建筑設(shè)計單位檔案管理方法和改進(jìn)

孫真

摘 要：在建筑工程建設(shè)中，設(shè)計是核心環(huán)節(jié)，良好的設(shè)計能夠為建筑的施工提供參考依據(jù)。在建筑設(shè)計中，涉及大量的圖紙、文件、報告等，這些資料關(guān)乎建筑整體的質(zhì)量安全，必須得到足夠的重視。本文從建設(shè)設(shè)計單位檔案管理功能出發(fā)，對其管理方法的改進(jìn)策略進(jìn)行了討論，希望能夠為建筑設(shè)計單位的檔案管理提供一些參考。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計單位 檔案管理 方法 改進(jìn)

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

前言

建筑設(shè)計單位在經(jīng)營管理的過程中，會產(chǎn)生大量的圖紙資料、計算資料、勘查數(shù)據(jù)等檔案文件，其管理工作會對企業(yè)自身的發(fā)展產(chǎn)生直接影響。為了確保建筑工程的設(shè)計效果，實現(xiàn)相應(yīng)的質(zhì)量控制目標(biāo)，應(yīng)該采用先進(jìn)的檔案管理方法，配合相應(yīng)的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對于檔案資料的有效管理。

一、建筑設(shè)計單位檔案管理功能

1.使用功能

建筑設(shè)計單位在工程項目的規(guī)劃建設(shè)中，涉及工程量巨大，加上工程建設(shè)的復(fù)雜性和長期性，為了保證整體質(zhì)量，很多時候都需要用到其他建設(shè)項目的原始數(shù)據(jù)，針對實際工程資料進(jìn)行驗證，這樣才能確保設(shè)計的可靠性。從這個角度分析，建筑設(shè)計單位的檔案資料在使用功能方面，有著較高的參考價值，而且可以實現(xiàn)重復(fù)利用。

2.原始記錄功能

建筑設(shè)計單位的檔案資料設(shè)計的內(nèi)容有很多，如設(shè)計圖紙、設(shè)計變更文件、技術(shù)說明等，而這些資料通常都會以項目為單位，每一個項目都會涉及大量繁瑣的數(shù)據(jù)資料，其本身可以說是對項目建設(shè)全過程的一種記錄，也是檔案管理的基礎(chǔ)和主要對象。

二、建筑設(shè)計單位檔案管理方法和改進(jìn)

新時期，市場需求的持續(xù)增長，使得建筑設(shè)計單位原本的檔案管理方法已經(jīng)逐漸無法滿足實際需求，必須做好相應(yīng)的改進(jìn)和創(chuàng)新。以信息技術(shù)為支撐，檔案管理工作開始逐漸朝著信息化、服務(wù)化和人性化的方向發(fā)展，建筑設(shè)計單位的檔案管理部門更是應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)管理理念，推動檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。建筑設(shè)計單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)該確保所有工程項目和文件管理的統(tǒng)一有序，構(gòu)建起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息化共享平臺，確保用戶可以非常方便地對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析，同時建立起能夠?qū)Πl(fā)圖進(jìn)展進(jìn)行跟蹤和有效渠道，把握項目進(jìn)度控制的主動權(quán)，在工程項目完成后，應(yīng)該做好其規(guī)范命名，建立起完善的檔案資料庫，對項目中所有的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集和整理^[1]。

