

通過(guò)各種方式確定了維護(hù)商，簽訂合同后，就進(jìn)入了項(xiàng)目實(shí)施管理階段。建設(shè)項(xiàng)目此階段是項(xiàng)目管理控制的重點(diǎn)，但是政采維護(hù)項(xiàng)目卻不然。政采維護(hù)項(xiàng)目通常是伴隨著維護(hù)項(xiàng)目的階段性驗(yàn)收進(jìn)行項(xiàng)目績(jī)效管理。是一種邊實(shí)施邊管理邊驗(yàn)收的三同時(shí)項(xiàng)目管理方式。此階段重點(diǎn)是做好項(xiàng)目的信息、合同、風(fēng)險(xiǎn)管理，趨勢(shì)為逐步實(shí)現(xiàn)以合同管理為中心的項(xiàng)目管理模式。采用的方式為①過(guò)程動(dòng)態(tài)管理。即PDCA循環(huán)方法，體現(xiàn)了過(guò)程管理的嚴(yán)格控制和持續(xù)改進(jìn)要求。②流程管理。理清項(xiàng)目管理實(shí)踐中的各種邏輯關(guān)系，優(yōu)化管理協(xié)調(diào)關(guān)系，將其格式化、圖表化，制成相應(yīng)項(xiàng)目過(guò)程主要管理任務(wù)的流程圖，并提供給項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的全體成員共同遵從、運(yùn)用。從而摒除對(duì)工作計(jì)劃的重復(fù)性探索所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)與管理資源的浪費(fèi)，還可以在規(guī)范化流程圖的基礎(chǔ)上運(yùn)用各種管理工具和技術(shù)，有效使用管理資源，避免工作安排失誤、混亂或成果報(bào)廢，提高工作效率與質(zhì)量。

3.4.2 管理的手段——信息管理

維護(hù)項(xiàng)目的管理是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的項(xiàng)目管理，是建立在特殊的管理信息平臺(tái)上的知識(shí)型組織。所以績(jī)效管理的實(shí)現(xiàn)手段具有一定的特殊性。以某政府事業(yè)單位為例，其所有的維護(hù)項(xiàng)目管理建立在特有的Domino/Notes系統(tǒng)軟件平臺(tái)上，此信息化實(shí)施的模式是采用直接購(gòu)買(mǎi)成熟化軟件與二次開(kāi)發(fā)的結(jié)合方式實(shí)現(xiàn)的。由業(yè)主的商務(wù)組人員負(fù)責(zé)日常的網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)，根據(jù)需要分別設(shè)定不同項(xiàng)目參與人員的等級(jí)與權(quán)限。（見(jiàn)圖2）。

圖2 維護(hù)項(xiàng)目管理信息流程實(shí)施模型

信息流程為：系統(tǒng)項(xiàng)目維護(hù)需求申請(qǐng)（基層職員1）→基層業(yè)務(wù)部門(mén)審核確定（職能部門(mén)責(zé)任人核簽→商務(wù)組網(wǎng)絡(luò)管理人員做好確認(rèn)表上傳至系統(tǒng)→專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理人員（監(jiān)理）審批→商務(wù)組網(wǎng)管人員傳遞給相關(guān)外圍人員（例如合同簽訂過(guò)程中的律師）審核，同時(shí)匯總此節(jié)點(diǎn)之前流程的多種意見(jiàn)到notes系統(tǒng)中，提交給商務(wù)組的負(fù)責(zé)人→商務(wù)組的負(fù)責(zé)人在notes系統(tǒng)中審核→單位法人代表審核，至此由相關(guān)人員收集過(guò)程資料并存檔。完成一個(gè)從上圖示1-5的信息流轉(zhuǎn)過(guò)程。這實(shí)際上是一個(gè)項(xiàng)目信息平臺(tái)的管理。

這個(gè)過(guò)程中，基層人員1的作用是提出項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的需求，這個(gè)需求有可能是項(xiàng)目操作的需求，也可能是項(xiàng)目過(guò)程中的各種需求，例如階段性付款的需求。同時(shí)要提供階段性工作驗(yàn)收合格的證明給下一流程的負(fù)責(zé)人，例如階段性維護(hù)工作及其相關(guān)報(bào)告的確認(rèn)。信息流程中，商務(wù)組網(wǎng)絡(luò)管理人員是整個(gè)系統(tǒng)的核心，相當(dāng)于觀察員的角色，他附有設(shè)置管理各級(jí)人員權(quán)限并隨時(shí)交叉（至少2次）、匯總、反饋所有過(guò)程中各種數(shù)據(jù)的任務(wù)，也只有他有權(quán)限看到所有維護(hù)項(xiàng)目管理動(dòng)態(tài)過(guò)程中的結(jié)點(diǎn)情況，這樣才可以隨時(shí)從管理員的角度解決、處理信息流中的各種問(wèn)題，掌握項(xiàng)目實(shí)施管理情況，同時(shí)根據(jù)行政需求定期向有關(guān)各級(jí)負(fù)責(zé)人提供相關(guān)信息。

