學(xué)校培訓(xùn)收支管理優(yōu)化及信息化建設(shè)展望

廖海燕

【摘 要】筆者結(jié)合多年的培訓(xùn)管理經(jīng)驗(yàn)，基于學(xué)校當(dāng)前的信息化管理水平，應(yīng)用自身的財(cái)務(wù)知識(shí)，就所任職學(xué)校的培訓(xùn)收支管理提出一些優(yōu)化意見(jiàn)，并對(duì)未來(lái)利用信息化進(jìn)行培訓(xùn)收支管理進(jìn)行了展望。

【關(guān)鍵詞】培訓(xùn)；收支管理；優(yōu)化；信息化

筆者就職的中等職業(yè)學(xué)校，系市教育部門(mén)主管的公辦中等職業(yè)學(xué)校，設(shè)13個(gè)職能科室，專設(shè)職業(yè)技能開(kāi)發(fā)科負(fù)責(zé)培訓(xùn)業(yè)務(wù)?？剖椰F(xiàn)有工作人員14人，年培訓(xùn)規(guī)模8000人。由于學(xué)校地處云南西南邊疆落后地區(qū)，信息化水平相對(duì)較低，管理上現(xiàn)代信息系統(tǒng)的應(yīng)用還不普遍，目前實(shí)行的還是計(jì)算機(jī)輔助下的管理工作。筆者作為科室負(fù)責(zé)人，結(jié)合自身的專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)，基于學(xué)校目前的信息化水平現(xiàn)狀，就如何優(yōu)化學(xué)校的培訓(xùn)收支管理進(jìn)行了一些探索。

一、學(xué)校培訓(xùn)收支管理中存在的問(wèn)題及分析

1.對(duì)培訓(xùn)收入的跟蹤機(jī)制不健全，存在培訓(xùn)收入漏收的風(fēng)險(xiǎn)。

未建立培訓(xùn)收入跟蹤管理機(jī)制，培訓(xùn)開(kāi)展與否？收入到賬與否？全憑科室領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任心進(jìn)行管理，無(wú)人監(jiān)督與復(fù)核，一個(gè)不小心，很容易造成培訓(xùn)業(yè)務(wù)開(kāi)展了，成本也發(fā)生了，但最后卻漏收培訓(xùn)費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.對(duì)培訓(xùn)支出的把控機(jī)制不到位，費(fèi)用支出隨意性較大。

未形成有效的培訓(xùn)支出控制管理。學(xué)校培訓(xùn)管理中，雖然有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批手續(xù)，但是，沒(méi)有培訓(xùn)成本預(yù)算環(huán)節(jié)，支出合理不合理，是否有相應(yīng)的收入進(jìn)行支撐，審批人員并不掌握，成本預(yù)算支出在多少范圍內(nèi)由哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的程序也不明確，培訓(xùn)成本支出的隨意性較大。

3.對(duì)培訓(xùn)收入的催收機(jī)制不健全，存在長(zhǎng)期應(yīng)收未收款項(xiàng)。

未建立有效的應(yīng)收款項(xiàng)管理機(jī)制。培訓(xùn)結(jié)束后款項(xiàng)回收不及時(shí)，款項(xiàng)回收全靠業(yè)務(wù)科室，沒(méi)有形成有效的監(jiān)督管理機(jī)制，存在應(yīng)收賬款長(zhǎng)期掛賬的現(xiàn)象。

4.培訓(xùn)支出報(bào)銷(xiāo)手續(xù)繁瑣，支出報(bào)銷(xiāo)不及時(shí)。

培訓(xùn)支出主要為耗材、課時(shí)、差旅費(fèi)等支出，實(shí)際工作中存在審核、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)過(guò)于繁瑣的現(xiàn)象。比如：每報(bào)銷(xiāo)一筆支出，需要由科室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、科室分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人審批，簽字部門(mén)多，相距距離遠(yuǎn)，全靠人工紙質(zhì)審核，審批手續(xù)繁瑣。如遇其中某位領(lǐng)導(dǎo)出差，審批工作就得停滯，導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)不及時(shí)的現(xiàn)象。

