企業(yè)財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程中的問(wèn)題研究

申素貞

摘要：因?yàn)橛?jì)算機(jī)科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展迅猛，企業(yè)信息化的重要性變得日益明顯，尤其是財(cái)務(wù)信息化的重要性不容忽視。隨著全球經(jīng)濟(jì)交流和業(yè)務(wù)增多，企業(yè)更加需要利用自身在制度、管理、技術(shù)等方面的開拓和成長(zhǎng)來(lái)提高企業(yè)的價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)力，信息的傳遞非常重要。本文針對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工程中的問(wèn)題進(jìn)行研究，運(yùn)用案例分析的方法，旨在為企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化做點(diǎn)貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化;現(xiàn)實(shí)問(wèn)題;解決思路

在科技進(jìn)步神速的今天，財(cái)務(wù)信息的交流日益廣泛和便捷，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，對(duì)資金的管理和運(yùn)用，憑借所獲得的財(cái)務(wù)信息，企業(yè)能夠做出快速的有利反應(yīng)。顯而易見，企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化對(duì)于企業(yè)的發(fā)展的重要性。企業(yè)的管控中，管理層運(yùn)用企業(yè)財(cái)務(wù)信息化，來(lái)提高企業(yè)的資金管理質(zhì)量，同時(shí)減少企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。但是在企業(yè)發(fā)展財(cái)務(wù)信息化的過(guò)程中，企業(yè)不單單要把對(duì)自身的情況進(jìn)行透徹的研究總結(jié)，也要按照企業(yè)的成長(zhǎng)水平和未來(lái)方向?qū)崟r(shí)進(jìn)行更改完善。既要注意財(cái)務(wù)信息的利用，也要重視財(cái)務(wù)信息的不及時(shí)化。因此在財(cái)務(wù)信息化的實(shí)施步驟中，一定要思考以下問(wèn)題：企業(yè)的財(cái)務(wù)能力以及財(cái)務(wù)處理能力，企業(yè)本身財(cái)務(wù)信息化擁有的資源，管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息化的關(guān)切度，財(cái)務(wù)信息化的規(guī)范和條例，財(cái)務(wù)信息化人才的培養(yǎng)，財(cái)務(wù)信息的交流和整理，財(cái)務(wù)信息的安全及管控，政府對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的要求等，這些都是企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工程中的有關(guān)難題。

一、財(cái)務(wù)信息化的理論分析

一般的信息化的步驟是搜集信息、運(yùn)用信息，在這個(gè)前提條件下采取有效的行動(dòng)。行動(dòng)的角度主要有六個(gè)方面：第一，明確企業(yè)信息化過(guò)程，結(jié)合企業(yè)本身的狀態(tài)來(lái)進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃，之后讓專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)開展活動(dòng);第二，搭建管理方法的信息化，把分散的業(yè)務(wù)步驟集中到一起進(jìn)行統(tǒng)一安排和管理，優(yōu)化決定和實(shí)際操作質(zhì)量，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)開支;第三，針對(duì)不同水平的工作人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，把企業(yè)內(nèi)部不同崗位的工作人員分組進(jìn)行培訓(xùn)和教學(xué)，讓信息化的進(jìn)程可以順利推進(jìn)和實(shí)施;第四，提高網(wǎng)絡(luò)維護(hù)質(zhì)量，不但要把網(wǎng)絡(luò)的安全性和穩(wěn)定性進(jìn)行升級(jí)，也要時(shí)刻檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)安全狀況;第五，運(yùn)用針對(duì)性的軟件，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身水平購(gòu)買或者開發(fā)新的軟件;第六，做好系統(tǒng)的更新和維護(hù)工作。財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的主要部分。

財(cái)務(wù)信息化步驟的第一步是系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)，包括系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)包括登錄模塊的設(shè)計(jì)、憑證管理模塊的設(shè)計(jì)、賬簿管理模塊的設(shè)計(jì)、報(bào)表管理模塊的設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)分析模塊的設(shè)計(jì)等等;數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)包括各種財(cái)產(chǎn)物資管理模塊以及證明、張、表等管理模塊。這些工作需要專業(yè)技術(shù)人員，既精通計(jì)算機(jī)技術(shù)有掌握了財(cái)務(wù)以及會(huì)計(jì)知識(shí)。

