企業(yè)文書檔案管理滯后性探討

摘 要：文章首先分析了企業(yè)的文書檔案管理現(xiàn)狀，例如企業(yè)在管理過程中存在管理意識(shí)薄弱、管理制度不完善和隊(duì)伍建設(shè)不足等問題，隨后文章提出了促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)文書檔案管理的有效措施，例如提高文書檔案管理重視程度、規(guī)范文書檔案管理、提升管理人員綜合素質(zhì)、建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等，希望能給相關(guān)人士提供一些參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理系統(tǒng) 規(guī)范管理

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）06-00-01

引言

在企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理的作用十分突出。因?yàn)槠髽I(yè)日常運(yùn)行過程中的行政活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生多種資料信息，在這種狀況下，就需要對(duì)其中的各種文件進(jìn)行妥善管理。文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用主要可以從下面兩種層面體現(xiàn)出來，首先是能夠?qū)⑵髽I(yè)發(fā)展過程全面記錄下來，其次是能夠?yàn)槠髽I(yè)的未來發(fā)展提供可靠的決策支持。

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

1.管理意識(shí)淡薄

因?yàn)槠髽I(yè)中的文書檔案管理工作需求不高，工作效果不明顯，同時(shí)日常管理又比較復(fù)雜，因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員也就降低了對(duì)于文書檔案管理工作的重視，影響了管理人員的工作態(tài)度。此外，領(lǐng)導(dǎo)的忽視導(dǎo)致的另一個(gè)問題就是基礎(chǔ)設(shè)備的配置不足，缺少專用的打印機(jī)和除濕機(jī)等設(shè)備，從而影響了文書檔案管理的完整性與安全性。此外文書檔案管理中的軟件更新問題也會(huì)對(duì)文書檔案管理和其他業(yè)務(wù)之間的銜接過程造成一定的影響。為此，應(yīng)該從根源入手，提高領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)資金投入。

2.管理制度不夠完善

盡管部分企業(yè)在發(fā)展過程中逐漸認(rèn)識(shí)到了文書檔案管理的重要性，同時(shí)還制定了文書檔案管理的具體管理制度，但是相關(guān)制度文件和具體實(shí)施過程之間卻存在嚴(yán)重的脫節(jié)問題，從而不能發(fā)揮出制度的管理作用，無法對(duì)企業(yè)中的文書檔案管理進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，同時(shí)在企業(yè)進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，還沒有合理的反饋考核方法，導(dǎo)致部門之間在管理過程中存在較為嚴(yán)重的互相推諉問題，企業(yè)間的權(quán)責(zé)不明現(xiàn)象也愈加突出。為此企業(yè)應(yīng)該通過制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理準(zhǔn)則，促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行。

3.隊(duì)伍建設(shè)不足

從外部角度對(duì)企業(yè)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，企業(yè)中因?yàn)槿藛T離職、干部調(diào)動(dòng)、結(jié)構(gòu)變更等因素的影響，導(dǎo)致企業(yè)中的文書檔案管理人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)存在不穩(wěn)定的問題。從而企業(yè)內(nèi)部角度分析，發(fā)現(xiàn)相關(guān)文書檔案管理人員存在整體素質(zhì)水平不一等問題，管理人員之間的素質(zhì)能力存在較大差異。部分新進(jìn)的管理人員基礎(chǔ)技能較差，同時(shí)對(duì)于業(yè)務(wù)也不夠熟悉，從而對(duì)規(guī)范化的文書檔案管理產(chǎn)生一定阻礙。

二、加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理的有效措施

1.提高文書檔案管理重視程度

企業(yè)在各個(gè)生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)期會(huì)產(chǎn)生具有重要價(jià)值的歷史資料，而這些資料的形式也存在較大的差異，主要囊括了管理、經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)等活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)未來發(fā)展具有重要的借鑒價(jià)值，為此企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能促進(jìn)文書檔案管理的前進(jìn)發(fā)展^[1]。企業(yè)也能夠增加文書檔案管理方面的資金投入，健全文書檔案管理過程中所需的各種基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，讓文書檔案管理部門能夠擁有充足的資金去購(gòu)買檔案設(shè)備，加強(qiáng)技術(shù)投資，組織管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)等，促進(jìn)管理質(zhì)量的有效提高，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)各部門對(duì)于文書檔案管理的重視，還能做好相關(guān)輔助工作，以更好的配合度促進(jìn)文書檔案管理的順利進(jìn)行。