二、現(xiàn)有信息化水平下培訓(xùn)收支管理的優(yōu)化措施

1.建立標(biāo)準(zhǔn)化流程，規(guī)范培訓(xùn)收支管理。

優(yōu)化培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程，建立圍繞培訓(xùn)承接、教學(xué)準(zhǔn)備、收入實(shí)現(xiàn)、成本支出等全過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，在每個(gè)環(huán)節(jié)建立相應(yīng)的監(jiān)督、復(fù)核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)收支的有效管理。比如：基于目前的信息化水平，利用電子表格有效管理每一期的培訓(xùn)收支?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)按年度登記“培訓(xùn)收支結(jié)賬清單”，分“培訓(xùn)時(shí)間、類(lèi)別、專業(yè)、編號(hào)、管理員、參加人數(shù)”等記錄每期培訓(xùn)的基本情況，同時(shí)，設(shè)計(jì)“培訓(xùn)收入”，“培訓(xùn)總支出”項(xiàng)目，構(gòu)建收入與支出相對(duì)應(yīng)的稽核關(guān)系，達(dá)到有效檢查錯(cuò)漏的功能。工作中，憑每期培訓(xùn)管理員提供的、經(jīng)財(cái)務(wù)人員簽字認(rèn)可的“收入到賬表”登記“培訓(xùn)收入”欄；憑培訓(xùn)管理員提供的培訓(xùn)成本預(yù)算，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單總計(jì)數(shù)，登記“培訓(xùn)總支出”欄，較好地管控好培訓(xùn)業(yè)務(wù)收支這一重要環(huán)節(jié)。科室領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)此表格，可了解科室全年培訓(xùn)收支及到賬情況，還可有效避免收入漏收的情形。

2.建立成本把控機(jī)制，明確成本預(yù)算審批權(quán)限。

實(shí)行成本的預(yù)算控制，在制作培訓(xùn)方案時(shí)，增加成本預(yù)算環(huán)節(jié)，建立成本預(yù)算的審批制度，明確審批權(quán)限。當(dāng)成本支出預(yù)算為培訓(xùn)收入的60%及以下時(shí)，由科室領(lǐng)導(dǎo)審批；成本支出預(yù)算為培訓(xùn)收入的95%及以下時(shí)，由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批；當(dāng)成本支出預(yù)算超過(guò)培訓(xùn)收入的95%時(shí)，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批。培訓(xùn)管理員按照審批后的成本預(yù)算進(jìn)行培訓(xùn)支出。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如若遇特殊情況，需要調(diào)整培訓(xùn)預(yù)算的，也要有調(diào)整說(shuō)明，并進(jìn)行相應(yīng)的審批手續(xù)。實(shí)行成本預(yù)算管理，能夠做到事前有計(jì)劃，執(zhí)行有監(jiān)督，可以有效控制成本支出，最大程度保障學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益。

3.制作“收入到賬表”，確保收入到賬。

根據(jù)科室崗位職責(zé)，建立風(fēng)險(xiǎn)管控體系，尤其是培訓(xùn)收支的管理，應(yīng)當(dāng)遵循“業(yè)務(wù)經(jīng)辦與錢(qián)款收取相分離”的原則，實(shí)行崗位牽制制度。每期培訓(xùn)完成，管理員應(yīng)確保培訓(xùn)收入的順利到賬，及時(shí)編制“收入到賬表”，載明培訓(xùn)期數(shù)、時(shí)間、工種、人數(shù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)費(fèi)金額等信息，由經(jīng)辦財(cái)務(wù)人員簽字確認(rèn)后，交由科室負(fù)責(zé)人，科室負(fù)責(zé)人按順序記載明“存檔編號(hào)”，作為“培訓(xùn)收支結(jié)賬清單”中“培訓(xùn)收入”欄的登記依據(jù)，并與“培訓(xùn)支出”欄形成稽核關(guān)系，達(dá)到收入與支出互相復(fù)核的目的。

