事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討

程遠(yuǎn)鵬

摘 要：事業(yè)單位實施檔案信息化管理，是為了淘汰傳統(tǒng)的人工檔案整理方式，推動事業(yè)單位走向現(xiàn)代化以及信息化、規(guī)范化發(fā)展。現(xiàn)如今事業(yè)單位隨著新常態(tài)下供給側(cè)改革的落實，正在不斷完善各項管理制度，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率以及高水平的發(fā)展，以適應(yīng)新時代不斷變化的市場環(huán)境。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案信息化 管理策略

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

一、事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)意識不強

雖然事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的目標(biāo)已經(jīng)提出，但是不少單位檔案管理人員并不重視檔案信息化建設(shè)困境，既沒有掌握充足的信息技術(shù)，也沒有將檔案信息化建設(shè)納入到工作計劃中，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案管理的作用和管理意義缺乏了解。也正是因為事業(yè)檔案管理人員缺乏信息化意識，不重視檔案信息化發(fā)展，才導(dǎo)致在基層工作中事業(yè)檔案信息化建設(shè)遲遲難以取得成果。

2.檔案管理人員素質(zhì)不強且規(guī)范缺失

檔案信息化發(fā)展目前還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，無論是規(guī)劃還是檔案管理現(xiàn)狀，都處于無序狀態(tài)，管理標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的缺失，阻礙了檔案管理信息化發(fā)展的步伐，難以展現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的功效。且檔案信息化工作人員，對信息技術(shù)和管理理念認(rèn)識不足，沒有具備檔案現(xiàn)代化發(fā)展的意識，對于工作的規(guī)劃和執(zhí)行，局限在對檔案的管理和存檔中，檔案信息化管理的手段和管理理念的缺失，不利于檔案信息化工作。

3.檔案信息化設(shè)備和技術(shù)不足

由于事業(yè)單位檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)并不上心，自然不會按照檔案信息化建設(shè)的要求引進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備及技術(shù)，實現(xiàn)檔案的信息化處理和保存等，也不會建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案的信息化管理。但是，對于檔案信息化建設(shè)而言，完整的信息設(shè)備是實現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，為確保信息化建設(shè)順利展開，就必須要為檔案信息化發(fā)展配齊充足的設(shè)備和技術(shù)條件，在軟硬件設(shè)備和技術(shù)的推動下，順利開展檔案信息化發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理策略

1.提高檔案信息化管理的地位

事業(yè)單位要將檔案信息化管理納入到整個工作體系規(guī)劃中，進(jìn)而提高單位管理人員以及檔案管理人員對檔案信息化管理的重視，一旦檔案信息化管理成為事業(yè)單位的核心工作項目之一，則檔案信息化管理所需的資金和設(shè)備，就能得到單位認(rèn)可，單位財政部也會下?lián)芟鄳?yīng)的款項專門用于檔案信息化管理建設(shè)，有足夠的資金以及工作認(rèn)可，則事業(yè)單位的檔案信息化管理進(jìn)程就會顯著加快。因此，為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，檔案管理人員要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理的認(rèn)同，積極推動單位工作規(guī)劃中將檔案管理納入其中，并提出信息化管理的目標(biāo)，從而引入計算機、打印機以及信息化管理平臺建設(shè)，在建設(shè)中依據(jù)信息化管理的要求，在人員配置以及信息技術(shù)應(yīng)用和物理調(diào)配中，都以事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理為依據(jù)，構(gòu)建科學(xué)完善的信息化管理機制，并將安全性的問題歸入到檔案管理體系中，加強檔案信息化管理對安全的需求，建立好檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，積極利用云計算以及大數(shù)據(jù)、反病毒技術(shù)等，建立科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全信息體系，避免出現(xiàn)單位信息泄露等問題，積極提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效用。

2.強化檔案管理人員素養(yǎng)

強化檔案管理人員的素養(yǎng)，第一步先要強化檔案管理人員的培訓(xùn)力度，由于檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工程，管理人員，要具備優(yōu)質(zhì)的信息素養(yǎng)和先進(jìn)的管理理念，將現(xiàn)代化管理模式應(yīng)用到檔案管理中，為檔案信息化管理提供專業(yè)性人才。所以，事業(yè)單位要組織檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)學(xué)習(xí)和管理理念培訓(xùn)，依據(jù)檔案信息化管理所需的能力，制定科學(xué)、完善的培訓(xùn)計劃，通過電子檔案制作、電子檔案信息挖掘以及電子檔案應(yīng)用培訓(xùn)類的主題培訓(xùn)課，逐步優(yōu)化檔案管理人員的信息素養(yǎng)，然后開展檔案專業(yè)知識和計算機應(yīng)用技術(shù)等專題競賽工作，持續(xù)性提高管理人員的計算機應(yīng)用能力，和掌握檔案管理的專業(yè)性知識。由于當(dāng)前事業(yè)單位多數(shù)檔案管理人員都不是專業(yè)出身，為提高其檔案管理能力，需要定期派遣檔案管理人員對外交流和學(xué)習(xí)，提高其專業(yè)水平，通過到其他單位的學(xué)習(xí)和訪問，積極借鑒他們的檔案管理經(jīng)驗，為本單位檔案管理積極做出貢獻(xiàn)，提高檔案信息化管理質(zhì)量。

3.完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的完善，一方面是要完善事業(yè)單位檔案信息化管理流程，對檔案資料輸入、檔案資源管理以及檔案儲存等工作制定相應(yīng)的流程標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料進(jìn)行核查和審對，為各項檔案信息化管理工作考核和工作執(zhí)行提供相應(yīng)的準(zhǔn)則。在檔案管理過程中，按照信息化發(fā)展的要求，確定可用的錄入方式，制定規(guī)范的錄入格式，和歸納正確的錄入語言和符號等，在檔案儲存中，依據(jù)規(guī)范的檔案格式進(jìn)行核對與審查，全面落實檔案全面信息化的條件，要求所有檔案管理人員都采用統(tǒng)一的格式，保存和錄入信息，并按照檔案資料軟件的開發(fā)技術(shù)，制定檔案信息化管理的建設(shè)目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。

4.建立信息化管理平臺

事業(yè)單位信息化管理平臺的建立，能便于管理人員相互交流，便于部門之間的檔案交接，實現(xiàn)檔案信息的共享，便于進(jìn)行檔案信息查詢。利用信息化平臺，在網(wǎng)絡(luò)平臺中實現(xiàn)檔案信息化管理，工作人員相互交流意見，便捷實現(xiàn)內(nèi)部信息的查找和檢查，及時修正和完善檔案信息，更加科學(xué)以及規(guī)范地管理檔案，以信息化平臺的建設(shè)，克服技術(shù)以及管理上的不足，使得復(fù)雜以及無聊的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作更加簡約。且在平臺上，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，對檔案進(jìn)行合理的保管和存檔，實現(xiàn)檔案信息的安全管理，充分利用好現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在檔案信息歸整和資源篩選中的應(yīng)用，提高檔案管工作的速度和質(zhì)量。

結(jié)語

綜上所述，目前事業(yè)單位檔案信息化管理存在檔案管理人員素質(zhì)不強且規(guī)范缺失、檔案信息化設(shè)備和技術(shù)不足、檔案信息化建設(shè)意識不強的問題，針對現(xiàn)如今的事業(yè)單位檔案管理情況，應(yīng)該提高檔案信息化管理的地位、強化檔案管理人員素養(yǎng)、完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而推動究事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展。

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