3.4.3 合同管理

政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目管理此階段的項(xiàng)目管理工作是圍繞合同展開(kāi)的。確切的講，在項(xiàng)目立項(xiàng)審批后，就由專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理人員介入，開(kāi)展項(xiàng)目管理工作。匯總每個(gè)自然年度所有可能實(shí)施的維護(hù)項(xiàng)目情況，并對(duì)每個(gè)項(xiàng)目情況跟蹤管理，根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的每份合同的不同時(shí)間結(jié)點(diǎn)進(jìn)行數(shù)字量化管理，隨時(shí)發(fā)出提醒，交由商務(wù)組相關(guān)人員（職員2）。由其根據(jù)需要提交給不同階段負(fù)責(zé)人督察項(xiàng)目實(shí)施情況，同時(shí)完成階段性驗(yàn)收工作。實(shí)現(xiàn)了以合同管理為主線的項(xiàng)目管理模式。這一點(diǎn)是與目前我國(guó)建設(shè)工程的項(xiàng)目管理有著本質(zhì)的區(qū)別所在。

3.4.4 風(fēng)險(xiǎn)管理

政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理是采用了損失控制與風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移相結(jié)合的方式。一方面由政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目的需求方聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理人員分別進(jìn)行量化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后，需求方會(huì)據(jù)此購(gòu)買(mǎi)不同風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別的商業(yè)保險(xiǎn)，并以保險(xiǎn)合同的方式予以確定，以此來(lái)轉(zhuǎn)移維護(hù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。另外一方面采用損失控制來(lái)減少損失發(fā)生的機(jī)會(huì)。這一點(diǎn)在制定維護(hù)項(xiàng)目方案的初期就予以考慮，實(shí)施階段需要的只是制定具體的安全計(jì)劃、災(zāi)難計(jì)劃以及應(yīng)急計(jì)劃。總的來(lái)講，維護(hù)項(xiàng)目此階段的質(zhì)量、進(jìn)度、安全、風(fēng)險(xiǎn)等的跟蹤、管理及階段性驗(yàn)收是由業(yè)主方技術(shù)職能部門(mén)的人員和專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理人員（有需要時(shí)）負(fù)責(zé)并及時(shí)將項(xiàng)目實(shí)施完成情況傳遞給商務(wù)組的相關(guān)人員（職員2）。商務(wù)組的相關(guān)人員（職員1、2）實(shí)質(zhì)上是一個(gè)項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)員的角色。他們根據(jù)不同的分工負(fù)責(zé)與不同的人員進(jìn)行信息溝通與互動(dòng)。體現(xiàn)了明顯的矩陣制管理模式。

3.5 竣工階段和后評(píng)估階段的管理

竣工階段。政采維護(hù)項(xiàng)目的竣工階段是通過(guò)階段性驗(yàn)收逐步實(shí)現(xiàn)的，當(dāng)全部階段性驗(yàn)收通過(guò)后，就代表項(xiàng)目的正式驗(yàn)收通過(guò)，不會(huì)另行組織驗(yàn)收。乙方以階段性驗(yàn)收通過(guò)的證書(shū)換取竣工驗(yàn)收通過(guò)的證書(shū)。這一點(diǎn)同建設(shè)項(xiàng)目有著極大的區(qū)別。本階段重點(diǎn)在于收集維護(hù)項(xiàng)目過(guò)程中的所有技術(shù)資料，報(bào)修單、經(jīng)甲乙雙方簽字核定的維護(hù)記錄等原始憑證。這些資料按照信息流程逐步確認(rèn)，當(dāng)流程中所有項(xiàng)目參與人都認(rèn)可通過(guò)后，給付項(xiàng)目余款，至此維護(hù)項(xiàng)目的甲乙雙方合同關(guān)系解除，所有的過(guò)程資料存檔保存。但這并不表示項(xiàng)目的結(jié)束。

后評(píng)估階段。目前市場(chǎng)上的建設(shè)項(xiàng)目，實(shí)際很少真正做過(guò)項(xiàng)目的后評(píng)估工作?；旧显诳⒐を?yàn)收后，就結(jié)束了，因?yàn)闆](méi)有評(píng)估的需求。但是政府采購(gòu)的維護(hù)項(xiàng)目恰恰相反。維護(hù)項(xiàng)目完成后，需要嚴(yán)格經(jīng)過(guò)后評(píng)估的階段。重點(diǎn)需要完成以下幾個(gè)方面的工作。

財(cái)務(wù)方面的評(píng)估，在完成竣工決算后，需要與維護(hù)項(xiàng)目的初始預(yù)算進(jìn)行比較，作出經(jīng)費(fèi)控制范圍判斷，給出投資控制的成效與結(jié)論。

采購(gòu)方式的匯總。統(tǒng)計(jì)實(shí)際完成維護(hù)項(xiàng)目所采取的方式，得出兩種比例：一是不同采購(gòu)方式數(shù)量上的比例；一是不同采購(gòu)方式金額上的比例。這兩點(diǎn)都要滿足政府采購(gòu)的相關(guān)控制要求。