1.充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

針對當(dāng)前檔案管理中存在的問題，為了能夠更快實現(xiàn)檔案管理的信息化和共享化，建筑設(shè)計單位應(yīng)該高度重視檔案管理工作，在條件允許的情況下，做好信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化工作，積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，配合專業(yè)的檔案管理人員，盡可能提高檔案資料的管理水平，在單位內(nèi)部建立現(xiàn)代化檔案管理平臺，在對企業(yè)內(nèi)部資料進(jìn)行無紙化轉(zhuǎn)換的同時，以電子簽名代替手工簽名，同時運(yùn)用掃描技術(shù)，將外部紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子文檔，存儲到檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺中，做好資料的歸類整理。對于接收到的重要檔案，可以利用平臺共享給專業(yè)人員，提升檔案的利用效率。應(yīng)該注意，檔案的信息化和共享化必然會伴隨著數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和安全性問題，要求檔案管理人員應(yīng)該采取先進(jìn)的技術(shù)措施做好防范和處理工作，例如，在需要對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問時，必須經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)的審核，簽訂好相應(yīng)的授權(quán)文件，開放對應(yīng)訪問權(quán)限后，才能對數(shù)據(jù)庫中的檔案資料進(jìn)行查閱或者復(fù)制，如果需要對一些保密性文件進(jìn)行下載，則必須持有具備相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時下載權(quán)限書，而如果需要對文件資料進(jìn)行修改或者變更，則應(yīng)該將其與修改前的數(shù)據(jù)進(jìn)行一同保存，形成可供查閱的文檔歷史記錄，確保在數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤時能夠及時對其進(jìn)行恢復(fù)。

2.創(chuàng)建知識管理服務(wù)系統(tǒng)

新的檔案管理模式下，建設(shè)設(shè)計單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)該充分關(guān)注檔案使用者的現(xiàn)實需求，同時考慮在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。信息的收集和檢索過程可以引入知識樹形式，從點(diǎn)線面的層次出發(fā)，針對各類設(shè)計單位的檔案，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行體系化歸類，確保單位管理人員以及設(shè)計人員能夠非常方便地獲取數(shù)據(jù)庫中的信息，推動行業(yè)內(nèi)部知識與信息的交流，同時加強(qiáng)對于單位設(shè)計人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，以此來實現(xiàn)建筑設(shè)計行業(yè)的健康發(fā)展^[2]。

3.完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

一是應(yīng)該對檔案室的位置以及防護(hù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)工作，對存在的問題及時進(jìn)行處理，避免其可能對檔案管理造成的影響;二是應(yīng)該依照現(xiàn)實需求，對檔案密集架進(jìn)行采購和擺放，做好檔案庫房、閱檔室以及辦公室的合理安排工作，盡可能做到三者分開，實現(xiàn)防塵、防光、防蟲等相關(guān)要求;三是應(yīng)該確保檔案管理制度上墻，對各類檔案進(jìn)行整理后，做到上架入庫管理。

4.健全檔案管理制度

一是應(yīng)該針對檔案管理任務(wù)，做好相應(yīng)的分解工作，對每個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任進(jìn)行明確，制定出切實可行的考評指標(biāo)，確保在出現(xiàn)問題時不會出現(xiàn)彼此推脫的情況，這樣也能夠提升檔案管理人員的積極性;二是應(yīng)該對檔案管理的硬件和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，制定出更加有效的檔案室管理制度，確保工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案的資料的妥善保管，通過定期的檢查與修正來保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性;三是應(yīng)該依照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)法律及規(guī)范的要求，對歸檔、保管、鑒定、銷毀乃至統(tǒng)計等檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善，從單位的實際情況出發(fā)，制定切實可行的檔案管理辦法，做好不同類別檔案資料的整理工作，以此來保證檔案管理的效果^[3]。

三、結(jié)束語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作開始朝著信息化的方向發(fā)展，管理理念和管理模式也在不斷創(chuàng)新。完善的管理制度和先進(jìn)的管理技術(shù)是保證檔案管理效果的前提，也是建筑設(shè)計單位需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。新時期，建筑行業(yè)飛速發(fā)展，建筑設(shè)計單位也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展潮流，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，在開展檔案管理工作時，應(yīng)該從檔案管理中存在的問題出發(fā)，做好檔案管理方法的改進(jìn)和創(chuàng)新，及時對問題進(jìn)行解決，以此來保證檔案管理的效果，為建筑工程的建設(shè)提供可供參考的數(shù)據(jù)信息，在保證其質(zhì)量的同時，推動建筑行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]康郁杰.信息化時代勘察設(shè)計單位檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（12）：153.

[2]劉紅艷.試論如何做好建筑設(shè)計單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018，（03）：41.

[3]范國萍.建筑設(shè)計單位檔案管理方法及創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（19）：66-67.