二、調(diào)查訪問(wèn)結(jié)果分析

P公司是茶葉銷售商，也是綠茶出口商。通過(guò)走訪收集到的P公司資料，發(fā)現(xiàn)P公司的信息化系統(tǒng)已經(jīng)包含了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管控區(qū)塊、人力資源調(diào)配區(qū)塊、機(jī)器設(shè)備區(qū)塊、方案計(jì)劃與開展區(qū)塊等等。各個(gè)區(qū)塊所對(duì)應(yīng)的職能不同，掌握著企業(yè)某個(gè)經(jīng)營(yíng)方向的重點(diǎn)活動(dòng)開展，他們組合在一起就形成了綜合性的規(guī)范管理系統(tǒng)，確保企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)能夠順利、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。比如說(shuō)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管控區(qū)塊掌握著項(xiàng)目早期的相關(guān)預(yù)算計(jì)劃，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)記錄，在項(xiàng)目結(jié)算后進(jìn)行項(xiàng)目數(shù)據(jù)核對(duì)和審計(jì)。比如人力資源管控區(qū)塊主要涵蓋企業(yè)內(nèi)部各部門和崗位的整體框架管控，以及相關(guān)人事活動(dòng)的獎(jiǎng)懲、工資、獎(jiǎng)金與津貼以及相關(guān)人員數(shù)據(jù)資料方面的數(shù)據(jù)整理歸納工作。機(jī)器設(shè)備管理可以整理歸納企業(yè)擁有的相應(yīng)資產(chǎn)情況包括采購(gòu)機(jī)器的開支、使用過(guò)程中的修理開支、目前設(shè)備數(shù)量等等，讓企業(yè)能夠使用的資產(chǎn)和資源更清晰明了。

雖然P公司是我國(guó)領(lǐng)先的對(duì)外貿(mào)易企業(yè)，擁有大量的綠茶對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)，但是在管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中并沒(méi)有積極使用信息化管理手段，沒(méi)有創(chuàng)新的現(xiàn)代管理模式而是堅(jiān)持過(guò)去的老舊手法。他們覺(jué)得信息技術(shù)可以在一定程度上有限度地優(yōu)化管控質(zhì)量，減少部分開支，但起不了決定性作用，因此信息技術(shù)并沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展水平。在目前的趨勢(shì)下，科技是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的核心力量，不僅僅是一個(gè)輔助資源，甚至能夠拉開不小的競(jìng)爭(zhēng)差距。因此P公司在信息化這一方面發(fā)展緩慢導(dǎo)致了以下缺陷：

1.信息化體系的相關(guān)工作人員數(shù)量不足

理論上認(rèn)為，中型及以上的企業(yè)，應(yīng)該都單獨(dú)擁有信息數(shù)據(jù)的專業(yè)部門，但P公司在信息管理方面的相關(guān)工作人員數(shù)量不足，公司為了減少這一部分的成本，就直接讓互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)工作者來(lái)處理這一區(qū)塊的工作。同時(shí)在招聘專業(yè)技術(shù)人才時(shí)沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的挑選和測(cè)試，導(dǎo)致目前的信息化團(tuán)隊(duì)不但人數(shù)不達(dá)標(biāo)，人員素質(zhì)也是有好有壞，雖然學(xué)歷情況不錯(cuò)，但理論水平和技術(shù)水平的差距被忽略了，工作人員整體水平上并不能滿足S公司的需求。技術(shù)和人才上的缺陷讓企業(yè)在信息管理方面出現(xiàn)了難以維持日常運(yùn)營(yíng)需求的局面，更不要說(shuō)改善和升級(jí)了。P公司是起步時(shí)間早的老牌公司，再加上從事的是茶葉這種傳統(tǒng)食品業(yè)，因此在理念上不夠新穎，對(duì)現(xiàn)代技術(shù)沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，同時(shí)也沒(méi)有重視這方面相關(guān)的人才培養(yǎng)，既沒(méi)有組建相應(yīng)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，也沒(méi)有訓(xùn)練企業(yè)內(nèi)部的工作人員。

