如何建立合理的土地儲(chǔ)備檔案管理體系

劉冬梅

摘 要：土地儲(chǔ)備中心是在各省市縣政府指導(dǎo)下，依照相關(guān)規(guī)定完成建設(shè)用地指標(biāo)儲(chǔ)備的單位，通過(guò)收回、收購(gòu)、征用等多種途徑取得土地的使用權(quán)，并對(duì)收回的土地進(jìn)行儲(chǔ)存及開(kāi)發(fā)整理，并向社會(huì)提供建設(shè)用地，土地儲(chǔ)備行為可以加強(qiáng)土地的調(diào)控，規(guī)范土地市場(chǎng)運(yùn)行，提高建設(shè)用地保障能力。在土地收購(gòu)、征用、置換、安置等過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一系列的具有保存價(jià)值的文字、影像、圖片等不同形式的記錄，這些記錄需要收集歸檔，最終形成土地儲(chǔ)備檔案。本文通過(guò)對(duì)土地儲(chǔ)備檔案重要性及意義進(jìn)行分析，并通過(guò)作者多年從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，提出了如何加強(qiáng)土地儲(chǔ)備檔案管理信息化建設(shè)工作，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：土地儲(chǔ)備 檔案管理 合理 管理體系

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2019）06-00-01

一、土地儲(chǔ)備檔案的概述

從土地儲(chǔ)備的內(nèi)涵可以得出，每一次完整的土地儲(chǔ)備都包含了土地取得、土地開(kāi)發(fā)、土地儲(chǔ)備以及土地出讓四大環(huán)節(jié)，由于土地資源的稀有性以及特殊性，決定了土地儲(chǔ)備工作極具重要性。各省市縣土地儲(chǔ)備管理部門(mén)為了加強(qiáng)對(duì)回收土地資源的管理，加強(qiáng)土地宏觀調(diào)控的力度，做了大量的細(xì)致的工作。而土地儲(chǔ)備檔案管理工作也是其中最重要的一項(xiàng)工作，對(duì)土地儲(chǔ)備工作順利進(jìn)行起到了強(qiáng)有力的保障作用。目前土地儲(chǔ)備檔案工作，管理模式落后，依然采用手工式整理及歸檔，只是檔案管理人員對(duì)文件資料進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理和裝訂工作，沒(méi)有真正實(shí)行管理的功能，更談不上發(fā)揮檔案資料的作用，土地儲(chǔ)備實(shí)際工作遇到問(wèn)題的時(shí)候，不能充分利用檔案資料，借鑒以往工作的經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)工作的開(kāi)展。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理人員不作為的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，檔案管理工作存在嚴(yán)重拖沓的現(xiàn)象，不具備時(shí)效性，檔案管理工作已不能滿足當(dāng)前工作的需求。

二、如何做好土地儲(chǔ)備檔案管理的基礎(chǔ)性、前提性工作

首先要提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。土地儲(chǔ)備檔案記錄了在土地儲(chǔ)備工作實(shí)施中收購(gòu)?fù)恋亍⒄饔猛恋?、置換土地以及安置群眾等諸多重要信息，是很重要的一手資料，必須引起高度的重視，做好對(duì)這些資料信息的收集、歸檔、整理的工作。因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須足夠重視，安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，把責(zé)任落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一利用。

其次要建立檔案工作目標(biāo)管理制度。要建立檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作人員的行為，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。檔案管理人員每年年初要根據(jù)土地儲(chǔ)備計(jì)劃制定檔案管理的工作目標(biāo)，年末進(jìn)行總結(jié)回顧，不讓檔案管理工作滯后，失去時(shí)效性，從而失去檔案管理的意義。

最后要加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。要提高對(duì)檔案管理工作的投入力度，加大基礎(chǔ)性建設(shè)的投資力度，配備高科技的檔案管理工具，配備高素質(zhì)的從業(yè)人員。對(duì)檔案管理的收集、歸檔、分類、保存等基礎(chǔ)性工作加強(qiáng)管理力度，確保每一個(gè)程序每一個(gè)流程扎實(shí)有序的推進(jìn)。加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度，努力提高工作的人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平，整體提高土地儲(chǔ)備檔案管理工作水平。

