關于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

郭丹

【摘 要】加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新是醫(yī)療改革發(fā)展的要求，也是醫(yī)院謀求發(fā)展的需要。加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，能夠充分的發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，提升醫(yī)院的綜合競爭力，在日益激烈的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中占據(jù)有利地位，為人民的身體健康提供更好的醫(yī)療服務和保障。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；工作創(chuàng)新

隨著社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，我國的醫(yī)療衛(wèi)生領域發(fā)生了深刻變革，醫(yī)院之間的競爭更加激烈，醫(yī)院發(fā)展面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。要想在激烈的競爭中取得優(yōu)勢，醫(yī)院就必須不斷提高自身的管理水平，而檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要內容，也必須適應新形勢的新要求，在變革中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案管理工作步入科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的軌道。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案保管機制不健全

本著對患者負責和便于核算的原則，醫(yī)院會對患者檔案進行重點的保存和管理。但是由于醫(yī)院檔案種類眾多，檔案管理工作量大，人手方面嚴重不足，導致醫(yī)院檔案管理工作忽視了其他檔案的管理，如行政檔案、醫(yī)療糾紛檔案等。同時，眾多不同類別的檔案全都零亂的保存在一起，加大了檢索的困難，也不利于信息資源的高效利用。

2.檔案管理技術和設備落后

隨著農村合作醫(yī)療工作的開展，與之相關的檔案資料越來越多，但是由于受經濟發(fā)展水平和檔案管理水平的制約，很多醫(yī)院的檔案管理工作都沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，這無形之中加大了檔案管理工作的難度。同時，檔案保管設施極為落后，設備陳舊，檔案保管環(huán)境惡劣，造成原始檔案的大量損毀，也加大了檔案管理工作的難度，影響了檔案資料的利用，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

3.檔案利用率低

建立檔案的根本目的是為日后的工作提供借鑒，比如對患者的病歷進行分析可以得到某種疾病的內部規(guī)律，為醫(yī)療技術的改進和完善提供必要的依據(jù)。但在實際的工作中，檔案的利用率低下，大量的檔案都是長時間的擺放于儲藏柜中，待保管期限一到，就會對檔案資料進行清理和銷毀，造成信息資源的極大浪費，嚴重的阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1.創(chuàng)新檔案管理工作的理念

醫(yī)院檔案的準確性與真實性對醫(yī)院的榮譽與形象有著直接的影響，在一些醫(yī)院的檔案管理工作中，甚至未設置專門的檔案管理部門，將各個部門的檔案直接交由部門進行管理。這種情況就導致檔案的管理出現(xiàn)不規(guī)范、不統(tǒng)一的情況，檔案的利用也缺乏統(tǒng)一的標準，難以真正的利用起來。在新時期下，檔案有了前所未有的意義，醫(yī)院必須重新的審視檔案管理平臺，改變傳統(tǒng)的管理觀念，設置專門的檔案管理機構，配備好完善的檔案管理隊伍，防止檔案分散情況的出現(xiàn)。為此，醫(yī)院需要調整好部門的檔案管理情況，摸清檔案的實際保存情況，綜合不同部門的實際需求，調整好工作崗位，引進管理人才，組建出新型的檔案管理部門。

2.創(chuàng)新檔案管理隊伍的建設

檔案管理工作與其他的工作有著一些不同，工作內容枯燥又繁瑣，且檔案管理人員的重要性也往往未得到應有的重視，在醫(yī)院之中，行政管理人員與業(yè)務人員均有著較好的晉級優(yōu)勢，與之相比，檔案管理人員的晉級則相對困難。在醫(yī)院之中，很多檔案管理部門聘用的都是一些臨時工作人員，專業(yè)的檔案管理人才很少，此外，從檔案管理部門工作人員的工作經歷、學歷背景、專業(yè)知識等方面來看，與醫(yī)院內部其他部門的工作人員也有著較大的差別，離專業(yè)的檔案管理要求還有著較大的差距。為了防止這種情況的蔓延，醫(yī)院必須要加強檔案管理隊伍的建設。首先，加強對現(xiàn)有工作人員專業(yè)技能的培訓工作，根據(jù)現(xiàn)階段下檔案工作人員的實際情況制定好針對性的培訓措施，并根據(jù)員工的結構，為其提供參加繼續(xù)教育的機會，以便提升檔案管理人員的專業(yè)技能水平；其次，要加強專業(yè)檔案管理人才的引進，通過工作環(huán)境、政策以及待遇的傾斜來吸引專業(yè)的檔案管理人才，全面的提升整個檔案管理隊伍的綜合素質水平。