2.信息交流和傳輸存在阻礙，系統(tǒng)不夠完善全面

企業(yè)內(nèi)部的不同部門在審核考察階段時(shí)并不是全公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一進(jìn)行的，而是分別使用單獨(dú)的考核辦法。由于每個(gè)部門都希望獲得不錯(cuò)的成績(jī)，甚至于希望能夠脫穎而出，比其他部門做得更好，因此財(cái)務(wù)部門與其他部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)互相協(xié)助，而是自己管自己，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息的交流和傳輸出現(xiàn)阻礙，十分不暢。然而企業(yè)事實(shí)上是一個(gè)整體，部門之間的行動(dòng)會(huì)互相影響，在沒(méi)有進(jìn)行充足的溝通前提下就貿(mào)然行動(dòng)，肯定會(huì)出現(xiàn)誤解和錯(cuò)漏現(xiàn)象，同時(shí)因?yàn)楦髯耘](méi)有互相協(xié)助，也導(dǎo)致工作效率低下。相關(guān)資料顯示，P公司的主流審核方式是利用手寫或者電子郵件的辦法來(lái)提交申請(qǐng)材料，而相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表也并沒(méi)有使用電子模式，依然保留手工填寫報(bào)表模式。雖然這中間會(huì)使用到部分軟件和現(xiàn)代工具，但大部分工作僅僅依靠紙筆書寫完成，企業(yè)缺乏一個(gè)系統(tǒng)性的管理和信息記錄留存體系，不但會(huì)降低工作效率和速度，同時(shí)也不利于相關(guān)數(shù)據(jù)的傳遞和保存，紙質(zhì)文件很容易被損壞或者遺失。

3.信息安全問(wèn)題

在財(cái)務(wù)信息風(fēng)險(xiǎn)方向上，P企業(yè)有可能面臨核心財(cái)務(wù)資料出現(xiàn)破損或者丟失的情況，還可能由于系統(tǒng)過(guò)于基礎(chǔ)而受到不法分子的攻擊，假如遭到攻擊，可能會(huì)導(dǎo)致全公司的運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)混亂。另一方面，P 公司在信息方面沒(méi)有牢固的保護(hù)和管控措施。因?yàn)樵谄髽I(yè)內(nèi)部的部門之間沒(méi)有建設(shè)好同意的系統(tǒng)性數(shù)據(jù)處理和管理模式，部門單獨(dú)處理相關(guān)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致高層沒(méi)有辦法對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)和各部門行動(dòng)做到完善觀測(cè)，信息的風(fēng)險(xiǎn)令人擔(dān)憂。

三、改善P公司財(cái)務(wù)信息化的思考

針對(duì)P公司財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀，本文進(jìn)行了如何改善P公司財(cái)務(wù)信息化方面的思考，也能夠?qū)︻愃破髽I(yè)在進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作中提供一些思路。

1.關(guān)注人才引進(jìn)和培養(yǎng)

對(duì)P 公司而言，企業(yè)信息發(fā)展的步驟是進(jìn)行技術(shù)培養(yǎng)和適應(yīng)的活動(dòng)，在進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)試和改進(jìn)過(guò)程中專業(yè)性很強(qiáng)，必須有充足數(shù)量的專業(yè)優(yōu)秀人才參與才能夠達(dá)到理想的效果。但是在這一時(shí)期內(nèi)，也并不僅僅是湊齊足夠數(shù)量的技術(shù)人才就可以達(dá)到目的和效果，更重要的是如何科學(xué)地把人才分配到最合適的崗位上去，讓所有人能夠發(fā)揮出最大的作用。在出現(xiàn)疑難雜癥的情況下可以共同努力、及時(shí)交流，讓大家能夠齊心協(xié)力來(lái)解決問(wèn)題，不但能夠更高效地解決問(wèn)題，同時(shí)也可以增進(jìn)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和協(xié)作能力。同時(shí)，在吸引了優(yōu)秀人才之后不能止步于此，一定要開展相應(yīng)的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，讓人才能夠更全面、完善地掌握相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，對(duì)企業(yè)的情況也可以深入了解，并且能夠熟練使用相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)，便于之后的工作開展。

P 公司在開展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)時(shí)，不但需要做好硬件和軟件方面的調(diào)整和改進(jìn)工作，同時(shí)對(duì)于工作人員的處理和對(duì)待也要妥善進(jìn)行。比如上下層級(jí)之前的關(guān)系、平級(jí)財(cái)務(wù)部門與其他部門主管之間的關(guān)系、合理進(jìn)行利潤(rùn)分配等，都需要進(jìn)行妥善且周密的考慮。要公平合理地處理各項(xiàng)關(guān)系，同時(shí)幫助各方人員增進(jìn)溝通和交流，把存在的矛盾和沖突盡早處理解決，讓日后的內(nèi)部關(guān)系更加健康、和諧，能夠共同努力為企業(yè)奮斗。

