信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率

劉娜

【摘 要】我國(guó)國(guó)企在發(fā)展的過程中，對(duì)檔案進(jìn)行管理是較重要的一項(xiàng)工作，而采用有效的管理方式，能夠在較大程度上節(jié)省檔案搜索時(shí)間，對(duì)提高大型國(guó)企工作質(zhì)量有較大的促進(jìn)作用。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，較多大型國(guó)企采用信息一體化管理方式，不但提升了檔案管理效率，而且能夠全面提高國(guó)企檔案管理工作質(zhì)量，為未來經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)。文章首先分析了信息一體化國(guó)企檔案管理內(nèi)涵，其次對(duì)信息一體化對(duì)大型國(guó)企檔案管理的影響實(shí)施有效分析，其中最為重要的是提高文檔電子化率，最后對(duì)信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率措施進(jìn)行了探究，以此提出幾點(diǎn)建議，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】信息一體化;大型國(guó)企;檔案管理;效率提升

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）03-0261-02

0 引言

檔案管理是國(guó)企運(yùn)行中較為重要的部分，主要是對(duì)材料實(shí)施有效的整理，對(duì)企業(yè)檔案管理實(shí)施全面規(guī)劃，可全面節(jié)省查閱與搜索時(shí)間。我國(guó)科學(xué)技術(shù)在發(fā)展的過程中，互聯(lián)網(wǎng)較好地融入人們的生活與工作中，其中大型國(guó)企檔案管理在信息一體化的應(yīng)用過程中，擺脫了傳統(tǒng)的管理方式，但是還需要有效轉(zhuǎn)變大型國(guó)企管理人員檔案管理理念，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理效率的全面提升。

1 信息一體化國(guó)企檔案管理內(nèi)涵

對(duì)國(guó)有企業(yè)，尤其是對(duì)大型國(guó)有企業(yè)進(jìn)行有效的檔案管理，能夠?qū)χ匾募?shí)施有效的管理，能夠減少檔案保存及查找時(shí)間，為國(guó)有企業(yè)的檔案管理效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。此外，若檔案管理模式較為科學(xué)，在提升檔案管理效率的基礎(chǔ)上，還可降低檔案管理成本，但是由于企業(yè)類型不同，因此檔案管理方式也有較大的不同。隨著企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)出現(xiàn)不同的變化，檔案管理工作也出現(xiàn)了較大的變化，其中政府在較大程度上降低了對(duì)國(guó)企檔案管理的干預(yù)。此外，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，使我國(guó)企業(yè)逐漸向集團(tuán)化方向發(fā)展，總公司與子公司實(shí)施了新的連接方法，檔案管理很難對(duì)行政產(chǎn)生一定的積極作用。通過信息一體化技術(shù)，大大提高了國(guó)企檔案管理的多樣性，需要有效改變管理觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用。

2 信息一體化對(duì)大型國(guó)企檔案管理的影響

2.1 提高文檔電子化率

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，其最大的缺點(diǎn)是占用大量的空間，并消耗大量人力、物力，同時(shí)在處理過程中會(huì)對(duì)環(huán)境造成一定的污染。電子文檔不但能夠節(jié)約大量空間，而且方便查找與閱讀，大大降低管理成本。此外，電子文檔在應(yīng)用過程中，還能夠提高辦公效率，管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)資源實(shí)施共享與傳遞，減少傳統(tǒng)查找及打印流程，使檔案管理更加規(guī)范化。此外，檔案管理信息一體化能夠有效提升管理效率與共享效率，保證檔案的安全性，從而全面實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效利用。

2.2 檔案管理效率的提高

傳統(tǒng)檔案管理主要是以紙質(zhì)為主，所有紙質(zhì)檔案需要根據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，在使用的過程中極易出現(xiàn)損壞，并且查找相對(duì)較為麻煩。國(guó)企在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中是較為重要的主體，對(duì)我國(guó)未來社會(huì)發(fā)展尤為重要，其中檔案管理效率對(duì)國(guó)企的發(fā)展影響較大，由此可以看出，檔案管理質(zhì)量在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中扮演著較為重要的角色。為了保證我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)較好地發(fā)展，大型國(guó)企需要提高檔案管理效率，可以通過信息一體化來提升檔案管理效率，同時(shí)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行信息一體化檔案管理制度的有效構(gòu)建，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案高質(zhì)量管理，改善傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度問題，將檔案直接傳輸?shù)綑n案庫(kù)中，大大提高了數(shù)據(jù)信息運(yùn)行過程中的安全性，為檔案管理效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 運(yùn)營(yíng)成本的降低

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中，需要使用大量的紙張，并且需要龐大的管理團(tuán)隊(duì)，增加了企業(yè)的管理成本。此外，紙質(zhì)檔案需要管理人員將檔案送到指定地點(diǎn)，在送達(dá)的過程中需要一定的時(shí)間，大大降低了檔案管理效率。采用新型一體化管理方式，能夠有效避免一些外部因素的影響，數(shù)據(jù)信息在計(jì)算機(jī)檔案庫(kù)中存儲(chǔ)，相關(guān)人員能夠通過賬號(hào)直接進(jìn)入檔案庫(kù)中，不但節(jié)約了運(yùn)送成本，而且提升了企業(yè)檔案管理效率。采用此種方式對(duì)檔案實(shí)施管理，比傳統(tǒng)管理方式更加靈活，能夠?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，可有效避免檔案中文檔分離的情況，以此構(gòu)建較為獨(dú)立的信息檔案管理體系。

