高校財務(wù)檔案管理問題及對策分析

王紅娜

摘要：社會經(jīng)濟水平的不斷提升，促進高校檔案財務(wù)檔案管理形式的更新。良好的檔案管理模式能夠有效提高數(shù)據(jù)安全性與精準度，本文將結(jié)合高校財務(wù)檔案管理內(nèi)容及現(xiàn)存問題，提出認知檔案管理作用、提高檔案應用效率、強化人員隊伍素質(zhì)、引進信息管理技術(shù)、規(guī)范工作運行流程等對策，促進高校財會更好的工作。

關(guān)鍵詞：高校財會;檔案管理;信息化技術(shù)

引言：

新時期背景下，高校管理方式開始向著多元化方向轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)財務(wù)檔案處理方式的弊端也在不斷暴露出來。在當前背景下，如何提高財務(wù)檔案精準度，保證其信息優(yōu)勢被發(fā)揮出來，是我們需要考慮的問題。檔案管理是財務(wù)部門工作成果的最終總結(jié)，需要工作人員加以重視，為高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展提供充分保障。

一、高校財務(wù)檔案管理內(nèi)容

高校財務(wù)檔案屬于財務(wù)部門，所以其衍生出的數(shù)據(jù)資料也被稱為會計檔案。其檔案管理就是對現(xiàn)有資料進行獲取、收集、保存、歸檔、調(diào)用、交接等處理，每個環(huán)節(jié)都十分重要。相比較于社會中其它事業(yè)單位來說，高校會計檔案包含了學校經(jīng)濟情況、經(jīng)濟業(yè)務(wù)等重要信息資料，是學校建設(shè)發(fā)展不可缺少的一部分。所以在管理時，必須要保證其真實有效、精準齊全。為確保工作落實的順利有效，我國高校結(jié)合國家檔案管理法律法規(guī)制定了對應管理制度，規(guī)定財務(wù)會計檔案內(nèi)容包含：日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)形成的各類原始憑證、銀行對賬單、月報表、季度報表、年度報表、年度預算報表、年度決算報表、以及各類賬簿：現(xiàn)金銀行日記賬、總賬、明細賬、固定資產(chǎn)卡片，輔助財務(wù)賬等等。由此可見，高校財務(wù)檔案管理具有一定的復雜性與多元化，需要我們加大管理力度，提高對相關(guān)工作的重視。

二、高校財務(wù)檔案管理問題及對策

（一）認知檔案管理作用

目前，意識淡薄、用途認知較淺是制約我國高校財務(wù)檔案管理快速發(fā)展的首要原因，很多高校領(lǐng)導人員對于檔案應用方式不是很清楚，導致會計管理工作開展難度增加。對此就需要加強領(lǐng)導、管理人員對于檔案的認識，只有了解才能發(fā)展，只有領(lǐng)導重視才能深化全體工作人員認識。各個高校的領(lǐng)導管理人員可以積極探究國內(nèi)外知名企業(yè)檔案管理方式，結(jié)合自身實際情況制定發(fā)展策略，在學校各個部門加大宣傳力度，讓全體工作人員都能具備良好的思想認知，潛移默化中樹立責任心，重視自身崗位工作。

（二）提高檔案應用效率

檔案的核心用途就是挖掘現(xiàn)有材料價值，為學校財務(wù)部門后續(xù)開展工作提供基礎(chǔ)憑證與指導方向。高校主要活動類型分為：教學、管理、科研三方面，需要針對性制定檔案管理策略。例如：在教學方案需要檔案管理人員按照規(guī)章制度嚴格記錄教學活動安排、師資隊伍調(diào)度情況、教學改革財務(wù)事項等等，財務(wù)檔案不僅僅能夠為高校領(lǐng)導制定戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)支持，同時還可以明確財務(wù)管理的方式，促進教育行業(yè)向著積極、正面的方向發(fā)展。另外，科研項目是高校日常工作，所以需要檔案人員加強重視，深入研究經(jīng)費應用方向與使用途徑，方便后續(xù)節(jié)約成本，發(fā)揮現(xiàn)有資金的最大價值[1]。

（三）強化人員隊伍素質(zhì)