2.增加交流溝通并優(yōu)化ERP系統(tǒng)

通過(guò)ERP系統(tǒng)把企業(yè)的多個(gè)方面和各項(xiàng)流程集中到一起進(jìn)行管控，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理模式打造更高效、更規(guī)范、低風(fēng)險(xiǎn)、高質(zhì)量的一體化管理企業(yè)。另外ERP系統(tǒng)能夠把不同區(qū)塊數(shù)據(jù)和資源規(guī)整到一起進(jìn)行統(tǒng)籌安排，之前散落在各個(gè)區(qū)塊的信息和資源被整合到一起之后重新分類，不但能夠提高囤積資源的利用率，同時(shí)也可以把多項(xiàng)分散的資源整合在一起運(yùn)用，產(chǎn)生更大更強(qiáng)的效益。另一方面也可以因?yàn)榻y(tǒng)一管理而減少不必要的勞動(dòng)和人工，節(jié)省部分開支。想要降低ERP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)，就必須做好信息和數(shù)據(jù)的安全保護(hù)措施，做好防火墻工作，同時(shí)制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)使用和傳輸條例，不得隨意將企業(yè)的數(shù)據(jù)外傳，應(yīng)該在數(shù)據(jù)搜集、整理、錄入、保存等步驟都嚴(yán)密進(jìn)行。在進(jìn)行合同的起草、討論、審核過(guò)程中也可以借助ERP系統(tǒng)，讓合同的流程更加嚴(yán)謹(jǐn)合理，相關(guān)的人員都能夠在適當(dāng)?shù)牟襟E參與其中，又避免了資料的外泄。諸如此類的應(yīng)用還可以推廣到企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)的諸多活動(dòng)中，讓企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)都能夠在嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、高效的氛圍和體系下開展。另外，也可以減少管理層過(guò)去煩瑣卻重復(fù)的基礎(chǔ)工作，能夠集中精力到更重要、更關(guān)鍵的決策工作。

3.運(yùn)用現(xiàn)代科技降低信息風(fēng)險(xiǎn)

首先，采用現(xiàn)代科技中的身份查驗(yàn)功能，讓數(shù)據(jù)和信息只能被特定人群接觸到，同時(shí)對(duì)于不同的人群應(yīng)該設(shè)置不同的信息權(quán)限。不能簡(jiǎn)單設(shè)置一個(gè)賬號(hào)和密碼，被破解的可能性很大會(huì)增大風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，最好能夠設(shè)置更安全的身份查驗(yàn)?zāi)Ｊ?，比如指紋識(shí)別、人臉識(shí)別、聲紋識(shí)別等。同時(shí)要把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就可以方便追責(zé)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)注意設(shè)置崗位不相容，可以設(shè)置錄入人員和審批人員，避免一人操作的危險(xiǎn)性。在輸入數(shù)據(jù)的部分，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的檢測(cè)程序，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。為了防止不法分子利用技術(shù)手段竊取公司機(jī)密，一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，建立好防火墻，對(duì)于訪問(wèn)的IP地址進(jìn)行記錄，同時(shí)關(guān)鍵的文件一定要設(shè)置多重密碼和驗(yàn)證模式，不能被輕易打開閱讀。

其次，做好工作人員管控工作。頒布嚴(yán)格的條例，一旦出現(xiàn)不正常的信息數(shù)據(jù)，就要追責(zé)到相關(guān)人員，給予應(yīng)有的懲處，假如是故意造成的更要嚴(yán)肅處理，不得姑息。在數(shù)據(jù)錄入之后的步驟中應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檢查核對(duì)系統(tǒng)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息存在的問(wèn)題，把風(fēng)險(xiǎn)和不安全因素及時(shí)找出來(lái)處理，提高企業(yè)信息的安全性。要讓全體工作人員都知道信息安全的重要性，在工作中做好信息的保護(hù)工作，在錄入信息時(shí)仔細(xì)核對(duì)、盡可能避免失誤。

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