三、如何建立合理的土地儲(chǔ)備檔案管理體系

1.要建立土地儲(chǔ)備項(xiàng)目資料接收臺(tái)帳

檔案管理人員要根據(jù)土地儲(chǔ)備的工作流程，制定收購(gòu)?fù)恋?、征用土地、置換土地以及安置群眾等相關(guān)資料接收的臺(tái)帳，積極配合土地儲(chǔ)備項(xiàng)目的工作進(jìn)展，項(xiàng)目實(shí)施完后督促工作人員及時(shí)將相關(guān)文件、圖紙、電子文檔等資料移交檔案室，交由檔案人員分類整理并保存。在歸檔完成后，嚴(yán)格實(shí)行檔案借閱制度，履行借閱及歸還手續(xù)。

2.對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類

根據(jù)土地儲(chǔ)備工作的流程，對(duì)檔案制定嚴(yán)格的分類標(biāo)準(zhǔn)，如可以按來(lái)源不同進(jìn)行分類，把檔案分為土地收購(gòu)檔案、土地征用檔案、土地置換檔案;還可以按照土地性質(zhì)不同分類，把檔案分為國(guó)有土地儲(chǔ)備檔案，集體土地儲(chǔ)備檔案、專項(xiàng)土地儲(chǔ)備檔案，并按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行卷宗目錄的編制。

3.全力打造一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍

在實(shí)際工作中，檔案管理人員多為兼職人員，平時(shí)繁重的工作讓他們沒(méi)有精力去專研檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，提升檔案管理工作水平。因此，要想做好檔案管理工作，就要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。首先，要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期組織檔案管理人員“走出去”，去到檔案管理專業(yè)部門(mén)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，去到檔案工作開(kāi)展的好的單位或部門(mén)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn);還要不定期的“引進(jìn)來(lái)”，把檔案管理專業(yè)人員請(qǐng)到單位根據(jù)單位工作實(shí)際，指導(dǎo)檔案工作。其次，要建立明確的易操作的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要對(duì)工作標(biāo)準(zhǔn)熟記于心，從而熟悉每一個(gè)工作流程，從而達(dá)到規(guī)范檔案工作的目的。檔案管理人員還要對(duì)土地儲(chǔ)備的工作流程及業(yè)務(wù)知識(shí)達(dá)到熟練的程度，才能更好的對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分類整理及歸檔工作。

四、加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的純手工、純?nèi)斯さ臋n案管理的方式已經(jīng)很落后，要想建立合理科學(xué)的檔案管理體系，必須加快檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。土地儲(chǔ)備檔案具有內(nèi)容復(fù)雜、時(shí)間跨度長(zhǎng)、工作人員查詢比較頻繁的特點(diǎn)。因此傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足日益復(fù)雜的需求，這就要求檔案管理人員及時(shí)調(diào)整工作策略，借助高科技信息技術(shù)手段對(duì)土地儲(chǔ)備的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)以及利用等各種管理，以提升工作效率、節(jié)約服務(wù)成本，更重要的是避免了長(zhǎng)時(shí)間翻閱對(duì)檔案造成的損害。首先，要開(kāi)發(fā)一套土地儲(chǔ)備檔案管理系統(tǒng)，要利用掃描儀對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入工作，將信息導(dǎo)入管理系統(tǒng)中，從而方便保存及查閱，提高檔案的利用率。其次，要利用網(wǎng)絡(luò)將檔案系統(tǒng)與土地儲(chǔ)備業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，從而實(shí)現(xiàn)新增項(xiàng)目業(yè)務(wù)資料自動(dòng)歸檔，達(dá)到及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)的效果。最后，要建立科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)，方便對(duì)檔案資料的檢索及利用。

結(jié)語(yǔ)

土地儲(chǔ)備檔案是政府對(duì)土地市場(chǎng)進(jìn)行宏觀調(diào)控的真實(shí)記錄，在信息化高速發(fā)展的背景下，檔案管理人員如何積極主動(dòng)的做好檔案管理工作，增強(qiáng)檔案資料的應(yīng)用功能，是每一位檔案管理從業(yè)人員應(yīng)該思考的問(wèn)題，只有做好檔案管理這樣基礎(chǔ)性工作，才能更好地服務(wù)土地儲(chǔ)備項(xiàng)目，為順利開(kāi)展土地儲(chǔ)備工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，

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