3 信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率措施

3.1 改進(jìn)檔案管理流程

國(guó)企在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要對(duì)其實(shí)施有效的規(guī)范，在此過程中需要安排專業(yè)管理人員進(jìn)行管理，并在管理過程規(guī)范化的基礎(chǔ)上，調(diào)整管理流程，使管理流程更加便捷，這能夠在較大程度上保證檔案管理的科學(xué)性與合理性。此外，檔案管理部門還需要認(rèn)識(shí)到與其他部門建立良好關(guān)系的重要性，部門之間應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的溝通，并采取合作的管理方式，提升其他部門對(duì)檔案管理的重視程度，從而使部門之間數(shù)據(jù)信息傳遞更科學(xué)，確保數(shù)據(jù)信息的有效共享。此外，還應(yīng)制定檔案收錄制度并規(guī)范化實(shí)行，使檔案管理工作更加順利地開展。

3.2 重視創(chuàng)新能力

我國(guó)大型國(guó)企在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要在現(xiàn)有管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行有效的創(chuàng)新，并提升檔案管理力度，這就需要企業(yè)管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，創(chuàng)新思維，不斷提升管理檔案的效率與質(zhì)量。此外，對(duì)于國(guó)企檔案管理者來說，檔案管理工作的有效實(shí)施，能夠使國(guó)企資源利用率提高到戰(zhàn)略高度，采用專業(yè)的管理方法和信息化技術(shù)，保證檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，為國(guó)企未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 信息化建設(shè)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)更新速度相對(duì)較快，在此環(huán)境中，我國(guó)大型國(guó)企在發(fā)展過程中需要在傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，引入信息化技術(shù)，建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息一體化管理模式。在應(yīng)用信息一體管理模式的同時(shí)，還需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求，進(jìn)行檔案管理方案的有效制訂，企業(yè)管理者在日常管理中，也需要通過有效的方法大力宣傳新的管理方式，使檔案管理工作者對(duì)信息一體化管理模式更加了解，并且還能主動(dòng)參與到信息化管理的建設(shè)中。此外，由于信息一體化管理模式需要管理人員具備較高的信息化技術(shù)，這就需要通過有效的方法來提升管理者自身的信息化水平，從而提高檔案管理質(zhì)量，使員工能夠承擔(dān)起管理重任。

3.4 培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的建立

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，國(guó)企檔案管理模式也融入了信息化技術(shù)，這就需要提高檔案管理人員管理的素質(zhì)，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率的提升。為此，國(guó)企需要構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，構(gòu)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，以網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)為主，實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)方式，在進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)管理者軟件操作能力的培訓(xùn)工作，能夠有效提高管理者的工作積極性?？梢蚤_展一些以網(wǎng)絡(luò)技能為主的活動(dòng)，不但能夠鞏固管理者自身知識(shí)水平，而且在活動(dòng)中能夠從其他員工身上學(xué)習(xí)到一些網(wǎng)絡(luò)管理技能，企業(yè)可以根據(jù)活動(dòng)結(jié)果，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，檔案管理者自身管理技能得到全面強(qiáng)化，提升檔案管理質(zhì)量。

3.5 檔案利用率的提升

目前，我國(guó)國(guó)企檔案利用率較低，這是較多企業(yè)普遍存在的一個(gè)問題，因此需要從以下幾個(gè)方面入手，提升檔案利用率：①工作人員在檔案管理過程中，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，將檔案在實(shí)際生活中的實(shí)用性完全體現(xiàn)。②重視檔案的開發(fā)利，需要對(duì)檔案管理工作實(shí)施有效的創(chuàng)新，在創(chuàng)新過程中采用數(shù)字化的管理方法，例如通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，提升檔案管理質(zhì)量。在網(wǎng)絡(luò)建立的過程中，最為重要的是完善數(shù)據(jù)信息的搜索功能，同時(shí)完善在線服務(wù)功能;還應(yīng)對(duì)用戶在搜索過程中出現(xiàn)的問題提供有效的解決方法，以此提升檔案利用率，從而有效提升檔案管理工作水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大型國(guó)企檔案管理中引入信息一體化技術(shù)，對(duì)檔案管理效率與質(zhì)量的提升具有較為重要的作用。國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要采用有效的管理方法，認(rèn)識(shí)檔案管理制度的不足，并進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化與完善，通過信息一體化管理對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，能夠有效提高企業(yè)的信息競(jìng)爭(zhēng)力與控制能力，對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理效率的提升具有較大的促進(jìn)作用。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率[J].蘭臺(tái)世界，2016（5）：40-42.

[2]趙薇.基于信息一體化的國(guó)企檔案管理效率提升[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：133.

[3]趙丹.信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：80.

[責(zé)任編輯：高海明]