費(fèi)用效益的后評(píng)估。利用社會(huì)貼現(xiàn)率進(jìn)行國(guó)民經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)，計(jì)算相關(guān)指標(biāo)體系，這一部分是下一年度制定維護(hù)項(xiàng)目方案和實(shí)施維護(hù)項(xiàng)目管理的重要依據(jù)找出并分析產(chǎn)生各種偏差的原因，同時(shí)給出相應(yīng)的糾偏建議措施。

完成上述工作內(nèi)容后要寫(xiě)出相應(yīng)年度維護(hù)項(xiàng)目工作報(bào)告同時(shí)報(bào)同級(jí)財(cái)政部門(mén)備案。

至此政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目的管理的一個(gè)周期結(jié)束。

此階段，是維護(hù)項(xiàng)目管理的重中之重。它的評(píng)價(jià)指標(biāo)研究經(jīng)歷了四個(gè)階段：①借鑒企業(yè)管理中的績(jī)效評(píng)價(jià)理論，主要集中于財(cái)務(wù)方面，如回收期（PP）、投資回報(bào)率(ROI)等。②20世紀(jì)60年代的成本、進(jìn)度、質(zhì)量這個(gè)鐵三角作為評(píng)估管理績(jī)效的指標(biāo)。③20世紀(jì)80年代增加了業(yè)主滿意度、技術(shù)創(chuàng)新、達(dá)成預(yù)期和個(gè)人成長(zhǎng)等指標(biāo)。④引入項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)，轉(zhuǎn)入了經(jīng)濟(jì)性（economy）、效率性（efficiency）、效果性（effectiveness）并重的“3E”原則。

4 結(jié)論與展望

4.1 結(jié)論

本文嘗試著從微觀、對(duì)比、橫向角度對(duì)政采維護(hù)項(xiàng)目的管理做了初步的研究與分析，以實(shí)際工作中的年度為劃分周期，詳細(xì)介紹了政采維護(hù)項(xiàng)目的實(shí)際管理過(guò)程。與建設(shè)項(xiàng)目相比較而言，政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目是具有國(guó)家戰(zhàn)略意義的工程，一般為公共物品或準(zhǔn)公共物品，其消費(fèi)具有一定的非排他性和非競(jìng)爭(zhēng)性；其投資的出發(fā)點(diǎn)不是單純考慮經(jīng)濟(jì)效益，而是追求經(jīng)濟(jì)效益、環(huán)境效益和社會(huì)效益等綜合效益。這些特點(diǎn)決定了其項(xiàng)目管理過(guò)程是一個(gè)重前期預(yù)控同時(shí)與過(guò)程相結(jié)合的系統(tǒng)管理方式。其管理主要通過(guò)特定的信息流，通過(guò)合同管理等手段，完成項(xiàng)目管理的目標(biāo)。說(shuō)明了政采維護(hù)項(xiàng)目的管理具有其自身特有的方式與方法，所以將其作為一類(lèi)獨(dú)立的項(xiàng)目進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的管理、研究與探索是很有必要的。

4.2 展望繼續(xù)研究的方向

2006版的《建設(shè)及發(fā)展項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)范》（《code of practice for project management for construction and development》（英國(guó)）對(duì)項(xiàng)目管理給出了這樣的定義：從項(xiàng)目的開(kāi)始到完成，對(duì)其進(jìn)行全過(guò)程的計(jì)劃、協(xié)調(diào)和控制，它的目的是為了滿足業(yè)主的需要，并在給定的費(fèi)用和所要求的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)下，按規(guī)定時(shí)間完成的具有一定功能和經(jīng)濟(jì)實(shí)用性的項(xiàng)目。宏觀角度上，每個(gè)維護(hù)項(xiàng)目可以看作是對(duì)應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)階段，人們常規(guī)的視角大多是重建設(shè)輕維護(hù)；微觀上，維護(hù)項(xiàng)目也是一個(gè)需要獨(dú)立管理的過(guò)程。無(wú)論是哪一種視角和分類(lèi)，隨著政府采購(gòu)維護(hù)項(xiàng)目的逐步成熟與實(shí)施，這個(gè)范圍的管理市場(chǎng)需求是一個(gè)現(xiàn)實(shí)，所以從市場(chǎng)需求角度，對(duì)維護(hù)項(xiàng)目的管理給予一定的關(guān)注，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的、系統(tǒng)化的、可持續(xù)發(fā)展的管理是我們的目的，從而滿足和保證對(duì)社會(huì)公眾需求，更好的為大眾服務(wù)是我們的終極目標(biāo)。

我相信通過(guò)本文的拋磚引玉，會(huì)吸引更多的專(zhuān)家與學(xué)者一起探索維護(hù)項(xiàng)目管理的有效、最佳途徑，進(jìn)一步完善我們的政采維護(hù)項(xiàng)目管理工作體系。

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