借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理

李玲

【摘 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和管理水平的不斷提高，傳統(tǒng)辦公模式逐步被辦公自動(dòng)化所取代。在此形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)檔案查閱的信息化管理不僅是檔案工作順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是實(shí)現(xiàn)檔案資料有效開(kāi)發(fā)利用的客觀需要。本文從德陽(yáng)市人民醫(yī)院借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，著重就實(shí)施過(guò)程中取得的成效和存在的問(wèn)題進(jìn)行了探索與思考。

【關(guān)鍵詞】OA辦公平臺(tái)；檔案查閱；信息化管理

Informatization Management of Archives Access with OA Platform

Ling Li

（Peoples Hospital of Deyang City， Deyang， Sichuan， 618000）

Abstract： With the development of information technology and management level， OA （office automation） is taking the place of traditional work mode. In this trend， informatization management of archives access will be an inevitable choice in archival work， which is also needed for the exploitation and utilization of archived data. Based on the practical experience of OA- integrated archives access and informatization management in Peoples Hospital of Deyang City， this article explores and discusses its existing achievements and problems.

Key Words： OA Platform， Archives Access， Informatization Management

檔案查閱是檔案管理的重要一環(huán)，在信息技術(shù)飛躍發(fā)展的今天，如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，提升醫(yī)院檔案工作管理水平和服務(wù)水平，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，是醫(yī)院檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、檔案查閱信息化管理的必要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，我國(guó)已逐步步入了一個(gè)信息化、數(shù)字化的社會(huì)。[1]社會(huì)對(duì)信息的時(shí)效性、系統(tǒng)性等要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端日益顯現(xiàn)。在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，職工到檔案室查閱檔案資料，不僅受時(shí)間、空間限制，同時(shí)耗費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間成本。

二、德陽(yáng)市人民醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理的途徑

（一）醫(yī)院檔案信息化管理歷程

德陽(yáng)市人民醫(yī)院使用計(jì)算機(jī)管理檔案90年代即有所涉獵，但使用相對(duì)簡(jiǎn)單粗放。2006年，實(shí)行電子檔案?jìng)浞荽鏅n，因是單機(jī)版管理軟件，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分發(fā)揮。2011年，德陽(yáng)市利用黨政網(wǎng)啟用在線歸檔系統(tǒng)，為檔案延展保存提供了技術(shù)和政策保障。但對(duì)院內(nèi)查閱使用來(lái)說(shuō)，查閱者仍只能到檔案室辦理現(xiàn)場(chǎng)查閱手續(xù)。

（二）醫(yī)院OA辦公平臺(tái)應(yīng)用情況

2014年底，德陽(yáng)市人民醫(yī)院?jiǎn)⒂肙A辦公平臺(tái)。彼時(shí)，OA應(yīng)用趨于成熟，利于實(shí)現(xiàn)院內(nèi)信息資源整合，規(guī)范工作流程，提高辦公效率，行政管理滿意度不斷攀升。

（三）檔案查閱信息化管理實(shí)施情況

OA的便捷觸發(fā)了檔案管理人員推進(jìn)檔案管理信息化的思考，如何借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱成為繼OA在線歸檔之后的又一課題。參照辦公應(yīng)用模塊設(shè)計(jì)方式和原始查閱登記表，檔案管理部門(mén)設(shè)計(jì)流程并制定OA模板上線。

應(yīng)用中，發(fā)起人發(fā)起查閱表單，完善日期、部門(mén)、查閱內(nèi)容（可關(guān)鍵字）、利用目的等信息并提交，表單即自動(dòng)流轉(zhuǎn)到檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人，審批同意后，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人指定相應(yīng)檔案管理人員查找檔案資料并上傳，之后表單自動(dòng)流轉(zhuǎn)到發(fā)起人，發(fā)起人查閱完畢后填寫(xiě)利用效果，檔案人員審核評(píng)估后表單即自動(dòng)歸檔。查閱表單可追蹤、可評(píng)估、可歸檔。

對(duì)于涉密檔案，采取的方式是走OA檔案查閱登記流程，但檔案人員不再直接上傳涉密文件，而是要求發(fā)起人到中心檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱。