2.規(guī)范文書檔案管理

為了促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的全面優(yōu)化，還應(yīng)該制定合理的制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，從而讓文書檔案管理能夠更加規(guī)范，保證各項(xiàng)責(zé)任的全面落實(shí)，除此之外，企業(yè)還可以通過一體化方法進(jìn)行管理，針對(duì)文書檔案管理中的撰寫要求、儲(chǔ)存格式、檔案用紙樣式等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的管理要求，并制定完善的工作準(zhǔn)則^[2]。在資料管理初始階段開始就進(jìn)行全面控制，逐層深入，從而對(duì)相關(guān)文檔資料的管理控制工作細(xì)化到每一工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，對(duì)于那些已經(jīng)整理結(jié)束的資料應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)儲(chǔ)存，避免發(fā)生文書檔案資料遺失等問題的發(fā)生。

3.提升管理人員綜合素質(zhì)

職員是文書檔案管理的主要負(fù)責(zé)者，能夠?qū)ξ臅鴻n案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，為此企業(yè)應(yīng)該重視員工的培訓(xùn)工作，讓相關(guān)管理人員能夠?qū)ξ臅鴻n案管理有一個(gè)更加清晰的認(rèn)知，避免形式化問題發(fā)生。比如企業(yè)可以利用集中培訓(xùn)或是組織管理人員定期參加講座等方法提升其管理意識(shí)。此外負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員還應(yīng)該從自身角度出發(fā)，不斷提升自己的管理能力，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)，不斷提高自己。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種先進(jìn)科技的出現(xiàn)也改變了企業(yè)中的工作形態(tài)，企業(yè)中也逐漸建立起現(xiàn)代化的管理模式，辦公流程也不斷優(yōu)化，從而能夠促進(jìn)文書檔案管理的不斷優(yōu)化創(chuàng)新。文件是檔案管理的基礎(chǔ)形式，而檔案管理則是企業(yè)各種文件資料的終極形態(tài)，因此文件的內(nèi)容也會(huì)對(duì)文書檔案管理效果產(chǎn)生一定影響，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人員提高檔案意識(shí)，形成深厚的管理意識(shí)與責(zé)任感，提高專業(yè)技能，并能夠熟練使用各種現(xiàn)代化辦公軟件。

4.建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，能夠進(jìn)一步提高企業(yè)的文書檔案管理質(zhì)量，為此企業(yè)中應(yīng)該建立起針對(duì)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)管理系。以企業(yè)中的文書檔案管理部門為核心，建立起綜合企業(yè)各個(gè)職能部門的全覆蓋、全參與、全方位的文書檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，其中除文書檔案管理部門之外的企業(yè)職能部門屬于系統(tǒng)中的二級(jí)機(jī)構(gòu)，在這一管理系統(tǒng)中，是由各個(gè)業(yè)務(wù)單位中的檔案管理人員和企業(yè)中的文書檔案管理部門實(shí)施直接領(lǐng)導(dǎo)的，并促進(jìn)文書檔案管理逐級(jí)落實(shí)。文書檔案作為企業(yè)運(yùn)行發(fā)展中重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)自身核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要內(nèi)容之一，同時(shí)也是企業(yè)未來發(fā)展和提高自身競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的信息基礎(chǔ)，為了促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理質(zhì)量、效率的全面提升，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)于文書檔案信息的采集整理工作。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)中的文書檔案管理水平也能夠展現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，是整個(gè)企業(yè)綜合水準(zhǔn)的直接反應(yīng)。通過提高企業(yè)中文書檔案管理質(zhì)量，還能夠促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，為此企業(yè)應(yīng)該樹立起現(xiàn)代化的管理理念，將檔案管理系統(tǒng)有效應(yīng)用于文書檔案管理當(dāng)中，從而順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)自身實(shí)力的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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[2]李超.企業(yè)文書檔案管理滯后性探討[J].企業(yè)改革與管理，2016（01）：29-31.

作者簡(jiǎn)介：付麗君（1988.03—），女，籍貫：湖北孝感，民族：漢，最高學(xué)歷：本科，目前職稱：助理政工師，研究方向：企業(yè)文書檔案管理滯后。