雖然高校中很多檔案管理人員在崗時間較長，具備豐富工作經(jīng)驗，能夠熟練將財務(wù)檔案分類，儲存。但是目前我國檔案管理模式開始向著現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，需要相關(guān)工作人員具備更加先進的檔案處理技術(shù)，傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)不再適用。普遍工作人員都存在觀念落后、技術(shù)守舊等問題，需要高校領(lǐng)導針對人才隊伍的綜合素質(zhì)進行強化。從檔案人員需要具備的素質(zhì)來看，首先其應該了解檔案對于學校財務(wù)發(fā)展的重要性，確保其能夠為財務(wù)開展活動提供幫助，另外財務(wù)檔案自身專業(yè)性比較強，需要相關(guān)工作人員具備一定的財務(wù)會計理論知識。當前信息化技術(shù)開始逐漸走進檔案管理工作中，相關(guān)工作人員同樣需要具備基礎(chǔ)的計算機操作能力。對此高?？梢远ㄆ陂_展培訓課程，落實階段性考核，提高工作人員的綜合素質(zhì)，保證其能夠以更好的技術(shù)服務(wù)于高校財務(wù)的檔案管理工作。

（四）引進信息管理技術(shù)

當前信息技術(shù)開始在人類社會中占據(jù)了越來越重要的位置，中國的信息化建設(shè)與會計專業(yè)融合最早源于1980年，歷經(jīng)了檔案電子化、管理電子化、會計電算化等階段。直到2016年，我國中央檔案局出臺了《會計檔案管理條例》，其中明確指出會計檔案管理需要實現(xiàn)電子化，轉(zhuǎn)變以往檔案管理模式，使其邁進“無紙化”時代。雖然相比較于其他行業(yè)來說，高校財務(wù)檔案管理信息化進度較為緩慢，起步較晚，但是經(jīng)過近五年的發(fā)展，已經(jīng)取得了可觀成績。例如：ORC技術(shù)、條形碼技術(shù)、多媒體技術(shù)都能夠基本實現(xiàn)全面覆蓋，從PC端服務(wù)模式向著瀏覽器模式轉(zhuǎn)變。高校是為社會各行各業(yè)培養(yǎng)人才的重要場所，加快財務(wù)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型速度已經(jīng)刻不容緩，想要增強管理效率，首先需要領(lǐng)導人員認識到信息化技術(shù)的優(yōu)勢，然后將理念與思想傳達給財務(wù)部門人員。改變以往紙質(zhì)檔案記錄方式，將其通過掃描轉(zhuǎn)化成為電子檔案。電子檔案具有可永久保存、維護成本低、后臺儲備量大等優(yōu)勢，能夠保證檔案資料的安全性。另外，高校還需要積極采購現(xiàn)代化設(shè)備，例如：計算機、掃描儀等等，促進信息化技術(shù)更好的融合到財務(wù)檔案管理當中，給工作人員提供更加方便的管理方法[2]。

（五）規(guī)范工作運行流程

雖然我國大部分高校都在最開始制定了檔案管理條例，但是受到多種因素影響，往往制度與實際工作內(nèi)容適應度較低，剛性約束的作用不能被發(fā)揮出來。對此就需要管理人員結(jié)合學校實際情況制定一套動態(tài)性較強的檔案工作制度，例如：《高校會計檔案信息化管理條例》、《檔案數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移銷毀制度》、《工作人員職責規(guī)范》、《檔案安全銷毀制度》等等，用科學合理的管理條例來促進檔案工作執(zhí)行的規(guī)范性、合理性，讓相關(guān)工作落實的有章可循、有制可依，堅決避免制度的應用流于表面。

結(jié)論：

綜上所述，高校承擔著為社會輸出高質(zhì)量人才的重要責任，需要順應時代發(fā)展，積極更新內(nèi)部管理手段，合理應用檔案資料，發(fā)揮出其最大價值。當前信息技術(shù)發(fā)展速度較快，在檔案管理中融合計算機技術(shù)能夠加快數(shù)據(jù)交流效率，為高校財會進行下一步?jīng)Q策提供強而有力的保障，實現(xiàn)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

參考文獻：

[1]張傳智.基于高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建及管理分析[J].學周刊，2019 （15）：186.

[2]趙玉靈.淺析大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館的規(guī)范化建設(shè)要點[J].中國管理信息化，2019，22 （08）：182-183.