4.加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)管理，及時(shí)催收培訓(xùn)收入。

由于各種原則，培訓(xùn)過(guò)程中會(huì)存在一部分應(yīng)收款項(xiàng)，很容易形成壞賬。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的管理，建立應(yīng)收賬款登記制度，只要是“培訓(xùn)收支結(jié)賬清單”中未記載“收入到賬表”編號(hào)的，均為應(yīng)收款項(xiàng)，應(yīng)定期進(jìn)行催收，催收的責(zé)任主體為當(dāng)期培訓(xùn)管理員。同時(shí)，通過(guò)“培訓(xùn)收支結(jié)賬清單”中“培訓(xùn)支出”欄的記載，也可以對(duì)培訓(xùn)收入進(jìn)行稽核，杜絕培訓(xùn)收入漏收的情形。

5.嚴(yán)格培訓(xùn)支出的審核與監(jiān)管。

以經(jīng)過(guò)審核的成本預(yù)算為依據(jù)，嚴(yán)格培訓(xùn)支出管理。涉及材料物資采購(gòu)的，應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校采購(gòu)管理的相關(guān)規(guī)定，按流程報(bào)經(jīng)采購(gòu)人員統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)。學(xué)校應(yīng)有規(guī)范的采購(gòu)合同，建立完善的材料驗(yàn)收登記制度和出入庫(kù)制度，保證采購(gòu)環(huán)節(jié)的真實(shí)性、規(guī)范性，保證材料物資的安全、完整。涉及勞務(wù)費(fèi)用的，應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校課時(shí)費(fèi)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，按核定的課時(shí)數(shù)量，對(duì)照培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)情況，及時(shí)按月發(fā)放，培訓(xùn)管理員要確保培訓(xùn)課時(shí)量的真實(shí)性。涉及與外單位合作完成的培訓(xùn)項(xiàng)目，如向外單位租賃場(chǎng)地、設(shè)備等，應(yīng)與合作單位簽訂協(xié)議，明確雙方職權(quán)、收入分成、成本分?jǐn)偟葐?wèn)題，并按規(guī)定憑發(fā)票給予支付。

6.規(guī)范出差審批，管控好差旅費(fèi)支出。

加強(qiáng)培訓(xùn)出差費(fèi)用管理，嚴(yán)格控制培訓(xùn)成本。建立培訓(xùn)出差的事前審批制度，寫(xiě)明出差事由、天數(shù)，本著力行節(jié)約、確保質(zhì)量的原則，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和支出范圍報(bào)賬，不得虛構(gòu)培訓(xùn)事由，違規(guī)報(bào)銷(xiāo)。鑒于學(xué)校目前差旅費(fèi)審批簽字領(lǐng)導(dǎo)過(guò)多的現(xiàn)狀，一是要優(yōu)化出差審批流程，減少審批領(lǐng)導(dǎo)；二是要借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)出差的網(wǎng)絡(luò)審批。

三、培訓(xùn)收支管理的信息化建設(shè)展望

基于學(xué)校目前的信息化水平，筆者僅就培訓(xùn)收支的優(yōu)化管理進(jìn)行一些探討，建立一些標(biāo)準(zhǔn)化流程，也是為培訓(xùn)工作的下一步信息化管理打一些基礎(chǔ)。今后，隨著培訓(xùn)業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)管理及精確化發(fā)展需要，我們必然要開(kāi)發(fā)使用信息化水平較高，能夠很好地適應(yīng)學(xué)校需要的培訓(xùn)管理信息系統(tǒng)，并與學(xué)校的財(cái)務(wù)、教學(xué)、資產(chǎn)管理等信息系統(tǒng)較好地結(jié)合，建立一個(gè)由培訓(xùn)管理員、科室負(fù)責(zé)人、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)共享的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)集培訓(xùn)承擔(dān)、過(guò)程管理、收入確認(rèn)、成本開(kāi)支等為一體的現(xiàn)代化信息管理，以不斷提高培訓(xùn)收支的管理水平和管理效果。

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