（四）檔案查閱信息化管理實(shí)施效果

1.查閱過(guò)程方便快捷

借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理，不僅簡(jiǎn)化手續(xù)辦理程序，借閱過(guò)程可實(shí)時(shí)追蹤，也有助于檔案管理負(fù)責(zé)人精確指派相關(guān)門(mén)類檔案管理人員具體負(fù)責(zé)資料的查借，加快流轉(zhuǎn)速度，科學(xué)準(zhǔn)確評(píng)估使用效果，提高檔案資料利用效率。

2.查閱管理有跡可循

借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理，檔案管理人員在查閱登記表存檔文件夾下，可以通過(guò)時(shí)間、查閱者、查閱關(guān)鍵字、文號(hào)等指定內(nèi)容進(jìn)行搜索，快捷精確。

3.促進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用

運(yùn)用現(xiàn)代化借閱工具方便檔案使用者檢索查閱檔案信息，保證了檔案信息的安全性和完整性，提高效率，且利用業(yè)余內(nèi)部局域網(wǎng)，可能實(shí)現(xiàn)各科及部門(mén)之間信息的暢通交流，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，使檔案借閱工作能夠更好地滿足醫(yī)院科研及醫(yī)療工作的需要，更好地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。[2]

德醫(yī)借助OA平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案在線查閱以來(lái)，查閱頻率不斷提高，表單流轉(zhuǎn)速度越來(lái)越快；據(jù)滿意度測(cè)評(píng)調(diào)查顯示，查閱者滿意度亦不斷提升。

三、存在的主要問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

德陽(yáng)市人民醫(yī)院借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案查閱信息化管理實(shí)踐確實(shí)取得一定成效，但在實(shí)際操作中，仍存在問(wèn)題有待解決。

（一）存在的主要問(wèn)題

1.按照保密規(guī)定，檔案查閱人員查閱涉密文件，在OA填寫(xiě)查閱表單的基礎(chǔ)上，仍只能現(xiàn)場(chǎng)查閱，不得帶出或復(fù)制。

2.目前德醫(yī)所使用的OA系統(tǒng)設(shè)定的檔案借閱時(shí)間為3個(gè)月，籠統(tǒng)的時(shí)間限制離精益管理還有距離。

3.在線查閱方便快捷，導(dǎo)致個(gè)別職工一旦需要查閱資料首先就想到OA查閱，且該情況多是查閱價(jià)值不高的信息，浪費(fèi)檔案資源和人力時(shí)間。

4.對(duì)于利用效果，個(gè)別查閱者疏于記錄，不如實(shí)填寫(xiě)或拖時(shí)甚至不填寫(xiě)，有悖于醫(yī)院檔案查閱管理制度。

（二）應(yīng)對(duì)策略

1.涉密檔案保密的目的之一是為了更好地利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去檔案的價(jià)值。[3]對(duì)于涉密檔案的查閱，醫(yī)院不僅要嚴(yán)格執(zhí)行涉密檔案查閱審批制度，重點(diǎn)監(jiān)護(hù)現(xiàn)場(chǎng)查閱環(huán)節(jié)，更是要強(qiáng)化檔案管理規(guī)章制度落實(shí)。

2.著重從借閱時(shí)間和流程環(huán)節(jié)處理時(shí)間著手，限定借閱時(shí)限和填寫(xiě)利用效果時(shí)限，加快流轉(zhuǎn)，確保檔案資料安全規(guī)范使用。

3.在一定條件下，檔案管理水平的有限性與社會(huì)多樣的、變化的檔案信息需求之間始終是一對(duì)矛盾。[4]實(shí)踐表明，部分職工檔案意識(shí)還很欠缺，開(kāi)展全院范圍檔案管理培訓(xùn)，已經(jīng)迫在眉睫。

四、結(jié)語(yǔ)

借助OA辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案借閱的信息化管理，讓我們切實(shí)嘗到了信息化技術(shù)助推檔案管理的甜頭，但它不是終點(diǎn)，我們將進(jìn)一步深化OA辦公平臺(tái)檔案管理模塊開(kāi)發(fā)，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化打下基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱琦.高校人事檔案借閱服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)變的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015，14（23）：225-228.

[2]郭冬玲.醫(yī)院檔案借閱中存在的問(wèn)題及強(qiáng)化措施[J]. 赤子，2017（6）：151-151.

[3]楊曉燕，文敏，陶革，丁勇，巫珊.試論檔案保密與利用的關(guān)系[J].天然氣勘探與開(kāi)發(fā)，2013（1）：72-74.

[4]李宏偉.檔案工作的特點(diǎn)[J].黑龍江交通科技，2011（2）：87.