3.加強檔案管理技術的創(chuàng)新性

為了提高醫(yī)院內部檔案管理的水平，必須采取現(xiàn)代化的管理方式，采取科學合理的方式提高檔案管理人才工作的積極性。為此，醫(yī)院要為他們提供良好的發(fā)展空間，加強培訓，提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力、計算機操作能力、現(xiàn)代化技術能力、外語能力，保證檔案管理工作能夠適應社會發(fā)展的實際需求。此外，還要利用先進技術，建立一種法制化、科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的電子檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息的網絡傳遞與數(shù)字化管理，將文件資料與技術等通過各類數(shù)字化的儲存設備保存起來，這樣不僅能夠節(jié)約儲存空間，也能夠加速檔案現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，滿足醫(yī)院科研事業(yè)的實際需求。

4.創(chuàng)新檔案工作的管理思路

傳統(tǒng)檔案管理工作主要使用紙質文獻，保存空間較大，保存時間也較短，檔案工作人員在處理起來也有著較大的難度，這種檔案的利用率也偏低。在信息化時代的發(fā)展下，檔案管理的介質已經呈現(xiàn)出一種多樣化的發(fā)展形勢，各種新型檔案管理形式也相繼出現(xiàn)，為此，必須要創(chuàng)新檔案工作的管理思路，制定好的檢查制度，若發(fā)現(xiàn)材料與歸檔要求不符，則要及時的進行更正，以便更好的為科研項目服務，待科研項目完成之后，將檔案集中收歸入庫。

5.創(chuàng)新檔案管理工作的模式

檔案的搜集與整理工作是所有工作的基礎，對于提升檔案的質量有著極為重要的作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大多醫(yī)院實施的是專職管理的模式，這樣就很容易錯過一些細節(jié)。為此，在下一階段下，醫(yī)院必須結合的實際情況，安排好部門信息員，保存好不同部門中具有價值的檔案。待檔案收集完成之后，檔案管理人員要做好相應的整理、鑒定、保存、編目、檢索和編研工作，以便滿足檔案利用的實際需求。

6.健全和完善管理制度

（1）完善崗位管理制度。明確分管領導的責任和檔案工作人員的崗位職責，督促檔案工作者認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。

（2）完善檔案歸檔制度。明確各類檔案資料的歸檔范圍、歸檔時間、保管期限和其他相關要求。

（3）完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記程序，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的服務功能，促進醫(yī)院業(yè)務的正常發(fā)展。

（4）完善檔案的保密制度。凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，妥善存放，定期檢查，對違反保密規(guī)定造成不良后果者追究責任。

（5）完善檔案鑒定、銷毀制度。對保管期限已經到期的檔案和已無存查價值的檔案，應該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應堅持審慎原則，并嚴格執(zhí)行審批程序和保密規(guī)定。

（6）完善檔案庫房管理制度。無關人員一律禁止入內，同時要加強防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防蟲、防塵等工作，確保檔案庫房的安全。

三、總結

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作量逐漸增加，這增加了管理工作人員的工作壓力。與此同時，我國醫(yī)院檔案管理工作中還存在一定的問題，如檔案管理技術與設備比較落后，檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識等等，這些問題的存在，阻礙了檔案管理作用的發(fā)揮，甚至阻礙了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。為此，對醫(yī)院檔案管理工作展開創(chuàng)新極為重要，相關醫(yī)療單位必須給予高度重視，不斷提升管理人員的創(chuàng)新意識與專業(yè)素質等，最終將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，將其創(chuàng)新價值展現(xiàn)出來，從而不斷推動醫(yī)療事業(yè)更好的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]杞來仙.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題與方法[J].辦公室業(yè)務，2016（1）.

[2]王星月.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務，2015（19）.