淺談科技項目檔案的整合與編研

朱婧文 王燕

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

“科技檔案是機關、團體、單位或個人在科技活動中形成的、作為歷史記錄整理留存的信息載體。”它具有知識性和信息性、原始性和記錄性、成果性和社會文化性等重要性質，是進行科技生產活動、日常工作學習和技術研究等不可缺少的重要理論依據，一直被大量傳閱、借閱、查詢、復印。作為人類重要的信息資源，科技檔案資源對人類經濟社會的發(fā)展、科學技術的進步都有著重要意義。研究院所的主要工作職責是對科研項目的研究和創(chuàng)新，科技檔案是研究院所很多年來科研成果的保存和累積，也是科研單位知識生產的重要表現形式，科技檔案的開發(fā)利用是實現科技檔案價值的根本途徑。鼓勵知識創(chuàng)新，實現知識增值也是現代科技產業(yè)化發(fā)展的必然趨勢，那么作為知識資源載體的科技檔案知識化的有效整合，建立科技檔案資源庫就顯得尤為重要了。

一、轉變觀念，開發(fā)和整理檔案信息資源

科技檔案對研究院所學術研究和科研創(chuàng)新工作的促進意義是顯而易見的?？萍紮n案內容的廣泛性和知識性等特性，使科技檔案在立檔與分類、系統(tǒng)整理和科學編目等檔案工作中提出了更高的要求。

首先，研究院所缺乏對科技檔案的整合管理工作?？蒲许椖肯嚓P的管理性文件如立項審批文件、開題報告、申請書、結題驗收等歸科技處預立卷，專利證書歸國有資產處管理，科學研究性文件如實驗記錄和總結、科研（項目）課題的研究報告、論文（著作）、設計文件和圖紙等的形成和管理部門在各個研究室或課題組。同一個課題的科技檔案預立卷工作，歸多個部門負責和管理，使得具有檔案最終保存和整理編研職責的綜合檔案室，在對其收集時有很大的難度，更難以進行后面的價值和開發(fā)與利用。

其次，科技檔案涉及的內容復雜并形式多樣，既有與科研項目相關的實驗記錄、設計圖紙、論文專著、成果報告、學位論文等，也有立項審批、結題驗收、進展報告等科研管理文件，既有大量的紙質文檔，也有越來越多的電子文檔，進行分類、整合與管理，既要有檔案專業(yè)知識，還要有相應的人力、資金和場地。部分科研院所因為檔案管理人員缺乏專業(yè)技術，管理落后，設備老化，難免造成科研成果和實驗數據等資料的保存不當或丟失，使科技檔案不完整，不能充分發(fā)揮其應有的參考借鑒作用。

再次，科研院所在對科研課題整理和分類時，通常是以課題分類法，這個方法就比較適用于獨立的研究課題進行檔案和立檔管理。但是，往往一個專業(yè)的科研院所，所研究的領域和專業(yè)是十幾年甚至幾十年的創(chuàng)新和知識的研究累積，是若干個獨立的科研項目或課題的形式存在的。這些課題雖然研究內容和名稱各有不同，但很多是有相同的項目負責人、相同的研究對象、相同的研究方法，在同一研究專業(yè)和領域有著內在的聯(lián)系。檔案以科研項目或課題獨立保存，割裂了項目和課題間的有機聯(lián)系。

因此，檔案工作要轉變觀念，檔案的核心工作不僅是檔案的保存，開發(fā)和整理檔案信息資源也是檔案工作的重要組成部分。首先應建立科研檔案的歸檔范圍和歸檔流程，細化每個歸檔文件材料及其及應歸檔部門，確保文件的完整準確。其次，要開發(fā)和整理已歸檔的多種類檔案，將紙質檔案、電子檔案、照片檔案等載體形式整合到一個資源庫，進行編目和利用;將相同研究領域和專業(yè)的獨立的科研項目和課題檔案進行整合和二次編研，形成知識化得科技檔案資源，實現知識增值，體現科研院所整體的科研技術水平。

二、有效整合知識資源，加強科研檔案編研

如何高效運用科技檔案，提升科研單位知識生產的效率和能力，發(fā)揮科技檔案資源在知識生產和社會生產中的作用，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，是科研單位科技檔案面臨的重要課題。長期以來水平科研研究院所已經沉淀了大量的科研項目檔案，是文獻性知識和經驗的積累?？萍紮n案作為一種原始信息記錄， 雖然具有很大的利用價值，但其信息的存儲形式是離散分布的，庫藏科技檔案缺乏系統(tǒng)性，科技人員需要逐份查閱相關科技檔案，花費大量時間精力“大海撈針”才可能找到有用信息。檔案的整合和編研工作，可以通過對復雜科技檔案信息的優(yōu)化與有序化，增強科技檔案信息的針對性，提高檔案的利用效率。

科技檔案的整合和編研是指根據客觀的需要，按照一定的題目，在對科技檔案信息分析和研究的基礎之上，對它們進行匯集、加工，編制成各種科技檔案編研成果，為科技、生產及其各項管理工作活動提供科技檔案信息服務?？萍紮n案整合和編研工作是開發(fā)利用科技檔案信息資源的一種形式。簡而言之，科技檔案的整合和編研就是將大量分散的科技檔案信息科學加工編排，形成形式多樣、系統(tǒng)性的信息成果。具體有以下幾種：

1.科技成果簡介

這是一種對科技檔案內容和特征進行提煉，以文摘形進行簡介的編研成品，按照“序言、總目錄、檔案編號、成果名稱、研制背景、課題立項及批復情況、主要完成人員、研究起止時間、創(chuàng)新點、內容概述、主要戰(zhàn)技指標、經濟效益、專利情況、應用推廣、成果鑒定意見、成果評審、成果批復文件、獲獎證書、成果配套材料目錄等”欄目設置，詳細介紹了科技成果綜合情況?？萍既藛T通過查閱 《 科技成果簡介》，可以很方便地找到需要的綜合數據，還可根據檔案編號找到所有原件檔案深層利用。

2.科技工作年鑒

以年度為時限，條目記事體為體例結構，由“前言編輯說明、目錄、正文、統(tǒng)計表、圖片、附錄、索引”等組成，總結概括某特定單位“隸屬結構、人員編制、資源管理、科技活動情況、技術研究及學術交流、試驗訓練、設施建設、會議情況、大事計、各項基礎統(tǒng)計數據、重大活動影視圖片資料”的綜合性編研成品。年鑒全面系統(tǒng)反應某特定單位建設和發(fā)展狀況，也為撰寫各種史料提供真實、可靠的第一手材料。

3.科技史料

以本系統(tǒng)或本單位科技檔案為基礎編寫，真實、全面反映本系統(tǒng)或本單位科技活動歷史面貌和成果的史料性質編研成品。

4.專題匯編與摘編

專題匯編是按照特定專題選取適用科技檔案，采用復制方法對分散的科技檔案部分或全文匯集加工的編研成品。 摘編是按照專題，以提供科技檔案精華內容為目的，對科技檔案摘錄、整理編輯的編研成品。兩者選題范圍廣泛，內容靈活，通過將分散的科技檔案信息有機整合，使利用者在最短時間內獲得最大信息量。且不改變檔案原件、原圖內容，既有憑證作用，又包含巨大使用價值。

5.圖集、圖冊

將設備生產、工程建造、測繪及某些專業(yè)性圖片、圖樣，如設計圖、施工圖、示意圖、完工圖等，配置必要的文字或數據說明，按照專題匯編成集冊的編撰成品。其專業(yè)性、通用性強，可以直觀反映產品、設備或工程項目的技術數據和特征、用途，是相關專業(yè)技術人員重要的參考資料和工作依據。

科技檔案編研是創(chuàng)新性科研活動，它不是將科技檔案簡單羅列串聯(lián)，而是對科技檔案信息進行定向科學研究和加工整理，是具有研究性的科技服務工作。科技檔案編研著重通過對科技檔案信息內容的分析研究，生產出科技檔案編研成果，是對已經產生的知識的分析、鑒別和整理，是使知識系統(tǒng)化的過程。搞好檔案服務工作，滿足實際的檔案利用服務需要，保護知識產權，最大限度地發(fā)揮檔案的利用價值，是開展科技檔案編研工作的根本目的。

結束語

科技檔案是科研研究院所學術和科研發(fā)展歷史的見證，是寶貴的學術資源，具有重要的參考和促進作用。我們知道科技檔案的整理和編研工作是非常重要的一個環(huán)節(jié)，我們必須引起足夠的重視，不可掉以輕心。這就要求我們改變以往陳舊的觀念，不能將科學檔案的整理工作簡單的只當做是保管的責任，而是結合目前的科技信息服務，打破傳統(tǒng)規(guī)則。創(chuàng)造出為科技檔案的整理和編研更切實可行的方案，讓檔案工作開辟出一個新的局面，并發(fā)揮其最大作用，為人們提供更方便更快捷的服務。

參考文獻

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